Laskut

Luo, hallinnoi ja lähetä ammatillisia laskuja asiakkaillesi

Laskujen hallinnan yleiskatsaus

Laskut ovat Invotifyn ydin. Laskut-osio antaa sinun luoda ammatillisia laskuja, seurata niiden tilaa, lähettää ne asiakkaille ja hallita koko laskutustyönkulkuasi.

Mitä voit tehdä laskuilla: - Luo uusia laskuja alusta tai mallipohjista - Muokkaa olemassa olevia laskuja - Tarkastele laskun tietoja täydellä PDF-esikatselulla - Lähetä laskut sähköpostilla PDF-liitteillä - Lataa laskut PDF-tiedostoina - Kopioi laskuja samankaltaisia tapahtumia varten - Seuraa maksutilaa (luonnos, lähetetty, osittainen, maksettu, erääntynyt) - Suodata ja hae laskuhistoriasta - Aseta toistuvat laskut jaksolle säännölliseen laskutukseen - Luo maksulinkkejä verkkomaksuja varten (Pro/Lifetime) - Kirjaa manuaalisia ja osittaisia maksuja juoksevalla saldolla

Laskujen luominen

Laskun luominen Invotifyssa on suoraviivaista jaetun näytön editorilla. Vasen paneeli sisältää kaikki syöttökentät, kun taas oikea paneeli näyttää A4-kokoisen reaaliaikaisen esikatselun laskustasi.

Laskueditorin ominaisuudet:

Otsikko-osio: - Laskunumero (luodaan automaattisesti numerointiasetusten mukaan kohdassa Asetukset) - Myöntämispäivä (oletuksena tänään) - Eräpäivä (oletuksena 30 päivää myöntämispäivästä) - Mallipohjan valinta tallennetuista mallipohjista

Asiakasosio (Laskutettava): - Valitse olemassa oleva asiakas hakuavusteisesta pudotusvalikosta - Tai luo uusi asiakas suoraan editorissa poistumatta siitä - Asiakkaan tiedot (nimi, sähköposti, osoite, verotusnumero) täytetään automaattisesti tallennetuista tiedoista

Rivikohteet: - Lisää rajoittamaton määrä rivikohteita kullekin laskulle - Jokaisella kohdalla on: kuvaus, määrä, yksikköhinta - Valitse kohteita tuoteluettelostasi nopeaan syöttöön (tuoteluettelo vaatii Pro-tilauksen) - Enintään kaksi erillistä veroprosenttia riviä kohden - Rivikohtainen alennus prosenttina tai kiinteänä summana - Automaattinen välisumman laskenta riviä kohden - Poista kohteita yhdellä napsautuksella

Yhteensä-osio: - Välisumma (kaikkien rivikohteiden summa ennen veroja) - Verosumma (laskettu yksittäisten rivikohteiden veroprosenteista tai oletusmääristä) - Alennus (valinnainen, kiinteä summa tai prosenttiosuus) - Loppusumma (lasketaan automaattisesti)

Lisäasetukset: - Muistiinpanokenttä maksuehtoja, viestejä tai erityisohjeita varten - Tilausnumero asiakkaan ostotilauksen viitteeksi - Mukautetut tekstilohkot ja muut elementit 22 mallipohjien lohkotyypillä

Vaiheet

  1. 1

    Napsauta Uusi lasku

    Laskut-sivulta napsauta "Uusi lasku" -painiketta oikeassa yläkulmassa

  2. 2

    Valitse mallipohja

    Valitse mallipohja tai käytä oletusarvoista. Mallipohjat ohjaavat visuaalista asettelua ja näytettäviä lohkoja.

  3. 3

    Valitse asiakas

    Valitse asiakas pudotusvalikosta tai luo uusi suoraan

  4. 4

    Aseta päivämäärät

    Säädä myöntämispäivää ja eräpäivää, jos oletusarvot eivät sovi

  5. 5

    Lisää kohteita

    Lisää tuotteesi tai palvelusi määrillä ja hinnoilla. Käytä tuotevalitsinta tallennetuille kohteille.

  6. 6

    Tarkista esikatselu

    Tarkasta reaaliaikainen A4-esikatselu näytön oikealta puolelta

  7. 7

    Tallenna lasku

    Napsauta Tallenna laskun luomiseksi. Se tallennetaan luonnoksena, jota voit muokata edelleen tai lähettää.

Vinkit
  • Käytä tuoteluetteloa lisätäksesi nopeasti yleisesti laskutettavia kohteita ennalta asetetuilla hinnoilla
  • Aseta oletusveroprosentit Asetuksissa säästääksesi aikaa kullakin laskulla
  • Esikatselu päivittyy reaaliajassa muutosten yhteydessä
  • Voit vaihtaa mallipohjaa sisällön lisäämisen jälkeen — tietosi säilyvät

Laskujen hallinta

Laskuluettelo-sivu tarjoaa tehokkaita työkaluja kaikkien laskujesi hallintaan. Voit hakea, suodattaa, lajitella ja tehdä toimintoja yksittäisille laskuille.

