Asetukset

Asetukset-sivu on kokoonpanokeskus, jossa voit mukauttaa Invotifyn vastaamaan yrityksesi tarpeita. Asetukset on järjestetty välilehtiin, joissa voit navigoida vasemman sivupalkin kautta (mobiilissa pudotusvalikko).

Asetusvälilehdet: - Yritystiedot - Yritysprofiili, logo, vero-/ALV-numerot, PEPPOL-tunnus ja osoite - Asiakirja-asetukset - Laskujen/tarjousten numerointi, oletusvaluutta, maksutiedot, maksuehdot, myöhästymismaksut, maksumuistutukset, veromallit ja oletushuomiot ja -ehdot - Ominaisuudet - Ota käyttöön tai poista käytöstä alustan ominaisuuksia (tarjoukset, tuotteet, kalenteri jne.) - Hyväksynnät - Hyväksyntäsäännöt, jotka edellyttävät vahvistusta ennen asiakirjojen lähettämistä (Pro) - Tietoturva - Salasana, kaksivaiheinen todennus (2FA), tunnistusavaimet ja aktiiviset istunnot - Laskutus - Tilauksen hallinta, paketin päivitykset ja maksutapa - Integraatiot - Yhdistä Stripe ja PayPal verkkomaksuihin sekä tiliotteiden täsmäytys (Plaid) - Ilmoitukset - Valitse mitkä hälytykset saat ja millä kanavilla - Yksityisyys ja tiedot - Tietojen vienti ja tilin poistaminen

Tärkeää: Asetukset-sivu on aina käytettävissä, vaikka tilauksesi olisi vanhentunut. Näin voit aina hallita laskutustasi ja tiliäsi.

Yritystietosi näkyvät kaikissa laskuissa ja tarjouksissa, minkä vuoksi ne ovat välttämättömiä ammattimaisen näköisille asiakirjoille.

Yrityslogo: - Lataa yrityksesi logo - Tukee PNG-, JPG-, GIF- ja WebP-muotoja (enintään 5 Mt) - Neliömäiset kuvat sopivat parhaiten yhtenäiseen näyttöön - Logo näkyy mallipohjien "Brändi"-lohkossa - Poistopainike on käytettävissä nykyisen logon poistamiseen

Yritystiedot: - Yrityksen nimi - Yrityksesi tai kauppanimesi (näkyy kaikissa asiakirjoissa) - Yrityksen sähköposti - Yhteyssähköposti asiakaskyselyjä varten - Puhelinnumero - Yrityksen yhteystiedot - Verotunnus - Paikallinen vero-/rekisterinumerosi - ALV-numero - Verovaatimustenmukaisuutta ja B2B-laskutusta varten - PEPPOL-tunnus - Sähköinen osoitteesi verkkolaskujen reitittämistä varten — syötä vain osallistujanumero (esim. 1234567890123; GLN-järjestelmä 0088 lisätään automaattisesti). Käytetään vietäessä UBL/CII/Peppol-verkkolaskuja — katso lisätietoja Verkkolaskutus ja vaatimustenmukaisuus -osiosta - Verojärjestelmä - Yrityksesi käyttämä verojärjestelmä (esim. ALV, GST, SST)

Osoitetiedot: - Katuosoite - Kaupunki - Osavaltio / maakunta - Postinumero - Maa

Kaikkia näitä tietoja käytetään: - Laskujen ja tarjousten "Lähettäjä"-lohkossa - Sähköpostin lähettäjätiedoissa asiakirjoja lähetettäessä - PDF-luonnissa ammattimaisen ulkoasun varmistamiseksi

Huom: Maksutiedot-lohkossa käytettävät pankkitiedot (pankin nimi, IBAN, SWIFT/BIC) asetetaan Asiakirja-asetuksissa, ei täällä.

Asiakirja-asetukset ohjaavat laskujen ja tarjousten numerointia sekä uusiin asiakirjoihin sovellettavia oletusarvoja. Laskut ja tarjoukset numeroidaan erikseen.

