승인 워크플로

승인 워크플로는 "문서 작성"과 "문서 발송" 사이에 검증 단계를 추가합니다. 어떤 청구서와 견적서에 승인이 필요한지 규칙을 정의하면, 문서가 규칙에 해당할 때 Invotify가 자동으로 발송을 보류하고 지정된 승인자에게 검토를 요청합니다. 승인이 완료될 때까지 해당 문서는 비즈니스 외부로 발송될 수 없습니다.

이 기능은 모든 문서의 속도를 늦추지 않으면서 고가, 민감한, 또는 신규 거래처 문서에 대해 두 번째 검토를 원하는 팀을 위한 것입니다. €200짜리 반복 청구서는 바로 발송되지만, €15,000짜리 청구서나 새 거래처에게 처음 발송하는 청구서는 담당자나 관리자가 확인할 때까지 대기합니다.

전체 흐름:

1. 규칙을 설정합니다 — 설정 → 승인에서 예를 들어 "€1,000 이상의 청구서는 관리자 승인이 필요합니다."와 같이 설정합니다.

1. 해당 문서가 보류됩니다. 규칙에 해당하는 청구서나 견적서를 저장하면 Invotify가 자동으로 대기 중인 승인 요청을 생성합니다. 문서는 정상적으로 저장되지만 플래그가 지정됩니다.

1. 자격을 갖춘 승인자에게 알림이 전송됩니다. 요청을 처리할 수 있는 모든 사람이 문서로 직접 연결되는 인앱 알림을 받습니다.

1. 승인자가 서명합니다. 담당자 또는 관리자가 문서를 열고 검토한 후 상단 배너에서 바로 승인 또는 거부를 클릭합니다.

1. 발송이 잠금 해제됩니다. 승인 후 발송 작업이 정상적으로 진행됩니다. 요청이 대기 중인 동안에는 발송 시도가 거부됩니다.

플랜: 승인 워크플로는 Pro 기능입니다(Lifetime에도 포함). Starter에서는 승인 설정에 기능 미리보기와 업그레이드 안내가 표시되며 규칙은 실행되지 않습니다.

규칙은 언제 문서에 승인이 필요하고 누가 서명할 수 있는지를 결정합니다. 필요한 만큼 규칙을 생성할 수 있으며, 각 규칙은 하나의 문서 유형에 적용됩니다. 문서를 저장할 때 Invotify는 해당 문서 유형의 모든 활성 규칙을 확인하고 첫 번째 일치 항목에서 멈춥니다.

문서 유형 각 규칙은 청구서 또는 견적서 중 하나에 적용됩니다. 규칙을 만들 때 유형을 선택합니다.

트리거(조건) 모든 규칙에는 정확히 하나의 트리거가 있어 특정 문서가 해당되는지 결정합니다:

• 총액이 임계값 초과 — 문서 총액이 설정한 금액(예: €1,000) 이상일 때 승인이 필요합니다.
• 신규 거래처에 대한 첫 문서 — 이전 청구서가 없는 거래처에게 보내는 첫 비초안 문서에만 승인이 필요합니다.
• 모든 문서 — 해당 유형의 모든 문서에 예외 없이 승인이 필요합니다.

알림 대상 요청 생성 시 알림을 받을 역할을 선택합니다: - 담당자 — 계정 담당자에게 알림이 전송됩니다. - 담당자 또는 관리자 — 팀의 관리자에게 알림이 전송됩니다. 일반적으로 선택되는 옵션입니다.

알림 설정에 관계없이 모든 담당자 또는 관리자가 대기 중인 요청을 검토하고 승인할 수 있습니다(팀원은 불가).

빠른 시작 템플릿 승인을 처음 열 때 빈 양식에서 시작하지 않도록 세 가지 원클릭 템플릿이 제공됩니다: "금액이 [금액] 이상인 청구서", "신규 거래처에 대한 첫 청구서", "모든 견적서". 각 템플릿은 조정 가능한 완성된 규칙을 제공하거나 완전히 사용자 정의 규칙을 추가할 수 있습니다.

문서가 규칙에 해당하면 Invotify가 해당 문서에 대한 승인 요청을 생성합니다. 해당 요청은 간단한 수명 주기를 거치며, 문서 자체에 현재 상태가 표시됩니다.

대기 중 해당 청구서나 견적서가 저장되는 즉시 요청이 대기 중으로 시작됩니다. 문서는 완전히 저장되고 편집 가능합니다. 단, 아직 발송할 수 없습니다. 대기 중인 요청은 자동으로 생성되며 멱등성이 있습니다. 동일한 문서를 다시 저장해도 중복 요청이 쌓이지 않습니다.

