결제 및 수금

Invotify는 청구서를 결과물 — 즉, 결제된 청구서 — 로 전환합니다. 결제 시스템은 청구서의 첫 번째 결제 버튼부터 은행 거래에 대한 최종 대조까지 모든 것을 처리합니다. 대부분은 설정 후 자동으로 실행됩니다.

결제 처리 과정:

1. 청구서의 결제 버튼. Pro 및 Lifetime 플랜의 모든 청구서에는 결제 링크가 포함됩니다. 고객이 클릭하면 활성화한 결제 방법을 사용하여 몇 초 만에 결제가 완료됩니다.

1. 자동 상태 업데이트. 결제가 성공하면 Invotify는 결제 처리자로부터 확인을 받고 청구서를 자동으로 '지불 완료'로 전환합니다. 폴링이나 수동 단계 없이 처리됩니다.

1. 연체 알림. 청구서가 기한을 초과하면 Invotify는 설정한 일정에 따라 고객에게 정중한 알림 이메일을 보내거나, 직접 판단할 수 있도록 알림을 보냅니다.

1. 은행 대조. 은행을 연결한 경우 Invotify가 입금 거래를 모니터링하고 미결 청구서와 자동으로 대조합니다. 자신 있게 대조할 수 없는 항목은 클릭 한 번으로 수동 대조할 수 있도록 유지됩니다.

1. 연체료, 신용 메모, 부분 결제, 수동 기록. 실제 인보이싱의 모든 예외 상황이 처리됩니다.

모든 플랜에서 사용 가능한 기능: 수동 결제 기록, 잔액 추적이 있는 부분 결제, 연체 알림, 연체료는 모든 플랜(Starter, Pro, Lifetime)에서 사용할 수 있습니다. Invotify 외부에서 받은 결제(현금, 수표, 전신 송금)를 언제든지 기록하고 연체 청구서를 추적할 수 있습니다.

Pro 및 Lifetime에서 추가되는 기능: Stripe 및 PayPal을 통한 온라인 결제, 자동 상태 업데이트가 포함된 청구서별 결제 링크, 자동 대조 기능이 있는 은행 동기화(Plaid), 반복 청구서를 위한 자동 청구가 포함된 저장된 결제 방법.

Stripe, PayPal 또는 둘 다 연결하면 모든 청구서에 결제 링크가 포함되고, 결제된 청구서가 자동으로 업데이트됩니다. 온라인 결제는 Pro 및 Lifetime 기능입니다.

Stripe 연결하기: 1. 설정 → 통합으로 이동합니다 2. Stripe 옆의 "연결"을 클릭합니다 3. 연결을 승인하거나 새 계정을 만들기 위해 Stripe로 리다이렉트됩니다 4. Stripe 온보딩을 완료합니다(보통 몇 분 소요 — 기본 비즈니스 정보를 요청합니다) 5. Invotify로 돌아오면 연결 상태가 계정 이름과 함께 "연결됨"으로 표시됩니다

PayPal 연결하기: 1. 동일한 통합 설정에서 PayPal 옆의 "연결"을 클릭합니다 2. PayPal의 OAuth 흐름을 통해 Invotify를 승인합니다 3. 연결되면 Stripe와 함께(또는 대신) PayPal로 청구서를 결제할 수 있습니다

Stripe를 통해 지원되는 결제 방법: - 신용 및 직불 카드 - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA 직불 (유럽)

사용 가능한 방법은 Stripe 지역에 따라 다릅니다. PayPal 결제는 PayPal의 주문 API를 통해 처리됩니다.

보안: Invotify는 고객의 카드나 은행 세부 정보를 보거나 저장하지 않습니다. 결제 정보는 Stripe 또는 PayPal의 안전한 폼을 통해 직접 캡처됩니다. 처리자가 규정 준수 범위를 처리하기 때문에 카드 데이터는 기본적으로 PCI DSS 레벨 1 규정을 준수합니다.

고객이 결제하면: 1. 고객이 청구서(이메일 또는 PDF)의 결제 링크를 클릭합니다 2. Stripe 또는 PayPal의 호스팅 페이지에서 결제를 완료합니다 3. 처리자가 웹훅을 통해 실시간으로 Invotify에 결제를 확인합니다 4. 청구서 상태가 지불 완료로 전환됩니다 5. 알림을 받습니다

부분 결제: 고객이 청구서의 일부만 결제(예: 보증금)하는 경우 Invotify가 부분 결제를 기록하고 잔액에 대해 청구서를 열린 상태로 유지합니다. 결제된 금액과 아직 미결된 금액을 모두 확인할 수 있습니다.

