Fichiers et stockage

Le stockage de fichiers vous permet de joindre des reçus, des contrats, des devis signés et des photos à vos clients, afin de conserver une trace documentaire complète pour chaque relation commerciale. Les fichiers sont stockés de manière sécurisée et décomptés du quota de stockage de votre plan.

Chaque fichier que vous téléversez est rattaché à un client. Vous pouvez joindre des fichiers à une note client (par exemple, un devis signé accompagné d’un commentaire) ou les téléverser seuls, en tant que fichiers autonomes. Les deux apparaissent ensemble dans la chronologie d’activité du client, et tous les fichiers de votre entreprise sont répertoriés au même endroit, sur la page Fichiers.

Ce que vous pouvez faire avec les fichiers : - Joindre des documents et des images aux notes clients - Téléverser des fichiers autonomes directement sur un client - Parcourir tous les fichiers de votre entreprise depuis une seule page Fichiers - Rechercher des fichiers par nom, les télécharger et supprimer ceux dont vous n’avez plus besoin - Suivre la part de votre quota de stockage déjà utilisée

Les fichiers se téléversent depuis la page de détails d’un client, dans la section Activité. Vous pouvez soit joindre des fichiers à une note, soit les téléverser en tant que fichiers autonomes dans la chronologie du client.

Joindre des fichiers à une note : 1. Ouvrez un client et repérez la section Activité 2. Cliquez sur « Ajouter une note » (Add note) 3. Rédigez votre note (facultatif) et cliquez sur « Joindre » (Attach) pour choisir des fichiers, ou glissez des fichiers sur la zone 4. Cliquez sur « Ajouter une note » (Add note) pour enregistrer la note avec ses pièces jointes

Téléverser des fichiers autonomes : 1. Ouvrez la section Activité d’un client 2. Glissez les fichiers directement sur la chronologie (sans ouvrir le formulaire de note) 3. Les fichiers sont téléversés et apparaissent comme des entrées à part entière dans la chronologie

Types de fichiers autorisés : - Documents PDF - Images (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Documents Word (.doc, .docx) - Feuilles de calcul Excel (.xls, .xlsx) - Fichiers CSV et texte brut

La page Fichiers (accessible via le lien « Voir tous les fichiers » (View all files) dans la section stockage de Paramètres → Facturation (Settings → Billing)) répertorie tous les fichiers de votre entreprise, du plus récent au plus ancien. Depuis cette page, vous pouvez : - Rechercher des fichiers par nom - Télécharger un fichier (ouverture via un lien sécurisé à durée limitée) - Supprimer un fichier (avec boîte de dialogue de confirmation) - Voir à quel client chaque fichier appartient, ou s’il s’agit d’un fichier autonome

La suppression d’un fichier le retire à la fois du stockage et de la liste des fichiers, et libère immédiatement cet espace sur votre quota.

Chaque plan inclut un volume fixe de stockage de fichiers. La taille totale de tous vos fichiers téléversés est décomptée de ce quota.

Stockage par plan :

Starter : 100 MB de stockage de fichiers au total Pro : 5 GB de stockage de fichiers au total Lifetime : 10 GB de stockage de fichiers au total

La page Fichiers affiche une barre d’utilisation indiquant le stockage utilisé par rapport à votre total. L’indicateur passe à l’ambre au-delà de 75 % et au rouge au-delà de 90 %, vous êtes donc clairement averti avant de manquer d’espace.

Limite par fichier : quel que soit le plan, chaque fichier individuel peut atteindre 20 MB. Le quota ci-dessus correspond au total cumulé de l’ensemble de vos fichiers.

Libérer de l’espace : supprimez les fichiers dont vous n’avez plus besoin depuis la page Fichiers ou la chronologie d’un client. L’espace est récupéré immédiatement, vous pouvez donc continuer à téléverser sans changer de plan.

Dans Invotify, les fichiers sont toujours rattachés à un client — il n’existe pas de pièce jointe distincte sur les factures ou les devis. Vous conservez plutôt les documents justificatifs d’un client (devis signés, contrats, reçus, photos) dans sa fiche, où ils restent aux côtés des notes et de l’historique associés.

Deux façons de rattacher des fichiers à un client :

Joints à une note : lorsque vous ajoutez une note dans la section Activité d’un client, vous pouvez y joindre un ou plusieurs fichiers. Les fichiers s’affichent sous forme de vignettes sous le texte de la note, de sorte que le document et son contexte restent ensemble.

Fichiers autonomes : vous pouvez aussi déposer des fichiers directement sur la chronologie d’un client sans rédiger de note. Ils apparaissent comme des entrées à part entière, datées comme toute autre activité.

Où trouver les fichiers d’un client : - Sur la page de détails du client, dans la chronologie d’activité (notes avec pièces jointes + fichiers autonomes) - Sur la page Fichiers, où le nom du client apparaît à côté de chacun de ses fichiers

Autorisations : toute personne de votre équipe disposant de l’autorisation de gérer les clients peut supprimer des fichiers. Les documents clients restent ainsi soumis au même contrôle d’accès que le reste de la fiche client.