चालान
अपने ग्राहकों को पेशेवर चालान बनाएं, प्रबंधित करें और भेजें
चालान प्रबंधन अवलोकन
चालान Invotify का मूल हैं। Invoices अनुभाग आपको पेशेवर चालान बनाने, उनकी स्थिति ट्रैक करने, ग्राहकों को भेजने और अपने पूरे बिलिंग वर्कफ़्लो प्रबंधित करने देता है।
चालानों के साथ आप क्या कर सकते हैं: - स्क्रैच या टेम्पलेट से नए चालान बनाएं - मौजूदा चालान संपादित करें - पूर्ण PDF पूर्वावलोकन के साथ चालान विवरण देखें - PDF अटैचमेंट के साथ ईमेल द्वारा चालान भेजें - चालान PDF फ़ाइलों के रूप में डाउनलोड करें - समान लेनदेन के लिए चालान डुप्लीकेट करें - भुगतान स्थिति ट्रैक करें (ड्राफ्ट, भेजा गया, आंशिक, भुगतान, अतिदेय) - आवर्ती चालान शेड्यूल करें
चालान बनाना
Invotify में चालान बनाना हमारे स्प्लिट-स्क्रीन संपादक के साथ सीधा है। बाएं पैनल में सभी इनपुट फ़ील्ड हैं, जबकि दाएं पैनल में आपके चालान का रियल-टाइम A4-आकार का पूर्वावलोकन दिखता है।
चालान संपादक सुविधाएं:
हेडर अनुभाग: - चालान संख्या (Settings में आपकी नंबरिंग प्राथमिकताओं के आधार पर स्वतः उत्पन्न) - जारी तारीख (आज की तारीख डिफ़ॉल्ट) - देय तारीख (जारी तारीख के 30 दिन बाद डिफ़ॉल्ट)
ग्राहक अनुभाग (Bill To): - खोजने योग्य ड्रॉपडाउन से मौजूदा ग्राहक चुनें - या संपादक छोड़े बिना नया ग्राहक इनलाइन बनाएं
लाइन आइटम: - प्रत्येक चालान में असीमित लाइन आइटम जोड़ें - प्रति लाइन आइटम दो स्वतंत्र कर दरें तक
चरण
- 1
New Invoice क्लिक करें
Invoices पेज से, "New Invoice" बटन क्लिक करें
- 2
टेम्पलेट चुनें
एक टेम्पलेट चुनें या डिफ़ॉल्ट उपयोग करें
- 3
ग्राहक चुनें
ड्रॉपडाउन से ग्राहक चुनें या नया इनलाइन बनाएं
- 4
तारीखें सेट करें
यदि डिफ़ॉल्ट उपयुक्त न हों तो जारी तारीख और देय तारीख समायोजित करें
- 5
आइटम जोड़ें
मात्रा और कीमत के साथ अपने उत्पाद या सेवाएं जोड़ें
- 6
पूर्वावलोकन समीक्षा करें
स्क्रीन के दाईं ओर लाइव A4 पूर्वावलोकन जांचें
- 7
चालान सहेजें
चालान बनाने के लिए Save क्लिक करें
- पूर्व-निर्धारित कीमतों के साथ सामान्य रूप से बिल किए गए आइटम त्वरित जोड़ने के लिए उत्पाद सूची उपयोग करें
- प्रत्येक चालान पर समय बचाने के लिए Settings में डिफ़ॉल्ट कर दरें सेट करें
- परिवर्तन करते समय पूर्वावलोकन रियल-टाइम में अपडेट होता है
- सामग्री जोड़ने के बाद भी आप टेम्पलेट बदल सकते हैं — आपका डेटा सुरक्षित रहता है
चालान प्रबंधित करना
चालान सूची पेज आपके सभी चालानों को प्रबंधित करने के लिए शक्तिशाली उपकरण प्रदान करता है।
सूची दृश्य सुविधाएं: - सॉर्ट करने योग्य कॉलम: संख्या, ग्राहक, तारीख, देय तारीख, राशि, स्थिति - चालान संख्या या ग्राहक नाम से खोजें - स्थिति, ग्राहक और तारीख सीमा से फ़िल्टर करें
पूर्ण PDF पूर्वावलोकन के साथ चालान विवरण पेज खोलें
चालान सामग्री संशोधित करें
नई चालान संख्या और आज की तारीख के साथ सटीक प्रति बनाएं
पेशेवर A4 PDF फ़ाइल के रूप में चालान उत्पन्न और डाउनलोड करें
वैकल्पिक संदेश के साथ ईमेल द्वारा ग्राहक को चालान PDF भेजें
चालान स्थायी रूप से हटाएं (पुष्टि आवश्यक)
- संख्या या ग्राहक नाम से चालान त्वरित खोजने के लिए खोज बार उपयोग करें
