BUJ
Biežāk uzdotie jautājumi un atbildes
Vispārīgi jautājumi
Biežāk uzdotie jautājumi par Invotify lietošanu.
Kas ir Invotify?
Invotify ir profesionāla rēķinu izrakstīšanas platforma, kas palīdz uzņēmumiem izveidot, pārvaldīt un nosūtīt rēķinus un piedāvājumus. Tā ietver klientu pārvaldību, produktu katalogus, regulāros rēķinus, pielāgojamus dizainus, maksājumu integrācijas un analītiku.
Kam Invotify ir paredzēts?
Invotify ir veidots ārštata speciālistiem, maziem uzņēmumiem un lielām organizācijām, kam nepieciešams ērts veids, kā izveidot profesionālus rēķinus, pārvaldīt klientus un sekot līdzi maksājumiem.
Cik Invotify maksā?
Invotify piedāvā trīs plānus: Starter par €19/mēnesī (€190/gadā) ar pamatfunkcijām, Pro par €49/mēnesī (€490/gadā) ar dokumentiem bez ūdenszīmes, maksājumiem, produktiem, paplašinātajām atskaitēm un citām funkcijām, un Lifetime par €499 kā vienreizēju maksājumu ar pastāvīgu piekļuvi visām Pro funkcijām un nākotnes atjauninājumiem.
Vai Invotify var lietot mobilajā ierīcē?
Jā! Tīmekļa lietotne ir pilnībā adaptīva, turklāt ir pieejamas natīvās iOS un Android lietotnes, Apple Watch pavadoņlietotne un iOS sākuma/bloķēšanas ekrāna logrīki — viss iekļauts katrā plānā, piesakoties ar jūsu esošo kontu. Mobilajām un pulksteņa lietotnēm sinhronizācijai nepieciešams interneta savienojums. Sīkāk skatiet sadaļā Mobilās ierīces, pulkstenis un logrīki (Mobile, Watch & Widgets).
Cik droši ir mani dati?
Invotify izmanto nozares standarta drošību: pilnībā šifrētus HTTPS savienojumus, divu faktoru autentifikāciju un piekļuves atslēgas konta piekļuvei, uzņēmuma līmenī nodalītus datus (jūsu dati nekad nav redzami citiem kontiem) un stingru pieprasījumu ierobežošanu pret ļaunprātīgu izmantošanu. Paroles tiek jauktas (hash) ar moderniem algoritmiem un nekad netiek glabātas atklātā tekstā.
Kādas valodas Invotify atbalsta?
Invotify atbalsta 21 valodu: arābu, ķīniešu, dāņu, holandiešu, angļu, somu, franču, vācu, hindi, itāļu, japāņu, korejiešu, latviešu, norvēģu, poļu, portugāļu, krievu, spāņu, zviedru, turku un ukraiņu. Arābu valodai ir pilnībā atbalstīts izkārtojums no labās uz kreiso pusi. Saskarnes valodu pārslēdziet ar globusa ikonu navigācijā; iestatiet valodu katram klientam, lai katrs saņemtu dokumentus sev vēlamajā valodā.
Vai ir tumšais režīms?
Jā! Pārslēdzieties starp gaišo un tumšo motīvu ar motīva slēdzi augšējā navigācijas joslā. Invotify var arī automātiski noteikt jūsu sistēmas iestatījumu.
Konts un piekļuve
Jautājumi par jūsu kontu un piekļuvi.
Kā izveidot kontu?
Apmeklējiet Invotify vietni un noklikšķiniet „Reģistrēties” (Sign Up). Kontu var izveidot ar e-pastu/paroli, Google vai Apple pierakstīšanos. Ja izmantojat e-pastu, e-pasta adrese būs jāapstiprina.
Kā atiestatīt paroli?
Pieteikšanās lapā noklikšķiniet „Aizmirsu paroli” (Forgot Password). Ievadiet savu e-pasta adresi, un mēs nosūtīsim paroles atiestatīšanas saiti. Ja tā neparādās dažu minūšu laikā, pārbaudiet mēstuļu mapi.
Vai varu mainīt savu e-pasta adresi?
E-pasta maiņa esošam kontam Iestatījumos pašlaik nav pieejama — sazinieties ar atbalstu, un mēs palīdzēsim pārcelt jūsu kontu uz jaunu adresi.