Luettelonäkymän ominaisuudet: - Lajiteltavat sarakkeet: Numero, Asiakas, Päivämäärä, Eräpäivä, Summa, Tila - Haku laskunumerolla tai asiakkaan nimellä - Suodatus tilan mukaan (Luonnos, Lähetetty, Maksettu, Odottava, Erääntynyt) - Suodatus asiakkaan ja päivämäärävälin mukaan - Sivutus suurille laskuluetteloille

Saatavilla olevat toiminnot: Jokaisella laskulla on toimintovalikko (kolme pistettä -painike) seuraavilla vaihtoehdoilla:

Tarkastele

Avaa laskun tietosivu täydellä PDF-esikatselulla ja kaikilla asiakirjan tiedoilla

Muokkaa

Muokkaa laskun sisältöä (lähetetyille tai maksetuille laskuille harkitse hyvityslaskua kirjanpitoreitin säilyttämiseksi)

Kopioi

Luo tarkka kopio laskusta uudella numerolla ja tämän päivän päivämäärällä

Lataa PDF

Luo ja lataa lasku ammatillisena A4-PDF-tiedostona

Lähetä sähköpostilla

Lähetä laskun PDF asiakkaalle sähköpostilla valinnaisella viestillä

Poista

Poista lasku pysyvästi (vaatii vahvistuksen)

Vinkit
  • Käytä hakupalkkia löytääksesi nopeasti laskut numerolla tai asiakkaan nimellä
  • Napsauta sarakeotsikkoja lajitellaksesi luettelon nousevaan tai laskevaan järjestykseen
  • Kopioi laskuja luotaessa samankaltaisia samalle asiakkaalle
  • Suodata "Erääntynyt"-tilalla nähdäksesi, mitkä laskut tarvitsevat seurantatoimia

Laskujen tilat

Invotifyn laskuilla on eri tiloja, jotka auttavat sinua seuraamaan, missä vaiheessa laskutustyönkulkua kukin lasku on. Näiden tilojen ymmärtäminen auttaa hallitsemaan myyntisaatavia tehokkaasti.

Luonnos

Lasku on luotu, mutta sitä ei ole vielä lähetetty asiakkaalle. Voit silti muokata sitä vapaasti.

Lähetetty

Lasku on lähetetty asiakkaalle (ja odottaa maksua). Sähköpostilla lähettäminen asettaa tämän tilan automaattisesti.

Osittainen

Osittainen maksu on kirjattu. Lasku pysyy avoimena jäljellä olevan saldon osalta, jota seurataan juoksevana erääntyvänä summana.

Maksettu

Lasku on maksettu kokonaan (erääntyvä summa saavuttaa nollan). Lisätoimia ei tarvita. Ilmoitus luodaan, kun maksu kirjataan.

Erääntynyt

Eräpäivä on ohitettu eikä laskua ole vielä maksettu kokonaan. Aseta tämä tila toimintovalikosta — saat korkean prioriteetin ilmoituksen, kun lasku ylittää eräpäivän.

Vinkit
  • Erääntyneet laskut laukaisevat korkean prioriteetin ilmoituksia ja merkitään koontinäyttöön — päivitä niiden tila "Erääntynyt"-tilaan toimintovalikosta
  • Kirjattu maksu, joka on pienempi kuin erääntyvä summa, siirtää laskun "Osittainen"-tilaan ja pitää sen avoimena lopulle
  • Merkitse laskut "Maksettu"-tilaan vastaanottaessasi maksun koontinäytön mittareiden päivittämiseksi
  • Erääntyneet laskut laukaisevat korkean prioriteetin ilmoituksia, joten et koskaan unohda seurantatoimia

PDF ja sähköposti

Invotify luo ammatillisia PDF-asiakirjoja ja tarjoaa sisäänrakennetun sähköpostitoiminnon laskujen lähettämiseen suoraan asiakkaille.

PDF-luonti: - Ammatilliset A4-kokoiset PDF-asiakirjat, jotka vastaavat rakentajan asettelua pikselintarkasti - Sisältää kaikki laskun tiedot ja yrityksesi brändäyksen (logo, nimi, osoite) - Noudattaa valitun mallipohjan asettelua täsmälleen - Automaattinen muotoilu ja sivunvaihdot pitkille kohdeluetteloille - Lataa välittömästi mistä tahansa laskun tietosivulta - Optimoitu tulostukseen vakiopapereille

Huom vesileimasta: Starter-paketissa toimitetuissa PDF-tiedostoissa on pieni "Invoice created with Invotify" -vesileima. Pro- ja Lifetime-paketit tuottavat puhtaita, vesileimattomia asiakirjoja.