Asiakirjojen numerointi: Rakenna numerointimuotosi vaihdettavista osista esikatselulla seuraavasta numerosta: - Etuliite - Numeron edelle tulevat kirjaimet (esim. "LAK", "TAR") — enintään 6 merkkiä - Vuosi / kuukausi - Määritä, näkyykö vuosi ja/tai kuukausi numerossa - Lyhyt vuosi - Käytä 2-numeroista vuotta (esim. 24) täyden vuoden sijaan - Erotinmerkki - Segmenttien välinen merkki (esim. -, /, . tai ei mitään) - Numerot - Kuinka monta numeroa järjestysnumero täytetään (esim. 4 → 0001) - Järjestysnumeron nollaus - Laskuri voi nollautua vuosittain, jotta jokainen vuosi alkaa alusta

Live-esikatselu näyttää tarkalleen, miltä seuraava asiakirjanumero näyttää (esim. LAK-2026-0042).

Oletusvaluutta: Aseta useimmin käyttämäsi valuutta. Invotify tukee 102 valuuttaa maailmanlaajuisesti. Oletusvaluutta on valmiiksi valittuna uusia laskuja ja tarjouksia luotaessa (voit silti ohittaa sen asiakaskohtaisesti tai asiakirjakohtaisesti).

Maksutiedot: Aseta pankkitietosi niin, että ne näkyvät asiakirjojen Maksutiedot-lohkossa: - Pankin nimi - SWIFT / BIC - IBAN

Oletuksena käytettävät maksuehdot: Valitse uusiin asiakirjoihin sovellettavat oletuksena käytettävät maksuehdot: maksu vastaanottaessa, netto 7, netto 15, netto 30, netto 60 tai netto 90 päivää. Eräpäivä lasketaan automaattisesti näiden ehtojen perusteella.

Myöhästymismaksut: Määrittele automaattiset myöhästymismaksut erääntyneille laskuille — varoitusaika, prosenttiosuus tai kiinteä summa, valinnainen enimmäisraja ja onko maksu toistuva.

Maksumuistutukset: Ota käyttöön automaattiset muistutussähköpostit, jotka lähetetään tietyn päivien lukumäärän ennen ja/tai jälkeen eräpäivän.

Veromallit: Tallenna uudelleenkäytettäviä verokonfiguraatioita (katso alla olevaa Veromallit-osiota).

Allekirjoitus: Aseta allekirjoittajan oletusnimi ja titteli, joka voi näkyä asiakirjojen Allekirjoitus-lohkossa.

Oletushuomiot ja -ehdot: Anna oletushuomiot ja yleiset ehdot -teksti, joka täytetään automaattisesti uusiin laskuihin ja tarjouksiin.

Veromallit mahdollistavat tavallisten verokantojen tallentamisen kerran ja niiden uudelleenkäyttämisen laskuissa ja tarjouksissa sen sijaan, että prosenttiluvut kirjoitettaisiin uudelleen joka kerta. Ne ovat käytettävissä kaikissa paketeissa.

Mitä malli tallentaa: - Nimi - Kuvaus verokannasta (esim. "Vakio-ALV", "Alennettu verokanta", "Nollaverokanta") - Verokanta - Veroprosentti (0–100%) - Kuvaus - Valinnainen huomio sen käyttötilanteen selittämiseksi - Oletus - Voit halutessasi merkitä yhden mallin oletukseksi, jota sovelletaan uusiin rivikohteisiin

Mallien hallinta: 1. Siirry Asetukset → Asiakirja-asetukset ja etsi Veromallit-osio 2. Napsauta Lisää luodaksesi mallin tai muokkaa tai poista olemassa oleva 3. Merkitse malli oletukseksi tähtikytkimellä, jotta se on esivalittuna uusissa asiakirjoissa

Mallien käyttö: Kun lisäät veroa rivikohtaan tai asiakirjaan, voit valita tallennetun mallin täyttääksesi verokannan välittömästi. Voit silti ohittaa verokannan rivikohtaisesti — mallit ovat helpotus, eivät lukko.

Automaattinen maakohtainen oletus: Jos et ole merkinnyt mitään mallia oletukseksi, uudet rivikohteet täytetään automaattisesti maasi vakioarvonlisäverokannalla (otettu yrityksen maasta Asetuksissa — esim. Suomi → 24%). Oletusmalli ohittaa aina tämän, mukaan lukien eksplisiittinen 0%:n malli yrityksille, jotka eivät veloita ALV:ia. Maille, joilla ei ole yhtä kansallista verokantaa (kuten Yhdysvalloissa), ei oleteta mitään verokantaa ja uudet kohteet alkavat 0%:sta.