- सूची आरोही या अवरोही क्रमबद्ध करने के लिए कॉलम हेडर क्लिक करें
- समान ग्राहक के लिए समान चालान बनाते समय डुप्लीकेट करें
- अनुसरण आवश्यक चालान देखने के लिए "Overdue" से फ़िल्टर करें
चालान स्थितियां
Invotify में चालानों की विभिन्न स्थितियां हैं जो आपको बिलिंग वर्कफ़्लो में प्रत्येक चालान की स्थिति ट्रैक करने में मदद करती हैं।
चालान बनाया गया लेकिन अभी तक ग्राहक को नहीं भेजा। आप अभी भी स्वतंत्र रूप से संपादन कर सकते हैं।
चालान ग्राहक को भेजा गया (और भुगतान की प्रतीक्षा में)। ईमेल से भेजने पर यह स्थिति स्वचालित रूप से सेट होती है।
आंशिक भुगतान दर्ज किया गया। शेष राशि के लिए चालान खुला रहता है।
चालान पूरी तरह से भुगतान हो गया। कोई और कार्रवाई आवश्यक नहीं।
देय तारीख बीत गई और चालान अभी पूरी तरह भुगतान नहीं हुआ। एक्शन मेनू से यह स्थिति सेट करें।
- देय तारीख से पहले वाले चालान उच्च-प्राथमिकता सूचनाएं ट्रिगर करते हैं — इन्हें क्रिया मेनू से "Overdue" में अपडेट करें
- देय राशि से कम भुगतान दर्ज करने से चालान "Partial" हो जाता है और शेष के लिए खुला रहता है
- भुगतान मिलने पर चालान "Paid" के रूप में चिह्नित करें ताकि डैशबोर्ड मेट्रिक्स अपडेट हों
- अतिदेय चालान उच्च-प्राथमिकता सूचनाएं ट्रिगर करते हैं ताकि आप कभी फॉलो-अप न चूकें
PDF और ईमेल
Invotify पेशेवर PDF दस्तावेज़ उत्पन्न करता है और ग्राहकों को सीधे चालान भेजने के लिए बिल्ट-इन ईमेल कार्यक्षमता प्रदान करता है।
नोट: Starter योजना पर, वितरित PDF पर एक छोटा "Invoice created with Invotify" वॉटरमार्क होता है। Pro और Lifetime योजनाएं स्वच्छ, वॉटरमार्क-मुक्त दस्तावेज़ उत्पन्न करती हैं।
ईमेल प्रक्रिया: 1. चालान विवरण पेज खोलें 2. "Send" बटन क्लिक करें 3. प्राप्तकर्ता ईमेल पता सत्यापित करें 4. वैकल्पिक रूप से संदेश अनुकूलित करें 5. PDF अटैचमेंट के साथ चालान वितरित करने के लिए Send क्लिक करें
तुरंत पेशेवर A4 PDF उत्पन्न और डाउनलोड करें
PDF अटैचमेंट के साथ सीधे ग्राहक को चालान भेजें
डाउनलोड या भेजने से पहले ब्राउज़र में सीधे PDF देखें
PDF मानक A4 कागज़ पर छपाई के लिए अनुकूलित हैं
- भेजने से पहले हमेशा ग्राहक ईमेल पता सत्यापित करें
- बेहतर ग्राहक संबंधों के लिए अपने ईमेल में व्यक्तिगत संदेश जोड़ें
- भेजने से पहले अपने रिकॉर्ड के लिए एक प्रति डाउनलोड करें
- "Sent" स्थिति यह ट्रैक करने में मदद करती है कि कौन से चालान वितरित किए गए हैं
भुगतान लिंक
यदि आपके पास Pro या Lifetime योजना है और भुगतान प्रदाता कनेक्टेड है, तो आप भुगतान लिंक उत्पन्न कर सकते हैं जो आपके ग्राहकों को सीधे चालान ऑनलाइन भुगतान करने देते हैं।
महत्वपूर्ण: भुगतान लिंक के लिए कनेक्टेड Stripe या PayPal खाते और Pro या Lifetime योजना आवश्यक है।
प्रत्येक चालान के लिए अद्वितीय चेकआउट URL उत्पन्न करें
भुगतान Stripe या PayPal के ज़रिए सुरक्षित रूप से संसाधित होते हैं
भुगतान पूरा होने पर प्रदाता वेबहुक चालान को Paid में बदलता है
ग्राहक कार्ड और अन्य प्रदाता-समर्थित विधियों से भुगतान कर सकते हैं
- भुगतान लिंक के लिए कनेक्टेड Stripe या PayPal खाता आवश्यक है (Settings → Integrations)
