Factures

Les factures sont au cœur d’Invotify. La section Factures vous permet de créer des factures professionnelles, de suivre leur statut, de les envoyer à vos clients et de gérer l’ensemble de votre processus de facturation.

Ce que vous pouvez faire avec les factures : - Créer de nouvelles factures à partir de zéro ou de modèles - Modifier des factures existantes - Consulter les détails d’une facture avec un aperçu PDF complet - Envoyer des factures par e-mail avec le PDF en pièce jointe - Télécharger les factures au format PDF - Dupliquer des factures pour des transactions similaires - Suivre le statut de paiement (brouillon, envoyée, partiellement payée, payée, en retard) - Filtrer et rechercher dans tout votre historique de factures - Mettre en place des factures récurrentes selon un calendrier pour la facturation régulière - Générer des liens de paiement pour les règlements en ligne (Pro/Lifetime) - Enregistrer des paiements manuels et partiels avec un suivi du solde restant dû

Créer une facture dans Invotify est simple grâce à notre éditeur en écran partagé. Le panneau de gauche contient tous les champs de saisie, tandis que le panneau de droite affiche un aperçu en temps réel de votre facture au format A4.

Fonctionnalités de l’éditeur de factures :

Section d’en-tête : - Numéro de facture (généré automatiquement selon vos préférences de numérotation dans les Paramètres (Settings)) - Date d’émission (par défaut : aujourd’hui) - Date d’échéance (par défaut : 30 jours après la date d’émission) - Choix du modèle parmi vos modèles enregistrés

Section client (Facturer à — Bill To) : - Sélectionnez un client existant dans une liste déroulante avec recherche - Ou créez un nouveau client directement dans l’éditeur, sans le quitter - Les coordonnées du client (nom, e-mail, adresse, numéro de TVA) se remplissent automatiquement à partir des données enregistrées

Lignes d’articles : - Ajoutez un nombre illimité de lignes à chaque facture - Chaque ligne comporte : description, quantité, prix unitaire - Sélectionnez des articles depuis votre catalogue de produits pour une saisie rapide (le catalogue de produits nécessite le plan Pro) - Jusqu’à deux taux de taxe indépendants par ligne - Remise par ligne en pourcentage ou en montant fixe - Calcul automatique du sous-total de chaque ligne - Suppression d’une ligne en un clic

Section des totaux : - Sous-total (somme de toutes les lignes avant taxes) - Montant de la taxe (calculé à partir des taux de chaque ligne ou du taux par défaut) - Remise (facultative, montant fixe ou pourcentage) - Total général (calculé automatiquement)

Options supplémentaires : - Champ de notes pour les conditions de paiement, les messages ou les instructions particulières - Numéro de bon de commande (PO Number) pour référencer la commande d’achat du client - Blocs de texte personnalisés et autres éléments grâce aux 22 types de blocs de modèle qui composent chaque PDF de facture

La page de la liste des factures offre des outils puissants pour gérer toutes vos factures. Vous pouvez rechercher, filtrer, trier et effectuer des actions sur chaque facture.

Fonctionnalités de la vue en liste : - Colonnes triables : numéro, client, date, date d’échéance, montant, statut - Recherche par numéro de facture ou nom de client - Filtrage par statut (Brouillon, Envoyée, Payée, En attente, En retard) - Filtrage par client et par plage de dates - Pagination pour les longues listes de factures

Actions disponibles : Chaque facture dispose d’un menu d’actions (le bouton à trois points) avec les options suivantes :

Les factures dans Invotify passent par différents statuts qui vous aident à suivre où en est chaque facture dans votre processus de facturation. Bien comprendre ces statuts vous permet de gérer efficacement vos comptes clients.

Invotify génère des documents PDF professionnels et propose une fonctionnalité d’e-mail intégrée pour envoyer les factures directement à vos clients.

Génération de PDF : - Documents PDF professionnels au format A4, fidèles au pixel près à ce que vous voyez dans l’éditeur de modèles - Inclut tous les détails de la facture et l’identité visuelle de votre entreprise (logo, nom, adresse) - Respecte exactement la mise en page du modèle sélectionné - Mise en forme et sauts de page automatiques pour les longues listes d’articles - Téléchargement instantané depuis n’importe quelle page de détails de facture - Optimisé pour l’impression sur papier standard

Remarque sur les filigranes : avec le plan Starter, les PDF livrés portent un petit filigrane « Invoice created with Invotify ». Les plans Pro et Lifetime produisent des documents propres, sans filigrane.

