Paiements et encaissements

Invotify transforme les factures en résultats — des factures payées. Le système de paiements couvre tout, du premier bouton de paiement sur une facture jusqu’au rapprochement final avec une transaction bancaire. Une fois la configuration faite, l’essentiel fonctionne automatiquement.

Comment les paiements fonctionnent de bout en bout :

1. Bouton de paiement sur la facture. Sur les plans Pro et Lifetime, chaque facture est accompagnée d’un lien de paiement. Vos clients cliquent dessus et règlent en quelques secondes avec les moyens de paiement que vous avez activés.

1. Mise à jour automatique du statut. Lorsqu’un paiement aboutit, Invotify reçoit la confirmation du prestataire de paiement et passe automatiquement la facture au statut « Payée » (Paid). Aucune vérification périodique, aucune intervention manuelle.

1. Relances pour factures en retard. Si une facture dépasse sa date d’échéance, Invotify envoie au client des e-mails de relance courtois selon le calendrier que vous configurez — ou vous prévient pour que vous décidiez vous-même de relancer ou non.

1. Rapprochement bancaire. Si vous avez connecté votre banque, Invotify surveille les transactions entrantes et les rapproche automatiquement des factures impayées. Tout ce qui ne peut pas être rapproché avec certitude reste disponible pour un rapprochement manuel en un clic.

1. Pénalités de retard, avoirs, paiements partiels, enregistrement manuel. Chaque cas particulier de la facturation réelle est couvert.

Ce que chaque plan inclut : L’enregistrement manuel des paiements, les paiements partiels avec solde courant, les relances pour factures en retard et les pénalités de retard sont disponibles sur tous les plans — Starter, Pro et Lifetime. Vous pouvez toujours enregistrer les paiements reçus en dehors d’Invotify (espèces, chèque, virement) et relancer les factures en retard.

Ce que Pro et Lifetime ajoutent : Paiements en ligne via Stripe et PayPal, liens de paiement par facture avec mise à jour automatique du statut, synchronisation bancaire avec rapprochement automatique (Plaid) et moyens de paiement enregistrés avec prélèvement automatique pour les factures récurrentes.

Connectez Stripe, PayPal ou les deux — chaque facture que vous envoyez inclura alors un lien de paiement, et les factures payées se mettront à jour d’elles-mêmes. Les paiements en ligne sont une fonctionnalité des plans Pro et Lifetime.

Connecter Stripe : 1. Allez dans Paramètres → Intégrations (Settings → Integrations) 2. Cliquez sur « Connecter » (Connect) à côté de Stripe 3. Vous êtes redirigé vers Stripe pour autoriser la connexion ou créer un nouveau compte 4. Terminez le parcours d’inscription de Stripe (quelques minutes en général — des informations de base sur votre entreprise vous seront demandées) 5. De retour sur Invotify, le statut de la connexion affiche « Connecté » (Connected) avec le nom de votre compte

Connecter PayPal : 1. Dans les mêmes paramètres d’intégrations, cliquez sur « Connecter » (Connect) à côté de PayPal 2. Autorisez Invotify via le flux OAuth de PayPal 3. Une fois la connexion établie, les factures peuvent être payées avec PayPal en plus de Stripe (ou à sa place)

Moyens de paiement pris en charge via Stripe : - Cartes de crédit et de débit - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - Prélèvement SEPA (Europe)

Les moyens disponibles dépendent de votre région Stripe. Les paiements PayPal sont traités via l’API Orders de PayPal.

Sécurité : Invotify ne voit ni ne stocke jamais les données de carte ou les coordonnées bancaires de vos clients. Les informations de paiement sont saisies directement par Stripe ou PayPal dans leurs propres formulaires sécurisés. Les données de carte sont conformes PCI DSS niveau 1 par défaut, car c’est le prestataire de paiement qui prend en charge le périmètre de conformité.

Ce qui se passe quand un client paie : 1. Le client clique sur le lien de paiement de la facture (e-mail ou PDF) 2. Il finalise le paiement sur la page hébergée de Stripe ou de PayPal 3. Le prestataire confirme le paiement à Invotify en temps réel via webhook 4. Le statut de la facture passe à Payée (Paid) 5. Vous recevez une notification

Paiements partiels : Si un client ne règle qu’une partie d’une facture (par exemple un acompte), Invotify enregistre le paiement partiel et laisse la facture ouverte pour le solde. Vous voyez à la fois le montant payé et le montant restant dû.

