Clients

Votre base de données clients est au cœur d’une facturation efficace. En maintenant des fiches clients précises, vous pouvez créer rapidement des factures avec des informations préremplies et suivre vos relations commerciales dans la durée.

Avantages de la gestion des clients : - Création rapide de factures avec préremplissage en un clic - Informations clients cohérentes sur tous les documents - Consultation de l’historique complet des factures de chaque client - Suivi des coordonnées et des informations d’entreprise de vos clients - Les documents peuvent être affichés dans la langue du client, chaque client lit ainsi ses factures et devis dans la langue de son choix - Validation de la TVA européenne (VIES) avec préremplissage automatique du nom et de l’adresse de l’entreprise - Notes internes et fichiers joints conservés pour chaque client - Organisation des contacts grâce à la recherche et au tri

Toutes les fonctionnalités clients décrites ici sont disponibles dans tous les plans.

Vous pouvez ajouter des clients depuis la page Clients ou directement pendant la création d’une facture ou d’un devis.

Champs d’information du client :

Obligatoires : - Nom (nom d’une personne ou d’une entreprise) - E-mail (pour l’envoi des factures et des devis)

Facultatifs : - Type (« Client » (Customer) ou « Prospect » (Lead) — suivez les prospects séparément des clients actifs) - Nom du contact (interlocuteur au sein d’une entreprise) - Numéro de téléphone - Numéro fiscal (numéro d’immatriculation local) - Numéro de TVA (TVA européenne — validé auprès de VIES pendant la saisie) - Adresse (rue) - Ville - État / Province - Code postal - Pays

Validation de la TVA et préremplissage automatique : Lorsque vous saisissez un numéro de TVA européen, Invotify le valide en temps réel auprès de la base de données VIES de la Commission européenne. Un numéro valide est confirmé par une coche verte ; un numéro invalide est signalé avant l’enregistrement. En cas de recherche réussie, le nom et l’adresse de l’entreprise enregistrée sont automatiquement insérés dans les champs laissés vides — vous pouvez ainsi créer une fiche client B2B complète à partir du seul numéro de TVA.

Ajout depuis la page Clients : 1. Ouvrez Clients (Customers) dans la barre latérale 2. Cliquez sur le bouton « Ajouter un client » (Add Customer) 3. Renseignez les informations du client 4. Cliquez sur « Enregistrer » (Save)

Ajout pendant la création d’une facture : 1. Dans la section « Facturer à » (Bill To) de l’éditeur de facture, basculez sur « Ajouter un client » (Add Customer) 2. Renseignez les champs obligatoires minimaux (nom et e-mail) 3. Enregistrez — le client est ajouté à votre liste de clients et automatiquement sélectionné pour la facture

La liste des clients offre des outils pour rechercher, trier et gérer efficacement votre base de données clients.

Fonctionnalités de la liste : - Recherche par nom, e-mail et numéro de téléphone - Tri par nom, e-mail, téléphone ou localisation (cliquez sur les en-têtes de colonnes) - Filtrage par type (clients ou prospects) - Pagination (10 clients par page) - Sélection multiple avec suppression groupée (Maj + clic pour sélectionner une plage) - Actions rapides pour chaque client

Actions sur un client : - Voir (View) — ouvre la page de détails du client avec le profil complet et l’historique - Modifier (Edit) — modifiez les informations du client - Supprimer (Delete) — supprimez le client (avec boîte de dialogue de confirmation)

Page de détails du client : Chaque client dispose d’une page dédiée affichant : - Les coordonnées complètes (nom, contact, e-mail, téléphone, numéro fiscal, numéro de TVA) - L’adresse professionnelle complète - Les statistiques de chiffre d’affaires du client (cette année, l’année dernière, facture moyenne, prévision) - Toutes les factures associées au client (numéro, date, montant, statut) - Une zone d’activité pour les notes internes et les fichiers joints conservés pour le client - Un générateur de relevé client (Client Statement) — choisissez une période pour produire un PDF avec solde courant - Des actions rapides (modifier, supprimer, créer une nouvelle facture pour ce client)

Fichiers du client : les fichiers joints se trouvent dans la zone d’activité du client et sont décomptés du quota de stockage de fichiers de votre compte. Consultez la section Fichiers pour les limites de stockage et les types de fichiers pris en charge.

Suivez ces bonnes pratiques pour maintenir une base de données clients propre et utile.

Qualité des données : - Vérifiez les adresses e-mail avant l’enregistrement pour garantir la livraison des factures - Utilisez un format cohérent pour les numéros de téléphone - Indiquez des adresses complètes pour tous les clients professionnels - Mettez à jour les informations lorsque les clients vous signalent des changements

Organisation : - Utilisez les raisons sociales pour les clients B2B - Utilisez les noms complets pour les particuliers - Ajoutez les noms des contacts pour distinguer les personnes d’une même entreprise - Maintenez les numéros fiscaux à jour pour la conformité

Maintenance : - Passez régulièrement en revue et mettez à jour les informations clients - Supprimez les doublons à l’aide de la fonction de recherche - Exportez les données clients au format CSV depuis la page Clients via « Exporter en CSV » (Export CSV), ou dans le cadre de l’archive JSON complète via Paramètres → Confidentialité et données (Settings → Privacy & Data)