Kā ieslēgt divu faktoru autentifikāciju?
Dodieties uz Iestatījumi → Drošība (Settings → Security) un sadaļā Divu faktoru autentifikācija ieslēdziet slēdzi „E-pasta kods” (Email Code). 2FA darbojas nekavējoties — sākot ar nākamo pieteikšanos, uz jūsu e-pastu tiks nosūtīts 6 ciparu kods pieteikšanās pabeigšanai.
Kas ir piekļuves atslēgas un kā tās lietot?
Piekļuves atslēgas ir moderns, pret pikšķerēšanu noturīgs otrais faktors: pēc paroles ievadīšanas jūs apstiprināt pieteikšanos ar ierīces biometrisko sensoru (pirksta nospiedumu, seju) vai drošības atslēgu. Iestatiet tās sadaļā Iestatījumi → Drošība → Piekļuves atslēgas (Settings → Security → Passkeys).
Kā dzēst savu kontu?
Dodieties uz Iestatījumi → Privātums un dati (Settings → Privacy & Data) un noklikšķiniet „Dzēst manu kontu” (Delete My Account). Tas ir neatgriezeniski un dzēš visus jūsu datus. Iesakām vispirms eksportēt savus datus.
Vai manam kontam var piekļūt vairāki lietotāji?
Jā, Pro plānā, kas ietver līdz 10 komandas vietām. Uzaiciniet savu grāmatvedi, virtuālo asistentu vai komandas biedrus pa e-pastu un izvēlieties viņu lomu — Administrators (Admin) vai Dalībnieks (Member). Dalībnieki saņem tieši tās atļaujas, ko viņiem piešķirat — deviņas detalizētas atļaujas aptver rēķinus, piedāvājumus, klientus, produktus, dizainus, grafikus, atskaites, komandas pārvaldību un norēķinus. Starter un Lifetime ir viena lietotāja plāni (1 vieta). Sīkāk skatiet dokumentācijas sadaļā Komanda.
Rēķini un piedāvājumi
Jautājumi par dokumentu izveidi un pārvaldību.
Kur atrast savus rēķinus?
Visi jūsu rēķini ir uzskaitīti paneļa sadaļā „Rēķini” (Invoices). Izmantojiet meklēšanas joslu, lai atrastu konkrētus rēķinus pēc numura vai klienta vārda, un filtrus, lai sašaurinātu sarakstu pēc statusa.
Vai var rediģēt jau nosūtītu rēķinu?
Jā, rēķinus var rediģēt arī pēc nosūtīšanas — pēc tam nosūtiet klientam atjaunināto versiju. Rēķiniem, kas jau ir oficiāli izrakstīti vai apmaksāti, apsveriet kredītrēķinu — tas saglabā audita pēdas.
Kā dublēt rēķinu?
Atveriet rēķinu, ko vēlaties dublēt, un darbību izvēlnē noklikšķiniet pogu „Dublēt” (Duplicate). Tiek izveidots jauns rēķins ar jaunu numuru un šodienas datumu, bet ar to pašu saturu un klientu.
Vai piedāvājumu var pārvērst rēķinā?
Jā! Atveriet apstiprināto piedāvājumu un noklikšķiniet „Pārvērst rēķinā” (Convert to Invoice). Tiek izveidots jauns rēķins ar visiem piedāvājuma datiem. Sākotnējais piedāvājums saglabājas un tiek atzīmēts kā „Konvertēts” (Converted).
Kā darbojas regulārie rēķini?
Veidojot rēķinu, ieslēdziet regulāro grafiku. Izvēlieties shēmu — katru dienu, nedēļu, mēnesi vai gadu — vai pielāgotu intervālu (ik pēc N dienām/nedēļām/mēnešiem/gadiem), ieskaitot iknedēļas grafikus konkrētās dienās un noteikumus „n-tā mēneša nedēļas diena”. Invotify automātiski ģenerē jaunus rēķinus to ieplānotajos datumos (vai izvēlētu dienu skaitu iepriekš, dodot laiku caurskatei), un — ja ieslēdzat automātisko sūtīšanu — rēķina datumā nosūta tos klientam pa e-pastu ar pievienotu PDF. Grafiku jebkurā brīdī var apturēt, atsākt vai izbeigt. Regulārie grafiki ir pieejami katrā plānā; automātiska saglabātās kartes iekasēšana ģenerēšanas brīdī ir tikai Pro plānā.
