Apstiprināšanas darbplūsmas

Apstiprināšanas darbplūsmas ievieto kontrolpunktu starp „dokuments izveidots" un „dokuments nosūtīts". Jūs definējat noteikumus par to, kuriem rēķiniem un piedāvājumiem nepieciešams apstiprinājums; kad dokuments atbilst noteikumam, Invotify to automātiski aiztur un lūdz norīkotam apstiprinātājam to pārskatīt. Kamēr apstiprinājums nav saņemts, dokuments nevar pamest jūsu uzņēmumu.

Tas paredzēts komandām, kuras vēlas otru acu pāri augstvērtīgiem, sensitīviem vai pirmreizējiem dokumentiem — nepalēninot visu pārējo. €200 atkārtots rēķins var iziet uzreiz, savukārt €15,000 rēķins vai pats pirmais rēķins pilnīgi jaunam klientam gaida, līdz īpašnieks vai administrators to izskatīs.

Plūsma no sākuma līdz beigām:

1. Jūs izveidojat noteikumu sadaļā Iestatījumi → Apstiprinājumi (Settings → Approvals) — piemēram, „Rēķiniem virs €1,000 nepieciešams administratora apstiprinājums".

1. Atbilstošs dokuments tiek aizturēts. Kad kāds saglabā rēķinu vai piedāvājumu, kas atbilst noteikumam, Invotify automātiski izveido gaidošu apstiprinājuma pieprasījumu. Nekas cits nemainās — dokuments tiek saglabāts kā parasti — taču tagad tas ir atzīmēts.

1. Tiesīgie apstiprinātāji saņem paziņojumu. Ikviens, kas var rīkoties ar pieprasījumu, saņem paziņojumu lietotnē ar saiti tieši uz dokumentu.

1. Apstiprinātājs pieņem lēmumu. Īpašnieks vai administrators atver dokumentu, pārskata to un noklikšķina uz „Apstiprināt" (Approve) vai „Noraidīt" (Reject) tieši joslā lapas augšpusē.

1. Sūtīšana tiek atbloķēta. Pēc apstiprinājuma sūtīšanas darbība strādā kā ierasts. Kamēr pieprasījums vēl ir gaidošs, sūtīšanas mēģinājumi tiek noraidīti.

Plāns: apstiprināšanas darbplūsmas ir Pro funkcija (iekļauta arī Lifetime). Starter plānā apstiprinājumu iestatījumi rāda priekšskatījumu par funkcijas darbību ar uzaicinājumu jaunināt — neviens noteikums nedarbojas.

Noteikums nosaka, kad dokumentam nepieciešams apstiprinājums un kas to drīkst apstiprināt. Noteikumu skaits nav ierobežots, un katrs attiecas uz vienu dokumentu veidu. Kad dokuments tiek saglabāts, Invotify pārbauda visus šī dokumentu veida aktīvos noteikumus un apstājas pie pirmās atbilstības.

Dokumenta veids Katrs noteikums attiecas vai nu uz rēķiniem, vai piedāvājumiem. Veidu izvēlaties, izveidojot noteikumu. (Rēķini un piedāvājumi ir dokumentu veidi, kurus apstiprinājumu iestatījumos var pārvaldīt šobrīd.)

Nosacījumi (kritēriji) Katram noteikumam ir tieši viens nosacījums, kas nosaka, vai konkrētais dokuments atbilst:

• Kopsumma virs sliekšņa — apstiprinājums nepieciešams, ja dokumenta kopsumma sasniedz vai pārsniedz jūsu norādīto summu (piemēram, €1,000). Viss, kas zem sliekšņa, iziet bez apstiprinājuma.
• Pirmais dokuments jaunam klientam — apstiprinājums nepieciešams tikai pirmajam ne-melnraksta dokumentam, kas tiek sūtīts klientam bez iepriekšējiem rēķiniem. Tiklīdz klientam ir vēsture, viņa dokumenti vairs neaktivizē šo noteikumu.
• Katrs dokuments — apstiprinājums nepieciešams katram šī veida dokumentam bez izņēmumiem. Izmantojiet, kad nekam nevajadzētu iziet bez pārskatīšanas.