저장된 결제 방법 및 자동 청구: Pro 및 Lifetime에서 고객이 결제 방법을 저장하면 각 발생 항목이 생성될 때 반복 청구서가 자동으로 청구됩니다. 고객별로 설정하며, 저장된 방법은 결제 처리자가 안전하게 보관합니다 — Invotify는 카드 자체를 절대 저장하지 않습니다.

Plaid를 통해 비즈니스 은행 계좌를 연결하면 Invotify가 입금 거래를 미결 청구서와 대조하여 수동 대조를 없애줍니다. 거래가 동기화되면 대조 엔진이 미결 청구서와의 점수를 매기고, 신뢰도가 높은 대조는 청구서를 자동으로 지불 완료로 표시하며, 나머지는 클릭 한 번으로 대조(또는 무시)할 수 있습니다.

은행 동기화는 Pro 및 Lifetime 기능으로 Plaid를 통해 안전하게 연결됩니다 — Invotify는 거래 데이터만 볼 수 있으며 은행 자격 증명은 볼 수 없습니다. 언제든지 설정 → 통합에서 연결을 취소할 수 있습니다.

자세한 내용은 전용 은행 섹션을 참조하세요: 대조 점수 매기기 방법(금액, 날짜 근접성, 설명), 지원 금융 기관, 수동 대조 및 개인 정보 세부 정보.

청구서가 기한을 초과하면 Invotify가 고객에게 자동으로 정중한 알림 이메일을 보내거나, 직접 판단할 수 있도록 알림을 보낼 수 있습니다. 공격적인 재청구나 수금 체인 없이, 결제 링크와 함께 "이 청구서가 연체되었습니다"라는 친근한 메시지를 보냅니다.

알림 작동 방식: 1. 청구서가 기한을 초과합니다 2. 설정한 날짜(예: 기한 후 7일)에 Invotify가 청구서 번호, 금액, 기한이 포함된 정중한 브랜드 이메일을 고객에게 보냅니다 3. 고객이 아직 결제하지 않은 경우 나중에 다시 알림이 발송될 수 있습니다(예: 14일, 30일 — 일정 선택 가능) 4. 각 알림은 청구서에 추적됩니다: 마지막 발송 시간과 발송 횟수 5. 알림은 하루에 두 번 이상 트리거되지 않도록 속도가 제한됩니다

두 가지 모드: - 자동 알림 — 설정에서 켭니다. Invotify가 설정한 일정에 따라 자동으로 알림을 보냅니다. 아무것도 할 필요가 없습니다. - 수동 알림 — 청구서가 연체되면 Invotify가 알림을 보냅니다. 알림을 보낼지 직접 처리할지 결정합니다.

설정: - 기한 전 일수 — 선택적으로 청구서 기한 전 사전 알림 보내기(예: 3일 전) - 기한 후 일수 — 연체 알림 보내는 시기(기한 후 1, 7, 14, 또는 30일) - 톤 — 예정 알림은 부드럽게; 연체 알림은 더 단호하게

고객이 보는 것: 청구서 번호, 미결 금액, 기한이 포함된 브랜드 이메일. "카드가 거절되었습니다"라는 표현 없이 정중한 안내만 제공됩니다.

회사 수준에서 연체료 정책을 한 번 설정한 다음 클릭 한 번으로 연체 청구서에 적용합니다. 연체료는 어색한 "수수료를 추가했습니다" 이메일을 보내지 않고도 고객이 제때 결제할 실질적인 인센티브를 제공합니다.

설정: 설정 → 문서 설정으로 이동합니다(연체료 옵션은 기본 결제 조건 카드에 있습니다): - 활성화 또는 비활성화 — 회사의 연체료 - 유예 기간 — 수수료가 적용되기 전 기한 후 일수(예: 3일: 1-3일 연체 청구서는 무료, 4일 이상은 수수료 적용) - 수수료 유형 — 고정 금액(예: €25 균일) 또는 백분율(예: 미결 잔액의 2%) - 최대 한도 — 총 수수료에 선택적 상한선 설정, 분쟁 중이거나 소액 청구서에 과도하게 청구되지 않도록 함 - 반복 — 기본적으로 꺼져 있습니다. 활성화되면 청구서가 연체 상태로 남아 있는 동안 설정된 간격(예: 30일마다) 후에 수수료가 다시 적용될 수 있습니다. 대부분의 비즈니스는 이 기능을 사용하지 않습니다 — 구체적으로 필요하지 않은 경우 끄세요.