Vai par saviem rēķiniem varu pieņemt tiešsaistes maksājumus?
Jā, ar Pro vai Lifetime plānu. Pieslēdziet savu Stripe vai PayPal kontu sadaļā Iestatījumi → Integrācijas (Settings → Integrations), un katram rēķinam tiks pievienota maksāšanas poga (un pēc izvēles maksājuma saite). Klienti maksā tieši, un rēķins automātiski kļūst Apmaksāts. Starter plānā maksājumus joprojām var reģistrēt manuāli.
Kā nosūtīt rēķinu klientam?
Atveriet rēķina detaļu lapu un noklikšķiniet „Sūtīt” (Send). Pārbaudiet saņēmēja e-pastu, pēc izvēles pievienojiet ziņojumu un noklikšķiniet Sūtīt. Rēķina PDF tiek automātiski pievienots e-pastam kopā ar koplietošanas saiti (un Pro plānā — maksājuma saiti).
Vai rēķinu var kopīgot kā saiti, nevis sūtīt pa e-pastu?
Jā. Ģenerējiet rēķinam koplietošanas saiti un nosūtiet to pa jebkuru kanālu — čatā, savā e-pasta programmā, ziņapmaiņas lietotnē. Saņēmējs atver tīru lapu ar jūsu zīmolu bez pieteikšanās, kur var apskatīt rēķinu un lejupielādēt PDF (un Pro plānā ar pieslēgtu Stripe — samaksāt tiešsaistē). Saite izmanto nejaušu, grūti uzminamu marķieri, un to jebkurā brīdī var atsaukt. Pieejams katrā plānā.
Vai varu uzzināt, kad klients ir apskatījis manu rēķinu?
Jā — rēķinu skatījumu izsekošana reģistrē katru reizi, kad kopīgotais rēķins tiek atvērts, fiksējot laika zīmogu, avotu (saite, e-pasts, portāls vai api), IP adresi un pārlūkprogrammu. Rēķina detaļu lapā redzams skatījumu skaits, kā arī pirmā un pēdējā skatījuma laiks, tāpēc skatījums bez maksājuma ir signāls atgādināt par apmaksu. Iekļauts katrā plānā.
Dizaini un pielāgošana
Jautājumi par dokumentu pielāgošanu.
Vai varu pielāgot sava rēķina dizainu?
Jā. Dizaina redaktors (Template Builder) ļauj uzvilkt jebkuru no 22 bloku veidiem uz precīza režģa un noformēt katru bloku atbilstoši jūsu zīmolam. Saglabājiet tik daudz dizainu, cik nepieciešams, dublējiet un pārveidojiet tos un piešķiriet katram rēķinam citu dizainu.
Kā pievienot savu logotipu?
Dodieties uz Iestatījumi → Uzņēmuma informācija (Settings → Business Information) un augšupielādējiet logotipu. Atbalstītie formāti: PNG, JPG, GIF, WebP (maksimums 5MB). Vislabāk der kvadrātveida attēli. Logotips automātiski parādās jūsu dizainu blokā „Zīmols” (Brand).
Vai varu izmantot vairākus dizainus?
Jā, izveidojiet un saglabājiet tik daudz dizainu, cik nepieciešams. Veidojot rēķinu vai piedāvājumu, izvēlieties, kuru dizainu izmantot. Tas noder dažādiem dokumentu veidiem vai klientu kategorijām.
Vai ir pieejami gatavi dizaini?
Jā! Dizainu lapā ir veikals „Profesionālie dizaini” (Professional Designs) ar 12 profesionāli veidotiem dizainiem. Noklikšķiniet „Pievienot” (Add) pie jebkura dizaina, lai pievienotu tā kopiju savai kolekcijai, un pēc tam pielāgojiet to savam zīmolam.
Kādi bloku veidi ir pieejami dizaina redaktorā?
