भुगतान और संग्रह
भुगतान स्वीकार करें, उन्हें स्वचालित रूप से मिलाएं, और अतिदेय चालानों का अनुसरण करें
भुगतान अवलोकन
Invotify चालानों को परिणामों में बदलता है — भुगतान किए गए चालानों में।
हर योजना को क्या मिलता है: मैन्युअल भुगतान रिकॉर्डिंग, चलती शेष के साथ आंशिक भुगतान, अतिदेय अनुस्मारक, और विलंब शुल्क सभी योजनाओं पर उपलब्ध हैं।
Pro और Lifetime क्या जोड़ता है: Stripe और PayPal के ज़रिए ऑनलाइन भुगतान, प्रति-चालान भुगतान लिंक, बैंक सिंक (Plaid के साथ स्वतः मिलान), और आवर्ती चालानों के लिए स्वतः-शुल्क के साथ संग्रहीत भुगतान विधियां।
Stripe और PayPal। कार्ड, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA — आपके Stripe क्षेत्र के आधार पर।
Plaid के ज़रिए अपना बैंक कनेक्ट करें। लेनदेन आते हैं और चालानों से स्वतः मिलते हैं।
अतिदेय चालानों पर स्वचालित विनम्र अनुस्मारक ईमेल। सभी योजनाएं।
ग्रेस अवधि, प्रतिशत या निश्चित शुल्क, और अधिकतम सीमाएं। सभी योजनाएं।
ऑनलाइन भुगतान — Stripe और PayPal (Pro)
Stripe, PayPal, या दोनों कनेक्ट करें — फिर आपके द्वारा भेजे गए हर चालान में एक भुगतान लिंक शामिल होगा।
Stripe कनेक्ट करना: 1. Settings → Integrations पर जाएं 2. Stripe के बगल में "Connect" क्लिक करें 3. आपको Stripe पर पुनर्निर्देशित किया जाता है 4. Stripe का ऑनबोर्डिंग पूरा करें 5. Invotify पर वापस, कनेक्शन स्थिति "Connected" दिखती है
Stripe के ज़रिए समर्थित भुगतान विधियां: - क्रेडिट और डेबिट कार्ड - Apple Pay, Google Pay - iDEAL, SEPA Debit (यूरोप)
सुरक्षा: Invotify आपके ग्राहकों के कार्ड या बैंक विवरण कभी नहीं देखता या संग्रहीत नहीं करता।
कार्ड, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA Stripe के ज़रिए — साथ ही PayPal।
कार्ड डेटा प्रोसेसर द्वारा संभाला जाता है — Invotify इसे कभी नहीं देखता।
भुगतान सफल होते ही चालान Paid में बदल जाता है — वेबहुक-चालित।
- ऑनलाइन भुगतान के लिए Pro या Lifetime योजना आवश्यक है
- Stripe और/या PayPal खाते की आवश्यकता है (बनाना निशुल्क)
- प्रोसेसर शुल्क Stripe या PayPal द्वारा अलग से लिए जाते हैं
बैंक सिंक और स्वतः मिलान (Pro)
Plaid के ज़रिए अपना व्यावसायिक बैंक खाता कनेक्ट करें और Invotify आने वाले लेनदेन को बकाया चालानों से मिलाता है।
बैंक सिंक Pro और Lifetime सुविधा है। पूर्ण गाइड के लिए Bank अनुभाग देखें: मिलान कैसे स्कोर किया जाता है, समर्थित संस्थान, मैन्युअल मिलान, और गोपनीयता विवरण।
सिंक किए गए बैंक लेनदेन मिलान के लिए Invotify में दिखते हैं।
राशि + तारीख + ग्राहक नाम एक साथ स्कोर किए जाते हैं।
बचे हुए लेनदेन स्वयं पुष्टि या अनदेखा करें।
Plaid बैंक लॉगिन संभालता है। Invotify आपके बैंकिंग क्रेडेंशियल कभी नहीं देखता।
- पूर्ण विवरण इस हेल्प सेंटर के Bank अनुभाग में हैं
- बिना मेल खाए लेनदेन नियमित रूप से समीक्षा करें
अतिदेय अनुस्मारक
जब कोई चालान देय तारीख से आगे जाता है, तो Invotify स्वचालित रूप से ग्राहक को विनम्र अनुस्मारक ईमेल भेज सकता है।
दो मोड: - स्वतः-याद दिलाएं — Settings में चालू करें। Invotify स्वचालित रूप से आपके कॉन्फ़िगर किए गए शेड्यूल पर अनुस्मारक भेजता है। - मैन्युअल याद दिलाएं — जब चालान अतिदेय हो, Invotify आपको सूचित करता है। आप तय करते हैं कि अनुस्मारक भेजना है या नहीं।
ग्राहक क्या देखता है: चालान संख्या, देय राशि और देय तारीख के साथ एक ब्रांडेड ईमेल।
