Tarjoukset

Tarjoukset (kutsutaan myös estimaateiksi tai myyntitarjouksiksi) ovat asiakirjoja, joilla kerrot asiakkaallesi, mitä he saavat ja millä hinnalla — ennen varsinaista laskutusta. Invotifyssä tarjousjärjestelmä on rakennettu yhtenäiseksi laskujärjestelmän kanssa, joten muunnos tarjouksesta laskuksi on saumaton.

Tarjousten tyypillinen elinkaari: 1. Luonnos — Tarjous on rakenteilla, ei näytetä asiakkaalle 2. Lähetetty — Asiakas on vastaanottanut tarjouksen arvioitavaksi 3. Hyväksytty — Asiakas on hyväksynyt tarjouksen 4. Hylätty — Asiakas on hylännyt tarjouksen 5. Muunnettu laskuksi — Tarjouksesta on luotu lasku

Miksi käyttää tarjouksia Invotifyssä: - Sama mallipohja ja lohkopohjainen suunnittelujärjestelmä kuin laskuissa - Yksi napsautus muuntaa hyväksytyn tarjouksen laskuksi (kopioiden kaikki rivikohdat) - Jakamislinkit asiakkaalle verkossa tarkastelemista ja allekirjoittamista varten - Edistymislaskutus: laskuta tarjous vaiheittain useampana laskuna (Pro)

Tarjouksen luominen on hyvin samanlainen kuin laskun luominen — sama prosessi, samat mallipohjat, samat lohkot.

Tarjouksen luominen: 1. Siirry kohtaan Tarjoukset koontinäytöstä 2. Napsauta "Uusi tarjous" 3. Valitse mallipohja (tai käytä oletuspohjaa) 4. Täytä asiakkaan tiedot, rivikohdat, päivämäärät ja muut tiedot 5. Tallenna luonnoksena tai lähetä asiakkaalle

Erityiset tarjousasetukset: - Voimassaolopäivä — Päivämäärä, jolloin tarjous raukeaa (valinnainen mutta suositeltava) - Tarjousnumero — Automaattisesti luotu (muokattavissa) - Edistymislaskutus — Kytke päälle, jotta voit laskuttaa tämän tarjouksen vaiheittain (Pro)

Tarjousnumerointi: Invotify luo tarjousnumerot automaattisesti erillisessä sarjassa laskuista (esim. Q-001, Q-002). Voit mukauttaa etuliitteen Asetuksissa.

Tarjousluettelosivu tarjoaa samat hallintaominaisuudet kuin laskuissa, sekä lisäksi tarjouskohtaisia toimintoja.

Saatavilla olevat toiminnot: - Näytä — Avaa tarjouksen tietosivu PDF-esikatseluineen - Muokkaa — Muuta tarjouksen sisältöä - Kopioi — Luo kopio tarjouksesta - Lataa PDF — Hanki tarjous ammattimaisen PDF:nä - Lähetä sähköposti — Lähetä asiakkaalle PDF-liitteenä (asettaa tarjouksen "Lähetetty"-tilaan) - Muunna laskuksi — Luo lasku tästä tarjouksesta - Poista — Poista tarjous

Tarjoustilat: - Luonnos — Tarjous luotu, mutta ei vielä lähetetty - Lähetetty — Toimitettu asiakkaalle, odottaa vastausta - Hyväksytty — Asiakas on hyväksynyt tarjouksen - Hylätty — Asiakas on hylännyt tarjouksen - Vanhentunut — Voimassaolopäivä ylitetty ilman vastausta - Muunnettu — Muunnettu laskuksi

Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, voit muuntaa sen laskuksi yhdellä napsautuksella. Kaikki rivikohdat, hinnat ja asiakastehdot kopioidaan automaattisesti.

Tarjouksen muuntaminen: 1. Avaa hyväksytty tarjous 2. Napsauta "Muunna laskuksi" -painiketta 3. Vahvista toiminto 4. Uusi lasku luodaan kaikilla tarjouksen tiedoilla 5. Muokkaa tarvittaessa ennen lähettämistä

Mitä kopioituu: - Kaikki rivikohdat (nimi, kuvaus, hinta, verokanta, määrä) - Asiakkaan tiedot - Mallipohja - Mahdolliset muistiinpanot ja ehdot

Alkuperäinen tarjous: Muuntamisen jälkeen alkuperäinen tarjous jää muuttumattomana ja sen tila päivittyy "Muunnettu"-tilaan. Tarjous ja lasku on linkitetty toisiinsa.

Suuremmissa tai vaiheistaisissa projekteissa sinun ei tarvitse laskuttaa tarjousta kerralla. Edistymislaskutuksen avulla voit laskuttaa hyväksytyn tarjouksen useassa vaiheessa luomalla erillisen laskun jokaiselle vaiheelle, pitäen alkuperäisen tarjouksen yhtenä totuuden lähteenä. Edistymislaskutus on saatavilla kaikilla suunnitelmilla.

Miten se toimii: Jokainen edistymislasku vähentää osaa tarjouksen kokonaissummasta. Voit laskuttaa jokaisen vaiheen prosenttiosuudella (esim. 30% ennakkomaksu, sitten 40%, sitten 30%) tai kiinteällä summalla (tietty välietappiarvo). Invotify seuraa, kuinka paljon tarjouksesta on jo laskutettu ja kuinka paljon on jäljellä.

Ylilaskutussuoja: Et voi koskaan laskuttaa enemmän kuin tarjouksen kokonaissumma. Kun kumulatiivinen summa saavuttaa 100% tarjouksesta, ei enää edistymislaskuja voi luoda — järjestelmä estää minkä tahansa summan, joka ylittäisi jäljellä olevan laskuttamattoman saldon.

Käyttöönotto: Edistymislaskutus on valinnainen per tarjous. Valitse "Salli edistymislaskutus" tarjouseditorissa (tarjouksen tiedot -osiossa, tarjousta luodessa tai muokatessa). Jos tarjous ei salli sitä, edistymisnäkymä kertoo siitä ja vie sinut suoraan editoriin sen käynnistämiseksi.

Mistä löytää: Avaa tarjouksen tietosivu ja käytä sen edistymislaskutusnäkymää lisätäksesi välietappeja, asettaaksesi prosenttiosuuden tai kiinteän summan ja luodaksesi laskun kyseiselle vaiheelle. Jokainen luotu lasku toimii kuten mikä tahansa muu lasku (PDF, sähköposti, maksujen seuranta).

Tarjousten voimassaolopäiviä seurataan kaikkialla Invotifyssä, jotta voit tehdä seurantatoimia asiakkaille oikeaan aikaan. Järjestelmä seuraa aktiivisesti tarjouksiasi ja lähettää ilmoituksia ennen niiden vanhentumista.

Missä voimassaolopäivät näkyvät: - Tarjouksen tietosivu - Kalenterinäkymä värikoodattuina tapahtumina - Ilmoitusjärjestelmä keskitason prioriteetti-ilmoituksilla

Ilmoitukset: - Tarjous vanhenemassa pian — Muistutus, kun lähetetty tarjous lähestyy voimassaolopäiväänsä ilman vastausta - Tarjous vanhentunut — Laukeaa, kun tarjous ylittää voimassaolopäivänsä ilman vastausta

Parhaat käytännöt: - Tarkista kalenteri viikoittain vanhenevien tarjousten varalta - Lähetä seurantasähköposteja ennen vanhentumista - Harkitse voimassaoloajan jatkamista sitoutuneille prospekteille - Sulje vanhentuneet tarjoukset, jos vastausta ei tule