Signatures numériques

Invotify vous permet de signer électroniquement vos factures et devis — et permet aussi à vos clients de les signer, sans compte. Votre propre signature apparaît sur le document grâce au bloc Signature, prérempli à partir de votre profil d’entreprise ; les clients dessinent leur signature directement sur la page de partage publique, et chaque enregistrement de signature capturé porte l’identité du signataire ainsi qu’une piste d’audit infalsifiable — sans impression, sans numérisation et sans service de signature électronique tiers.

Les signatures numériques sont disponibles dans tous les plans (Starter, Pro et Lifetime) sans frais supplémentaires.

Ce qui est capturé avec chaque enregistrement de signature : - L’image de la signature (stockée sous forme de données d’image en base64) - Le nom du signataire - L’adresse e-mail du signataire (facultative) - L’adresse IP d’origine de la signature - La chaîne user-agent du navigateur - L’horodatage exact de la signature

Comment la signature fonctionne aujourd’hui : - Signature sur le document — le bloc Signature affiche votre nom de signataire, votre fonction, votre image de signature et la date sur la facture ou le devis, préremplis à partir des valeurs par défaut des Paramètres : votre entreprise signe ainsi chaque document de manière cohérente. - Signature client sur la page de partage — toute personne avec qui vous partagez une facture peut ouvrir le lien, saisir son nom, dessiner sa signature sur un pavé de signature et la soumettre — aucun compte Invotify n’est requis. - Enregistrements de signature — les signatures clients capturées sont stockées avec le document exact et listées sur la page de détails de la facture, vous savez donc toujours qui a signé, et quand.

Lorsque vous partagez une facture, la page de partage publique comporte une section « Signer ce document » (Sign this document) — votre client peut signer là même où il consulte la facture, sans compte et sans service supplémentaire.

Comment un client signe : 1. Il ouvre le lien de partage que vous lui avez envoyé. 2. Il saisit son nom complet (l’adresse e-mail est facultative mais renforce la piste d’audit). 3. Il dessine sa signature sur le pavé de signature — à la souris, au doigt ou au stylet. 4. Il valide. La signature est enregistrée instantanément et une confirmation s’affiche.

L’enregistrement signé — l’image de la signature dessinée plus le nom du signataire, son e-mail facultatif, son adresse IP, son navigateur et l’horodatage exact — apparaît sur la page de détails de la facture dans votre tableau de bord.

Garde-fous intégrés : - Les soumissions sont limitées en fréquence par adresse IP (quelques-unes par heure) pour prévenir les abus. - Un document ne peut pas être signé deux fois sous le même nom de signataire — une tentative en double est rejetée avec un message clair. - Une signature n’est acceptée que sur une facture ou un devis valide et actuellement partagé ; un lien invalide ou révoqué est refusé. - Le point d’accès public peut uniquement créer une signature — il ne peut jamais lire les signatures existantes.

La signature de vos documents en tant qu’entreprise passe par le bloc Signature et votre profil d’entreprise.

Configurez une seule fois dans les Paramètres : Enregistrez votre nom de signataire, sa fonction et votre image de signature par défaut dans Paramètres → Informations de l’entreprise (Settings → Business Information). Ces valeurs deviennent les valeurs par défaut de chaque document comportant un bloc Signature.

Signez au fil de la création : Lorsque vous créez ou modifiez une facture ou un devis dont le modèle contient un bloc Signature, le bloc préremplit automatiquement votre nom de signataire, sa fonction, votre image de signature et la date du jour sur le document réel — les documents récurrents sont signés de manière cohérente sans avoir à ressaisir les informations à chaque fois.

Pour savoir comment vos clients signent un document partagé, consultez « Vos clients signent sur la page de partage » ci-dessus.

Chaque enregistrement de signature est bien plus qu’une image — c’est un enregistrement conçu pour la traçabilité.

