E-rēķini un atbilstība
Eksportējiet strukturētus e-rēķinus (UBL, CII, Peppol) un pārvaldiet savus datus saskaņā ar VDAR
E-rēķinu un atbilstības apskats
Invotify palīdz izpildīt divas mūsdienu prasības vienlaikus: mašīnlasāmus strukturētus e-rēķinus B2B un valsts iestāžu norēķiniem, kā arī pilnīgu kontroli pār saviem datiem saskaņā ar VDAR (GDPR).
Strukturētie e-rēķini (Pro): Līdztekus ierastajam PDF Invotify var ģenerēt standartiem atbilstošu jebkura rēķina XML versiju. Jūs lejupielādējat XML failu un nosūtāt vai augšupielādējat to tur, kur tas nepieciešams jūsu pircējam vai nodokļu iestādei. Tiek atbalstīti trīs formāti: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) un Peppol BIS 3.0.
Dati un privātums (visos plānos): Ikviens konts var eksportēt savus datus — kā grāmatvedim uzreiz atveramus CSV failus vai kā vienu pilnu JSON arhīvu — un neatgriezeniski dzēst kontu, kad tas vairs nav vajadzīgs.
E-rēķinu eksports ir Pro funkcija (iekļauta arī Lifetime plānā). Datu eksports un konta dzēšana ir pieejami visos plānos — turklāt pilnais JSON arhīvs un konta dzēšana darbojas pat tad, ja jūsu abonements ir beidzies.
Ģenerējiet UBL 2.1, CII vai Peppol BIS 3.0 XML no jebkura rēķina (Pro)
EN 16931 saskaņoti formāti pārrobežu un valsts iestāžu e-rēķiniem
CSV eksporti klientiem, rēķiniem un maksājumiem, kā arī pilns JSON arhīvs
Neatgriezeniski izdzēsiet savu kontu un visus ar to saistītos datus
- PDF joprojām ir cilvēkam lasāmā kopija — e-rēķina XML ir mašīnlasāmais papildinājums jūsu pircējam vai nodokļu iestādei.
- E-rēķinu eksports ir pieejams rēķina detaļu lapā; piedāvājumi netiek eksportēti kā e-rēķini.
E-rēķinu formāti (UBL / CII / Peppol)
Invotify ģenerē trīs strukturētu e-rēķinu formātus. Visi trīs tiek veidoti no vieniem un tiem pašiem rēķina datiem, tāpēc varat izvēlēties to, kuru pieprasa jūsu saņēmējs vai jurisdikcija.
UBL 2.1: OASIS Universal Business Language standarts. Plaši pieņemts visā ES un visizplatītākais sākumpunkts strukturētiem e-rēķiniem.
CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, saskaņots ar EN 16931. Šis ir formāts, uz kura balstās XRechnung (Vācija) un Factur-X (Francija), tāpēc izvēlieties CII, ja izrakstāt rēķinus Vācijas vai Francijas publiskā sektora un daudziem B2B saņēmējiem.
Peppol BIS 3.0: UBL 2.1 profils ar Peppol specifiskiem metadatiem — CustomizationID un ProfileID, kā arī obligātajiem EndpointID identifikatoriem gan piegādātājam, gan pircējam. Izmantojiet to, ja saņēmējs pieprasa Peppol rēķinu.
Svarīgi — Invotify ģenerē failu, bet nepārsūta to. Peppol eksports izveido derīgu Peppol BIS 3.0 XML dokumentu. Lai to faktiski piegādātu Peppol tīklā, nepieciešams Peppol piekļuves punkta (Access Point) pakalpojumu sniedzējs (piemēram, Pagero, Basware vai Storecove). Invotify jums nodod XML; tā nosūtīšana vai augšupielāde ir jūsu pēdējais solis.
OASIS standarta XML, ko pieņem lielākā daļa ES valstu
EN 16931 — pamats XRechnung (Vācija) un Factur-X (Francija) formātiem
UBL 2.1 ar Peppol CustomizationID, ProfileID un EndpointID identifikatoriem
Kuru formātu man izmantot?
Pēc noklusējuma izmantojiet UBL 2.1. Izvēlieties CII, ja izrakstāt rēķinus Vācijas (XRechnung) vai Francijas (Factur-X) saņēmējiem, un Peppol BIS 3.0 — ja pircējs īpaši pieprasa Peppol rēķinu.
Vai e-rēķini atbilst EN 16931?
