अनुमोदन वर्कफ़्लो

अनुमोदन वर्कफ़्लो "दस्तावेज़ बनाया गया" और "दस्तावेज़ भेजा गया" के बीच एक जांच-बिंदु स्थापित करता है। आप यह तय करते हैं कि किन चालानों और उद्धरणों को मंज़ूरी की आवश्यकता है; जब कोई दस्तावेज़ नियम से मेल खाता है, तो Invotify स्वचालित रूप से उसे रोक देता है और एक नामित अनुमोदक से समीक्षा करने का अनुरोध करता है। जब तक वे स्वीकृति नहीं देते, दस्तावेज़ आपके व्यवसाय से बाहर नहीं जा सकता।

यह उन टीमों के लिए है जो उच्च-मूल्य, संवेदनशील, या पहली बार के दस्तावेज़ों पर दूसरी नज़र चाहती हैं — बिना बाकी सब कुछ धीमा किए। €200 का एक दोहराया चालान सीधे बाहर जा सकता है, जबकि €15,000 का चालान या किसी बिल्कुल नए ग्राहक को पहला चालान किसी स्वामी या व्यवस्थापक की समीक्षा का इंतजार करता है।

शुरू से अंत तक प्रवाह:

1. आप एक नियम सेट करते हैं Settings → Approvals में — उदाहरण के लिए, "€1,000 से अधिक के चालानों को व्यवस्थापक की मंज़ूरी चाहिए।"

1. एक मेल खाने वाला दस्तावेज़ रोक दिया जाता है। जब कोई व्यक्ति कोई ऐसा चालान या उद्धरण सहेजता है जो किसी नियम से मेल खाता है, तो Invotify स्वचालित रूप से एक लंबित अनुमोदन अनुरोध बनाता है।

1. योग्य अनुमोदकों को सूचित किया जाता है। जो भी अनुरोध पर कार्रवाई कर सकता है उसे दस्तावेज़ का सीधा लिंक वाली इन-ऐप सूचना मिलती है।

1. एक अनुमोदक हस्ताक्षर करता है। कोई स्वामी या व्यवस्थापक दस्तावेज़ खोलता है, इसकी समीक्षा करता है, और शीर्ष पर बैनर से स्वीकृति या अस्वीकृति क्लिक करता है।

1. भेजना अनलॉक हो जाता है। स्वीकृत होने के बाद, Send एक्शन सामान्य रूप से काम करता है।

योजना: अनुमोदन वर्कफ़्लो एक Pro सुविधा है (Lifetime के साथ भी शामिल)।

एक नियम यह तय करता है कि दस्तावेज़ को कब अनुमोदन की आवश्यकता है और कौन हस्ताक्षर कर सकता है। आपके पास जितने चाहें उतने नियम हो सकते हैं, प्रत्येक एक दस्तावेज़ प्रकार के लिए।

दस्तावेज़ प्रकार प्रत्येक नियम Invoices या Quotes पर लागू होता है।

ट्रिगर (शर्तें) हर नियम में एक ट्रिगर होता है:

• सीमा से ऊपर कुल — आपके द्वारा निर्धारित राशि पर या उससे अधिक होने पर अनुमोदन आवश्यक।
• नए ग्राहक को पहला दस्तावेज़ — केवल उस ग्राहक को पहले गैर-ड्राफ्ट दस्तावेज़ के लिए।
• हर दस्तावेज़ — उस प्रकार का हर दस्तावेज़ समीक्षा की प्रतीक्षा करता है।

त्वरित-शुरुआत टेम्पलेट पहली बार Approvals खोलने पर तीन एक-क्लिक टेम्पलेट पेश किए जाते हैं।

जब कोई दस्तावेज़ नियम से मेल खाता है, तो Invotify उसके लिए एक अनुमोदन अनुरोध बनाता है।

लंबित नियम से मेल खाने वाला चालान या उद्धरण सहेजे जाने पर अनुरोध तुरंत लंबित शुरू होता है। दस्तावेज़ पूरी तरह सहेजा और संपादन योग्य है — बस भेजा नहीं जा सकता।

स्वीकृत एक स्वामी या व्यवस्थापक दस्तावेज़ की समीक्षा करता है और इसे स्वीकृत करता है। भेजना अब अनलॉक है।

अस्वीकृत समीक्षक अनुरोध को अस्वीकार करता है। अस्वीकृति रोक हटाती है — केवल एक *लंबित* अनुरोध भेजने को ब्लॉक करता है — इसलिए अपेक्षित अनुसरण दस्तावेज़ को ठीक करना और दोबारा सहेजना है।

भेजना-रोकना (409 ब्लॉक) जब आप किसी लंबित अनुरोध वाले चालान या उद्धरण को ईमेल करने का प्रयास करते हैं, तो सर्वर अनुरोध अस्वीकार करता है और `APPROVAL_PENDING` स्थिर त्रुटि कोड के साथ 409 प्रतिक्रिया देता है।

जब भी एक लंबित अनुरोध बनाया जाता है, Invotify हर योग्य अनुमोदक को इन-ऐप सूचना भेजता है।

कौन सूचित होता है: - यदि नियम Owner को रूट करता है, तो स्वामी को सूचित किया जाता है। - यदि नियम Owner or admin को रूट करता है, तो स्वामी और हर व्यवस्थापक को सूचित किया जाता है।

कौन बाहर है: दस्तावेज़ बनाने वाले व्यक्ति को कभी अनुमोदन सूचना नहीं मिलती।

सूचनाएं कहाँ दिखती हैं: अनुमोदन सूचनाएं इन-ऐप अधिसूचना केंद्र (डैशबोर्ड में घंटी) में दिखती हैं।

सभी अनुमोदन नियम Settings → Approvals में रहते हैं।

नियम बनाना: Add Rule क्लिक करें (या त्वरित-शुरुआत टेम्पलेट चुनें)। नाम, दस्तावेज़ प्रकार, ट्रिगर, सीमा, और कौन अनुमोदन कर सकता है भरें। सहेजें, और नियम तुरंत लाइव है।

नियम संपादित करना: किसी भी नियम पर संपादन (पेंसिल) आइकन क्लिक करें।

नियम हटाना: हटाने (ट्रैश) आइकन क्लिक करें। नोट करें कि नियम हटाने से उससे संदर्भित अनुमोदन अनुरोध भी साफ हो जाते हैं।