Redaktorā ir 22 bloku veidi, kas sagrupēti piecās kategorijās. Identitāte: zīmols/logotips, No (From), Maksātājs (Bill To), Piegādes adrese (Ship To). Dokuments: rēķina numurs, izrakstīšanas datums, apmaksas termiņš, pakalpojuma periods, pasūtījuma (PO) numurs, pielāgotie lauki. Saturs: pozīciju rindas, teksta bloks, piezīmes un noteikumi, attēls. Nauda: maksājamā summa, maksājumu rekvizīti, apmaksas noteikumi, paraksts. Izkārtojums: atdalītājs, statusa zīmogs, svītrkods, QR kods.
Vai dizainā var paslēpt atsevišķus laukus?
Jā. Atveriet bloka konfigurācijas paneli un cilnē Lauki (Fields) rādiet vai slēpiet atsevišķus laukus (etiķetes, datumus, kolonnas un citus), nedzēšot pašu bloku — vajadzības gadījumā tos viegli ieslēgt atpakaļ.
Vai manus dokumentus var parakstīt elektroniski?
Jā. Invotify atbalsta digitālos parakstus gan rēķiniem, gan piedāvājumiem, un tie ir iekļauti katrā plānā. Pievienojiet savam dizainam paraksta bloku un Iestatījumos norādiet noklusējuma parakstītāja vārdu, amatu un paraksta attēlu — jūsu dokumenti tiks izsūtīti parakstīti. Arī jūsu klienti var parakstīt bez konta: publiskajā koplietošanas lapā ir parakstīšanās lauks, kurā viņi ievada savu vārdu un uzzīmē savu parakstu. Reģistrētie parakstu ieraksti kā audita pēdas satur parakstītāja vārdu, izvēles e-pastu, IP adresi, pārlūkprogrammu un precīzu laika zīmogu. Piezīme: tas ir vienkāršs elektroniskais paraksts ar audita pēdām — tas nav eIDAS kvalificēts paraksts, un Invotify negarantē tā juridisko piemērojamību. Sīkāk skatiet sadaļā Digitālie paraksti.
Komanda un atļaujas
Jautājumi par vairāku lietotāju komandām, lomām un uzaicinājumiem.
Cik komandas dalībnieku varu uzaicināt?
Vairāku lietotāju komandas ir Pro funkcija ar līdz 10 vietām kopā (vietu skaitā ietilpst arī īpašnieks). Šī limita ietvaros nav papildu maksas par vietu. Starter un Lifetime ir viena lietotāja plāni — 1 vieta —, tāpēc, lai pievienotu kolēģus, jāpāriet uz Pro. Neizskatītie uzaicinājumi rezervē vietu, tāpēc uzaicināt vairāk par limitu nav iespējams.
Ko var darīt katra loma?
Īpašniekam (Owner) ir pilna piekļuve, ieskaitot norēķinus, un viņu nevar noņemt. Administratoram (Admin) pēc noklusējuma ir visas atļaujas, ieskaitot norēķinus — piešķiriet šo lomu tikai uzticamiem kolēģiem. Dalībniekam (Member) ir tieši tās atļaujas, ko viņam skaidri piešķirat — rēķini, piedāvājumi, klienti, produkti, dizaini, grafiki, atskaites, komandas pārvaldība. Izvēlieties precīzi, kam katrs kolēģis var piekļūt.
Vai var būt vairāk nekā viens īpašnieks?
Nē. Katram kontam ir tieši viens īpašnieks — persona, kura reģistrējās un ir atbildīga par norēķiniem. Ja konts jānodod citam (piemēram, pārdodat uzņēmumu), sazinieties ar atbalstu īpašumtiesību nodošanai.
Kā atsaukt piekļuvi, kad kāds aiziet no komandas?
Sānu izvēlnē atveriet Komandas lapu, atrodiet attiecīgo personu un noklikšķiniet Noņemt (Remove). Viņas sesijas tiek anulētas nekavējoties, un piekļuve tiek zaudēta. Viņas vēsturiskās darbības audita nolūkos paliek aktivitāšu žurnālā.
Vai Dalībnieks redz rēķinus, ko nav izveidojis?
Jā, ja viņam ir atļauja Pārvaldīt rēķinus (Manage Invoices). Komandas tvērums aptver visu uzņēmumu — ikviens ar piekļuvi funkcijai redz visus tās datus. Invotify (pagaidām) nav rēķinu līmeņa īpašumtiesību.