Liittyvät vero-ominaisuudet: - Kaksoisverotus rivikohtaa kohden (kaikki paketit) — sovella kahta itsenäistä verokantaa per rivi - Asiakaskohtainen verokokoonpano (kaikki paketit) — tallenna oletusvero-tunnus ja -kannat per asiakas - Tuotekohtaiset veroluokat (Pro) — aseta ensisijaiset ja toissijaiset verooletukset per tuote

Invotify tarjoaa useita tietoturvavaihtoehtoja tilisi suojaamiseksi.

Salasanan hallinta: Vaihda salasanasi Tietoturva-välilehdeltä: 1. Syötä nykyinen salasanasi 2. Syötä uusi salasanasi 3. Vahvista uusi salasana 4. Napsauta "Vaihda salasana" päivittääksesi

Kaksivaiheinen todennus (2FA): Lisää ylimääräinen suojakerros sähköpostipohjaisen kaksivaiheisen todennuksen avulla: - Kun otettu käyttöön, kertaluonteinen vahvistuskoodi lähetetään sähköpostiisi jokaisen kirjautumisen yhteydessä - Syötä 6-numeroinen koodi kirjautumisen viimeistelemiseksi - Koodit ovat aikarajoitettuja tietoturvan varmistamiseksi

2FA:n käyttöönotto: 1. Siirry Asetukset → Tietoturva 2. Napsauta "Kaksivaiheinen todennus" -osiossa "Sähköpostikoodi" päälle 3. 2FA on heti aktiivinen — seuraavasta kirjautumisesta alkaen sinulle lähetetään sähköpostiin 6-numeroinen koodi kirjautumisen viimeistelemiseksi

Tunnistusavaimet (WebAuthn): Käytä nykyaikaista salasanatonta todennusta tunnistusavainten avulla: - Kirjaudu sisään sormenjälkitunnistuksella, kasvojentunnistuksella tai laitteen PIN-koodilla - Turvallisempi kuin salasanat — vastustaa tietojenkalasteluhyökkäyksiä - Tukee laitteistotietoturva-avaimia (YubiKey jne.) - Tilille voidaan rekisteröidä useita tunnistusavaimia

Tunnistusavainten käyttöönotto: 1. Siirry Asetukset → Tietoturva 2. Napsauta "Lisää tunnistusavain" 3. Seuraa laitteesi ohjeita (sormenjälki, kasvot tai PIN) 4. Tunnistusavain rekisteröidään ja sitä voidaan käyttää tuleviin kirjautumisiin 5. Voit rekisteröidä useita tunnistusavaimia eri laitteille

Tunnistusavainten hallinta: - Tarkastele kaikkia rekisteröityjä tunnistusavaimia Tietoturva-välilehdellä - Poista tunnistusavaimet, joita et enää käytä - Lisää uusia tunnistusavaimia lisälaitteille

Aktiiviset istunnot: Tietoturva-välilehdellä on myös luettelo kaikista laitteista, jotka ovat tällä hetkellä kirjautuneina tilillesi. Nykyinen laitteesi on merkitty "Tämä laite". Voit kirjautua ulos yksittäisestä istunnosta tai kirjautua ulos kaikista muista istunnoista kerralla, jos epäilet luvatonta käyttöä.

Katso lisätietoja kaikista todennusmenetelmistä (mukaan lukien Google- ja Apple-kirjautuminen sekä salasanan palauttaminen) Tietoturva ja todennus -osiosta.

Invotify antaa sinun ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä tiettyjä alustan ominaisuuksia työtilasi yksinkertaistamiseksi. Poistetut ominaisuudet piilotetaan sivupalkista ja käyttöliittymästä, ja kaikki niiden tiedot säilytetään, kun otat ne uudelleen käyttöön.