Sähköpostin lähettäminen: - Lähetä laskut suoraan asiakkaan sähköpostiosoitteeseen - PDF luodaan ja liitetään sähköpostiin automaattisesti - Muokattava sähköpostiviesti, lokalisoitu asiakkaan kielelle - Seuraa "Lähetetty"-tilaa laskulla automaattisesti - Verkossa maksettava linkki sisällytetään, kun maksuntarjoaja (Stripe tai PayPal) on yhdistetty (Pro/Lifetime)

Sähköpostiprosessi: 1. Avaa laskun tietosivu 2. Napsauta "Lähetä"-painiketta 3. Vahvista vastaanottajan sähköpostiosoite 4. Mukauta viesti valinnaisesti 5. Napsauta Lähetä toimittaaksesi laskun PDF-liitteellä

PDF-lataus

Luo ja lataa ammatillinen A4-PDF välittömästi

Sähköpostitus

Lähetä lasku PDF-liitteellä suoraan asiakkaalle

Esikatselu

Tarkastele PDF:ää suoraan selaimessa ennen lataamista tai lähettämistä

Tulostusvalmiis

PDF:t on optimoitu tulostukseen vakio-A4-paperille

Vinkit
  • Tarkista aina asiakkaan sähköpostiosoite ennen lähettämistä
  • Lisää henkilökohtainen viesti sähköposteihisi parempia asiakassuhteita varten
  • Lataa itsellesi kopio ennen lähettämistä
  • "Lähetetty"-tila auttaa sinua seuraamaan, mitkä laskut on toimitettu

Toistuvat laskut

Asiakkaille, joita laskutat säännöllisesti, Invotify tukee toistuvia laskujaksoja. Aseta jakso kerran ja Invotify luo laskut automaattisesti valitsemallasi välillä. Toistuvat jaksot ovat saatavilla kaikissa paketeissa.

Toistumiskaavat: Käytettävissä on neljä perusskaavaa, joissa kullakin on "joka N" -väli, joten voit luoda minkä tahansa rytmin: - Päivittäinen - Joka N. päivä - Viikoittainen - Joka N. viikko, tiettyinä viikonpäivinä (esim. joka maanantai ja torstai). Aseta väliksi 2 joka toinen viikko -jaksolle. - Kuukausittainen - Joka N. kuukausi, tiettyinä kuukaudenpäivinä (esim. 1.) tai viikonpäiväkaavalla (esim. kuukauden toinen tiistai). Käytä väliä 3 neljännesvuosittaiseen tai 6 puolivuosittaiseen. - Vuosittainen - Joka N. vuosi, kuukauden valinnalla

Asetukset: - Jakson nimi helpompaa tunnistamista varten - Jakson alkupäivämäärä - Lopetusehto: ei koskaan, tietty päättymispäivä tai enimmäismäärä toistumisia - "Luo etukäteen" -ikkuna, jotta asiakirjat luodaan valitun päivien määrän ennen päivämäärää - Automaattinen lähettäminen -vaihtoehto jokaisen laskun sähköpostittamiseksi automaattisesti (PDF liitetty) asiakkaalle laskupäivänä - Automaattiveloitus (Pro): veloita asiakkaan tallennettua maksutapaa, kun kukin lasku luodaan

Kuinka se toimii: 1. Luo lasku mallipohjana 2. Ota toistuvat jaksot käyttöön laskueditorin vaihtimella 3. Aseta frekvenssi, kaava ja ajoitus 4. Tallenna lasku jakson liitettynä 5. Invotify luo laskut automaattisesti aikataulutetulle päivämäärälle 6. Luodut laskut näkyvät Kalenterissa ja laskuluettelossa

Vaiheet

  1. 1

    Luo lasku

    Aseta lasku kaikilla tiedoilla, sellaisena kuin haluat sen näyttävän joka syklissä

  2. 2

    Ota toistuvat jaksot käyttöön

    Vaihda toistuvat jaksot -vaihtoehto päälle laskueditorissa

  3. 3

    Aseta frekvenssi

    Valitse päivittäinen, viikoittainen, kuukausittainen tai vuosittainen, aseta sitten "joka N" -väli (esim. viikoittainen joka 2 = joka toinen viikko)

  4. 4

    Määritä kaava

    Aseta tietyt päivät, päivämäärät tai viikonpäiväkaavat frekvenssistä riippuen

  5. 5

    Aseta lopetusehto

    Valitse milloin lopettaa: ei koskaan, tiettynä päivämääränä tai N toistumisen jälkeen

  6. 6

    Valinnainen: Automaattinen lähetys

    Ota automaattinen lähetys käyttöön jokaisen laskun sähköpostittamiseksi automaattisesti sen päivämääränä — asiakkaalla on oltava sähköpostiosoite tallennettuna

  7. 7

    Tallenna jakso

    Tallenna lasku jakson aktivoimiseksi

Vinkit
  • Käytä kuukausittaisia jaksoja säilytysasiakkaille tai tilauspalveluille
  • Joka toinen viikko, neljännesvuosittaiseen tai puolivuosittaiseen laskutukseen aseta vastaava "joka N" -väli viikoittaiselle/kuukausittaiselle kaavalle
  • Tarkista Kalenteri nähdäksesi tulevat aikataulutetut laskut — napsauta minkä tahansa tapahtuman "Näytä jakso" sen hallinnoimiseksi
  • Voit keskeyttää, jatkaa tai peruuttaa jakson milloin tahansa
  • Ota automaattinen lähetys käyttöön täysin automatisoidaksesi toistuvan laskutuksesi
KoontinäyttöTarjoukset