Envoi par e-mail : - Envoyez les factures directement à l’adresse e-mail du client - Le PDF est généré et joint à l’e-mail automatiquement - Message d’e-mail personnalisable, localisé dans la langue du client - Le statut « Envoyée » (Sent) est appliqué à la facture automatiquement - Un lien de paiement en ligne est inclus si un prestataire de paiement (Stripe ou PayPal) est connecté (Pro/Lifetime)

Processus d’envoi par e-mail : 1. Ouvrez la page de détails de la facture 2. Cliquez sur le bouton « Envoyer » (Send) 3. Vérifiez l’adresse e-mail du destinataire 4. Personnalisez le message si vous le souhaitez 5. Cliquez sur Envoyer pour transmettre la facture avec le PDF en pièce jointe

Si vous disposez d’un plan Pro ou Lifetime avec un prestataire de paiement connecté, vous pouvez générer des liens de paiement permettant à vos clients de régler leurs factures directement en ligne. Invotify prend en charge Stripe (Connect) et PayPal.

Fonctionnement des liens de paiement : - Générez un lien de paiement unique pour n’importe quelle facture - Le lien peut être partagé par e-mail, messagerie ou tout autre canal - Les clients cliquent sur le lien et paient en toute sécurité via Stripe ou PayPal - Lorsque le webhook du prestataire confirme le paiement, le statut de la facture passe automatiquement à Payée

Mise en place des liens de paiement : 1. Connectez Stripe ou PayPal dans Paramètres → Intégrations (Settings → Integrations) 2. Créez une facture ou ouvrez une facture existante 3. Cliquez sur « Lien de paiement » (Payment Link) dans les actions de la facture 4. Une URL partageable est générée 5. Envoyez le lien à votre client ou incluez-le dans l’e-mail de la facture

Moyens de paiement acceptés : Les clients peuvent payer avec les moyens activés sur votre compte prestataire — pour Stripe, cela inclut les cartes ainsi qu’Apple Pay, Google Pay, iDEAL et SEPA là où ils sont disponibles.

Pour la configuration complète du prestataire de paiement, l’enregistrement manuel des paiements, les paiements partiels et les pénalités de retard, consultez la section dédiée Paiements.

Important : les liens de paiement nécessitent un compte Stripe ou PayPal connecté et sont disponibles uniquement avec les plans Pro et Lifetime.

Pour les clients que vous facturez régulièrement, Invotify prend en charge les calendriers de factures récurrentes. Configurez un calendrier une seule fois, et Invotify génère automatiquement les factures à l’intervalle de votre choix. Les calendriers récurrents sont disponibles sur tous les plans.

Schémas de récurrence : Il existe quatre schémas de base, chacun avec un intervalle « tous les N » pour construire n’importe quelle cadence : - Quotidien - tous les N jours - Hebdomadaire - toutes les N semaines, avec sélection de jours précis (par exemple, chaque lundi et jeudi). Définissez l’intervalle sur 2 pour un calendrier toutes les deux semaines. - Mensuel - tous les N mois, à des jours précis du mois (par exemple, le 1er) ou selon un schéma de jour de la semaine (par exemple, le 2e mardi). Utilisez l’intervalle 3 pour une facturation trimestrielle ou 6 pour une facturation semestrielle. - Annuel - tous les N ans, avec sélection du mois

Options de configuration : - Nom du calendrier pour l’identifier facilement - Date de début du calendrier - Condition de fin : jamais, une date de fin précise, ou un nombre maximal d’occurrences - Fenêtre « Générer à l’avance » (Generate ahead) pour créer les documents un nombre de jours choisi avant la date - Option d’envoi automatique pour envoyer chaque facture par e-mail (PDF joint) au client à sa date de facturation - Prélèvement automatique (Pro) : débitez le moyen de paiement enregistré du client à la génération de chaque facture

Comment ça marche : 1. Créez une facture qui servira de modèle 2. Activez l’interrupteur de calendrier récurrent dans l’éditeur de facture 3. Configurez la fréquence, le schéma et le calendrier 4. Enregistrez la facture avec le calendrier associé 5. Invotify génère automatiquement les factures à la date planifiée 6. Les factures générées apparaissent dans votre calendrier et dans votre liste de factures