Tiimi ja käyttöoikeudet

Invotify on rakennettu tiimeille alusta alkaen. Kutsu kirjanpitäjäsi, virtuaaliassistenttisi, operatiivinen vetäjäsi tai liikekumppanis — ja päätä tarkkaan mitä kukin voi nähdä ja tehdä. Keskeiset toimet kirjataan, joten tiedät aina kuka teki mitäkin.

Mitä tiimitoiminnot tarjoavat: - Kolme roolia — Omistaja, Järjestelmänvalvoja, Jäsen — kattavat koko auktoriteettiskaalan - Yhdeksän tarkkaa käyttöoikeutta hienojakoiseen hallintaan per jäsen - Vanhenevat sähköpostikutsut, sidottuna kutsutun sähköpostiosoitteeseen - Keskeisten toimien toimintahistorialoki - Täydellinen yrityskohtainen tietoeristys — tiimisi näkee vain yrityksesi tiedot

Yrityskohtaiset tiedot: Jokainen lasku, tarjous, asiakas, tuote, mallipohja, aikataulu ja hyvityslasku kuuluu yritykselle. Tiimisi jäsenet näkevät vain yrityksellesi kuuluvat tiedot — ei koskaan muiden. Tämä on valvottu järjestelmän joka kerroksessa, ei pelkästään käyttöliittymässä.

Istumapaikat pakettikohtaisesti: Tiimin jäsenten määrä riippuu paketistasi. Pro sisältää enintään 10 tiimin jäsentä (omistaja lasketaan yhdeksi paikaksi). Starter ja Lifetime ovat yksikäyttäjäpaketteja — ne sisältävät vain 1 paikan (omistaja). Lisätäksesi tiimin jäseniä, päivitä Pro-pakettiin. Odottavat kutsut varaavat paikan, joten et voi ylittää pakettisi rajaa.

Invotify käyttää kolmitasoista roolihierarkiaa. Jokaisella roolilla on selkeä tarkoitus ja selkeä katto.

Omistaja Omistaja on tilin haltija — yleensä henkilö, joka rekisteröityi. Omistajalla on täydet oikeudet kaikkeen, mukaan lukien laskutus, eikä häntä voida poistaa tiimistä. Jokaisella tilillä on täsmälleen yksi omistaja. Jos omistajan täytyy siirtää tili, ota yhteyttä tukeen — omistajuuden siirto hoidetaan puolestasi.

Järjestelmänvalvoja Järjestelmänvalvojilla on aina kaikki yhdeksän oikeutta — mukaan lukien laskutus. He voivat hallita laskuja, tarjouksia, asiakkaita, tuotteita, mallipohjia, aikatauluja, raportteja, tiimin jäseniä ja tilauksia. Järjestelmänvalvojan oikeuksia ei voi supistaa yksittäin: jos haluat jonkun saavan lähes mutta ei aivan täysiä oikeuksia, pidä heidät jäsenenä ja myönnä tietyt oikeudet sen sijaan. Voit lisätä niin monta järjestelmänvalvojaa kuin pakettisi istumapaikat sallivat.

Jäsen Jäsenet ovat joustava rooli. Jäsen saa aluksi täsmälleen ne oikeudet, jotka myönnät — ei enempää. Oletuksena uudet jäsenet voivat hallita laskuja, tarjouksia ja asiakkaita sekä tarkastella raportteja, mutta eivät kosketa tuotteita, mallipohjia, aikatauluja, tiimiasetuksia tai laskutusta. Jokaisen jäsenen oikeuksia voidaan mukauttaa yksilöllisesti, joten voit antaa yhdelle jäsenelle asiakaspalveluoikeudet ja toiselle toistuvien laskuaikataulujen hallinnan.

Yhdeksän oikeutta kattavat sovelluksen koko toiminta-alueen. Kukin oikeus hallitsee pääsyä tiettyyn tietodomeniin ja toimintoihin. Oikeudet ovat eksplisiittisiä, eivät implisiittisiä — jos jäsenellä ei ole oikeutta, hän kirjaimellisesti ei voi nähdä tai koskea kyseistä aluetta, edes arvaamalla URL-osoitteita.

Käytettävissä olevat oikeudet:

Hallitse laskuja — Luo, muokkaa, lähetä, poista laskuja. Kirjaa maksut. Luo PDF:iä. Ilman tätä jäsenellä ei ole pääsyä laskuihin lainkaan (ei vain luku -tilaa).

Hallitse tarjouksia — Luo, muokkaa, lähetä, poista tarjouksia. Muunna tarjoukset laskuiksi. Käsittele tarjousten vanheneminen.

Hallitse asiakkaita — Lisää, muokkaa, poista asiakkaita. Tarkastele asiakashistoriaa.

Hallitse tuotteita — Lisää, muokkaa, poista tuotteita. Päivitä hinnat. Hallinnoi varastoa (jos käytössä). Hyödyllinen varasto- tai inventaariohenkilöstölle.

