Paramètres

La page Paramètres est votre centre de configuration pour adapter Invotify aux besoins de votre entreprise. Les paramètres sont organisés en onglets, accessibles depuis la barre latérale gauche (un menu déroulant sur mobile).

Onglets des paramètres : - Informations de l’entreprise (Business Information) - Profil de l’entreprise, logo, numéros fiscaux/de TVA, identifiant PEPPOL et adresse - Paramètres des documents (Document Settings) - Numérotation des factures/devis, devise par défaut, coordonnées de paiement, conditions de paiement, pénalités de retard, rappels de paiement, préréglages de taxes et notes & conditions par défaut - Fonctionnalités (Features) - Activez ou désactivez des fonctionnalités de la plateforme (Devis, Produits, Calendrier, etc.) - Approbations (Approvals) - Règles d’approbation exigeant une validation avant l’envoi des documents (Pro) - Sécurité (Security) - Mot de passe, authentification à deux facteurs (2FA), clés d’accès (passkeys) et sessions actives - Abonnement (Billing) - Gestion de l’abonnement, changements de forfait et moyen de paiement - Intégrations (Integrations) - Connectez Stripe et PayPal pour les paiements en ligne, plus le rapprochement bancaire (Plaid) - Notifications - Choisissez les alertes que vous recevez et sur quels canaux - Confidentialité et données (Privacy & Data) - Export des données et suppression du compte

Important : la page Paramètres reste toujours accessible, même si votre abonnement a expiré. Vous pouvez ainsi gérer votre abonnement et votre compte en toutes circonstances.

Les informations de votre entreprise apparaissent sur toutes les factures et tous les devis : elles sont essentielles pour des documents à l’allure professionnelle.

Logo de l’entreprise : - Téléversez le logo de votre société - Formats PNG, JPG, GIF et WebP pris en charge (5 Mo maximum) - Les images carrées donnent le rendu le plus homogène - Le logo apparaît dans le bloc « Marque » (Brand) de vos modèles - Un bouton de suppression permet de retirer le logo actuel

Coordonnées de l’entreprise : - Nom de l’entreprise (Business Name) - Votre raison sociale ou nom commercial (apparaît sur tous les documents) - E-mail de l’entreprise (Business Email) - L’adresse de contact pour les demandes des clients - Numéro de téléphone (Phone Number) - Le numéro de contact de l’entreprise - Numéro fiscal (Tax ID) - Votre numéro fiscal ou d’immatriculation local - Numéro de TVA (VAT Number) - Pour la conformité fiscale et la facturation B2B - Identifiant PEPPOL (PEPPOL ID) - Votre adresse électronique pour le routage de la facturation électronique — saisissez uniquement le numéro de participant (par ex. 1234567890123 ; le schéma GLN 0088 est appliqué automatiquement). Utilisé lors de l’export de factures électroniques UBL/CII/Peppol — voir la section Facturation électronique et conformité pour les détails - Régime de taxe (Tax Scheme) - Le système de taxe utilisé par votre entreprise (par ex. TVA, GST, SST)

Adresse : - Rue - Ville - État / Région - Code postal - Pays

Toutes ces informations sont utilisées dans : - Le bloc « De » (From) des factures et devis - Les informations d’expéditeur lors de l’envoi de documents par e-mail - La génération des PDF, pour un rendu professionnel

Remarque : les coordonnées bancaires (nom de la banque, IBAN, SWIFT/BIC) utilisées dans le bloc Coordonnées de paiement se définissent dans les Paramètres des documents (Document Settings), pas ici.

Les paramètres des documents contrôlent la numérotation de vos factures et devis, ainsi que les valeurs par défaut appliquées aux nouveaux documents. Les factures et les devis sont numérotés indépendamment.

Numérotation des documents : Composez votre format de numérotation à partir d’éléments interchangeables, avec un aperçu en direct du prochain numéro : - Préfixe (Prefix) - Les lettres placées avant le numéro (par ex. « INV », « QT ») — jusqu’à 6 caractères - Année / Mois (Year / Month) - Choisissez si l’année et/ou le mois apparaissent dans le numéro - Année courte (Short year) - Utilisez une année à 2 chiffres (par ex. 24) au lieu de l’année complète - Séparateur (Separator) - Le caractère entre les segments (par ex. -, /, ., ou aucun) - Chiffres (Digits) - Le nombre de chiffres sur lequel la séquence est complétée (par ex. 4 → 0001) - Réinitialisation de la séquence (Sequence reset) - Le compteur peut se réinitialiser chaque année pour repartir de zéro

Un aperçu en direct montre exactement à quoi ressemblera le prochain numéro de document (par ex. INV-2026-0042).