शेड्यूल पर स्वचालित अनुस्मारक चुनें, या सूचित हों ताकि आप तय करें।
चालान संख्या, राशि और देय तारीख के साथ विनम्र अनुस्मारक ईमेल।
देय तारीख से पहले और बाद में कौन से दिन अनुस्मारक भेजना है सेट करें।
देखें कि पिछला अनुस्मारक कब भेजा गया और कितने गए।
- 1 और 7 दिन अतिदेय पर अनुस्मारक से शुरू करें — अधिकांश क्लाइंट पहले सप्ताह में भुगतान करते हैं
- देय से 3 दिन पहले का पूर्व-सूचना विनम्र है और अक्सर चालान को अतिदेय होने से रोकता है
- आप प्रत्येक चालान के विवरण पेज पर देख सकते हैं कि कितने अनुस्मारक गए हैं
विलंब शुल्क
कंपनी स्तर पर एक बार विलंब-शुल्क नीति कॉन्फ़िगर करें, फिर एक क्लिक से अतिदेय चालानों पर लागू करें।
कॉन्फ़िगरेशन: Settings → Document Settings पर जाएं (Default Payment Terms कार्ड में विलंब-शुल्क विकल्प): - ग्रेस अवधि — देय तारीख के बाद शुल्क लगने से पहले के दिनों की संख्या - शुल्क प्रकार — निश्चित राशि या प्रतिशत - अधिकतम सीमा — कुल शुल्क पर वैकल्पिक सीमा
- ग्राहकों को भुगतान अवधि से पहले देखने के लिए अपने Payment Terms ब्लॉक में विलंब शुल्क नीति का उल्लेख करें
- एक छोटी ग्रेस अवधि (2-5 दिन) ग्राहकों के प्रति दयालु है
- हमेशा अधिकतम शुल्क सीमित करें
- हमेशा अधिकतम शुल्क तय करें — यह आपको कानूनी रूप से सुरक्षित करता है और आपको उचित रखता है
- कुछ क्षेत्राधिकार विलंब शुल्क को नियंत्रित करते हैं — सक्षम करने से पहले अपने स्थानीय नियम जांचें
- आवर्ती विलंब शुल्क हर अंतराल पर जमा होते हैं — जब तक आपके पास विशिष्ट कारण न हो, इसे बंद रखें
प्रगति इनवॉइसिंग
प्रगति इनवॉइसिंग एक एकल उद्धरण को एक बार में पूरी तरह बिल करने के बजाय कई चरणों में बिल करना है।
प्रगति चालान बनाना: 1. उद्धरण खोलें — उद्धरण संपादक में "Allow progress invoicing" चेक होना चाहिए 2. एक चरण जोड़ने के लिए प्रगति इनवॉइसिंग दृश्य उपयोग करें 3. राशि चुनें — कुल का प्रतिशत या विशिष्ट राशि 4. Invotify एक नया चालान बनाता है जो उद्धरण को संदर्भित करता है
अधिक-बिलिंग सुरक्षा: Invotify एक उद्धरण के सभी प्रगति चालानों में कुल बिल किया गया ट्रैक करता है। आप उद्धरण कुल से अधिक कभी नहीं बिल कर सकते।
एकल उद्धरण के मुकाबले किसी भी संख्या में प्रगति चालान। प्रतिशत या निश्चित राशि।
उद्धरण कुल के 100% पर अवरुद्ध। कभी अधिक नहीं हो सकता।
उद्धरण और प्रगति चालान सभी कुल बिल किया बनाम शेष दिखाते हैं।
हर प्रगति चालान उद्धरण को संदर्भित करता है — स्वच्छ ऑडिट निशान।
- 2 सप्ताह या €5k से अधिक के किसी भी प्रोजेक्ट के लिए प्रगति इनवॉइसिंग उपयोग करें
- सामान्य विभाजन: 50/50, 30/30/40, 25/25/25/25
- हर प्रगति चालान की अपनी देय तारीख और भुगतान शर्तें हो सकती हैं
मैन्युअल भुगतान रिकॉर्डिंग
हर भुगतान Stripe या बैंक सिंक के ज़रिए नहीं आता। नकद, चेक, वायर ट्रांसफर, या सिस्टम के बाहर किए गए भुगतान सभी कहीं दर्ज होने चाहिए।
मैन्युअल भुगतान कैसे रिकॉर्ड करें: 1. चालान खोलें 2. "Record payment" क्लिक करें 3. राशि और नोट (वैकल्पिक) दर्ज करें 4. Save क्लिक करें
सभी योजनाओं पर उपलब्ध: मैन्युअल भुगतान रिकॉर्डिंग Starter, Pro और Lifetime पर उपलब्ध है।
- विधि और संदर्भ संख्या Notes फ़ील्ड में डालें — आपका लेखाकार उनके बारे में पूछेगा
- भुगतान स्वीकृत होते ही रिकॉर्ड करें, हफ्तों बाद नहीं
- Notes फ़ील्ड का उपयोग असामान्य चीज़ें ट्रैक करने के लिए करें — विवाद, आंशिक धनवापसी, आदि