Circuits d’approbation

Les circuits d’approbation placent un point de contrôle entre « document créé » et « document envoyé ». Vous définissez des règles déterminant quels factures et devis nécessitent une validation ; quand un document correspond, Invotify le retient automatiquement et demande à un approbateur désigné de l’examiner. Tant qu’il n’est pas approuvé, le document ne peut pas quitter votre entreprise.

C’est pensé pour les équipes qui veulent un second regard sur les documents à fort montant, sensibles ou destinés à un tout nouveau client — sans ralentir tout le reste. Une facture récurrente de €200 peut partir directement, tandis qu’une facture de €15,000 ou la toute première facture d’un nouveau client attend qu’un propriétaire ou un administrateur y jette un œil.

Le déroulement de bout en bout :

1. Vous définissez une règle dans Paramètres → Approbations (Settings → Approvals) — par exemple « Les factures au-dessus de €1,000 nécessitent l’approbation d’un administrateur ».

1. Un document correspondant est retenu. Quand quelqu’un enregistre une facture ou un devis qui correspond à une règle, Invotify crée automatiquement une demande d’approbation en attente. Rien d’autre ne change — le document est enregistré normalement — mais il est désormais signalé.

1. Les approbateurs éligibles sont notifiés. Toutes les personnes pouvant agir sur la demande reçoivent une notification dans l’application avec un lien direct vers le document.

1. Un approbateur valide. Un propriétaire ou un administrateur ouvre le document, l’examine et clique sur Approuver (Approve) ou Rejeter (Reject) directement depuis le bandeau en haut de page.

1. L’envoi se débloque. Une fois le document approuvé, l’action Envoyer fonctionne normalement. Tant que la demande est en attente, les tentatives d’envoi sont refusées.

Plan : Les circuits d’approbation sont une fonctionnalité Pro (également incluse avec Lifetime). Sur Starter, les paramètres d’Approbations affichent un aperçu du fonctionnement avec une invitation à passer au plan supérieur — aucune règle ne s’exécute.

Une règle décide quand un document nécessite une approbation et qui peut valider. Vous pouvez créer autant de règles que nécessaire, chacune limitée à un type de document. Quand un document est enregistré, Invotify vérifie chaque règle active pour ce type de document et s’arrête à la première correspondance.

Type de document Chaque règle s’applique soit aux factures, soit aux devis. Choisissez le type à la création de la règle. (Les factures et les devis sont les types de documents gérables aujourd’hui dans les paramètres d’Approbations.)

Déclencheurs (conditions) Chaque règle possède exactement un déclencheur qui décide si un document donné correspond :

• Total au-dessus d’un seuil — L’approbation est requise quand le total du document atteint ou dépasse un montant que vous définissez (par exemple €1,000). Tout ce qui est sous le seuil part sans validation.
• Premier document pour un nouveau client — L’approbation n’est requise que pour le premier document non brouillon envoyé à un client qui n’a aucune facture antérieure. Une fois que ce client a un historique, ses documents ne déclenchent plus cette règle.
• Tous les documents — Chaque document de ce type nécessite une approbation, sans exception. À utiliser quand rien ne doit partir sans relecture.

Qui est notifié Choisissez le rôle alerté à la création d’une demande : - Propriétaire (Owner) — le propriétaire du compte est notifié. - Propriétaire ou admin (Owner or admin) — les administrateurs de l’équipe sont notifiés. C’est le choix le plus courant.

Quel que soit le réglage de notification, tout propriétaire ou administrateur peut examiner et approuver une demande en attente (les membres ne le peuvent pas).

Modèles de démarrage rapide À la première ouverture des Approbations, trois modèles en un clic vous sont proposés pour ne pas partir d’un formulaire vide : « Factures au-dessus de [montant] » (Invoices over [amount]), « Première facture pour un nouveau client » (First invoice to a new customer) et « Tous les devis » (Every quote). Chacun crée une règle prête à l’emploi que vous pouvez ajuster — ou ajoutez plutôt une règle entièrement personnalisée.

Quand un document correspond à une règle, Invotify crée pour lui une demande d’approbation. Cette demande suit un cycle de vie simple, et le document lui-même indique où elle en est.

En attente (Pending) La demande démarre en attente dès l’instant où une facture ou un devis correspondant est enregistré. Le document est entièrement enregistré et modifiable — il ne peut simplement pas encore être envoyé. La demande en attente est créée automatiquement et de façon idempotente : réenregistrer le même document n’empile pas de demandes en double.

Approuvée (Approved) Un propriétaire ou un administrateur examine le document et l’approuve. La demande est estampillée avec l’identité du relecteur et le moment de la validation, plus son éventuel commentaire. L’envoi est désormais débloqué.