Kas notiek, ja uzaicinājuma e-pasts nonāk mēstulēs?
Lūdziet uzaicināto personu pārbaudīt mēstuļu mapi. Ja e-pastu joprojām neizdodas atrast, atsauciet uzaicinājumu Komandas lapā un nosūtiet jaunu. Uzaicinājumi ir derīgi 7 dienas no nosūtīšanas brīža.
Vai varu pārbaudīt, ko darījuši mani komandas dalībnieki?
Jā — aktivitāšu žurnāls reģistrē galvenās darbības (izveidotos, nosūtītos un par apmaksātiem atzīmētos rēķinus, izveidotos produktus, komandas uzaicinājumus un lomu maiņas, bankas savienojumus un saskaņojumus) kopā ar informāciju, kurš un kad to izdarīja. Skatu var sašaurināt, filtrējot pēc personas vai datuma.
Vai varu pieprasīt saskaņojumu pirms rēķina nosūtīšanas?
Jā, ar apstiprināšanas darbplūsmām (Pro funkcija, iekļauta arī Lifetime). Iestatiet noteikumus sadaļā Iestatījumi → Apstiprinājumi (Settings → Approvals) — piemēram, „rēķiniem virs €1000 nepieciešams administratora apstiprinājums”, „pirmais rēķins jaunam klientam” vai „katrs piedāvājums”. Atbilstošs dokuments tiek automātiski aizturēts, un to nevar nosūtīt pa e-pastu, kamēr īpašnieks vai administrators to nav apstiprinājis (aizliegums tiek nodrošināts servera pusē, atgriežot 409 APPROVAL_PENDING). Izveidotājs nevar apstiprināt pats savu dokumentu, tāpēc tā vienmēr ir īsta otra acu pāra caurskate. Starter plānā redzams priekšskatījums ar aicinājumu jaunināt; noteikumi nedarbojas.
Kredītrēķini
Jautājumi par kredītrēķiniem, atmaksām un labojumiem.
Kad izmantot kredītrēķinu, nevis rediģēt rēķinu?
Rediģējiet rēķinu tikai tad, ja tas vēl ir melnraksts. Tiklīdz rēķins ir nosūtīts vai atzīmēts kā apmaksāts, tā vietā izsniedziet kredītrēķinu — tas saglabā audita pēdas un iepriecina jūsu grāmatvedi. Kredītrēķini ir pareizais veids, kā dokumentēt jebkuru labojumu pēc rēķina formalizēšanas.
Vai varu izsniegt daļēju kredītu?
Jā. Kredītrēķini atbalsta jebkuru summu līdz sākotnējā rēķina kopsummai. Tipiski gadījumi: viena atgriezta prece no vairākām, vēlāk piešķirta atlaide vai pārmaksas labojums kādā pozīcijā.
Vai kredītrēķins automātiski atmaksā naudu klientam?
Nē. Kredītrēķins ir dokuments — tā izsniegšana samazina saistītā rēķina neapmaksāto atlikumu, bet nauda netiek pārskaitīta. Invotify jūsu vārdā neveic atmaksas uz Stripe, PayPal vai jūsu banku. Faktisko atmaksu veiciet ierastajā kanālā (Stripe, bankas pārskaitījums, skaidra nauda) un, kad tā ir izpildīta, atzīmējiet kredītrēķinu kā Piemērotu (Applied).
Vai kredītrēķinu var anulēt?
Jā. Anulētie kredītrēķini audita nolūkos paliek sistēmā, bet tiem nav finansiālas ietekmes. Anulējiet kredītrēķinu, ja tas izsniegts kļūdaini. Nedzēsiet to — dzēšana pārtrauc audita pēdas.
Vai kredītrēķini parādās klientu izrakstos?
Jā. Katrs klienta izraksts ietver rēķinus, maksājumus un kredītrēķinus ar tekošo atlikumu, tāpēc visa finanšu vēsture ir vienā dokumentā.
Produkti un krājumi
Jautājumi par produktu katalogu un krājumu uzskaiti.
Vai Invotify lietošanai obligāti jāizveido produkti?