수수료 적용 방법: 연체 청구서가 유예 기간을 지나면 청구서의 연체료 적용 작업을 사용합니다. 수수료가 정책에서 계산되어 청구서 총액에 추가됩니다 — 고객은 원래 금액, 수수료 금액, 새 총액을 확인합니다. 모든 것이 감사 가능하며, 클릭 없이는 절대 수수료가 추가되지 않습니다.

고객 커뮤니케이션: 결제 조건 블록에 연체료 정책을 설명하는 텍스트를 포함할 수 있습니다(예: "청구서 기한 후 3일 이상 경과 시 2% 연체료가 적용됩니다, 최대 €50"). Invotify는 "연체료가 발생했습니다" 이메일을 자동으로 보내지 않습니다 — 그것은 연체 알림의 역할입니다.

분할 청구는 하나의 견적서를 한 번에 모두가 아니라 여러 단계로 청구하는 것입니다. 장기 프로젝트, 마일스톤 기반 작업, 납품물이 있는 리테이너에 적합합니다.

분할 청구를 하는 이유: €18,000 웹사이트 프로젝트가 하나의 청구서일 필요는 없습니다. 킥오프 시 30%, 중간 검토 시 30%, 납품 시 40%를 청구합니다. 각 청구서는 원래 견적서를 참조하고, 누계를 추적하며, 절대 초과 청구되지 않도록 합니다.

분할 청구 생성하기: 1. 견적서 열기 — 견적서 편집기에서 "분할 청구 허용"이 선택되어 있어야 합니다(견적서 생성 또는 편집 시 활성화) 2. 분할 청구 보기를 사용하여 단계 추가 3. 금액 선택 — 총액의 백분율(30%) 또는 특정 금액(€5,400) 4. Invotify가 견적서를 참조하고 누계에 기록하는 새 청구서를 생성합니다 5. 평소처럼 발송하고 수금합니다

초과 청구 방지: Invotify는 견적서의 모든 분할 청구에 걸쳐 총 청구 금액을 추적합니다. 견적서 총액을 초과하는 분할 청구를 생성하려고 하면 Invotify가 작업을 차단합니다. 절대 견적서보다 더 많이 청구할 수 없습니다.

잔액 추적: 견적서의 분할 청구 보기는 누적 잔액 — 총 견적 금액, 지금까지 청구된 총액, 잔액 — 을 표시하므로 전체 상황을 항상 명확하게 파악할 수 있습니다.

나머지 청구: 전체 잔액을 청구하려면 남은 금액에 대한 최종 분할 청구를 생성합니다(잔액의 100% 단계). 누적 총액이 견적서 총액에 도달하면 더 이상 분할 청구를 생성할 수 없습니다.

모든 결제가 Stripe나 은행 동기화를 통해 이루어지는 것은 아닙니다. 현금, 수표, 전신 송금, 거래 크레딧 또는 시스템 외부에서 이루어진 결제는 모두 어딘가에 기록해야 합니다. Invotify에는 이를 위한 수동 결제 기록 흐름이 있습니다.

수동 결제 기록 방법: 1. 청구서 열기 2. "결제 기록"을 클릭합니다 3. 입력: - 금액(완전 정산의 경우 미결 잔액 입력, 부분 결제의 경우 그보다 적게) - 메모(선택 사항 — 방법, 참조 번호, 기억할 가치가 있는 모든 것) 4. 저장을 클릭합니다

청구서 잔액이 즉시 업데이트됩니다. 결제로 청구서가 완전히 정산되면 상태가 지불 완료로 전환됩니다. 부분 결제인 경우 청구서는 잔액에 대해 열린 상태로 유지되며 결제 기록에 부분 결제가 기록됩니다.

청구서당 여러 결제: 청구서는 시간이 지남에 따라 원하는 수의 부분 결제를 받을 수 있습니다. 각 결제는 자체 날짜와 금액으로 기록됩니다. 결제 기록에 전체 타임라인이 한눈에 표시됩니다.

모든 플랜에서 사용 가능: 수동 결제 기록은 결제 통합 없이도 Starter, Pro, Lifetime 모든 플랜에서 사용할 수 있습니다. 결제 시스템의 기반입니다.