क्रेडिट नोट

क्रेडिट नोट एक दस्तावेज़ है जिसे आप किसी ग्राहक द्वारा पिछले चालान पर बकाया राशि को कम करने या उलटने के लिए जारी करते हैं। क्रेडिट नोट का उपयोग तब करें जब:

• कोई ग्राहक उत्पाद लौटाता है
• आपको भुगतान किए गए या अवैतनिक चालान पर अधिक शुल्क को ठीक करने की आवश्यकता हो
• आप बकाया शेष का कुछ या पूरा हिस्सा राइट-ऑफ़ करना चाहते हैं
• मूल चालान जारी होने के बाद आप छूट पर सहमत हुए
• आपको Invotify के बाहर संसाधित किए गए रिफंड को दस्तावेज़ीकृत करने की आवश्यकता हो

क्रेडिट नोट क्यों महत्वपूर्ण हैं: क्रेडिट नोट किसी चालान को जारी होने के बाद समायोजित करने का लेखाकार-अनुमोदित तरीका है। वे इतिहास को फिर से नहीं लिखते — मूल चालान बिल्कुल वैसा ही रहता है जैसा था — वे बस अपने स्वयं के नंबर और दिनांक के साथ अपने रिकॉर्ड पर सुधार का दस्तावेज़ीकरण करते हैं। यह आपकी बहियों को ऑडिट-तैयार और आपके ग्राहक के स्टेटमेंट को स्पष्ट रखता है।

क्रेडिट नोट बनाम चालान संपादन: यदि कोई चालान अभी भी ड्राफ़्ट में है, तो आप इसे सीधे संपादित कर सकते हैं। एक बार जब चालान भेज दिया जाता है या भुगतान किया गया के रूप में चिह्नित कर दिया जाता है, तो यह आपके वित्तीय रिकॉर्ड का हिस्सा बन जाता है — आपको इसे संशोधित करने के बजाय एक क्रेडिट नोट जारी करना चाहिए। Invotify आपको दोनों करने देता है, लेकिन भेजे गए या भुगतान किए गए चालानों के लिए क्रेडिट नोट अनुशंसित मार्ग है।

Invotify में क्रेडिट नोट किसी मौजूदा चालान से बनाए जाते हैं — यह प्रत्येक क्रेडिट को उस दस्तावेज़ से जोड़े रखता है जिसे यह सुधारता है। आप क्रेडिट नोट पृष्ठ से शुरू करते हैं, चालान चुनते हैं, और बाकी स्वतः भर जाता है।

एक क्रेडिट नोट बनाना: 1. क्रेडिट नोट पृष्ठ पर जाएँ 2. "नया क्रेडिट नोट" पर क्लिक करें 3. वह चालान चुनें जिसे आप क्रेडिट करना चाहते हैं 4. इसके लाइन आइटम प्रत्येक पंक्ति पर क्रेडिट के लिए अभी भी उपलब्ध मात्रा के साथ लोड होते हैं 5. शामिल करने के लिए पंक्तियाँ टिक करें — पूर्ण क्रेडिट के लिए उन सभी को, या आंशिक क्रेडिट के लिए विशिष्ट पंक्तियाँ 6. यदि आप किसी आइटम का केवल एक हिस्सा क्रेडिट कर रहे हैं तो प्रति पंक्ति क्रेडिट की गई मात्रा समायोजित करें 7. एक कारण और कोई नोट जोड़ें (ऑडिट ट्रेल के लिए दृढ़ता से अनुशंसित) 8. ड्राफ़्ट के रूप में सहेजें, फिर तैयार होने पर इसे जारी करें

ग्राहक, मुद्रा और टैक्स विवरण चालान से स्वचालित रूप से आते हैं। आप प्रत्येक पंक्ति पर अनक्रेडिटेड शेष से अधिक क्रेडिट नहीं कर सकते — Invotify अधिक-क्रेडिटिंग को अवरुद्ध करता है।

क्रेडिट नोट PDF: प्रत्येक क्रेडिट नोट एक स्वच्छ, मानक PDF बनाता है जिसका शीर्षक स्पष्ट रूप से "CREDIT NOTE" होता है ताकि चालान के साथ कोई भ्रम न हो। यह क्रेडिट की गई पंक्तियों, कुल क्रेडिट और आपके व्यावसायिक विवरण को सूचीबद्ध करता है, और आपके द्वारा दर्ज किए गए कारण को धारण करता है।

क्रेडिट नोट निर्माण से निपटान तक चार स्थितियों से गुज़रते हैं। उन्हें समझने से आपको यह ट्रैक करने में मदद मिलती है कि कौन से क्रेडिट सक्रिय हैं और कौन से केवल ड्राफ़्ट किए गए हैं।

चूँकि क्रेडिट नोट किसी चालान के विरुद्ध बनाए जाते हैं, इसलिए किसी एक को लागू करना अधिकतर स्वचालित होता है।

जारी करने के समय लिंक किए गए चालान पर लागू जब आप किसी चालान से लिंक किए गए क्रेडिट नोट को जारी करते हैं, तो Invotify तुरंत उस चालान के बकाया शेष को क्रेडिट राशि से कम कर देता है। यदि चालान €1,000 का था और क्रेडिट नोट €400 का है, तो चालान अब €600 देय दिखाता है। यदि क्रेडिट बकाया राशि के बराबर या उससे अधिक है, तो चालान को भुगतान किया गया के रूप में चिह्नित किया जाता है। आप एक अलग "लागू करें" चरण नहीं उठाते — जारी करना ही इसे लागू करता है।

"लागू किया गया" स्थिति एक मैन्युअल मार्कर है क्रेडिट नोट को लागू किया गया के रूप में चिह्नित करना (जारी किया गया स्थिति से) एक बहीखाता ध्वज है जिसे आप यह रिकॉर्ड करने के लिए सेट करते हैं कि क्रेडिट का पूरी तरह से निपटारा हो चुका है — उदाहरण के लिए, रिफंड क्लियर होने के बाद। यह स्वयं किसी चालान शेष को नहीं बदलता; शेष परिवर्तन पहले ही जारी करने के समय हो चुका था।

रिफंड Invotify के बाहर संभाले जाते हैं क्रेडिट नोट एक दस्तावेज़ है, धन की गतिविधि नहीं। यदि आप ग्राहक को नकद वापस देते हैं, तो रिफंड को अपने सामान्य चैनल के माध्यम से संसाधित करें — Stripe, बैंक हस्तांतरण, या नकद — और क्लियर होने पर क्रेडिट नोट को लागू किया गया के रूप में चिह्नित करें। Invotify आपकी ओर से किसी भुगतान प्रदाता को रिफंड नहीं भेजता।

शून्य करना शेष परिवर्तन को उलट देता है यदि आप किसी चालान से लिंक किए गए क्रेडिट नोट को शून्य करते हैं, तो Invotify उस चालान के बकाया शेष को क्रेडिट की गई राशि से बहाल कर देता है, ताकि चालान वापस वही दिखाए जो वास्तव में देय है।