Nē, produkti nav obligāti — turklāt produktu katalogs ir Pro funkcija (iekļauta arī Lifetime). Jebkurā plānā pozīcijas katrā rēķinā vienmēr var ievadīt manuāli. Pro plānā produkti ļauj izvēlēties iepriekš sagatavotas pozīcijas ar saglabātiem aprakstiem, cenām, pašizmaksām un nodokļu kategorijām.
Kā darbojas krājumu uzskaite?
Krājumu uzskaite ir daļa no Pro produktu kataloga. Ieslēdziet to sadaļā Iestatījumi → Funkcijas (Settings → Features) un pēc tam atsevišķiem produktiem norādiet krājumu daudzumu un zema krājuma sliekšņus. Jūs saņemsiet paziņojumus, kad krājumi nokrīt zem sliekšņa vai beidzas, un katra izmaiņa tiek reģistrēta krājumu kustību žurnālā.
Vai krājumi automātiski samazinās, kad izveidoju rēķinu?
Pro plānā ar ieslēgtu krājumu uzskaiti krājumi tiek norakstīti automātiski — kad rēķins tiek izveidots ar statusu Nosūtīts (Sent) vai kad tas vēlāk tiek atzīmēts kā Apmaksāts (Paid) (atkarībā no tā, kurš notikums iestājas pirmais; nekad abos). Katra norakstīšana samazina rēķinā iekļauto produktu krājumus un ieraksta krājumu kustību žurnālā ierakstu „pārdošana” (sale). Ja krājumu uzskaite ir izslēgta, nekas nemainās.
Vai produktus var sakārtot kategorijās?
Jā, produktus var iedalīt kategorijās: pakalpojumi, programmatūra, aparatūra, konsultācijas, apmācība, atbalsts, licencēšana, abonements un citi.
Kādi mērvienību veidi ir pieejami?
Invotify atbalsta 10 mērvienību veidus: vienība (vispārīga), stunda, diena, mēnesis, gads, gabals, pakalpojums, projekts, licence un abonements.
Maksājumi un norēķini
Jautājumi par naudas saņemšanu un abonementa pārvaldību.
Kā pieņemt tiešsaistes maksājumus par rēķiniem?
Stripe un PayPal ir pieejami Pro un Lifetime plānos. Pieslēdziet savu kontu sadaļā Iestatījumi → Integrācijas (Settings → Integrations), un katram nosūtītajam rēķinam būs maksāšanas poga. Ar Stripe klienti maksā ar kartēm, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA un citiem veidiem atkarībā no jūsu reģiona. Tiklīdz maksājums izdodas, Invotify automātiski pārslēdz rēķinu uz Apmaksāts.
Kas notiek, kad rēķins kļūst kavēts?
Ja atgādinājumi ir ieslēgti, Invotify pēc jūsu iestatītā grafika (piemēram, 7 un 14 dienas pēc termiņa) nosūta klientam pieklājīgus e-pastus ar jūsu zīmolu. Katrā e-pastā ir rēķina numurs, summa un apmaksas termiņš. Ja vēlaties manuālu kontroli, Invotify tā vietā paziņo JUMS — jūs izlemjat, vai nosūtīt atgādinājumu vai rīkoties citādi.
Vai varu piemērot kavējuma maksu?
Jā, visos plānos. Sadaļā Iestatījumi → Dokumentu iestatījumi (Settings → Document Settings) (kartītē Noklusējuma apmaksas termiņi (Default Payment Terms)) konfigurējiet labvēlības periodu, maksas veidu (fiksēta summa vai procenti) un izvēles maksimālo ierobežojumu. Tiklīdz kavētais rēķins ir pārsniedzis labvēlības periodu, piemērojiet maksu no rēķina ar vienu klikšķi. Pirms kavējuma maksu ieslēgšanas pārbaudiet vietējos normatīvos aktus.
Vai lielu piedāvājumu var sadalīt vairākos rēķinos?
Jā — tā ir pakāpeniskā rēķinu izrakstīšana (progress invoicing). Piedāvājuma redaktorā atzīmējiet „Atļaut progresa rēķinus" (veidojot vai rediģējot piedāvājumu), un pēc tam piedāvājuma progresa skatā jebkurā brīdī izrakstiet rēķinu par jebkuru procentuālo daļu vai fiksētu summu. Invotify uzskaita kopsummu un neļauj izrakstīt vairāk par piedāvājuma summu. Bieži lietoti sadalījumi ir 30/30/40 vai 50/50. Sīkāk skatiet Piedāvājumu sadaļā.