Ce qui est stocké pour chaque enregistrement de signature : - Nom du signataire : le nom saisi par le signataire. Obligatoire pour chaque signature. - E-mail du signataire : une adresse e-mail facultative pour le signataire. - Image de la signature : la signature, stockée sous forme de données d’image en base64 dans l’enregistrement de signature du document. - Adresse IP : l’IP d’origine, lue depuis la requête et capturée automatiquement. - User-agent : la chaîne user-agent du navigateur/de l’appareil du signataire (stockée, les valeurs très longues étant tronquées). - Horodatage de signature : le moment exact où la signature a été enregistrée.

Où voir les signatures : Sur la page de détails de la facture, une barre d’information liste chaque signature — « Signé par [nom] le [date] » (Signed by [name] on [date]) — à côté des statistiques de consultation du document, l’historique des signatures se trouve ainsi aux côtés du reste de l’activité du document.

Qui peut consulter les signatures : Les enregistrements de signature sont cloisonnés par entreprise. Seuls les membres de votre entreprise disposant des autorisations adéquates peuvent lister et consulter les signatures d’un document ; ces données ne sont jamais visibles par d’autres comptes. Le point d’accès public de capture de signature peut uniquement créer une signature via un jeton de partage valide — il ne peut jamais lire les signatures existantes.

Dans le créateur de modèles, le bloc Signature détermine la façon dont une zone de signature apparaît sur le document imprimé/PDF. C’est l’un des blocs de modèle standard : vous pouvez donc le placer, le dimensionner et le styliser comme n’importe quel autre.

Ce que le bloc affiche : - Un en-tête/libellé facultatif (par défaut « Signature » ; personnalisable ou masquable) - Une ligne de signature facultative sur laquelle reposent les signatures manuscrites ou dessinées - Le nom du signataire, sa fonction et la date de signature - Une image de signature facultative

Préremplissage depuis votre profil d’entreprise : Sur les documents réels (pas dans l’aperçu du créateur), le bloc préremplit automatiquement le nom du signataire, sa fonction, l’image de signature et la date du jour à partir des valeurs par défaut de votre profil d’entreprise — vos propres documents sortent ainsi signés sans ressaisie à chaque fois.

Configurer le bloc (onglet Champs) : - Afficher le libellé (Show label) — activez ou désactivez l’en-tête, et remplacez son texte. - Afficher la ligne de signature (Show signature line) — activez ou désactivez le trait sur lequel repose la signature.

Style et parité avec le PDF : L’arrière-plan, la bordure, l’arrondi, les marges intérieures et la police définis dans le créateur sont reportés dans le PDF généré, et le bloc respecte l’échelle de texte appliquée à l’ensemble du document. Dans le créateur, il s’affiche avec des informations de signataire d’exemple pour visualiser la mise en page ; sur un document réel, il affiche le signataire, la fonction, la date et l’image réels.

Les signatures numériques d’Invotify sont conçues pour vous fournir une trace claire et défendable de qui a signé un document et quand. Il est important de comprendre exactement ce qu’est cette trace — et ce qu’elle n’est pas.

Ce qu’Invotify fournit : - Une image de signature capturée - Le nom du signataire et son e-mail facultatif - L’adresse IP d’origine de la signature - Le user-agent du navigateur du signataire - Un horodatage de signature précis - Un stockage cloisonné par entreprise, de sorte que seule votre équipe peut consulter l’enregistrement

L’ensemble constitue une piste d’audit documentant l’acte de signature.

Ce qu’Invotify ne revendique pas : - Il ne s’agit pas d’une signature électronique qualifiée et elle n’est pas certifiée eIDAS. - Invotify ne procède à aucune vérification d’identité du signataire au-delà des informations qu’il saisit et des métadonnées techniques capturées. - Invotify n’offre aucune garantie de force exécutoire dans une quelconque juridiction.

La valeur juridique d’une signature électronique dépend de la législation de votre pays, du type de document et des parties concernées. Si la force exécutoire est déterminante pour un contrat précis, consultez un professionnel du droit qualifié ou utilisez un prestataire de signature électronique qualifiée dédié lorsque la loi l’exige.