CII formāts ir saskaņots ar EN 16931, un Peppol BIS 3.0 ir EN 16931 atbilstošais Peppol profils. Pirms nosūtīšanas vienmēr pārbaudiet atbilstību sava saņēmēja precīzajām prasībām.
Vai e-rēķins aizstāj PDF?
Nē. PDF joprojām ir cilvēkam lasāmais rēķins. E-rēķina XML ir strukturēts, mašīnlasāms papildinājums, ko sistēmas un nodokļu iestādes var apstrādāt automātiski.
- Ja neesat pārliecināts, UBL 2.1 ir drošākā noklusējuma izvēle — CII galvenokārt nepieciešams Vācijas/Francijas prasībām.
- Peppol BIS 3.0 ir pareizā izvēle tikai tad, ja pircējs nepārprotami pieprasa Peppol rēķinu.
- Invotify nepieslēdzas Peppol tīklam. Lai piegādātu Peppol rēķinu, jums nepieciešams savs Peppol piekļuves punkta pakalpojumu sniedzējs; Invotify tikai izveido XML.
E-rēķina eksportēšana
E-rēķinu eksportējat no atsevišķa rēķina. Eksports lejupielādē .xml failu, kura nosaukumu veido rēķina numurs un formāts (piemēram, INV-001-ubl.xml).
Šī ir Pro funkcija, un tā ir pieejama tikai rēķiniem — piedāvājumus nevar eksportēt kā e-rēķinus.
Soļi
- 1
Atveriet rēķinu
Dodieties uz rēķinu sarakstu un atveriet rēķinu, ko vēlaties eksportēt. E-rēķinu eksports atrodas rēķina detaļu lapā.
- 2
Atrodiet sadaļu „E-rēķinu eksports" (E-Invoice Export)
Darbību panelī redzēsiet UBL, CII un Peppol pogas, kas sagrupētas zem „E-rēķinu eksports" (E-Invoice Export).
- 3
Izvēlieties formātu
Noklikšķiniet uz UBL, CII vai Peppol atkarībā no tā, ko pieprasa jūsu saņēmējs vai nodokļu iestāde.
- 4
Lejupielādējiet XML
Invotify ģenerē dokumentu un lejupielādē .xml failu jūsu datorā.
- 5
Nosūtiet vai augšupielādējiet to
Nosūtiet XML pircējam e-pastā, augšupielādējiet to valsts portālā vai nododiet savam Peppol piekļuves punktam — atbilstoši jūsu darba procesam.
Vai varu eksportēt piedāvājumu kā e-rēķinu?
Nē. E-rēķinu eksports paredzēts tikai rēķiniem. Vispirms pārvērtiet piedāvājumu par rēķinu un pēc tam eksportējiet rēķinu.
Ko satur lejupielādētais fails?
Vienu XML dokumentu ar jūsu uzņēmumu (piegādātāju), klientu (pircēju), rēķina galvenes datiem, pozīcijām, nodokļu sadalījumu un kopsummām, kas strukturēts atbilstoši izvēlētajam formātam.
- Pirms eksportēšanas pārliecinieties, ka iestatījumos ir aizpildīts jūsu uzņēmuma nodokļu maksātāja numurs, adrese un (Peppol gadījumā) PEPPOL ID, lai ģenerētais XML būtu pilnīgs.
- E-rēķina ģenerēšana nemaina pašu rēķinu — jebkurā brīdī varat to eksportēt atkārtoti citā formātā.
- E-rēķinu eksportam nepieciešams Pro plāns (iekļauts Lifetime plānā).
- E-rēķinu lejupielādei nepieciešams aktīvs Pro vai Lifetime abonements.
PEPPOL ID iestatīšana
Peppol rēķini katru pusi identificē ar Peppol dalībnieka identifikatoru, ko sauc par EndpointID. Piegādātāja pusē šis identifikators tiek veidots no jūsu uzņēmuma PEPPOL ID, kuru vienreiz iestatāt iestatījumos.
Ievadiet tikai savu reģistrētā dalībnieka numuru — piemēram, 1234567890123 — un Invotify automātiski piemēro GLN shēmu (0088), ierakstot piegādātāja EndpointID katrā Peppol BIS 3.0 eksportā. Nepievienojiet shēmas kodu pats. Ja lauku atstāsiet tukšu, Invotify kā galapunktu izmantos jūsu uzņēmuma e-pastu, ko lielākā daļa Peppol saņēmēju nepieņems.
Jūsu PEPPOL ID ir daļa no jūsu uzņēmuma profila, tāpēc tas ir kopīgs visam uzņēmumam un tiek izmantots atkārtoti katrā Peppol eksportā — tas nav jāievada katram rēķinam no jauna.