Rejetée (Rejected) Le relecteur rejette la demande, éventuellement avec un commentaire expliquant pourquoi. Le rejet lève la retenue — seule une demande *en attente* bloque l’envoi — la suite attendue est donc de corriger le document et de le réenregistrer, ce qui crée une nouvelle demande en attente pour relecture. Considérez un rejet comme « ne pas envoyer en l’état », pas comme un verrou permanent.

Le bandeau sur le document Ouvrez n’importe quelle facture ou n’importe quel devis ayant une demande d’approbation et vous verrez un bandeau en haut : - Une demande en attente affiche un bandeau ambre nommant la règle qui l’a déclenchée, avec les boutons Approuver (Approve) et Rejeter (Reject) pour les relecteurs. - Une demande approuvée ou rejetée se replie en un petit badge vert ou rouge : le résultat reste visible sans envahir la page.

Verrouillage de l’envoi (le blocage 409) C’est ce qui donne du mordant aux approbations. Quand vous tentez d’envoyer par e-mail une facture ou un devis ayant une demande en attente, le serveur refuse la requête et renvoie une réponse 409 avec le code d’erreur stable `APPROVAL_PENDING`. L’interface l’affiche comme « Ce document attend une approbation et ne peut pas encore être envoyé » (This document is awaiting approval and cannot be sent yet). Le blocage est appliqué côté serveur sur les points d’envoi des factures comme des devis — impossible de le contourner en appelant l’API directement. Une fois la demande approuvée (ou dès qu’il n’y a plus de demande en attente), l’envoi se déroule normalement.

Les approbations ne fonctionnent que si les bonnes personnes savent qu’il y a quelque chose à examiner. À chaque création d’une demande en attente, Invotify envoie une notification dans l’application à chaque approbateur éligible — rien ne reste silencieusement dans une file.

Qui est notifié : - Si la règle est routée vers Propriétaire (Owner), le propriétaire est notifié. - Si la règle est routée vers Propriétaire ou admin (Owner or admin), le propriétaire et chaque administrateur sont notifiés.

Qui est exclu : La personne qui a créé le document ne reçoit jamais la notification d’approbation correspondante — elle ne peut de toute façon pas approuver sa propre demande, la notifier ne serait que du bruit.

Ce que dit la notification : Chaque approbateur reçoit une notification dans l’application intitulée « Approbation demandée » (Approval requested), indiquant qu’une facture ou un devis attend son approbation et nommant la règle déclenchée. Elle pointe directement vers la page de détail du document, où le bandeau d’approbation avec les boutons Approuver (Approve) et Rejeter (Reject) l’attend.

Où apparaissent les notifications : Les notifications d’approbation s’affichent dans le centre de notifications de l’application (la cloche du tableau de bord), aux côtés de vos autres alertes. Un clic amène l’approbateur directement au document pour agir en quelques clics.

Toutes les règles d’approbation se trouvent dans Paramètres → Approbations (Settings → Approvals). C’est là que les propriétaires et les administrateurs créent, modifient et suppriment les règles qui régissent toute l’entreprise.

La page Approbations : - Une courte introduction « comment ça marche » en haut, pour que quiconque arrive ici comprenne la fonctionnalité. - La liste des règles, montrant pour chacune son type de document, son déclencheur (et son seuil, le cas échéant) et le rôle d’approbateur vers lequel elle est routée. - Des modèles de démarrage rapide quand vous n’avez pas encore de règles, pour mettre en place une règle sensée en un clic.

Créer une règle : Cliquez sur Ajouter une règle (Add Rule) (ou choisissez un modèle de démarrage rapide). Renseignez un nom, le type de document, le déclencheur, le seuil (pour les règles par montant) et qui peut approuver. Enregistrez : la règle est en vigueur immédiatement — le prochain document correspondant sera retenu.

Modifier une règle : Cliquez sur l’icône de modification (crayon) d’une règle pour changer son nom, son type de document, son déclencheur, son seuil ou son rôle d’approbateur. Les changements s’appliquent aux documents enregistrés à partir de ce moment.

Supprimer une règle : Cliquez sur l’icône de suppression (corbeille) pour retirer une règle. Notez que supprimer une règle efface aussi les demandes d’approbation qui s’y référaient.

Qui peut gérer les règles : La création, la modification et la suppression des règles sont réservées aux propriétaires et administrateurs. Les membres restent concernés par les approbations — leurs documents sont retenus — mais ils ne peuvent ni changer les règles eux-mêmes, ni approuver les demandes.