Maksut ja saatavien hallinta
Hyväksy maksuja, täsmäytä ne automaattisesti ja muistuta erääntyneistä ilman kiusallista sähköpostia
Maksujen yleiskatsaus
Invotify muuttaa laskut tuloksiksi — maksetuiksi. Maksujärjestelmä hoitaa kaiken ensimmäisestä maksupainikkeesta laskulla loppuun pankkitapahtumaa vasten tehtyyn täsmäytykseen. Suurin osa toimii automaattisesti, kun se on kerran asetettu.
Kuinka maksut toimivat alusta loppuun:
- Maksupainike laskussa. Jokainen Pro- ja Lifetime-pakettien lasku sisältää maksulinkin. Asiakkaat napsauttavat sitä ja suorittavat maksun sekunneissa käyttöön ottamillasi menetelmillä.
- Automaattiset tilapäivitykset. Kun maksu onnistuu, Invotify vastaanottaa vahvistuksen maksuprosessorilta ja vaihtaa laskun tilan Maksetuksi automaattisesti. Ei kyselyä, ei manuaalia vaihetta.
- Erääntymismuistutukset. Jos lasku menee eräpäivän yli, Invotify lähettää kohteliaita muistutussähköposteja asiakkaalle aikataulun mukaan, jonka määrität — tai ilmoittaa sinulle, jotta voit päättää, haluatko muistuttaa heitä.
- Pankkitäsmäytys. Jos olet yhdistänyt pankkisi, Invotify seuraa saapuvia tapahtumia ja täsmäyttää ne automaattisesti avoimiin laskuihin. Kaikki, mitä se ei pysty täsmäyttämään luottavaisesti, jää saataville yhden napsautuksen manuaaliseen täsmäytykseen.
- Viivästyskulut, hyvityslaskut, osittaiset maksut, manuaalinen kirjaus. Jokainen reaalimaailman laskutuksen erikoistapaus on katettu.
Mitä jokainen paketti saa: Manuaalinen maksukirjaus, osittaiset maksut juoksevalla saldolla, erääntymismuistutukset ja viivästyskulut ovat saatavilla kaikissa paketeissa — Starter, Pro ja Lifetime. Voit aina kirjata Invotifyn ulkopuolelta saadut maksut (käteinen, sekki, tilisiirto) ja seurata erääntyviä laskuja.
Mitä Pro ja Lifetime lisäävät: Verkkomaksut Stripen ja PayPalin kautta, laskukohtaiset maksulinkit automaattisilla tilapäivityksillä, pankkisynkronointi automaattisella täsmäytyksellä (Plaid) ja tallennetut maksutavat automaattiveloituksella toistuviin laskuihin.
Stripe ja PayPal. Kortit, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA — alueestasi riippuen.
Yhdistä pankkisi Plaidin kautta. Tapahtumat virtaavat sisään ja täsmäytetään automaattisesti laskuihin. Katso Pankki-osio.
Automaattiset kohteliaat muistutussähköpostit, kun laskut menevät eräpäivän yli. Kaikki paketit.
Karenssiajat, prosentti- tai kiinteät kulut ja enimmäisrajat. Kaikki paketit.
Verkkomaksut — Stripe ja PayPal (Pro)
Yhdistä Stripe, PayPal tai molemmat — sitten jokainen lähettämäsi lasku sisältää maksulinkin, ja maksetut laskut päivittyvät itse. Verkkomaksut ovat Pro- ja Lifetime-ominaisuus.
Stripen yhdistäminen: 1. Siirry kohtaan Asetukset → Integraatiot 2. Napsauta "Yhdistä" Stripen kohdalla 3. Sinut ohjataan Stripeen yhteyden valtuuttamiseksi tai uuden tilin luomiseksi 4. Viimeistele Stripen käyttöönotto (yleensä muutama minuutti — he pyytävät perustietoja yrityksestäsi) 5. Takaisin Invotifyssa yhteyden tila näyttää "Yhdistetty" tilisi nimellä
PayPalin yhdistäminen: 1. Samoissa Integraatiot-asetuksissa napsauta "Yhdistä" PayPalin kohdalla 2. Valtuuta Invotify PayPalin OAuth-prosessin kautta 3. Yhdistettynä laskuja voidaan maksaa PayPalilla Stripen ohella (tai sen sijaan)
Stripen kautta tuetut maksutavat: - Luotto- ja maksukortit - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-veloitus (Eurooppa)
Saatavilla olevat menetelmät riippuvat Stripe-alueestasi. PayPal-maksut käsitellään PayPalin Orders API:n kautta.
Turvallisuus: Invotify ei koskaan näe tai tallenna asiakkaidesi kortti- tai pankkitietoja. Maksutiedot kerätään suoraan Stripen tai PayPalin omilla turvallisilla lomakkeilla. Korttidata on PCI DSS Level 1 -yhteensopiva oletuksena, koska prosessori hallitsee vaatimustenmukaisuuden laajuuden.
