Digitaaliset allekirjoitukset

Invotify mahdollistaa laskujen ja tarjousten sähköisen allekirjoittamisen — ja antaa myös asiakkaidesi allekirjoittaa ne ilman tiliä. Oma allekirjoituksesi näkyy asiakirjassa Allekirjoituslohkon kautta, joka esitäytetään yritysprofiilisi tiedoilla; asiakkaat piirtävät allekirjoituksensa suoraan julkisella jakamissivulla, ja jokainen tallennettu allekirjoitustietue sisältää allekirjoittajan henkilöllisyyden ja peukalointia estävän auditointijäljen — ilman tulostamista, skannausta tai kolmannen osapuolen sähköistä allekirjoituspalvelua.

Digitaaliset allekirjoitukset ovat saatavilla kaikilla palvelusuunnitelmilla (Starter, Pro ja Lifetime) ilman lisäkustannuksia.

Mitä tallennetaan jokaisen allekirjoitustietueen yhteydessä: - Allekirjoituskuva (tallennettu base64-kuvadatana) - Allekirjoittajan nimi - Allekirjoittajan sähköpostiosoite (valinnainen) - IP-osoite, josta allekirjoitus tuli - Selaimen käyttäjäagenttijono - Tarkka allekirjoitusaikaleima

Miten allekirjoittaminen toimii tänään: - Asiakirjan allekirjoitus — Allekirjoituslohko näyttää allekirjoittajan nimen, tittelin, allekirjoituskuvan ja päivämäärän laskussa tai tarjouksessa, esitäytettynä Asetuksista, jotta yrityksesi allekirjoittaa jokaisen asiakirjan johdonmukaisesti. - Asiakkaan allekirjoitus jakamissivulla — kuka tahansa, jolle jaat laskun, voi avata linkin, syöttää nimensä, piirtää allekirjoituksensa allekirjoitusalustalle ja lähettää sen — ilman Invotify-tiliä. - Allekirjoitustietueet — tallennetut asiakasallekirjoitukset säilytetään tarkan asiakirjan yhteydessä ja listataan laskun tietosivulla, joten tiedät aina kuka allekirjoitti ja milloin.

Kun jaat laskun, julkinen jakamisivu sisältää "Allekirjoita tämä asiakirja" -osion — asiakkaasi voi allekirjoittaa juuri siellä missä he katsovat laskua, ilman tiliä tai erillistä palvelua.

Miten asiakas allekirjoittaa: 1. Avaa lähettämäsi jakamislinkki. 2. Syötä koko nimi (sähköpostiosoite on valinnainen, mutta vahvistaa auditointijälkeä). 3. Piirrä allekirjoitus allekirjoitusalustalle — toimii hiirellä, sormella tai kynällä. 4. Lähetä. Allekirjoitus tallennetaan välittömästi ja vahvistus näkyy.

Allekirjoitettu tietue — piirretty allekirjoituskuva sekä allekirjoittajan nimi, valinnainen sähköposti, IP-osoite, selain ja tarkka aikaleima — näkyy laskun tietosivulla koontinäytössäsi.

Sisäänrakennetut suojaukset: - Lähetykset ovat IP-kohtaisesti nopeusrajoitettuja (muutama tunnissa) väärinkäytön estämiseksi. - Asiakirjaa ei voi allekirjoittaa kahdesti samalla allekirjoittajan nimellä — kaksoisyritys hylätään selkeällä viestillä. - Allekirjoitus hyväksytään vain voimassa olevaa, tällä hetkellä jaettua laskua tai tarjousta vastaan; virheellinen tai peruutettu linkki hylätään. - Julkinen päätepiste voi vain luoda allekirjoituksen — se ei koskaan voi lukea olemassa olevia.

Asiakirjojesi allekirjoittaminen yrityksenä tapahtuu Allekirjoituslohkon ja yritysprofiilisi kautta.

Aseta kerran Asetuksissa: Tallenna oletusallekirjoittajan nimi, allekirjoittajan titteli ja allekirjoituskuva Asetukset → Yritystiedot -kohtaan. Näistä tulee oletusarvot jokaiselle asiakirjalle, joka sisältää Allekirjoituslohkon.

Allekirjoita luodessasi: Kun luot tai muokkaat laskua tai tarjousta, jonka mallipohja sisältää Allekirjoituslohkon, lohko esitäyttää automaattisesti allekirjoittajan nimen, tittelin, allekirjoituskuvan ja tämän päivän päivämäärän todelliseen asiakirjaan — toistuvat asiakirjat allekirjoitetaan johdonmukaisesti ilman tietojen uudelleensyöttämistä.

Katso asiakkaiden allekirjoittamisesta jaettu asiakirja yllä olevasta "Asiakkaat allekirjoittavat jakamissivulla" -kohdasta.

Jokainen allekirjoitustietue on enemmän kuin pelkkä kuva — se on vastuullisuuteen rakennettu tietue.