Kādas valūtas tiek atbalstītas?
Invotify atbalsta 102 valūtas, tostarp USD, EUR, GBP, CAD, AUD, JPY, CHF, INR, CNY, SEK, NOK, DKK, PLN un daudzas reģionālās valūtas. Iestatiet uzņēmuma noklusējumu sadaļā Iestatījumi → Dokumentu iestatījumi (Settings → Document Settings) un pēc vajadzības mainiet katram klientam vai rēķinam atsevišķi. Stripe norēķinu brīdī automātiski izmanto rēķina valūtu.
Kā reģistrēt maksājumu, kas saņemts skaidrā naudā vai ar pārskaitījumu?
Atveriet rēķinu un noklikšķiniet „Reģistrēt maksājumu” (Record payment). Ievadiet summu un izvēles piezīmes (piemēram, „pārskaitījums, ats. 1234”). Rēķins atjaunojas nekavējoties — daļējas summas atstāj to atvērtu atlikušajai daļai. Manuāla maksājumu reģistrēšana ir pieejama katrā plānā, ieskaitot Starter.
Kādas finanšu atskaites Invotify nodrošina?
Pārskats katrā plānā rāda ieņēmumus, neapmaksāto, apmaksāto un gaidāmo summu, kā arī ieņēmumu grafiku, un arī klientu izraksti (PDF ar klienta tekošo atlikumu par jebkuru periodu) ir pieejami katrā plānā. Paplašināto atskaišu komplekts ir Pro: ieņēmumi, peļņa/zaudējumi, kavējumu strukturēšana (30/60/90+ grupas), DSO (vidējais apmaksas saņemšanas ilgums) un nodokļu atskaite ar CSV eksportu. Ieņēmumu, peļņas/zaudējumu un nodokļu atskaites uzskaita tikai apmaksātos rēķinus; kavējumu un DSO atskaites skata vēl neapmaksāto. Piezīme: Invotify neuzskaita izdevumus, tāpēc peļņas/zaudējumu atskaite ir vērsta uz ieņēmumiem un nav pilna grāmatvedības peļņas/zaudējumu atskaite. Skatiet sadaļu Atskaites un analītika.
Vai bankas darījumus var automātiski saskaņot ar rēķiniem?
Jā, Pro un Lifetime plānos. Pieslēdziet sava uzņēmuma banku caur Plaid (ASV, Lielbritānija un Kanāda) sadaļā Iestatījumi → Integrācijas (Settings → Integrations). Invotify ielādē darījumus, vērtē katru ienākošo maksājumu pret jūsu atvērtajiem rēķiniem pēc summas, datuma un klienta vārda, automātiski apstiprina augstas ticamības sakritības (reģistrējot maksājumu un pārslēdzot rēķinu uz Apmaksāts) un ļauj pārējās apstiprināt vai ignorēt ar vienu klikšķi. Skatiet Bankas sinhronizācijas sadaļu.
Kā jaunināt savu plānu?
Dodieties uz Iestatījumi → Norēķini (Settings → Billing) un noklikšķiniet „Mainīt plānu” (Change Plan). Salīdziniet funkcijas, izvēlieties plānu un pabeidziet maksājumu caur Stripe. Jauninājums stājas spēkā nekavējoties.
Vai varu saņemt atmaksu par savu Invotify abonementu?
Saskaņā ar mūsu pakalpojuma noteikumiem abonementi un Lifetime pirkumi nav atmaksājami, izņemot gadījumus, kad atmaksu pieprasa likums. Abonementu var atcelt jebkurā brīdī, saglabājot piekļuvi līdz apmaksātā perioda beigām. Ja uzskatāt, ka jūsu situācija atbilst likumā noteiktai atmaksai, sazinieties ar atbalstu.
Vai varu pārslēgties starp mēneša un gada norēķiniem?
Jā, starp mēneša un gada norēķiniem var pārslēgties jebkurā brīdī Stripe klientu portālā (Iestatījumi → Norēķini → Pārvaldīt abonementu (Settings → Billing → Manage Subscription)). Gada norēķini ietaupa 15–20%.