Kas saņem paziņojumu Izvēlieties, kura loma tiek brīdināta, kad tiek izveidots pieprasījums: - Īpašnieks (Owner) — paziņojumu saņem konta īpašnieks. - Īpašnieks vai administrators (Owner or admin) — paziņojumu saņem komandas administratori. Šī ir tipiskā izvēle.

Neatkarīgi no paziņojumu iestatījuma jebkurš īpašnieks vai administrators var pārskatīt un apstiprināt gaidošu pieprasījumu (dalībnieki to nevar).

Ātrās sākšanas sagataves Pirmo reizi atverot apstiprinājumus, tiek piedāvātas trīs viena klikšķa sagataves, lai nebūtu jāsāk no tukšas formas: „Rēķini virs [summas]" (Invoices over [amount]), „Pirmais rēķins jaunam klientam" (First invoice to a new customer) un „Katrs piedāvājums" (Every quote). Katra izveido gatavu noteikumu, kuru varat pielāgot — vai arī varat pievienot pilnībā pielāgotu noteikumu.

Kad dokuments atbilst noteikumam, Invotify tam izveido apstiprinājuma pieprasījumu. Šis pieprasījums iziet vienkāršu dzīves ciklu, un pats dokuments parāda, kurā posmā tas atrodas.

Gaida apstiprinājumu (Pending) Pieprasījums kļūst gaidošs brīdī, kad tiek saglabāts atbilstošs rēķins vai piedāvājums. Dokuments ir pilnībā saglabāts un rediģējams — to vienkārši vēl nevar nosūtīt. Gaidošais pieprasījums tiek izveidots automātiski un ir idempotents: atkārtoti saglabājot to pašu dokumentu, dublējoši pieprasījumi neuzkrājas.

Apstiprināts (Approved) Īpašnieks vai administrators pārskata dokumentu un to apstiprina. Pieprasījumā tiek fiksēts, kas un kad to pārskatīja, kā arī atstātais komentārs, ja tāds ir. Sūtīšana tagad ir atbloķēta.

Noraidīts (Rejected) Pārskatītājs pieprasījumu noraida, pēc izvēles pievienojot komentāru ar paskaidrojumu. Noraidīšana noņem aizturi — sūtīšanu bloķē tikai *gaidošs* pieprasījums — tāpēc sagaidāmā turpmākā rīcība ir izlabot dokumentu un saglabāt to atkārtoti, kas izveido jaunu gaidošu pieprasījumu pārskatīšanai. Uztveriet noraidījumu kā „nesūtīt šādā veidā", nevis kā pastāvīgu bloķēšanu.

Josla dokumentā Atverot jebkuru rēķinu vai piedāvājumu ar apstiprinājuma pieprasījumu, lapas augšpusē redzēsiet joslu: - Gaidošs pieprasījums tiek rādīts kā dzintarkrāsas josla ar to aktivizējušā noteikuma nosaukumu un pogām „Apstiprināt" (Approve) un „Noraidīt" (Reject) pārskatītājiem. - Apstiprināts vai noraidīts pieprasījums saraujas līdz nelielai zaļai vai sarkanai nozīmītei, lai iznākums paliek redzams, nepārņemot visu lapu.

Sūtīšanas bloķēšana (409 kļūda) Tieši šī daļa piešķir apstiprinājumiem spēku. Mēģinot pa e-pastu nosūtīt rēķinu vai piedāvājumu ar gaidošu pieprasījumu, serveris pieprasījumu noraida un atgriež 409 atbildi ar stabilo kļūdas kodu `APPROVAL_PENDING`. Saskarne to parāda kā „Šis dokuments gaida apstiprinājumu, un to vēl nevar nosūtīt." Bloķēšana tiek piemērota servera pusē gan rēķinu, gan piedāvājumu sūtīšanas galapunktiem — to nevar apiet, vēršoties pie API tieši. Tiklīdz pieprasījums ir apstiprināts (vai gaidoša pieprasījuma vairs nav), sūtīšana notiek kā ierasts.

