ग्राहक

कुशल बिलिंग के लिए आपका ग्राहक डेटाबेस केंद्रीय भूमिका निभाता है। सटीक ग्राहक रिकॉर्ड बनाए रखकर, आप स्वतः भरी हुई जानकारी के साथ तेज़ी से चालान बना सकते हैं और समय के साथ अपने व्यावसायिक संबंधों को ट्रैक कर सकते हैं।

ग्राहक प्रबंधन के लाभ: - एक-क्लिक स्वतः-भरण के साथ त्वरित चालान निर्माण - सभी दस्तावेज़ों में एकसमान ग्राहक जानकारी - संपूर्ण ग्राहक चालान इतिहास देखें - ग्राहक संपर्क विवरण और व्यावसायिक जानकारी ट्रैक करें - दस्तावेज़ ग्राहक की भाषा में प्रस्तुत हो सकते हैं, ताकि प्रत्येक ग्राहक अपनी पसंदीदा भाषा में चालान और कोटेशन पढ़ सके - कंपनी का नाम और पता स्वतः-भरण के साथ EU VAT (VIES) सत्यापन - प्रत्येक ग्राहक के लिए रखे गए आंतरिक नोट्स और फ़ाइल अनुलग्नक - खोज और क्रमबद्धता के साथ संपर्कों को व्यवस्थित करें

यहाँ वर्णित सभी ग्राहक सुविधाएँ हर प्लान में उपलब्ध हैं।

आप ग्राहकों को ग्राहक पृष्ठ से या सीधे चालान या कोटेशन बनाते समय जोड़ सकते हैं।

ग्राहक जानकारी फ़ील्ड:

आवश्यक: - नाम (व्यक्ति या कंपनी का नाम) - ईमेल (चालान और कोटेशन भेजने के लिए)

वैकल्पिक: - प्रकार (ग्राहक या लीड — संभावित ग्राहकों को सक्रिय ग्राहकों से अलग ट्रैक करें) - संपर्क नाम (किसी कंपनी में व्यक्तिगत संपर्क) - फ़ोन नंबर - टैक्स ID (स्थानीय पंजीकरण संख्या) - VAT नंबर (EU VAT — टाइप करते समय VIES के विरुद्ध सत्यापित) - गली का पता - शहर - राज्य / प्रांत - डाक कोड - देश

VAT सत्यापन और स्वतः-भरण: जब आप कोई EU VAT नंबर दर्ज करते हैं, तो Invotify उसे यूरोपीय आयोग के VIES डेटाबेस के विरुद्ध वास्तविक समय में सत्यापित करता है। मान्य नंबर की पुष्टि हरे चेक के साथ की जाती है; अमान्य नंबर सहेजने से पहले ही चिह्नित कर दिया जाता है। सफल खोज पर, पंजीकृत कंपनी का नाम और पता उन फ़ील्ड में स्वतः भर जाता है जिन्हें आपने खाली छोड़ा है — ताकि आप केवल VAT नंबर से ही एक संपूर्ण B2B ग्राहक बना सकें।

ग्राहक पृष्ठ से जोड़ना: 1. साइडबार में ग्राहक पर जाएँ 2. "ग्राहक जोड़ें" बटन पर क्लिक करें 3. ग्राहक विवरण भरें 4. सहेजें पर क्लिक करें

चालान बनाते समय जोड़ना: 1. चालान संपादक के बिल टू अनुभाग में, "ग्राहक जोड़ें" पर स्विच करें 2. न्यूनतम आवश्यक फ़ील्ड भरें (नाम और ईमेल) 3. सहेजें — ग्राहक आपकी ग्राहक सूची में संग्रहीत हो जाता है और चालान के लिए स्वतः चयनित हो जाता है

ग्राहक सूची आपके ग्राहक डेटाबेस को कुशलतापूर्वक खोजने, क्रमबद्ध करने और प्रबंधित करने के लिए उपकरण प्रदान करती है।

सूची सुविधाएँ: - नाम, ईमेल और फ़ोन नंबर में खोज करें - नाम, ईमेल, फ़ोन या स्थान के अनुसार क्रमबद्ध करें (कॉलम हेडर पर क्लिक करें) - प्रकार के अनुसार फ़िल्टर करें (ग्राहक या लीड) - पृष्ठांकन (प्रति पृष्ठ 10 ग्राहक) - थोक हटाने के साथ बहु-चयन (किसी श्रेणी का चयन करने के लिए Shift-क्लिक करें) - प्रत्येक ग्राहक के लिए त्वरित क्रियाएँ

ग्राहक क्रियाएँ: - देखें - पूर्ण प्रोफ़ाइल और इतिहास के साथ ग्राहक विवरण पृष्ठ खोलें - संपादित करें - ग्राहक जानकारी संशोधित करें - हटाएँ - ग्राहक हटाएँ (पुष्टिकरण संवाद के साथ)

ग्राहक विवरण पृष्ठ: प्रत्येक ग्राहक का एक समर्पित पृष्ठ होता है जो दर्शाता है: - पूर्ण संपर्क जानकारी (नाम, संपर्क व्यक्ति, ईमेल, फ़ोन, टैक्स ID, VAT नंबर) - पूर्ण व्यावसायिक पता - ग्राहक के लिए राजस्व आँकड़े (इस वर्ष, पिछले वर्ष, औसत चालान, पूर्वानुमानित) - ग्राहक से जुड़े सभी चालान (नंबर, दिनांक, राशि, स्थिति) - आंतरिक नोट्स और फ़ाइल अनुलग्नकों के लिए एक गतिविधि क्षेत्र जो ग्राहक के विरुद्ध रखा जाता है - एक ग्राहक स्टेटमेंट जनरेटर — चालू-शेष PDF बनाने के लिए एक दिनांक श्रेणी चुनें - त्वरित क्रियाएँ (संपादित करें, हटाएँ, इस ग्राहक के लिए नया चालान बनाएँ)

ग्राहक फ़ाइलें: फ़ाइल अनुलग्नक ग्राहक के गतिविधि क्षेत्र में रहते हैं और आपके खाते के फ़ाइल-संग्रहण कोटे में गिने जाते हैं। संग्रहण सीमाओं और समर्थित फ़ाइल प्रकारों के लिए फ़ाइलें अनुभाग देखें।

एक स्वच्छ और उपयोगी ग्राहक डेटाबेस बनाए रखने के लिए इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें।

डेटा गुणवत्ता: - चालान वितरण सुनिश्चित करने के लिए सहेजने से पहले ईमेल पते सत्यापित करें - फ़ोन नंबरों के लिए एकसमान स्वरूपण का उपयोग करें - सभी व्यावसायिक ग्राहकों के लिए पूर्ण पते शामिल करें - जब ग्राहक आपको परिवर्तनों की सूचना दें तो जानकारी अपडेट करें

संगठन: - B2B ग्राहकों के लिए कंपनी नामों का उपयोग करें - व्यक्तिगत ग्राहकों के लिए पूर्ण नामों का उपयोग करें - एक ही कंपनी के लोगों में अंतर करने के लिए संपर्क नाम जोड़ें - अनुपालन के लिए टैक्स ID अद्यतन रखें

रखरखाव: - नियमित रूप से ग्राहक जानकारी की समीक्षा और अद्यतन करें - खोज सुविधा का उपयोग करके डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ हटाएँ - ग्राहक पृष्ठ से ग्राहक डेटा को CSV के रूप में (CSV निर्यात करें) निर्यात करें, या सेटिंग्स → गोपनीयता और डेटा के माध्यम से पूर्ण JSON संग्रह के भाग के रूप में निर्यात करें