Moyens de paiement enregistrés et prélèvement automatique : Sur Pro et Lifetime, les clients peuvent enregistrer un moyen de paiement afin que les factures récurrentes soient débitées automatiquement à la génération de chaque échéance. Cela se configure client par client, et le moyen enregistré est conservé en toute sécurité par le prestataire de paiement — Invotify ne stocke jamais la carte elle-même.

Connectez le compte bancaire de votre entreprise via Plaid et Invotify rapproche les transactions entrantes des factures impayées — fini le rapprochement manuel. Les transactions se synchronisent, un moteur de rapprochement les évalue par rapport à vos factures ouvertes, les correspondances à haut niveau de confiance marquent automatiquement la facture comme payée, et le reste peut être rapproché (ou ignoré) en un clic.

La synchronisation bancaire est une fonctionnalité Pro et Lifetime, et la connexion s’établit de manière sécurisée via Plaid — Invotify ne voit que les données de transaction, jamais vos identifiants bancaires. Vous pouvez révoquer la connexion à tout moment depuis Paramètres → Intégrations (Settings → Integrations).

Consultez la section dédiée « Banque » pour le guide complet : comment le rapprochement est évalué (montant, proximité de date, libellé), les établissements pris en charge, le rapprochement manuel et les détails de confidentialité.

Lorsqu’une facture dépasse sa date d’échéance, Invotify peut envoyer automatiquement des e-mails de relance courtois au client — ou simplement vous prévenir pour que vous décidiez de relancer ou non. Pas de nouvelle tentative de débit agressive, pas de chaîne de mises en demeure. Juste un aimable « cette facture est en retard » avec le lien de paiement.

Comment fonctionnent les relances : 1. Une facture dépasse sa date d’échéance 2. Le jour configuré (par exemple 7 jours après l’échéance), Invotify envoie au client un e-mail courtois à vos couleurs avec le numéro de facture, le montant et la date d’échéance 3. Si le client n’a toujours pas payé, une autre relance peut partir plus tard (par exemple à 14 ou 30 jours — c’est vous qui choisissez le calendrier) 4. Chaque relance est suivie sur la facture : date du dernier envoi et nombre total de relances parties 5. Les relances sont limitées en fréquence : une facture ne déclenche jamais plus d’une relance par jour

Deux modes : - Relance automatique (Auto-remind) — à activer dans les Paramètres (Settings). Invotify envoie les relances automatiquement selon le calendrier que vous configurez. Vous n’avez rien à faire. - Relance manuelle (Manual remind) — Invotify VOUS prévient lorsqu’une facture est en retard. Vous décidez d’envoyer une relance ou de gérer la situation vous-même.

Configuration : - Jours avant échéance — envoyez si vous le souhaitez un rappel avant l’échéance de la facture (par exemple 3 jours avant) - Jours après échéance — quand envoyer les relances de retard (1, 7, 14 ou 30 jours après) - Ton — les rappels avant échéance sont doux ; les relances de retard, plus fermes

Ce que voit le client : Un e-mail à vos couleurs avec le numéro de facture, le montant dû et la date d’échéance. Aucune formule du type « votre carte a été refusée » — juste un rappel poli.

Configurez une politique de pénalités de retard une seule fois au niveau de l’entreprise, puis appliquez-la aux factures en retard en un clic. Les pénalités de retard donnent à vos clients une vraie incitation à payer à temps, sans que vous ayez à envoyer d’e-mails embarrassants du type « nous avons ajouté des frais ».

Configuration : Allez dans Paramètres → Paramètres des documents (Settings → Document Settings) — les options de pénalités de retard se trouvent dans la carte « Conditions de paiement par défaut » (Default Payment Terms) : - Activer ou désactiver les pénalités de retard pour votre entreprise - Délai de grâce — le nombre de jours après la date d’échéance avant que la pénalité ne s’applique (par exemple 3 jours : une facture en retard de 1 à 3 jours est exemptée, à partir de 4 jours la pénalité s’applique) - Type de pénalité — montant fixe (par exemple €25 forfaitaires) ou pourcentage (par exemple 2% du solde impayé) - Plafond maximal — limite facultative du montant total de la pénalité, pour ne jamais surfacturer une facture contestée ou de faible montant - Récurrence — désactivée par défaut. Lorsqu’elle est activée, la pénalité peut être appliquée de nouveau après un intervalle défini (par exemple tous les 30 jours) tant que la facture reste en retard. La plupart des entreprises s’en passent — laissez-la désactivée, sauf besoin précis.