Soļi
- 1
Atveriet iestatījumus
Dodieties uz „Iestatījumi → Uzņēmuma informācija" (Settings → Business Information).
- 2
Ievadiet savu PEPPOL ID
Aizpildiet PEPPOL ID lauku ar savu reģistrētā dalībnieka numuru (piemēram, 1234567890123 — GLN shēma tiek piemērota automātiski).
- 3
Ja nepieciešams, iestatiet nodokļu shēmu (Tax Scheme)
Pārliecinieties par nodokļu shēmu (Tax Scheme) (piemēram, VAT), lai e-rēķina nodokļu kategorijas būtu marķētas pareizi.
- 4
Saglabājiet
Saglabājiet uzņēmuma profilu. PEPPOL ID tagad tiek piemērots katram Peppol eksportam.
Kur iegūt PEPPOL ID?
No Peppol piekļuves punkta pakalpojumu sniedzēja. Tas pievieno jūsu uzņēmumu Peppol tīklam un piešķir dalībnieka identifikatoru, kuru pēc tam ievadāt Invotify.
Vai katram klientam jāiestata atsevišķs PEPPOL ID?
Sava uzņēmuma PEPPOL ID iestatāt vienreiz iestatījumos; tas tiek izmantots kā piegādātāja galapunkts katrā Peppol eksportā. Pārliecinieties pie sava pircēja, ka viņa puses dati saņēmēja galapunktam ir pareizi.
- Savu PEPPOL ID saņemiet no sava Peppol piekļuves punkta pakalpojumu sniedzēja — tas reģistrē jūsu uzņēmumu tīklā un izsniedz identifikatoru.
- Uzturiet aktuālu arī uzņēmuma nodokļu maksātāja numuru un adresi; Peppol rēķiniem nepieciešami pilnīgi piegādātāja puses dati.
- PEPPOL ID Peppol tīklā jābūt globāli unikālam — divi uzņēmumi nevar izmantot vienu un to pašu identifikatoru.
- Bez PEPPOL ID Peppol eksporti kā galapunktu izmanto jūsu e-pastu, kas nav derīgs reālai piegādei Peppol tīklā.
Datu eksports (VDAR)
Invotify nodrošina pilnu piekļuvi jūsu pašu datiem, atbalstot VDAR (GDPR) tiesības uz datu pārnesamību (20. pants). Datus var iegūt divos savstarpēji papildinošos veidos, kas pieejami visos plānos.
CSV eksporti (jūsu grāmatvedim): Lejupielādējiet mērķtiecīgas izklājlapas, ko var atvērt Excel, Numbers vai jebkurā grāmatvedības rīkā. Tie atrodas tur, kur atrodas attiecīgie dati, un tiem nepieciešams aktīvs abonements: - Klienti — eksportē no klientu lapas („Eksportēt CSV" (Export CSV)): vārds, e-pasts, tālrunis, nodokļu maksātāja numurs, pilna adrese un izveides datums. - Rēķini — eksportē no rēķinu saraksta: rēķina numurs, statuss, datumi, klients, valūta, starpsumma, nodoklis, atlaide, kopsummas, apmaksātā summa, maksājumu sniedzējs/statuss un piezīmes. Varat filtrēt pēc datumu diapazona un statusa.
Pilns JSON arhīvs (pilnīga rezerves kopija): Viens strukturēts JSON fails, kas satur visu, kas jums ir redzams — jūsu kontu un uzņēmuma profilu, klientus, visus dokumentus (rēķinus, piedāvājumus, kredītrēķinus, izdevumus), veidnes, periodiskos grafikus, maksājumus un nodokļu iepriekšiestatījumus, bankas savienojumus, produktus un krājumu kustības, klientu failus un piezīmes, kā arī audita žurnālu. Lauku nosaukumi ir pārveidoti, lai arhīvs būtu viegli lasāms un neatklātu iekšējās datubāzes detaļas. Arhīvu lejupielādē sadaļā „Iestatījumi → Privātums un dati" (Settings → Privacy & Data), un tas darbojas pat tad, ja jūsu abonements ir beidzies.
Soļi
- 1
CSV: atveriet atbilstošo lapu
Eksportējiet klientus no klientu lapas un rēķinus no rēķinu saraksta, izmantojot to darbības „Eksportēt CSV" (Export CSV).