Tehniskie jautājumi
Tehniski jautājumi par Invotify.
Kādas pārlūkprogrammas tiek atbalstītas?
Invotify darbojas visās modernajās pārlūkprogrammās, ieskaitot Chrome, Firefox, Safari un Edge. Labākai pieredzei un drošībai iesakām pārlūkprogrammu regulāri atjaunināt.
Vai varu eksportēt savus datus?
Jā! Dodieties uz Iestatījumi → Privātums un dati (Settings → Privacy & Data) un noklikšķiniet „Lejupielādēt manus datus” (Download My Data). Tiek lejupielādēts JSON fails ar visiem jūsu profila datiem, rēķiniem, piedāvājumiem, klientiem, produktiem un dizainiem.
Vai Invotify darbojas bezsaistē?
Invotify darbībai nepieciešams interneta savienojums. Jūsu dati tiek droši glabāti mākonī un sinhronizējas automātiski.
Kā tiek ģenerēti PDF?
PDF tiek ģenerēti servera pusē, lai nodrošinātu konsekventu, augstas kvalitātes rezultātu. Tie precīzi atbilst jūsu dizaina izkārtojumam un ir optimizēti A4 drukai.
Kad tiek ģenerēti regulārie rēķini?
Regulārie rēķini tiek ģenerēti automātiski to ieplānotajos datumos — vai agrāk, ja grafikam ir iestatīts iepriekšējas ģenerēšanas („generate ahead”) logs. Sistēma darbojas reizi dienā un apstrādā visus grafikus, kuru kārta ir pienākusi attiecīgajā dienā. Ja ir ieslēgta automātiskā sūtīšana, ģenerētais rēķins tiek nosūtīts klientam tā rēķina datumā, tāpēc iepriekšējas ģenerēšanas logs vienlaikus kalpo kā caurskates laiks pirms nosūtīšanas.
Cik bieži atjaunojas paziņojumi?
Paziņojumi par notikumiem lietotnē (piemēram, saņemtu maksājumu) tiek piegādāti gandrīz reāllaikā, savukārt uz laiku balstītie notikumi (kavēti rēķini, piedāvājumi, kuriem beidzas termiņš, zemi krājumi) tiek izvērtēti regulāri.
Vai varu izslēgt funkcijas, ko nelietoju?
Jā! Dodieties uz Iestatījumi → Funkcijas (Settings → Features), lai ieslēgtu vai izslēgtu piedāvājumus, produktus (ar tiem pakārtoto krājumu uzskaiti), kalendāru, kredītrēķinus, atskaites, aktivitāti un komandu. Izslēgtās funkcijas tiek paslēptas no sānu izvēlnes, bet jūsu dati saglabājas.
Vai varu eksportēt strukturētus e-rēķinus (UBL / CII / Peppol)?
Jā, Pro plānā (iekļauts arī Lifetime). No rēķina var ģenerēt standartiem atbilstošu XML failu trīs formātos: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT — pamatā Vācijas XRechnung un Francijas Factur-X) un Peppol BIS 3.0. Tas ir tikai eksports — Invotify izveido XML, un jūs to lejupielādējat; tas netiek pārsūtīts Peppol tīklā. Peppol rēķina piegādei joprojām nepieciešams jūsu Peppol piekļuves punkta (Access Point) pakalpojumu sniedzējs. E-rēķinu eksports ir pieejams tikai rēķiniem, ne piedāvājumiem. Skatiet E-rēķinu sadaļu.
Cik liela failu glabātuve man ir pieejama?
Klientiem var pievienot kvītis, līgumus un parakstītus dokumentus. Glabātuve ir 100 MB Starter, 5 GB Pro un 10 GB Lifetime plānā, un katrs atsevišķais fails var būt līdz 20 MB neatkarīgi no plāna. Failu lapā redzama izmantojuma josla (dzintarkrāsā pie 75%, sarkanā pie 90%). Augšupielādes, kas pārsniegtu jūsu kvotu, tiek bloķētas — limits tiek nodrošināts datubāzes līmenī —, un failu dzēšana uzreiz atbrīvo vietu. Skatiet sadaļu Faili un glabātuve.