Devise par défaut : Définissez la devise que vous utilisez le plus souvent. Invotify prend en charge 102 devises dans le monde. La devise par défaut est présélectionnée à la création de nouvelles factures et de nouveaux devis (vous pouvez toujours la modifier par client ou par document).

Coordonnées de paiement : Renseignez vos coordonnées bancaires pour qu’elles apparaissent dans le bloc Coordonnées de paiement des documents : - Nom de la banque (Bank Name) - SWIFT / BIC - IBAN

Conditions de paiement par défaut : Choisissez les conditions appliquées par défaut aux nouveaux documents : paiement à réception, 7, 15, 30, 60 ou 90 jours nets. La date d’échéance est calculée automatiquement à partir de ces conditions.

Pénalités de retard : Configurez des pénalités automatiques pour les factures en retard — délai de grâce, pourcentage ou montant fixe, plafond maximal facultatif et application récurrente ou non.

Rappels de paiement : Activez des e-mails de rappel automatiques, envoyés un nombre de jours défini avant et/ou après la date d’échéance.

Préréglages de taxes : Enregistrez des configurations de taxes réutilisables (voir la section Préréglages de taxes ci-dessous).

Signature : Définissez un nom et un titre de signataire par défaut, qui peuvent apparaître dans le bloc Signature des documents.

Notes et conditions par défaut : Fournissez des notes et des conditions générales par défaut qui prérempliront les nouvelles factures et les nouveaux devis.

Les préréglages de taxes vous permettent d’enregistrer une fois vos taux de taxe courants et de les réutiliser sur les factures et devis, plutôt que de retaper les pourcentages à chaque fois. Ils sont disponibles sur tous les forfaits.

Ce qu’un préréglage enregistre : - Nom - Un libellé pour le taux (par ex. « TVA standard », « Taux réduit », « Taux zéro ») - Taux - Le pourcentage de taxe (0–100 %) - Description - Une note facultative expliquant quand l’utiliser - Par défaut - Marquez éventuellement un préréglage comme valeur par défaut appliquée aux nouvelles lignes

Gérer les préréglages : 1. Allez dans Paramètres → Paramètres des documents et repérez la section Préréglages de taxes 2. Cliquez sur Ajouter (Add) pour créer un préréglage, ou modifiez/supprimez un préréglage existant 3. Marquez un préréglage comme valeur par défaut avec l’étoile pour qu’il soit présélectionné sur les nouveaux documents

Comment les préréglages sont utilisés : Lorsque vous ajoutez une taxe à une ligne ou à un document, vous pouvez choisir un préréglage enregistré pour renseigner le taux instantanément. Vous pouvez toujours modifier le taux ligne par ligne — les préréglages sont une commodité, pas un verrou.

Taux par défaut automatique selon le pays : Si vous n’avez marqué aucun préréglage comme valeur par défaut, les nouvelles lignes sont préremplies avec le taux de TVA standard de votre pays (déduit du pays de l’entreprise dans les Paramètres — par ex. Lettonie → 21 %). Définir un préréglage par défaut prévaut toujours sur ce comportement, y compris un préréglage explicite à 0 % pour les entreprises qui ne facturent pas la TVA. Pour les pays sans taux national unique (comme les États-Unis), aucun taux n’est supposé et les nouvelles lignes démarrent à 0 %.

Fonctionnalités de taxe associées : - Double taxe par ligne (tous les forfaits) — appliquez deux taux de taxe indépendants par ligne - Configuration de taxe par client (tous les forfaits) — enregistrez un numéro fiscal et des taux par défaut pour chaque client - Catégories de taxe par produit (Pro) — définissez des taxes principale et secondaire par défaut pour chaque produit

Invotify propose plusieurs options de sécurité pour protéger votre compte.

Gestion du mot de passe : Changez votre mot de passe depuis l’onglet Sécurité : 1. Saisissez votre mot de passe actuel 2. Saisissez votre nouveau mot de passe 3. Confirmez le nouveau mot de passe 4. Cliquez sur « Changer le mot de passe » (Change Password) pour valider

Authentification à deux facteurs (2FA) : Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire avec l’authentification à deux facteurs par e-mail : - Une fois activée, un code de vérification à usage unique est envoyé à votre adresse e-mail à chaque connexion - Saisissez le code à 6 chiffres pour finaliser la connexion - Les codes ont une durée de validité limitée, par sécurité

Comment activer la 2FA : 1. Allez dans Paramètres → Sécurité 2. Dans la section « Authentification à deux facteurs », activez « Code par e-mail » (Email Code) 3. La 2FA est active immédiatement — dès votre prochaine connexion, un code à 6 chiffres vous est envoyé par e-mail pour finaliser l’authentification