Hallitse mallipohjia — Suunnittele, tallenna ja poista lasku-/tarjousmallipohjia. Harvoin tarvitaan — useimmilla tiimeillä on yksi tai kaksi henkilöä, jotka vastaavat mallipohjien suunnittelusta.

Hallitse aikatauluja — Luo ja muokkaa toistuvia laskuaikatauluja. Keskeytä ja jatka aikatauluja. Hyödyllinen operatiiviselle henkilöstölle.

Tarkastele raportteja — Pääsy liikevaihtoon, tuloslaskelmaan, ikääntymiseen, DSO:hon ja veroihin liittyviin raportteihin. Erillinen laskujen hallinnasta, jotta voit myöntää raportointioikeuden ilman kirjoitusoikeuksia.

Hallitse tiimiä — Kutsu uusia jäseniä, vaihda rooleja, muuta oikeuksia, poista jäseniä. Yleensä vain omistajalla ja luotetuilla järjestelmänvalvojilla.

Hallitse laskutusta — Tarkastele ja hallinnoi Invotify-tilausta (päivitä, alenna, peruuta, päivitä maksutapa).

Oletusasetukset: - Omistaja: Kaikki 9 oikeutta (ei muutettavissa) - Järjestelmänvalvoja: Kaikki 9 oikeutta, aina (ei yksilöllisesti muutettavissa) - Jäsen: Hallitse laskuja, Hallitse tarjouksia, Hallitse asiakkaita ja Tarkastele raportteja (muokattavissa)

Tiimin jäsenen lisääminen vie alle minuutin.

Kutsuminen: 1. Avaa Tiimi-sivu sivupalkista 2. Napsauta "Kutsu jäsen" 3. Syötä henkilön sähköpostiosoite 4. Valitse rooli — Järjestelmänvalvoja tai Jäsen 5. Jos Jäsen, mukauta mitkä 9 oikeudesta he saavat (oletukset on esitäytetty) 6. Napsauta Lähetä kutsu

Kutsuttu saa brändätyn sähköpostin hyväksymislinkin kanssa. Linkki sisältää vanhentuvan tokenin, joka on voimassa 7 päivää ja voidaan hyväksyä vain kutsutulla sähköpostiosoitteella kirjautuneella tilillä. Kun he napsauttavat hyväksy, heidät ohjataan Invotify-tilin luomiseen (tai kirjautumiseen olemassa olevalla) ja he päätyvät suoraan yrityksesi työtilaan asettamallasi roolilla ja oikeuksilla.

Kutsujen hallinta: Tiimi-sivu listaa kaikki odottavat kutsut. Kun kutsu hyväksytään, henkilö näkyy jäsenluettelossa; peruutetut tai vanhentuneet kutsut poistuvat odottavien listalta.

Voit peruuttaa odottavan kutsun milloin tahansa. Peruuttamisen jälkeen linkki ei enää toimi. Voit myös lähettää kutsun uudelleen, jos alkuperäinen vanheni tai jäi roskapostikansioon.

Jäsenen roolin tai oikeuksien muuttaminen: Liittymisen jälkeen avaa heidän profiilisi Tiimi-sivulta. Voit muuttaa heidän rooliaan (Jäsen → Järjestelmänvalvoja), muokata yksittäisten jäsenten oikeuksia tai poistaa heidät tiimistä. Muutokset astuvat voimaan välittömästi — uloskirjautumista ei tarvita.

Tiimisi suorittamat keskeiset toimet tallennetaan toimintahistorialokiin. Tämä on vastuullisuuden, vianetsinnän ja mielenrauhan vuoksi — erityisesti kun jokin menee pieleen ja sinun täytyy selvittää mitä muuttui ja kuka muutti sen.

Mitä kirjataan: - Lasku luotu, lähetetty ja manuaalisesti merkitty maksetuksi - Tuote luotu - Veroprofiili luotu tai poistettu - Tiimin jäsen kutsuttu, rooli vaihdettu, kutsu lähetetty uudelleen - Pankkitili yhdistetty tai irrotettu, ja pankkitapahtumat yhdistetty laskuihin

Mitä tallennetaan kustakin merkinnästä: - Toimija (kuka teki) — linkitetty heidän tiimiprofiilinsa - Toiminto (mitä tapahtui) - Kohde (mihin he kohdistivat — lasku, asiakas jne.) - Aikaleima - Lyhyt kontekstihuomio tarvittaessa

Lokin tarkastelu: Avaa Toiminta sivupalkista (ota käyttöön kohdasta Asetukset → Ominaisuudet, jos se on piilotettu) nähdäksesi koko syötteen. Suodata henkilön, päivämäärävälin tai kohdetyypin mukaan kaventaaksesi näkymää.

Säilytys: Toimintahistorialokin merkinnät säilytetään tilisi koko elinkaaren ajan. Ne ovat osa tietovientiäsi — kun lataat tietosi kohdasta Asetukset → Yksityisyys ja tiedot, toimintahistorialoki tulee mukana.