Équipe et autorisations

Invotify est conçu pour le travail en équipe dès le premier jour. Invitez votre comptable, un assistant virtuel, un responsable des opérations ou votre associé — et décidez précisément ce que chaque personne peut voir et faire. Les actions clés sont journalisées, vous savez donc toujours qui a fait quoi.

Ce que les équipes vous apportent : - Trois rôles — Propriétaire (Owner), Administrateur (Admin) et Membre (Member) — couvrant tout le spectre des pouvoirs - Neuf autorisations granulaires pour un contrôle précis de chaque membre - Des invitations par e-mail à durée limitée, liées à l’adresse e-mail de la personne invitée - Un journal d’activité des actions clés - Une isolation complète des données au niveau de l’entreprise — votre équipe ne voit jamais que les données de votre entreprise

Données limitées à l’entreprise : Chaque facture, devis, client, produit, modèle, planification et avoir appartient à une entreprise. Les membres de votre équipe ne voient que ce qui appartient à votre entreprise — jamais les données de quelqu’un d’autre. Cette règle est appliquée à tous les niveaux du système, pas seulement dans l’interface.

Sièges selon le plan : Le nombre de personnes dans une équipe dépend de votre plan. Pro inclut jusqu’à 10 membres d’équipe (le propriétaire compte pour un siège). Starter et Lifetime sont mono-utilisateur — ils n’incluent qu’1 siège (le propriétaire). Pour ajouter des collègues, passez au plan Pro. Les invitations en attente réservent un siège, vous ne pouvez donc pas dépasser la limite de votre plan.

Invotify utilise une hiérarchie de rôles à trois niveaux. Chaque rôle a un objectif clair et des limites claires.

Propriétaire (Owner) Le propriétaire est le titulaire du compte — généralement la personne qui s’est inscrite. Le propriétaire a un accès complet à tout, y compris la facturation, et ne peut pas être retiré de l’équipe. Chaque compte a exactement un propriétaire. Si le propriétaire doit transférer le compte, contactez le support — le transfert de propriété est pris en charge pour vous.

Administrateur (Admin) Les administrateurs disposent toujours des neuf autorisations — y compris la facturation. Ils peuvent gérer les factures, les devis, les clients, les produits, les modèles, les planifications, les rapports, les membres de l’équipe et l’abonnement. Les autorisations d’un administrateur ne peuvent pas être réduites individuellement : si vous souhaitez donner à quelqu’un un accès presque complet mais pas total, laissez-le membre et accordez-lui les autorisations spécifiques. Vous pouvez avoir autant d’administrateurs que les sièges de votre plan le permettent.

Membre (Member) Le membre est le rôle flexible. Un membre commence avec exactement les autorisations que vous lui accordez — rien de plus. Par défaut, les nouveaux membres peuvent gérer les factures, les devis et les clients et consulter les rapports, mais ne peuvent toucher ni aux produits, ni aux modèles, ni aux planifications, ni aux paramètres d’équipe, ni à la facturation. Les autorisations de chaque membre peuvent être personnalisées individuellement : un membre peut ne s’occuper que du service client tandis qu’un autre gère les planifications de facturation récurrente.

Neuf autorisations couvrent l’ensemble des fonctionnalités de l’application. Chacune contrôle l’accès à un domaine précis de données et d’actions. Les autorisations sont explicites, pas implicites — si un membre n’a pas une autorisation, il ne peut littéralement ni voir ni toucher cette zone, même en devinant les URL.

Autorisations disponibles :

Gérer les factures (Manage Invoices) — Créer, modifier, envoyer et supprimer des factures. Enregistrer des paiements. Générer des PDF. Sans cette autorisation, un membre n’a aucun accès aux factures (il n’existe pas de mode lecture seule).

Gérer les devis (Manage Quotes) — Créer, modifier, envoyer et supprimer des devis. Convertir des devis en factures. Gérer l’expiration des devis.

Gérer les clients (Manage Customers) — Ajouter, modifier et supprimer des clients. Consulter l’historique des clients.

Gérer les produits (Manage Products) — Ajouter, modifier et supprimer des produits. Mettre à jour les prix. Gérer le stock (si activé). Utile pour le personnel d’entrepôt ou de gestion des stocks.

Gérer les modèles (Manage Templates) — Concevoir, enregistrer et supprimer des modèles de factures et de devis. Rarement nécessaire — dans la plupart des équipes, une ou deux personnes s’occupent de la conception des modèles.