Comment les pénalités sont appliquées : Une fois le délai de grâce écoulé pour une facture en retard, utilisez l’action « Appliquer la pénalité de retard » (Apply late fee) sur la facture. La pénalité est calculée selon votre politique et ajoutée au total de la facture — le client voit le montant initial, le montant de la pénalité et le nouveau total. Tout est auditable, et vous gardez la main : aucune pénalité n’est jamais ajoutée sans votre clic.

Communication avec le client : Votre bloc de conditions de paiement (Payment Terms) peut inclure un texte expliquant votre politique de pénalités de retard (par exemple « Une pénalité de retard de 2% s’applique aux factures en retard de 3 jours ou plus, plafonnée à €50. »). Invotify n’envoie pas automatiquement d’e-mails « vous devez une pénalité de retard » — c’est le rôle des relances pour factures en retard.

La facturation progressive consiste à facturer un même devis en plusieurs étapes plutôt qu’en une seule fois. Idéale pour les projets de longue durée, le travail par jalons et les contrats récurrents avec livrables.

Pourquoi facturer progressivement : Un projet de site web à €18,000 n’a pas besoin d’être une seule facture. Facturez 30% au lancement, 30% à la revue intermédiaire, 40% à la livraison. Chaque facture fait référence au devis d’origine, suit le total cumulé et vous empêche de jamais facturer au-delà.

Créer une facture progressive : 1. Ouvrez le devis — la case « Allow progress invoicing » (autoriser la facturation progressive) doit être cochée dans l’éditeur de devis (activez-la lors de la création ou de la modification du devis) 2. Utilisez la vue de facturation progressive pour ajouter une étape 3. Choisissez le montant — soit un pourcentage du total (30%), soit un montant précis (€5,400) 4. Invotify crée une nouvelle facture qui fait référence au devis et l’impute au total cumulé 5. Envoyez et encaissez comme d’habitude

Protection contre la surfacturation : Invotify suit le total facturé sur l’ensemble des factures progressives d’un devis. Si vous tentez de créer une facture progressive qui dépasserait le total du devis, Invotify bloque l’action. Vous ne pouvez jamais facturer accidentellement plus que le devis.

Suivi du solde restant : La vue d’avancement du devis affiche le solde courant — total du devis, total facturé à ce jour et montant restant — pour que la vision d’ensemble reste toujours claire.

Facturer le reste : Pour facturer la totalité du montant restant, créez une dernière facture progressive pour tout ce qui reste (une étape « 100% du restant »). Une fois le cumul égal au total du devis, plus aucune facture progressive ne peut être créée.

Tous les paiements ne passent pas par Stripe ou la synchronisation bancaire. Espèces, chèques, virements, avoirs de reprise ou paiements effectués hors système : tous doivent être enregistrés quelque part. Invotify dispose d’un parcours d’enregistrement manuel des paiements exactement pour cela.

Comment enregistrer un paiement manuel : 1. Ouvrez la facture 2. Cliquez sur « Enregistrer un paiement » (Record payment) 3. Saisissez : - Le montant (saisissez le solde impayé pour un règlement intégral, ou moins pour un paiement partiel) - Des notes (facultatif — moyen de paiement, numéro de référence, tout ce qui mérite d’être retenu) 4. Cliquez sur Enregistrer (Save)

Le solde de la facture est mis à jour immédiatement. Si le paiement règle entièrement la facture, le statut passe à « Payée » (Paid). S’il est partiel, la facture reste ouverte pour le solde restant et le paiement partiel est consigné dans l’historique des paiements.

Plusieurs paiements par facture : Une facture peut recevoir autant de paiements partiels que nécessaire au fil du temps. Chacun est consigné avec sa propre date et son propre montant. L’historique des paiements montre la chronologie complète d’un coup d’œil.

Disponible sur tous les plans : L’enregistrement manuel des paiements est disponible sur Starter, Pro et Lifetime — même sans intégration de paiement connectée. C’est le socle du système de paiements.