승인됨 담당자 또는 관리자가 문서를 검토하고 승인합니다. 요청에 검토자, 시간, 남긴 의견이 기록됩니다. 이제 발송이 잠금 해제됩니다.

거부됨 검토자가 요청을 거부하며, 선택적으로 이유를 설명하는 의견을 남깁니다. 거부는 보류를 해제합니다. *대기 중인* 요청만 발송을 차단하므로 예상되는 후속 조치는 문서를 수정하고 다시 저장하여 검토를 위한 새 대기 요청을 생성하는 것입니다. 거부를 영구 잠금이 아닌 "이대로 발송하지 마세요"로 취급하세요.

문서의 배너 승인 요청이 있는 청구서나 견적서를 열면 상단에 배너가 표시됩니다: - 대기 중 요청은 트리거된 규칙을 명시하는 황색 배너를 표시하며, 검토자를 위한 승인 및 거부 버튼이 있습니다. - 승인됨 또는 거부됨 요청은 결과가 계속 표시되도록 작은 녹색 또는 빨간색 배지로 축소됩니다.

발송 차단(409 차단) 이것이 승인에 실효성을 부여하는 부분입니다. 대기 중인 요청이 있는 청구서나 견적서를 이메일로 발송하려고 하면 서버가 요청을 거부하고 안정적인 오류 코드 `APPROVAL_PENDING`과 함께 409 응답을 반환합니다. UI에는 "이 문서는 승인 대기 중이므로 아직 발송할 수 없습니다."라고 표시됩니다. 차단은 청구서와 견적서 발송 엔드포인트 모두에 대해 서버 측에서 적용되므로 API를 직접 호출하여 우회할 수 없습니다.

승인은 올바른 사람이 검토할 항목이 있다는 것을 알아야만 작동합니다. 대기 중인 요청이 생성될 때마다 Invotify는 모든 자격을 갖춘 승인자에게 인앱 알림을 전송하므로 대기열에서 조용히 기다리는 일이 없습니다.

알림 수신 대상: - 규칙이 담당자에게 라우팅되는 경우 담당자에게 알림이 전송됩니다. - 규칙이 담당자 또는 관리자에게 라우팅되는 경우 담당자와 모든 관리자에게 알림이 전송됩니다.

제외 대상: 문서를 생성한 사람은 자신의 요청을 승인할 수 없으므로 해당 알림을 받지 않습니다.

알림 내용: 각 승인자는 "승인 요청됨"이라는 제목의 인앱 알림을 받으며, 청구서나 견적서에 승인이 필요하고 트리거된 규칙이 명시됩니다. 승인 배너가 있는 문서 세부 정보 페이지로 직접 연결됩니다.

알림이 표시되는 위치: 승인 알림은 대시보드의 인앱 알림 센터(벨 아이콘)에 다른 알림과 함께 나타납니다. 클릭하면 승인자가 문서로 바로 이동하여 몇 번의 클릭으로 조치를 취할 수 있습니다.

모든 승인 규칙은 설정 → 승인에 있습니다. 여기서 담당자와 관리자가 회사 전체를 관리하는 규칙을 설정, 편집 및 제거합니다.

승인 페이지: - 상단의 간단한 "작동 방식" 소개 - 각 규칙의 문서 유형, 트리거(및 임계값), 라우팅되는 승인자 역할을 보여주는 규칙 목록 - 규칙이 없을 때 원클릭으로 합리적인 규칙을 설정할 수 있는 빠른 시작 템플릿

규칙 만들기: 규칙 추가를 클릭하거나 빠른 시작 템플릿을 선택합니다. 이름, 문서 유형, 트리거, 임계값(금액 규칙의 경우), 승인 가능자를 입력합니다. 저장하면 규칙이 즉시 활성화됩니다.

규칙 편집: 규칙의 편집(연필) 아이콘을 클릭하여 이름, 문서 유형, 트리거, 임계값, 승인자 역할을 변경합니다. 변경 사항은 이후 저장되는 문서부터 적용됩니다.

규칙 삭제: 삭제(휴지통) 아이콘을 클릭하여 규칙을 제거합니다. 규칙을 삭제하면 해당 규칙을 참조하는 승인 요청도 삭제됩니다.

규칙 관리 권한: 규칙 생성, 편집, 삭제는 담당자와 관리자로 제한됩니다. 팀원은 승인의 영향을 받을 수 있지만(문서가 보류될 수 있음) 규칙 자체를 변경하거나 요청을 승인할 수 없습니다.