Devis

Les devis (également appelés estimations ou propositions) vous permettent d’envoyer des informations tarifaires à des clients potentiels avant de finaliser le travail. Une fois un devis accepté, vous pouvez facilement le convertir en facture en un clic.

Devis et factures : - Les devis ont une date d’expiration au lieu d’une date d’échéance - Les devis peuvent être convertis en factures une fois acceptés - Les devis n’affectent pas vos indicateurs de chiffre d’affaires tant qu’ils ne sont pas convertis - Les devis utilisent le même système de modèles que les factures - Les devis ont leur propre jeu de statuts (Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré, Converti)

Cas d’usage courants : - Fournir des estimations de projet aux clients avant de commencer le travail - Envoyer des propositions pour de nouvelles opportunités commerciales - Obtenir la validation des tarifs avant de facturer - Documenter les prix convenus avant de créer la facture finale

Remarque : les devis peuvent être activés ou désactivés depuis Paramètres → Fonctionnalités (Settings → Features). S’ils sont désactivés, la section Devis est masquée dans la barre latérale.

Créer un devis est quasiment identique à créer une facture. La principale différence est le champ de date d’expiration et les actions propres aux devis.

Éditeur de devis : L’éditeur de devis partage toutes les fonctionnalités de l’éditeur de factures : - Sélection du client avec remplissage automatique - Lignes d’articles avec produits et tarifs - Calculs de taxes et de remises - Choix du modèle - Aperçu A4 en direct

Champs propres aux devis : - Valable jusqu’au (date d’expiration) (Valid Until) - date à laquelle le devis expire et n’est plus valable. Ce champ remplace la date d’échéance de la facture et est fixé par défaut à 30 jours après la date d’émission.

Devis récurrents : Comme les factures, les devis prennent également en charge les calendriers récurrents via le même interrupteur de récurrence dans l’éditeur. C’est utile pour envoyer des propositions périodiques ou des devis de renouvellement à vos clients.

Lors de la création d’un devis : 1. Définissez une période de validité raisonnable (généralement 14 à 30 jours) 2. Incluez tous les coûts et les options possibles 3. Ajoutez des notes expliquant les conditions 4. Vérifiez l’aperçu avant d’enregistrer

La page de la liste des devis offre les mêmes fonctionnalités de gestion que les factures, avec des actions supplémentaires propres aux devis.

Actions disponibles : - Voir (View) - ouvrir la page de détails du devis avec l’aperçu PDF - Modifier (Edit) - modifier le contenu du devis - Dupliquer (Duplicate) - créer une copie du devis - Télécharger le PDF (Download PDF) - obtenir le devis sous forme de PDF professionnel - Envoyer par e-mail (Send Email) - envoyer au client avec le PDF en pièce jointe (fait passer le devis à « Envoyé ») - Convertir en facture (Convert to Invoice) - créer une facture à partir de ce devis - Supprimer (Delete) - supprimer le devis

Statuts des devis : - Brouillon - devis créé mais pas encore envoyé - Envoyé - transmis au client, en attente de réponse - Accepté - le client a accepté le devis - Refusé - le client a décliné le devis - Expiré - la date d’expiration est dépassée sans réponse - Converti - a été converti en facture

Lorsqu’un client accepte votre devis, vous pouvez le convertir en facture d’un simple clic. Cela fait gagner du temps et garantit l’exactitude en reprenant tous les détails. Vous pouvez convertir un devis au statut Brouillon, Envoyé ou Accepté ; un devis déjà converti ne peut pas l’être à nouveau.

Processus de conversion : 1. Ouvrez le devis 2. Cliquez sur « Convertir en facture » (Convert to Invoice) 3. Vérifiez la facture générée 4. Ajustez les dates si nécessaire 5. Enregistrez et envoyez la facture

Ce qui est repris : - Toutes les lignes d’articles avec descriptions, quantités et prix - Les informations du client - Les notes - Le modèle sélectionné - Les taux de taxe et les remises

Ce qui change : - Un nouveau numéro de facture est généré automatiquement - La date d’émission est fixée à aujourd’hui - La date d’échéance est fixée à 30 jours après la date d’émission - Le statut du devis d’origine passe à « Converti » (Converted) - Un lien entre le devis et la facture est conservé

Pour les projets plus importants ou par phases, vous n’êtes pas obligé de facturer un devis en une seule fois. La facturation progressive vous permet de facturer un devis accepté en plusieurs étapes, en générant une facture distincte pour chaque phase tout en conservant le devis d’origine comme référence unique. La facturation progressive est disponible sur tous les plans.

Comment ça marche : Chaque facture intermédiaire consomme une partie du total du devis. Vous pouvez facturer chaque étape en pourcentage (p. ex. 30 % d’acompte, puis 40 %, puis 30 %) ou en montant fixe (la valeur d’un jalon précis). Invotify suit la part du devis déjà facturée et ce qu’il reste à facturer.

Protection contre la surfacturation : Vous ne pouvez jamais facturer plus que le total du devis. Une fois que le montant cumulé atteint 100 % du devis, plus aucune facture intermédiaire ne peut être créée — le système bloque tout montant qui dépasserait le solde restant non facturé.

Activation : La facturation progressive s’active devis par devis. Cochez « Autoriser la facturation progressive » (Allow progress invoicing) dans l’éditeur de devis (dans la section des détails du devis, lors de la création ou de la modification du devis). Si un devis ne l’autorise pas, sa vue de facturation progressive vous l’indique et vous renvoie directement vers l’éditeur pour l’activer.

Où la trouver : Ouvrez la page de détails du devis et utilisez sa vue de facturation progressive pour ajouter des jalons, définir le pourcentage ou le montant fixe, et générer la facture de cette étape. Chaque facture générée se comporte comme n’importe quelle autre facture (PDF, e-mail, suivi des paiements).

Les dates d’expiration des devis sont suivies dans tout Invotify pour vous aider à relancer vos clients au bon moment. Le système surveille activement vos devis et envoie des notifications avant leur expiration.

Où apparaissent les dates d’expiration : - Page de détails du devis - Vue calendrier sous forme d’événements en couleur - Système de notifications avec des alertes de priorité moyenne

Alertes de notification : - Devis bientôt expiré - un signal lorsqu’un devis envoyé approche de sa date d’expiration et reste sans réponse - Devis expiré - déclenchée lorsqu’un devis dépasse sa date d’expiration sans réponse

Bonnes pratiques : - Consultez le calendrier chaque semaine pour repérer les devis qui expirent - Envoyez des e-mails de relance avant l’expiration - Envisagez de prolonger la validité pour les prospects intéressés - Clôturez les devis expirés en l’absence de réponse