Facturation électronique et conformité

Invotify vous aide à répondre à deux exigences modernes à la fois : des factures électroniques structurées lisibles par machine pour la facturation B2B et publique, et un contrôle total sur vos propres données dans le cadre du RGPD.

Facturation électronique structurée (Pro) : en plus du PDF habituel, Invotify peut générer une version XML conforme aux normes de n’importe quelle facture. Vous téléchargez le fichier XML et l’envoyez ou le déposez là où votre acheteur ou votre administration fiscale l’exige. Trois formats sont pris en charge : UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) et Peppol BIS 3.0.

Données et confidentialité (tous les plans) : chaque compte peut exporter ses données — sous forme de fichiers CSV prêts à ouvrir pour votre comptable, ou d’une archive JSON complète — et peut supprimer définitivement le compte lorsque vous n’en avez plus besoin.

L’export de factures électroniques est une fonctionnalité Pro (également incluse avec Lifetime). L’export de données et la suppression de compte sont disponibles sur tous les plans — et l’archive JSON complète ainsi que la suppression de compte fonctionnent même si votre abonnement a expiré.

Invotify génère trois formats de factures électroniques structurées. Les trois sont produits à partir des mêmes données de facture : choisissez celui que votre destinataire ou votre juridiction exige.

UBL 2.1 : la norme OASIS Universal Business Language. Largement acceptée dans l’UE et le point de départ le plus courant pour la facturation électronique structurée.

CII (UN/CEFACT) : Cross Industry Invoice, alignée sur la norme EN 16931. C’est le format qui sous-tend XRechnung (Allemagne) et Factur-X (France) : choisissez donc CII pour facturer le secteur public allemand ou français et de nombreux destinataires B2B.

Peppol BIS 3.0 : un profil d’UBL 2.1 avec des métadonnées propres à Peppol — le CustomizationID et le ProfileID, plus des identifiants EndpointID obligatoires côté fournisseur et côté acheteur. Utilisez-le lorsque votre destinataire demande une facture Peppol.

Important — Invotify génère le fichier, il ne le transmet pas. L’export Peppol produit un document XML Peppol BIS 3.0 valide. Sa livraison effective sur le réseau Peppol nécessite un prestataire de point d’accès Peppol (par exemple Pagero, Basware ou Storecove). Invotify vous remet le XML ; l’envoyer ou le déposer reste votre dernière étape.

Vous exportez une facture électronique depuis une facture individuelle. L’export télécharge un fichier .xml nommé d’après le numéro de facture et le format (par exemple INV-001-ubl.xml).

C’est une fonctionnalité Pro, disponible pour les factures uniquement — les devis ne peuvent pas être exportés en factures électroniques.

Les factures Peppol identifient chaque partie au moyen d’un identifiant de participant Peppol appelé EndpointID. Côté fournisseur, cet identifiant provient de l’identifiant PEPPOL (PEPPOL ID) de votre entreprise, que vous définissez une seule fois dans les Paramètres.

Saisissez uniquement votre numéro de participant enregistré — par exemple 1234567890123 — et Invotify applique automatiquement le schéma GLN (0088) lorsqu’il inscrit l’EndpointID du fournisseur sur chaque export Peppol BIS 3.0. N’ajoutez pas vous-même le code de schéma en préfixe. Si vous laissez le champ vide, Invotify se rabat sur votre adresse e-mail d’entreprise comme endpoint, ce que la plupart des destinataires Peppol n’accepteront pas.

Votre identifiant PEPPOL fait partie de votre profil d’entreprise : il est donc partagé par toute votre entreprise et réutilisé sur chaque export Peppol — vous ne le ressaisissez pas pour chaque facture.

Invotify vous donne un accès complet à vos propres données, conformément au droit à la portabilité des données du RGPD (article 20). Il existe deux moyens complémentaires d’extraire vos données, disponibles sur tous les plans.

Exports CSV (pour votre comptable) : téléchargez des feuilles de calcul ciblées, ouvrables dans Excel, Numbers ou tout outil comptable. Elles se trouvent là où vivent les données et nécessitent un abonnement actif : - Clients — exportés depuis la page Clients via « Exporter CSV » (Export CSV) : nom, e-mail, téléphone, numéro fiscal, adresse complète et date de création. - Factures — exportées depuis la liste des factures : numéro de facture, statut, dates, client, devise, sous-total, taxe, remise, totaux, montant payé, prestataire/statut de paiement et notes. Vous pouvez filtrer par plage de dates et par statut.

Archive JSON complète (sauvegarde intégrale) : un seul fichier JSON structuré contenant tout ce à quoi vous avez accès — votre compte et votre profil d’entreprise, les clients, tous les documents (factures, devis, avoirs, dépenses), les modèles, les planifications récurrentes, les paiements et les préréglages de taxe, les connexions bancaires, les produits et mouvements de stock, les fichiers et notes clients, ainsi qu’une piste d’audit. Les noms de champs sont renommés pour que l’archive reste lisible et n’expose pas les détails internes de la base de données. L’archive se télécharge depuis « Paramètres → Confidentialité et données » (Settings → Privacy & Data) et fonctionne même si votre abonnement a expiré.

Lorsque vous n’avez plus besoin d’Invotify, vous pouvez supprimer définitivement votre compte, conformément au droit à l’effacement du RGPD (article 17). Cette possibilité est disponible sur tous les plans.

La suppression est irréversible. Pour éviter tout accident, vous devez saisir la phrase exacte DELETE MY ACCOUNT pour confirmer. Une fois la confirmation donnée, Invotify : 1. Résilie tout abonnement actif (au mieux des possibilités). 2. Purge les données de votre entreprise et la fiche de l’entreprise (si vous en êtes le propriétaire). 3. Purge vos données personnelles, votre profil et vos identifiants de connexion. 4. Efface vos fichiers téléversés du stockage. 5. Vous déconnecte.

Si vous êtes membre d’une entreprise dont vous n’êtes pas propriétaire, la suppression de votre compte retire votre adhésion mais laisse l’entreprise et ses données intactes pour le reste de l’équipe.