Gérer les planifications (Manage Schedules) — Créer et modifier des planifications de factures récurrentes. Suspendre et reprendre des planifications. Utile pour le personnel opérationnel.

Consulter les rapports (View Reports) — Accéder aux rapports de chiffre d’affaires, de compte de résultat (P&L), de balance âgée, de DSO et de taxes. Distincte de la gestion des factures, afin de pouvoir accorder l’accès aux rapports sans droits d’écriture.

Gérer l’équipe (Manage Team) — Inviter de nouveaux membres, changer les rôles, ajuster les autorisations, retirer des membres. Généralement réservée au propriétaire et aux administrateurs de confiance.

Gérer la facturation (Manage Billing) — Consulter et gérer l’abonnement Invotify (passer à un plan supérieur ou inférieur, annuler, mettre à jour le moyen de paiement).

Préréglages par défaut : - Propriétaire (Owner) : les 9 autorisations (non modifiables) - Administrateur (Admin) : toujours les 9 autorisations (non ajustables individuellement) - Membre (Member) : Gérer les factures, Gérer les devis, Gérer les clients et Consulter les rapports (personnalisable)

Ajouter un collègue prend moins d’une minute.

Comment inviter : 1. Ouvrez la page « Équipe » (Team) depuis la barre latérale 2. Cliquez sur « Inviter un membre » (Invite member) 3. Saisissez l’adresse e-mail de la personne 4. Choisissez son rôle — administrateur ou membre 5. S’il s’agit d’un membre, personnalisez lesquelles des 9 autorisations il reçoit (les valeurs par défaut sont préremplies) 6. Cliquez sur « Envoyer l’invitation » (Send invite)

La personne invitée reçoit un e-mail personnalisé avec un lien d’acceptation. Le lien contient un jeton à durée limitée, valable 7 jours, et ne peut être accepté que par un compte connecté avec l’adresse e-mail invitée. En cliquant sur le lien d’acceptation, la personne est guidée dans la création de son compte Invotify (ou dans la connexion si elle en a déjà un) et arrive directement dans l’espace de travail de votre entreprise avec le rôle et les autorisations que vous avez définis.

Gestion des invitations : La page « Équipe » (Team) liste toutes les invitations en attente. Dès qu’une invitation est acceptée, la personne apparaît dans la liste des membres ; les invitations révoquées ou expirées disparaissent simplement de la liste des invitations en attente.

Vous pouvez révoquer une invitation en attente à tout moment. Une fois révoquée, le lien ne fonctionne plus. Vous pouvez aussi renvoyer une invitation si l’originale a expiré ou s’est perdue dans un dossier de courrier indésirable.

Modifier le rôle ou les autorisations d’un membre : Une fois la personne arrivée, ouvrez son profil depuis la page « Équipe » (Team). Vous pouvez changer son rôle (membre → administrateur), ajuster les autorisations individuelles des membres ou retirer la personne de l’équipe. Les changements prennent effet immédiatement — aucune déconnexion n’est requise.

Les actions clés effectuées par votre équipe sont enregistrées dans un journal d’activité. Il sert à la responsabilisation, au dépannage et à la tranquillité d’esprit — surtout quand quelque chose tourne mal et que vous devez déterminer ce qui a changé et qui l’a changé.

Ce qui est journalisé : - Facture créée, envoyée et marquée payée manuellement - Produit créé - Préréglage de taxe créé ou supprimé - Membre d’équipe invité, rôle modifié, invitation renvoyée - Compte bancaire connecté ou déconnecté, et transactions bancaires rapprochées des factures

Ce qui est stocké pour chaque entrée : - L’auteur (qui l’a fait) — avec un lien vers son profil d’équipe - L’action (ce qui s’est passé) - La cible (l’objet de l’action — une facture, un client, etc.) - Un horodatage - Une courte note de contexte lorsque c’est pertinent

Consulter le journal : Ouvrez « Activité » (Activity) depuis la barre latérale (activez-la dans Paramètres → Fonctionnalités (Settings → Features) si elle est masquée) pour voir le flux complet. Filtrez par personne, par plage de dates ou par type d’entité pour affiner les résultats.

Conservation : Les entrées du journal d’activité sont conservées pendant toute la durée de vie de votre compte. Elles font partie de votre export de données — lorsque vous téléchargez vos données depuis Paramètres → Confidentialité et données (Settings → Privacy & Data), le journal d’activité est inclus.