Clés d’accès (WebAuthn) : Utilisez l’authentification moderne sans mot de passe avec les clés d’accès (passkeys) : - Connectez-vous avec votre empreinte digitale, la reconnaissance faciale ou le code PIN de l’appareil - Plus sûres que les mots de passe — résistantes aux attaques de phishing - Compatibles avec les clés de sécurité matérielles (YubiKey, etc.) - Plusieurs clés d’accès peuvent être enregistrées par compte

Comment configurer des clés d’accès : 1. Allez dans Paramètres → Sécurité 2. Cliquez sur « Ajouter une clé d’accès » (Add Passkey) 3. Suivez les invites de votre appareil (empreinte, visage ou PIN) 4. La clé d’accès est enregistrée et utilisable pour vos prochaines connexions 5. Vous pouvez enregistrer plusieurs clés d’accès pour différents appareils

Gérer les clés d’accès : - Consultez toutes les clés d’accès enregistrées dans l’onglet Sécurité - Supprimez celles que vous n’utilisez plus - Ajoutez de nouvelles clés pour des appareils supplémentaires

Sessions actives : L’onglet Sécurité liste également tous les appareils actuellement connectés à votre compte. Votre appareil actuel est signalé par « Cet appareil » (This device). Vous pouvez déconnecter une session individuelle, ou toutes les autres sessions d’un coup si vous suspectez un accès non autorisé.

Pour le détail de toutes les méthodes d’authentification (y compris la connexion Google et Apple et la récupération du mot de passe), voir la section Sécurité et authentification.

Invotify vous permet d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités de la plateforme pour simplifier votre espace de travail. Les fonctionnalités désactivées sont masquées de la barre latérale et de l’interface, et toutes leurs données sont conservées en vue d’une réactivation.

Fonctionnalités activables : - Devis (Quotes) - La section Devis. Une fois désactivée, Devis disparaît de la barre latérale et vous travaillez uniquement avec des factures. - Produits (Products) - Le catalogue de produits. Une fois désactivé, Produits disparaît de la barre latérale. - Suivi de stock (Stock Tracking) - Le suivi d’inventaire des produits. C’est une sous-fonctionnalité de Produits, disponible uniquement quand Produits est activé — désactiver Produits désactive aussi le Suivi de stock. - Calendrier (Calendar) - La vue Calendrier des documents programmés et récurrents. - Avoirs (Credit Notes) - L’émission de remboursements et d’avoirs sur les factures. - Rapports (Reports) - L’espace Rapports (chiffre d’affaires, balance âgée, taxes, compte de résultat, etc.). - Activité (Activity) - Le journal d’audit en direct des modifications dans votre espace de travail. - Équipe (Team) - L’invitation de membres et la gestion des rôles et permissions.

Comment activer ou désactiver des fonctionnalités : 1. Allez dans Paramètres → Fonctionnalités 2. Basculez l’interrupteur à côté d’une fonctionnalité pour l’activer ou la désactiver 3. Les changements prennent effet immédiatement

Pourquoi désactiver des fonctionnalités ? - Simplifiez votre espace de travail en masquant ce que vous n’utilisez pas - Allégez la barre latérale pour une interface plus claire - Concentrez-vous sur les outils qui comptent pour votre façon de travailler - Les fonctionnalités peuvent être réactivées à tout moment, avec toutes leurs données intactes

Gérez votre abonnement Invotify depuis la section Abonnement (Billing) des Paramètres.

Affichage du forfait actuel : - Le nom de votre forfait avec une icône (Starter, Pro ou Lifetime) - Le statut de l’abonnement (Actif, Annulé, etc.) - La période de facturation, ou « Accès à vie » (Lifetime Access) pour les achats en paiement unique - Le prix actuel et les informations de renouvellement - Le bouton « Gérer l’abonnement » (Manage Subscription) (ouvre le portail client Stripe) - Le bouton « Changer de forfait » (Change Plan) pour comparer et passer à l’offre supérieure

Processus de mise à niveau : 1. Cliquez sur « Changer de forfait » (Change Plan) pour voir tous les forfaits disponibles 2. Comparez les fonctionnalités de Starter, Pro et Lifetime 3. Cliquez sur le bouton de mise à niveau du forfait choisi 4. Finalisez le paiement en toute sécurité via Stripe Checkout 5. Votre forfait est mis à niveau immédiatement et les nouvelles fonctionnalités sont disponibles sans attendre

Gérer l’abonnement : Le bouton « Gérer l’abonnement » (Manage Subscription) ouvre le portail client Stripe, où vous pouvez : - Mettre à jour votre carte bancaire - Consulter l’intégralité de votre historique de facturation - Télécharger vos reçus de paiement et factures - Annuler votre abonnement - Passer d’une facturation mensuelle à annuelle

L’onglet Intégrations vous permet de connecter des services externes. Les intégrations de paiement et de synchronisation bancaire sont disponibles sur les forfaits Pro et Lifetime.