Mitä tapahtuu, kun asiakas maksaa: 1. Asiakas napsauttaa maksulinkkiä laskussa (sähköposti tai PDF) 2. He suorittavat maksun Stripen tai PayPalin isännöimällä sivulla 3. Prosessori vahvistaa maksun Invotifylle reaaliajassa webhookin kautta 4. Laskun tila vaihtuu Maksetuksi 5. Saat ilmoituksen
Osittaiset maksut: Jos asiakas maksaa vain osan laskusta (esim. ennakkomaksun), Invotify kirjaa osittaisen maksun ja pitää laskun avoimena loppuosalle. Näet sekä maksetun summan että vielä edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen edelleen erääntyvän summan.
Tallennetut maksutavat ja automaattiveloitus: Pro- ja Lifetime-paketeissa asiakkaat voivat tallentaa maksutavan, jotta toistuvat laskut veloitetaan automaattisesti kunkin esiintymisen luomisen yhteydessä. Asetat tämän asiakaskohtaisesti, ja tallennettu menetelmä säilytetään turvallisesti maksuprosessorin toimesta — Invotify ei koskaan tallenna korttia itse.
Kortit, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA Stripen kautta — sekä PayPal. Yhdistä kumpi tai molemmat.
Korttidata käsitellään prosessorin toimesta — Invotify ei koskaan näe sitä.
Lasku siirtyy Maksetuksi heti, kun maksu onnistuu — webhookkipohjainen, ei kyselyä.
- Verkkomaksut vaativat Pro- tai Lifetime-paketin
- Tarvitset Stripe- ja/tai PayPal-tilin (molemmat ilmaisia luoda) käyttääksesi tätä ominaisuutta
- Prosessoripalkkiot veloittaa Stripe tai PayPal erikseen — Invotify ei lisää omaa katettaan
Pankkisynkronointi ja automaattinen täsmäytys (Pro)
Yhdistä yrityspankkitilisi Plaidin kautta ja Invotify täsmäyttää saapuvat tapahtumat avoimiin laskuihin — poistaen manuaalisen täsmäytyksen tarpeen. Tapahtumat synkronoituvat, täsmäytysmoottori pisteyttää ne avoimia laskujasi vasten, korkean luottamuksen täsmäytykset merkitsevät laskun maksetuksi automaattisesti, ja loput voidaan täsmäyttää (tai ohittaa) yhdellä napsautuksella.
Pankkisynkronointi on Pro- ja Lifetime-ominaisuus ja yhdistää turvallisesti Plaidin kautta — Invotify näkee vain tapahtumatiedot, ei koskaan pankkitunnuksiasi. Voit peruuttaa yhteyden milloin tahansa kohdasta Asetukset → Integraatiot.
Katso omistettu Pankki-osio täydellisestä oppaasta: kuinka täsmäytys pisteytetään (summa, päivämäärän läheisyys, kuvaus), tuetut laitokset, manuaalinen täsmäytys ja yksityistietojen yksityiskohdat.
Synkronoidut pankkitapahtumat näkyvät Invotifyssa valmiina täsmäytettäväksi.
Summa + päivämäärä + asiakkaan nimi pisteytetty yhdessä. Korkean luottamuksen täsmäytykset hyväksytään automaattisesti.
Vahvista tai ohita jäljellä olevat tapahtumat itse. Sinä pysyt hallinnassa.
Plaid hoitaa pankin kirjautumisen. Invotify ei koskaan näe pankkitunnuksiasi.
- Täydelliset tiedot löytyvät tämän ohjekeskuksen Pankki-osiosta
- Tarkista täsmäyttämättömät tapahtumat säännöllisesti ja vahvista täsmäytykset yhdellä napsautuksella
Erääntymismuistutukset
Kun lasku menee eräpäivän yli, Invotify voi automaattisesti lähettää kohteliaita muistutussähköposteja asiakkaalle — tai yksinkertaisesti ilmoittaa sinulle, jotta voit päättää, haluatko muistuttaa heitä. Ei aggressiivisia veloitusketjuja, ei perintäkampanjoita. Vain ystävällinen "hei, tämä on erääntynyt" maksulinkillä.
Kuinka muistutukset toimivat: 1. Lasku menee eräpäivän yli 2. Asetetun päivän kohdalla (esim. 7 päivää erääntymisen jälkeen) Invotify lähettää kohteliaan brändätyn sähköpostin asiakkaalle laskunumerolla, summalla ja eräpäivällä 3. Jos asiakas ei ole vielä maksanut, toinen muistutus voi lähteä myöhemmin (esim. 14 päivää, 30 päivää — valitset aikataulun) 4. Jokainen muistutus seurataan laskussa: milloin viimeisin lähetettiin ja kuinka monta on lähtenyt
Aseta muistutusaikataulu kerran — Invotify lähettää kohteliaat sähköpostit automaattisesti.
Muistutukset lähetetään sinun puolestasi yrityksesi nimessä, ei yleisestä osoitteesta.
Aseta tarkalleen mitkä päivät ennen ja jälkeen eräpäivän muistutuksia lähetetään.
Lasku näyttää, milloin viimeisin muistutus lähetettiin ja kuinka monta on lähtenyt.