Vaihdettavat ominaisuudet: - Tarjoukset - Tarjoukset-osio. Kun poistettu käytöstä, Tarjoukset poistetaan sivupalkista ja työskentelet vain laskujen kanssa. - Tuotteet - Tuoteluettelo. Kun poistettu käytöstä, Tuotteet poistetaan sivupalkista. - Varastonseuranta - Tuotteiden inventaarion seuranta. Tämä on Tuotteiden aliominaisuus ja on käytettävissä vain, kun Tuotteet on otettu käyttöön — Tuotteiden poistaminen käytöstä poistaa myös Varastonseurannan käytöstä. - Kalenteri - Ajoitettujen ja toistuvien asiakirjojen kalenterinäkymä. - Hyvityslaskut - Laskuihin kohdistuvien hyvitysten ja hyvityslaskujen myöntäminen. - Raportit - Raportit-alue (tuotto, ikääntyminen, verotus, voitto ja tappio ja paljon muuta). - Toimintoloki - Työtilan muutosten live-auditointiloki. - Tiimi - Jäsenten kutsuminen ja roolien ja käyttöoikeuksien hallinta.

Ominaisuuksien vaihtaminen: 1. Siirry Asetukset → Ominaisuudet 2. Käännä kytkin minkä tahansa ominaisuuden vieressä ottaaksesi sen käyttöön tai poistaaksesi käytöstä 3. Muutokset tulevat voimaan välittömästi

Miksi poistaa ominaisuuksia käytöstä? - Yksinkertaista työtilasi piilottamalla ominaisuudet, joita et käytä - Vähennä sivupalkin sotkua puhtaamman käyttöliittymän saavuttamiseksi - Keskity työnkulkusi kannalta tärkeisiin työkaluihin - Ominaisuudet voidaan ottaa uudelleen käyttöön milloin tahansa kaikkien tietojen säilyessä

Hallinnoi Invotify-tilaustasi Asetukset-kohdan Laskutus-osiosta.

Nykyinen paketti -näyttö: - Pakettisi nimi kuvakkeella (Starter, Pro tai Lifetime) - Tilauksen tila (Aktiivinen, Peruutettu jne.) - Laskutusjakso tai "Elinikäinen pääsy" kertaostoille - Nykyinen hinta ja uusimistiedot - "Hallinnoi tilausta" -painike (avaa Stripe Customer Portal) - "Vaihda paketti" -painike vertailuun ja päivitykseen

Päivitysprosessi: 1. Napsauta "Vaihda paketti" nähdäksesi kaikki saatavilla olevat paketit 2. Vertaile ominaisuuksia Starter-, Pro- ja Lifetime-pakettien välillä 3. Napsauta päivityspainiketta valitsemassasi paketissa 4. Suorita maksu turvallisesti Stripe Checkoutin kautta 5. Pakettisi päivittyy välittömästi ja uudet ominaisuudet ovat heti käytettävissä

Tilauksen hallinta: "Hallinnoi tilausta" -painike avaa Stripe Customer Portalin, jossa voit: - Päivittää luotto- tai pankkikorttisi - Tarkastella koko laskutushistoriaasi - Ladata maksukuitit ja laskut - Peruuttaa tilauksesi - Vaihtaa kuukausilaskutuksesta vuosilaskutukseen

Integraatiot-välilehti mahdollistaa ulkoisten palveluiden yhdistämisen. Maksu- ja pankkisynkronointiintegraatiot ovat käytettävissä Pro- ja Lifetime-paketeissa.

Hyväksy verkkomaksuja: Yhdistä Stripe ja/tai PayPal, jotta asiakkaasi voivat maksaa laskusi verkossa. Molemmat käyttävät suojattua OAuth-yhteyttä — valtuutat Invotifyn olemassa olevasta Stripe- tai PayPal-tilistäsi; Invotify ei koskaan näe kirjautumistietojasi.

