उद्धरण

उद्धरण (अनुमान या प्रस्ताव भी कहलाते हैं) आपको काम अंतिम रूप देने से पहले संभावित क्लाइंट को मूल्य निर्धारण जानकारी भेजने देते हैं। एक बार उद्धरण स्वीकृत होने पर, आप एक क्लिक से इसे चालान में बदल सकते हैं।

उद्धरण बनाम चालान: - उद्धरणों में देय तारीख के बजाय समाप्ति तारीख होती है - उद्धरणों को स्वीकृत होने पर चालान में बदला जा सकता है - उद्धरण बदलने तक आपके राजस्व मेट्रिक्स को प्रभावित नहीं करते - उद्धरण चालान जैसी ही टेम्पलेट प्रणाली का पालन करते हैं - उद्धरणों की अपनी स्थितियां हैं (Draft, Sent, Accepted, Rejected, Expired, Converted)

सामान्य उपयोग: - काम शुरू करने से पहले ग्राहकों को परियोजना अनुमान प्रदान करना - नए व्यावसायिक अवसरों के लिए प्रस्ताव भेजना - बिल से पहले मूल्य निर्धारण पर अनुमोदन प्राप्त करना - अंतिम चालान बनाने से पहले सहमत मूल्य निर्धारण दस्तावेज़ीकरण

नोट: Settings → Features से उद्धरण सक्षम या अक्षम किए जा सकते हैं।

उद्धरण बनाना चालान बनाने के समान है। मुख्य अंतर समाप्ति तारीख फ़ील्ड और उद्धरण-विशिष्ट क्रियाएं हैं।

उद्धरण संपादक: उद्धरण संपादक चालान संपादक जैसी ही सुविधाएं साझा करता है: - ग्राहक चयन के साथ स्वतः-भरण - उत्पादों और मूल्य निर्धारण के साथ लाइन आइटम - कर और छूट गणनाएं - टेम्पलेट चयन - लाइव A4 पूर्वावलोकन

उद्धरण-विशिष्ट फ़ील्ड: - Valid Until (समाप्ति तारीख) — जब उद्धरण समाप्त होता है। यह चालान की देय तारीख की जगह लेता है।

आवर्ती उद्धरण: चालान की तरह, उद्धरण भी संपादक में आवर्ती टॉगल का उपयोग करके आवर्ती शेड्यूल का समर्थन करते हैं।

उद्धरण सूची पेज उद्धरण-विशिष्ट क्रियाओं के साथ चालान जैसी प्रबंधन सुविधाएं प्रदान करता है।

उपलब्ध क्रियाएं: - देखें — PDF पूर्वावलोकन के साथ उद्धरण विवरण पेज खोलें - संपादित करें — उद्धरण सामग्री संशोधित करें - डुप्लीकेट — उद्धरण की एक प्रति बनाएं - PDF डाउनलोड करें — पेशेवर PDF के रूप में प्राप्त करें - ईमेल भेजें — PDF अटैचमेंट के साथ ग्राहक को भेजें (उद्धरण को "Sent" में बदलता है) - चालान में बदलें — इस उद्धरण से चालान बनाएं - हटाएं — उद्धरण हटाएं

जब क्लाइंट आपका उद्धरण स्वीकार करता है, तो आप एक क्लिक से इसे चालान में बदल सकते हैं।

रूपांतरण प्रक्रिया: 1. उद्धरण खोलें 2. "Convert to Invoice" क्लिक करें 3. उत्पन्न चालान की समीक्षा करें 4. यदि आवश्यक हो तो तारीखें समायोजित करें 5. चालान सहेजें और भेजें

क्या कॉपी होता है: - विवरण, मात्रा और कीमतों के साथ सभी लाइन आइटम - ग्राहक जानकारी - नोट्स और टेम्पलेट

क्या बदलता है: - नई चालान संख्या स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है - मूल उद्धरण स्थिति "Converted" में बदल जाती है

बड़ी या चरणबद्ध परियोजनाओं के लिए, आपको एक बार में पूरे उद्धरण का बिल नहीं करना है। प्रगति इनवॉइसिंग आपको स्वीकृत उद्धरण को कई चरणों में बिल करने देती है।

यह कैसे काम करता है: प्रत्येक प्रगति चालान उद्धरण के कुल का एक हिस्सा निकालता है। आप प्रतिशत (जैसे 30% जमा, फिर 40%, फिर 30%) या निश्चित राशि से प्रत्येक चरण बिल कर सकते हैं।

अधिक-बिलिंग सुरक्षा: आप उद्धरण के कुल से अधिक कभी बिल नहीं कर सकते।

सक्षम करना: उद्धरण संपादक में "Allow progress invoicing" चेक करें।

उद्धरण समाप्ति तारीखें Invotify में ट्रैक की जाती हैं ताकि आप समय पर क्लाइंट से अनुसरण कर सकें।

समाप्ति तारीखें कहाँ दिखती हैं: - उद्धरण विवरण पेज - रंग-कोडित इवेंट के रूप में Calendar दृश्य - मध्यम-प्राथमिकता अलर्ट के साथ अधिसूचना प्रणाली

अधिसूचना अलर्ट: - Quote Expiring Soon — जल्द समाप्त होने वाले भेजे गए उद्धरण की चेतावनी - Quote Expired — जब उद्धरण प्रतिक्रिया के बिना समाप्त हो जाता है