Mitä tallennetaan jokaisen allekirjoitustietueen osalta: - Allekirjoittajan nimi: Allekirjoittajan syöttämä nimi. Pakollinen jokaiselle allekirjoitukselle. - Allekirjoittajan sähköposti: Valinnainen sähköpostiosoite allekirjoittajalle. - Allekirjoituskuva: Allekirjoitus tallennettu base64-kuvadatana asiakirjan allekirjoitustietueeseen. - IP-osoite: Lähtö-IP, luettu pyynnöstä, tallennettu automaattisesti. - Käyttäjäagentti: Allekirjoittajan selain/laite-käyttäjäagenttijono (tallennettu, hyvin pitkät arvot katkaistuna). - Allekirjoitusaikaleima: Tarkka hetki, jolloin allekirjoitus tallennettiin.

Missä näet allekirjoitukset: Laskun tietosivulla tietopalkki listaa jokaisen allekirjoituksen — "Allekirjoittanut [nimi] [päivämäärä]" — asiakirjan katseluseurantatilastojen vieressä, joten allekirjoitushistoria on muun asiakirjan toiminnan rinnalla.

Kuka voi katsella allekirjoituksia: Allekirjoitustietueet on rajattu yrityksellesi. Vain yrityksesi jäsenet, joilla on oikeat oikeudet, voivat listata ja katsella asiakirjan allekirjoituksia; tiedot eivät ole koskaan muiden tilien nähtävissä. Julkinen allekirjoitusten tallennuspäätepiste voi vain luoda allekirjoituksen voimassa olevalla jakelutunnisteella — se ei koskaan voi lukea olemassa olevia.

Mallipohjien muokkaajassa Allekirjoituslohko hallitsee, miten allekirjoitusalue näkyy tulostetussa tai PDF-asiakirjassa. Se on yksi vakiomallipohjien lohkoista, joten voit sijoittaa, kokoa ja tyylitellä sen kuten minkä tahansa muun.

Mitä lohko näyttää: - Valinnainen otsikko/tunniste (oletusarvona "Allekirjoitus", voidaan mukauttaa tai piilottaa) - Valinnainen allekirjoitusviiva käsin piirtämistä tai piirrettyjä allekirjoituksia varten - Allekirjoittajan nimi, titteli ja allekirjoituspäivämäärä - Valinnainen allekirjoituskuva

Esitäyttö yritysprofiilista: Todellisissa asiakirjoissa (ei mallipohjien muokkaajan esikatselussa) lohko esitäyttää automaattisesti allekirjoittajan nimen, tittelin, allekirjoituskuvan ja tämän päivän päivämäärän yritysprofiilisi oletusarvoista — joten omat asiakirjasi allekirjoitetaan ilman tietojen uudelleensyöttämistä joka kerta.

Lohkon konfigurointi (Kentät-välilehti): - Näytä tunniste — vaihda otsikko päälle tai pois, ja korvaa sen teksti. - Näytä allekirjoitusviiva — vaihda allekirjoituksen alla oleva alleviivaus.

Tyyli ja PDF-pariteetti: Muokkaajassa asetettu tausta, reunus, pyöristys, täyttö ja fonttityyli siirtyvät generoiduun PDF-tiedostoon, ja lohko noudattaa asiakirjan laajuista tekstiskaalausta. Muokkaajassa se renderöityy esimerkkiallekirjoittajan tiedoilla, jotta näet asettelun; live-asiakirjassa se näyttää todellisen allekirjoittajan, tittelin, päivämäärän ja kuvan.

Invotifyn digitaaliset allekirjoitukset on suunniteltu antamaan sinulle selkeä, puolustettava tietue siitä, kuka allekirjoitti asiakirjan ja milloin. On tärkeää ymmärtää tarkalleen, mitä tuo tietue on — ja mitä se ei ole.

Mitä Invotify tarjoaa: - Tallennettu allekirjoituskuva - Allekirjoittajan nimi ja valinnainen sähköposti - IP-osoite, josta allekirjoitus tuli - Allekirjoittajan selain-käyttäjäagentti - Tarkka allekirjoitusaikaleima - Yrityskohtainen tallennus, jotta vain tiimisi voi katsella tietuetta

Yhdessä nämä muodostavat auditointijäljen, joka dokumentoi allekirjoittamisteon.

Mitä Invotify ei väitä: - Tämä ei ole hyväksytty sähköinen allekirjoitus eikä ole eIDAS-sertifioitu. - Invotify ei tarjoa allekirjoittajan henkilöllisyyden todentamista syötettyjen tietojen ja tallennettujen teknisten metatietojen lisäksi. - Invotify ei takaa oikeudellista täytäntöönpanokelpoisuutta millään lainkäyttöalueella.

Se, onko sähköinen allekirjoitus oikeudellisesti sitova, riippuu maasi lainsäädännöstä, asiakirjan tyypistä ja osapuolista. Jos täytäntöönpanokelpoisuus on tärkeää tietyn sopimuksen osalta, konsultoi pätevää lakimiestä tai käytä erillistä hyväksyttyä sähköistä allekirjoituspalveluntarjoajaa, jos laki sitä edellyttää.