- 2
Pilnais arhīvs: atveriet sadaļu „Privātums un dati" (Privacy & Data)
Dodieties uz „Iestatījumi → Privātums un dati" (Settings → Privacy & Data) un noklikšķiniet uz „Lejupielādēt manus datus" (Download My Data), lai iegūtu pilno JSON arhīvu.
- 3
Lejupielādējiet
Invotify ģenerē failu un lejupielādē to jūsu datorā — CSV faili atveras jebkurā izklājlapu lietotnē; JSON arhīvs atveras jebkurā teksta redaktorā.
Vai datu eksports ir pieejams Starter plānā?
Jā. CSV eksporti un pilnais JSON arhīvs ir pieejami visos plānos. JSON arhīvs (un konta dzēšana) paliek pieejami arī tad, ja abonements ir beidzies; CSV eksportiem nepieciešams aktīvs abonements.
Kādā formātā ir dati?
CSV klientu, rēķinu un maksājumu eksportiem (atveras jebkurā izklājlapu lietotnē) un viens strukturēts JSON fails pilnajam arhīvam.
Vai eksports ietver sensitīvus piekļuves datus?
Nē. Arhīvs apzināti neietver sensitīvas iekšējās vērtības, piemēram, maksājumu apstrādātāja klientu ID un piekļuves marķierus — tas satur jūsu uzņēmuma datus, nevis slepenās atslēgas.
- Regulāri eksportējiet savus datus kā rezerves kopiju, kā arī vienmēr pirms abonementa atcelšanas vai konta dzēšanas.
- Izmantojiet datētos CSV eksportus, lai perioda beigās nodotu grāmatvedim sakārtotus datus.
- Uzņēmuma mēroga JSON dati ir pieejami tikai īpašniekiem un administratoriem, lai dalībnieks nevarētu eksportēt visu pārējo ierakstus.
Konta dzēšana
Kad Invotify jums vairs nav vajadzīgs, varat neatgriezeniski dzēst savu kontu, īstenojot VDAR (GDPR) tiesības uz dzēšanu (17. pants). Tas ir pieejams visos plānos.
Dzēšana ir neatgriezeniska. Lai novērstu nejaušības, apstiprināšanai precīzi jāieraksta frāze DELETE MY ACCOUNT. Pēc apstiprināšanas Invotify: 1. Atceļ visus aktīvos abonementus (pēc labākajām iespējām). 2. Dzēš jūsu uzņēmuma datus un uzņēmuma ierakstu (ja esat īpašnieks). 3. Dzēš jūsu personas datus, profilu un pieteikšanās informāciju. 4. Notīra jūsu augšupielādētos failus no krātuves. 5. Izraksta jūs no sistēmas.
Ja esat dalībnieks uzņēmumā, kas jums nepieder, jūsu konta dzēšana noņem jūsu dalību, bet uzņēmums un tā dati paliek neskarti pārējai komandai.
Soļi
- 1
Vispirms izveidojiet rezerves kopiju
Pirms dzēšanas eksportējiet savus datus (CSV un/vai pilno JSON arhīvu) — dzēšanu nevar atsaukt.
- 2
Atveriet sadaļu „Privātums un dati" (Privacy & Data)
Dodieties uz „Iestatījumi → Privātums un dati" (Settings → Privacy & Data) un izvēlieties dzēst savu kontu.
- 3
Ierakstiet apstiprinājuma frāzi
Precīzi ievadiet DELETE MY ACCOUNT, lai apstiprinātu, ka saprotat — darbība ir neatgriezeniska.
- 4
Apstipriniet dzēšanu
Invotify atceļ jūsu abonementu, izdzēš jūsu datus, notīra failus un izraksta jūs no sistēmas.
Vai pēc dzēšanas varu atjaunot savu kontu?
Nē. Dzēšana ir neatgriezeniska, un jūsu datus nevar atjaunot. Vispirms eksportējiet visu nepieciešamo.
Kas notiek ar manu abonementu, kad dzēšu kontu?
Dzēšanas procesā Invotify atceļ visus aktīvos abonementus, lai jums vairs netiktu izrakstīti rēķini.
Esmu komandā, kas man nepieder — kas tiek dzēsts?
Tiek noņemts tikai jūsu personīgais konts un dalība. Uzņēmums, kuram piederat, un tā dati paliek neskarti pārējai komandai.
- Konta dzēšana ir neatgriezeniska, un to nevar atsaukt.
- Visi rēķini, piedāvājumi, klienti, produkti, veidnes, faili un citi ieraksti tiek neatgriezeniski izdzēsti.
- Pirms konta dzēšanas vienmēr lejupielādējiet datu eksportu.