Maksuntarjoajan käyttöönotto: 1. Siirry Asetukset → Integraatiot 2. Napsauta "Hyväksy verkkomaksuja" -kohdassa Yhdistä Stripen tai PayPalin vieressä 3. Sinut ohjataan tarjoajalle valtuutuksen suorittamiseksi 4. Suorita käyttöönotto (tai kirjaudu olemassa olevalle tilillesi) 5. Yhdistettynä tila ja tilin tiedot näkyvät Asetuksissa

Yhdistämisen jälkeen: - Maksulinkkejä voidaan luoda yksittäisille laskuille - Maksulinkit sisällytetään laskusähköposteihin automaattisesti - Asiakkaat voivat maksaa suoraan linkistä kortilla tai tuetuilla lompakoilla - Maksut talletetaan yhdistettyyn Stripe- tai PayPal-tiliisi - Laskun tila päivittyy automaattisesti webhookien kautta, kun asiakas maksaa

Tiliotteiden täsmäytys: Pro/Lifetime-käyttäjät voivat myös yhdistää pankkitilin (Plaidin kautta) tapahtumien hakemiseksi ja niiden täsmäyttämiseksi avoimia laskuja vastaan. Katso lisätietoja Pankkisynkronointi-osiosta.

Hallinta ja yhteyden katkaiseminen: - Tarkastele yhteystilaa ja tilin tietoja Asetuksissa - Napsauta Katkaise yhteys poistaaksesi integraation milloin tahansa - Yhteyden katkaiseminen estää uusien maksulinkkien toiminnan, mutta ei vaikuta itse Stripe/PayPal-tiliisi

Kun lisäät asiakkaan, jolla on eurooppalainen ALV-numero, Invotify voi vahvistaa sen virallisesta EU:n VIES-tietokannasta ja täyttää yritystiedot automaattisesti.

Toimintaperiaate: 1. Luot uuden asiakkaan ja syötät heidän ALV-numeronsa (esim. FI12345678) 2. Invotify havaitsee sen olevan EU:n ALV-numero (alkaa 2-kirjaimisella EU-maakoodilla) 3. Se lähettää numeron Euroopan komission VIES-tietokantaan vahvistusta varten 4. Jos voimassa: yrityksen nimi ja rekisteröity osoite valtiollisesta tietokannasta täytetään automaattisesti asiakastietueeseen 5. Jos virheellinen: näet varoituksen ennen tallentamista

Miksi tämä on tärkeää: - B2B-laskutuksessa Euroopassa sinun on vahvistettava asiakkaasi ALV-numero veronmukaisuutta varten (käänteinen verovelvollisuus, ALV-vapautukset) - Virallisen rekisteröidyn nimen ja osoitteen automaattinen täyttäminen estää kirjoitusvirheet ja varmistaa, että laskusi viittaavat oikeaan juridiseen tahoon - VIES on viranomaislähde — se on sama tietokanta, jota veroviranomaiset käyttävät

Tuetut maat: Kaikki 27 EU:n jäsenvaltiota sekä Pohjois-Irlanti (XI). Täydellinen luettelo: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Ilmainen, ei API-avainta: VIES:iä ylläpitää Euroopan komissio. Se on ilmainen, julkinen eikä vaadi rekisteröitymistä. Invotify kutsuu sitä suoraan, kun vahvistat ALV-numeron.

Huom: VIES on toisinaan hidas tai ei käytettävissä, kun EU:n jäsenvaltioiden tietokannat ovat huollossa. Invotify käsittelee aikakatkaisut sulavasti — voit aina tallentaa asiakkaan ja vahvistaa myöhemmin.

Yksityisyys ja tiedot -välilehti antaa sinulle GDPR-yhteensopivan hallinnan tiedoistasi: täydellinen vienti ja pysyvä tilin poistaminen.

Tietojen vienti: Napsauta Lataa tietoni luodaksesi yhden JSON-tiedoston, joka sisältää profiilisi, asiakkaasi, laskusi, tarjouksesi, tuotteesi, mallipohjasi ja niihin liittyvät tietueet. Se latautuu välittömästi ja on käytettävissä tilauksen tilasta riippumatta.

Tilin poistaminen: Napsauta Poista tilini, sitten kirjoita POISTA TILINI vahvistaaksesi. Tämä poistaa pysyvästi tilisi ja kaikki siihen liittyvät tiedot — sitä ei voi kumota, joten vie tietosi ensin.

Etsitkö lisää vientivaihtoehtoja? Verkkolaskutus ja vaatimustenmukaisuus -osiossa käsitellään yksityiskohtaisesti jäsennellyt CSV/JSON-tietojen viennit ja sähköiset laskuformaatit (UBL, CII, Peppol).