- Aseta muistutusaikataulu (esim. 7 ja 14 päivää erääntymisen jälkeen) kohdasta Asetukset → Asiakirja-asetukset
- Muistutukset sisältävät maksulinkin, jos Stripe tai PayPal on yhdistetty Pro-tilillä
- Voit myös valita, että saat itse ilmoituksen erääntymisestä eikä asiakkaalle lähetetä automaattista muistutusta
Viivästyskulut
Invotify tukee automaattisia viivästyskuluja erääntyneille laskuille kaikissa paketeissa.
Kuinka viivästyskulut toimivat: 1. Aseta viivästyskulun asetukset kohdassa Asetukset → Asiakirja-asetukset 2. Kun lasku on erääntynyt ja karenssiaika on kulunut, voit soveltaa kulua laskulle yhdellä napsautuksella 3. Kulu lisätään laskuun ja summa päivitetään
Asetukset: - Karenssi — päivien määrä eräpäivän jälkeen, ennen kuin kulu alkaa soveltua - Kulutyyppi — kiinteä summa tai prosenttiosuus alkuperäisestä summasta - Enimmäisraja — valinnainen enimmäissumma viivästyskululle - Toistuva — sovelletaanko kulu vain kerran vai toistuvasti (esim. kuukausittain)
Oikeudelliset huomiot: Viivästyskutujen soveltaminen on säännelty monissa maissa. Tarkista paikalliset lait ja sopimuksesi ehdot ennen kuin otat viivästyskulut käyttöön.
- Mainitse viivästyskulupolitiikkasi Maksuehdot-lohkossa, jotta asiakkaat näkevät sen ennen laskun erääntymistä
- Lyhyt karenssi (2-5 päivää) on kohteliaampi kuin ei karenssia lainkaan, mutta silti tehokas
- Prosenttimääräiset kulut skaalautuvat laskun mukaan — parempi laajoille laskusuuruuksille
- Aseta aina enimmäisraja — se suojaa sinua oikeudellisesti ja pitää sinut rehellisenä
- Jotkin lainkäyttöalueet säätelevät viivästyskuluja — tarkista paikalliset säännöt ennen käyttöönottoa
- Toistuvat viivästyskulut kertyvät jokaisella välillä — pidä se pois päältä, ellei sinulla ole erityistä syytä
Välilaskutus
Välilaskutuksen avulla voit laskuttaa yhden tarjouksen useissa vaiheissa sen sijaan, että laskuttaisit kaiken kerralla.
Välilaskun luominen: 1. Avaa tarjous — tarjouseditorissa pitää olla "Salli välilaskutus" valittuna 2. Käytä välilaskutusnäkymää lisätäksesi vaiheen 3. Valitse summa — prosentti kokonaissummasta tai tietty summa 4. Invotify luo uuden laskun, joka viittaa tarjoukseen
Ylilaskutussuoja: Invotify seuraa tarjouksen kaikkien välilaskujen yhteissummaa. Et voi koskaan laskuttaa enemmän kuin tarjouksen kokonaissumma.
Mikä tahansa määrä välilaskuja yhtä tarjousta vasten. Prosentti tai kiinteä summa.
Estetty 100%:ssa tarjouksen kokonaissummasta. Ei voi koskaan ylittää.
Tarjous ja välilaskut näyttävät kaikki laskutetun kokonaissumman vs. jäljellä olevan.
Jokainen välilaskु viittaa tarjoukseen — selkeä kirjausketju.
- Käytä välilaskutusta mihin tahansa yli 2 viikon tai yli 5 000 € projektiin
- Yleiset jaot: 50/50, 30/30/40, 25/25/25/25
- Jokaisella välilaskulla voi olla oma eräpäivä ja maksuehdot
Manuaalinen maksukirjaus
Kaikki maksut eivät tule verkosta. Käteismaksut, tilisiirrot, sekit ja muut menetelmät voidaan kirjata manuaalisesti Invotifyssa kaikissa paketeissa.
Maksun kirjaaminen: 1. Avaa lasku 2. Napsauta "Kirjaa maksu" 3. Syötä summa (voi olla osa kokonaisesta — osittainen maksu) 4. Lisää valinnainen muistiinpano (esim. "tilisiirto, viite 1234") 5. Tallenna — lasku päivittyy välittömästi
Osittaiset maksut: Jos asiakas maksaa osan laskusta, kirjaa vain kyseinen summa. Lasku siirtyy Osittainen-tilaan ja jää avoimeksi jäljellä olevalle saldolle. Juokseva saldo päivitetään automaattisesti.
Maksuhistoria: Jokainen maksu kirjataan laskun maksutapahtumahistoriaan aikaviivalla.
- Kirjoita maksutapa ja viitenumero Muistiinpanot-kenttään — kirjanpitäjäsi tulee kysymään niitä
- Kirjaa maksut heti, kun ne selviävät, ei viikkojen kuluttua
- Käytä Muistiinpanot-kenttää epätavallisten asioiden seuraamiseen — riidat, osittaiset hyvitykset, jne.