Avoirs

Un avoir est un document que vous émettez à un client pour réduire ou annuler un montant qu’il vous doit sur une facture antérieure. Utilisez les avoirs lorsque :

• Un client retourne un produit
• Vous devez corriger une surfacturation sur une facture payée ou impayée
• Vous souhaitez passer en perte tout ou partie d’un solde impayé
• Vous avez accordé une remise après l’émission de la facture d’origine
• Vous devez documenter un remboursement effectué en dehors d’Invotify

Pourquoi les avoirs sont importants : Les avoirs sont la méthode approuvée par les comptables pour ajuster une facture après son émission. Ils ne réécrivent pas l’historique — la facture d’origine reste exactement telle quelle — ils documentent simplement la correction sur un document distinct, avec son propre numéro et sa propre date. Vos livres restent ainsi prêts pour un audit, et le relevé de votre client reste clair.

Avoirs ou modification de factures : Si une facture est encore en brouillon, vous pouvez la modifier directement. Une fois qu’une facture a été envoyée ou marquée comme payée, elle fait partie de vos enregistrements financiers — vous devriez émettre un avoir plutôt que de la modifier. Invotify vous laisse le choix, mais l’avoir est la voie recommandée pour les factures envoyées ou payées.

Dans Invotify, les avoirs sont créés à partir d’une facture existante — chaque crédit reste ainsi rattaché au document qu’il corrige. Vous partez de la page Avoirs, vous choisissez la facture, et le reste se remplit automatiquement.

Créer un avoir : 1. Accédez à la page Avoirs 2. Cliquez sur « Nouvel avoir » (New credit note) 3. Choisissez la facture à créditer 4. Ses lignes se chargent avec, pour chacune, la quantité encore disponible à créditer 5. Cochez les lignes à inclure — toutes pour un avoir total, ou certaines seulement pour un avoir partiel 6. Ajustez la quantité créditée par ligne si vous ne créditez qu’une partie d’un article 7. Ajoutez un motif et des notes éventuelles (fortement recommandé pour la piste d’audit) 8. Enregistrez en brouillon, puis émettez l’avoir quand vous êtes prêt

Le client, la devise et les détails de taxe proviennent automatiquement de la facture. Vous ne pouvez pas créditer plus que ce qui reste non crédité sur chaque ligne — Invotify bloque tout crédit excédentaire.

Le PDF de l’avoir : Chaque avoir produit un PDF propre et standard, clairement intitulé « AVOIR » (CREDIT NOTE), afin d’éviter toute confusion avec une facture. Il liste les lignes créditées, le total du crédit et les coordonnées de votre entreprise, et reprend le motif que vous avez saisi.

Les avoirs passent par quatre statuts, de la création au règlement. Bien les comprendre vous aide à distinguer les crédits effectifs de ceux qui ne sont encore qu’à l’état de brouillon.

Comme les avoirs sont créés à partir d’une facture, leur application est en grande partie automatique.

Imputé à la facture liée au moment de l’émission Lorsque vous émettez un avoir lié à une facture, Invotify réduit immédiatement le solde restant dû de cette facture du montant du crédit. Si la facture était de €1,000 et que l’avoir est de €400, la facture affiche désormais €600 dus. Si le crédit est égal ou supérieur au montant restant dû, la facture est marquée comme payée. Il n’y a pas d’étape « appliquer » distincte — c’est l’émission qui applique le crédit.

Le statut « Appliqué » (Applied) est un marqueur manuel Marquer un avoir comme Appliqué (depuis le statut Émis) est un indicateur comptable que vous définissez pour acter que le crédit a été entièrement traité — par exemple, après l’encaissement effectif d’un remboursement. En lui-même, il ne modifie aucun solde de facture ; la modification du solde a déjà eu lieu à l’émission.

Les remboursements se font en dehors d’Invotify Un avoir est un document, pas un mouvement d’argent. Si vous devez rembourser le client, effectuez le remboursement par votre canal habituel — Stripe, un virement bancaire ou des espèces — puis marquez l’avoir comme Appliqué une fois le remboursement encaissé. Invotify n’envoie pas de remboursements à un prestataire de paiement à votre place.

L’annulation inverse la modification du solde Si vous annulez un avoir qui était lié à une facture, Invotify rétablit le solde restant dû de cette facture du montant crédité, de sorte que la facture affiche à nouveau ce qui est réellement dû.