Accepter les paiements en ligne : Connectez Stripe et/ou PayPal pour que vos clients puissent régler vos factures en ligne. Les deux utilisent une connexion OAuth sécurisée — vous autorisez Invotify depuis votre compte Stripe ou PayPal existant ; Invotify ne voit jamais vos identifiants.

Configurer un prestataire de paiement : 1. Allez dans Paramètres → Intégrations 2. Sous « Accepter les paiements en ligne » (Accept online payments), cliquez sur Connecter (Connect) à côté de Stripe ou PayPal 3. Vous serez redirigé vers le prestataire pour autoriser la connexion 4. Terminez l’inscription (ou connectez-vous à votre compte existant) 5. Une fois la connexion établie, le statut et les détails du compte apparaissent dans les Paramètres

Après la connexion : - Des liens de paiement peuvent être générés pour des factures individuelles - Les liens de paiement sont inclus automatiquement dans les e-mails de facture - Les clients peuvent payer directement depuis le lien, par carte ou portefeuille pris en charge - Les paiements sont versés sur votre compte Stripe ou PayPal connecté - Le statut de la facture se met à jour automatiquement via webhooks dès qu’un client paie

Rapprochement bancaire : Les utilisateurs Pro/Lifetime peuvent aussi connecter un compte bancaire (via Plaid) pour importer les transactions et les rapprocher des factures en attente. Voir la section Synchronisation bancaire pour les détails.

Gérer et déconnecter : - Consultez le statut de connexion et les détails du compte dans les Paramètres - Cliquez sur Déconnecter (Disconnect) pour retirer une intégration à tout moment - La déconnexion empêche les nouveaux liens de paiement de fonctionner, mais n’affecte pas votre compte Stripe/PayPal lui-même

Lorsque vous ajoutez un client doté d’un numéro de TVA européen, Invotify peut le valider auprès de la base officielle VIES de l’UE et préremplir les informations de l’entreprise.

Comment ça fonctionne : 1. Vous créez un nouveau client et saisissez son numéro de TVA (par ex. LV40203700105) 2. Invotify détecte qu’il s’agit d’un numéro de TVA de l’UE (il commence par un code pays européen à 2 lettres) 3. Le numéro est envoyé à la base VIES de la Commission européenne pour validation 4. S’il est valide : le nom de l’entreprise et l’adresse enregistrée issus de la base gouvernementale préremplissent la fiche client 5. S’il est invalide : un avertissement s’affiche avant l’enregistrement

Pourquoi c’est important : - Pour la facturation B2B en Europe, vous devez vérifier le numéro de TVA de votre client pour la conformité fiscale (autoliquidation, exonérations de TVA) - Le préremplissage du nom officiel et de l’adresse enregistrée évite les fautes de frappe et garantit que vos factures mentionnent l’entité juridiquement correcte - VIES est la source de référence — c’est la même base que celle utilisée par les administrations fiscales

Pays pris en charge : Les 27 États membres de l’UE plus l’Irlande du Nord (XI). La liste complète : AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratuit, sans clé API : VIES est exploité par la Commission européenne. Le service est gratuit, public et ne demande aucune inscription. Invotify l’interroge directement quand vous validez un numéro de TVA.

Remarque : VIES est parfois lent ou indisponible lorsque les bases des États membres de l’UE sont en maintenance. Invotify gère ces délais d’attente avec souplesse — vous pouvez toujours enregistrer le client et valider plus tard.

L’onglet Confidentialité et données vous donne un contrôle conforme au RGPD sur vos données : un export complet et la suppression définitive du compte.

Export des données : Cliquez sur Télécharger mes données (Download My Data) pour générer un fichier JSON unique contenant votre profil, vos clients, factures, devis, produits, modèles et les enregistrements associés. Le téléchargement est instantané et disponible quel que soit le statut de votre abonnement.

Suppression du compte : Cliquez sur Supprimer mon compte (Delete My Account), puis tapez DELETE MY ACCOUNT pour confirmer. Cette action supprime définitivement votre compte et toutes les données associées — elle est irréversible, exportez donc d’abord vos données.

Vous cherchez d’autres options d’export ? La section Facturation électronique et conformité détaille les exports de données structurés CSV/JSON et les formats de facture électronique (UBL, CII, Peppol).