- यह सुविधा केवल Pro और Lifetime योजनाओं पर उपलब्ध है
आवर्ती चालान
नियमित रूप से बिल किए जाने वाले ग्राहकों के लिए, Invotify आवर्ती चालान शेड्यूल का समर्थन करता है। एक बार शेड्यूल सेट करें, और Invotify आपके चुने गए अंतराल पर स्वचालित रूप से चालान उत्पन्न करता है। आवर्ती शेड्यूल सभी योजनाओं पर उपलब्ध हैं।
पुनरावृत्ति पैटर्न: चार बुनियादी पैटर्न हैं, जिनमें से प्रत्येक में "हर N" अंतराल है: - दैनिक - हर N दिन - साप्ताहिक - हर N सप्ताह, विशिष्ट दिन चयन के साथ (जैसे, हर सोमवार और गुरुवार)। द्वि-साप्ताहिक शेड्यूल के लिए अंतराल 2 सेट करें। - मासिक - हर N महीने, महीने के विशिष्ट दिन(ों) (जैसे, 1 तारीख) या सप्ताहदिन पैटर्न (जैसे, दूसरा मंगलवार) द्वारा। त्रैमासिक के लिए अंतराल 3 या अर्ध-वार्षिक के लिए 6 उपयोग करें। - वार्षिक - हर N वर्ष, महीना चयन के साथ
कॉन्फ़िगरेशन विकल्प: - आसान पहचान के लिए शेड्यूल नाम - शेड्यूल की शुरुआत तारीख - समाप्ति शर्त: कभी नहीं, एक विशिष्ट समाप्ति तारीख, या अधिकतम घटनाओं की संख्या - "अग्रिम उत्पन्न करें" विंडो ताकि दस्तावेज़ तारीख से चुने गए दिन पहले बनाए जाएं - स्वतः-भेजें विकल्प ताकि प्रत्येक चालान स्वचालित रूप से ग्राहक को उसकी तारीख पर ईमेल (PDF अटैचड) किया जाए - स्वतः-चार्ज (Pro): प्रत्येक चालान उत्पन्न होने पर ग्राहक की संग्रहीत भुगतान विधि से शुल्क लें
यह कैसे काम करता है: 1. अपने टेम्पलेट के रूप में एक चालान बनाएं 2. चालान संपादक में आवर्ती शेड्यूल टॉगल सक्षम करें 3. आवृत्ति, पैटर्न और समय कॉन्फ़िगर करें 4. शेड्यूल अटैच के साथ चालान सहेजें 5. Invotify शेड्यूल की तारीख पर स्वचालित रूप से चालान उत्पन्न करता है 6. उत्पन्न चालान आपके Calendar और चालान सूची में दिखाई देते हैं
चरण
- 1
चालान बनाएं
प्रत्येक चक्र में दिखाने के अनुसार सभी विवरण के साथ चालान सेट करें
- 2
आवर्ती सक्षम करें
चालान संपादक में आवर्ती शेड्यूल विकल्प टॉगल करें
- 3
आवृत्ति सेट करें
दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक चुनें, फिर "हर N" अंतराल सेट करें (जैसे साप्ताहिक हर 2 = द्वि-साप्ताहिक)
- 4
पैटर्न कॉन्फ़िगर करें
आवृत्ति के आधार पर विशिष्ट दिन, तारीखें या सप्ताहदिन पैटर्न सेट करें
- 5
समाप्ति शर्त सेट करें
कब रोकना है चुनें: कभी नहीं, एक विशिष्ट तारीख पर, या N घटनाओं के बाद
- 6
वैकल्पिक: स्वतः-भेजें
प्रत्येक चालान स्वचालित रूप से उसकी तारीख पर ईमेल करने के लिए स्वतः-भेजें सक्षम करें — ग्राहक के पास फ़ाइल में ईमेल पता होना आवश्यक है
- 7
शेड्यूल सहेजें
शेड्यूल सक्रिय करने के लिए चालान सहेजें
- रिटेनर ग्राहकों या सदस्यता सेवाओं के लिए मासिक शेड्यूल उपयोग करें
- द्वि-साप्ताहिक, त्रैमासिक या अर्ध-वार्षिक बिलिंग के लिए, साप्ताहिक/मासिक पैटर्न पर मिलान "हर N" अंतराल सेट करें
- आगामी शेड्यूल चालान देखने के लिए Calendar जांचें — किसी भी ईवेंट का "View Schedule" क्लिक करके उसका शेड्यूल प्रबंधित करें
- आप किसी भी समय शेड्यूल रोक, फिर शुरू या रद्द कर सकते हैं
- अपनी आवर्ती बिलिंग पूरी तरह स्वचालित करने के लिए स्वतः-भेजें सक्षम करें