Apstiprināšana darbojas tikai tad, ja īstie cilvēki zina, ka ir kas pārskatāms. Ikreiz, kad tiek izveidots gaidošs pieprasījums, Invotify nosūta paziņojumu lietotnē katram tiesīgajam apstiprinātājam — lai nekas klusi nestāv rindā.

Kas saņem paziņojumu: - Ja noteikums novirza uz īpašnieku (Owner), paziņojumu saņem īpašnieks. - Ja noteikums novirza uz īpašnieku vai administratoru (Owner or admin), paziņojumu saņem īpašnieks un katrs administrators.

Kas ir izslēgts: Dokumenta izveidotājs nekad nesaņem apstiprinājuma paziņojumu par to — viņš tāpat nevar apstiprināt savu pieprasījumu, tāpēc paziņojums viņam būtu tikai lieks troksnis.

Ko paziņojums vēsta: Katrs apstiprinātājs saņem paziņojumu lietotnē ar virsrakstu „Pieprasīts apstiprinājums" (Approval requested), kurā norādīts, ka rēķinam vai piedāvājumam nepieciešams viņa apstiprinājums, un nosaukts noteikums, kas to aktivizēja. Tas ved tieši uz dokumenta detaļu lapu, kur gaida apstiprināšanas josla ar pogām „Apstiprināt" (Approve) un „Noraidīt" (Reject).

Kur paziņojumi parādās: Apstiprinājumu paziņojumi parādās lietotnes paziņojumu centrā (zvaniņš infopanelī) līdzās pārējiem jūsu brīdinājumiem. Noklikšķinot uz paziņojuma, apstiprinātājs nonāk tieši pie dokumenta un var rīkoties ar pāris klikšķiem.

Visi apstiprināšanas noteikumi atrodas sadaļā Iestatījumi → Apstiprinājumi (Settings → Approvals). Šeit īpašnieki un administratori izveido, rediģē un noņem noteikumus, kas attiecas uz visu uzņēmumu.

Apstiprinājumu lapa: - Īss ievads „kā tas darbojas" lapas augšpusē, lai ikviens, kas šeit nonāk, saprot funkciju. - Noteikumu saraksts, kurā katram noteikumam redzams dokumenta veids, nosacījums (un slieksnis, ja tāds ir) un apstiprinātāja loma, uz kuru tas novirza. - Ātrās sākšanas sagataves, kad jums vēl nav neviena noteikuma, lai saprātīgu noteikumu varētu izveidot ar vienu klikšķi.

Noteikuma izveide: Noklikšķiniet uz „Pievienot noteikumu" (Add Rule) (vai izvēlieties ātrās sākšanas sagatavi). Aizpildiet nosaukumu, dokumenta veidu, nosacījumu, slieksni (summas noteikumiem) un to, kas drīkst apstiprināt. Saglabājiet, un noteikums stājas spēkā nekavējoties — nākamais atbilstošais dokuments tiks aizturēts.

Noteikuma rediģēšana: Noklikšķiniet uz rediģēšanas (zīmuļa) ikonas pie jebkura noteikuma, lai mainītu tā nosaukumu, dokumenta veidu, nosacījumu, slieksni vai apstiprinātāja lomu. Izmaiņas attiecas uz dokumentiem, kas saglabāti no šī brīža.

Noteikuma dzēšana: Noklikšķiniet uz dzēšanas (atkritnes) ikonas, lai noteikumu noņemtu. Ņemiet vērā, ka, dzēšot noteikumu, tiek dzēsti arī apstiprinājuma pieprasījumi, kas uz to atsaucās.

Kas var pārvaldīt noteikumus: Noteikumu izveide, rediģēšana un dzēšana ir pieejama tikai īpašniekiem un administratoriem. Dalībniekus apstiprināšana joprojām var skart — viņu dokumenti tiek aizturēti — taču viņi paši nevar mainīt noteikumus un nevar apstiprināt pieprasījumus.