Tiedostot ja tallennus
Lataa, järjestä ja hallinnoi asiakkaan tiedostoja tilauspakettiisi kuuluvan tallennustilan puitteissa
Tiedostojen ja tallennuksen yleiskatsaus
Tiedostotallennus antaa sinun liittää kuitteja, sopimuksia, allekirjoitettuja tarjouksia ja valokuvia asiakkaisiisi, jotta sinulla on täydellinen paperijälki jokaisesta liikesuhdesta. Tiedostot tallennetaan turvallisesti ja ne lasketaan pakettisi tallennuskiintiöön.
Jokainen lataamasi tiedosto on sidottu asiakkaaseen. Voit liittää tiedostoja asiakkaan muistiinpanoon (esimerkiksi allekirjoitettu tarjous kommentin ohella) tai ladata niitä itsenäisesti erillisinä tiedostoina. Molemmat näkyvät yhdessä asiakkaan toimintahistoriassa, ja kaikki yrityksesi tiedostot on listattu yhteen paikkaan Tiedostot-sivulla.
Mitä voit tehdä tiedostoilla: - Liitä asiakirjoja ja kuvia asiakkaan muistiinpanoihin - Lataa erillisiä tiedostoja suoraan asiakkaalle - Selaa kaikkia yrityksesi tiedostoja yhdeltä Tiedostot-sivulta - Hae tiedostoja nimellä, lataa niitä ja poista ne, joita et enää tarvitse - Seuraa tallennuskiintiösi käyttöä
Vedä ja pudota tai valitse tiedostot liitettäväksi asiakkaaseen
Jokainen tiedosto on sidottu asiakkaaseen selkeän paperijäljen varmistamiseksi
Löydä mikä tahansa yrityksesi tiedosto nimellä Tiedostot-sivulta
Käytetty / kokonainen tallennuspalkki näyttää, kuinka paljon tilaa on jäljellä
- Käytä tiedostoja pitämään allekirjoitetut tarjoukset, kuitit ja sopimukset yhdessä niiden asiakkaan kanssa
- Poista tiedostoja, joita et enää tarvitse, vapauttaaksesi tilaa pakettisi kiintiöstä
Tiedostojen lataaminen ja hallinta
Tiedostot ladataan asiakkaan tietosivulta Toiminta-osiossa. Voit joko liittää tiedostoja muistiinpanoon tai ladata ne itsenäisinä tiedostoina asiakkaan aikajanalle.
Tiedostojen liittäminen muistiinpanoon: 1. Avaa asiakas ja siirry Toiminta-osioon 2. Napsauta "Lisää muistiinpano" 3. Kirjoita muistiinpano (valinnainen) ja napsauta "Liitä" valitaksesi tiedostot tai vedä tiedostot alueelle 4. Napsauta "Lisää muistiinpano" tallentaaksesi muistiinpanon liitteineen
Itsenäisten tiedostojen lataaminen: 1. Avaa asiakkaan Toiminta-osio 2. Vedä tiedostot suoraan aikajanalle (avaamatta muistiinpanolomaketta) 3. Tiedostot ladataan ja näkyvät omina aikajanakirjauksina
Sallitut tiedostotyypit: - PDF-asiakirjat - Kuvat (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-asiakirjat (.doc, .docx) - Excel-laskentataulukot (.xls, .xlsx) - CSV- ja pelkkä teksti -tiedostot
Tiedostot-sivu (avaa se Asetukset - Laskutus -osiossa olevan tallennustilan "Näytä kaikki tiedostot" -linkin kautta) listaa kaikki yrityksesi tiedostot uusimmasta alkaen. Sieltä voit: - Hakea tiedostoja nimellä - Ladata tiedoston (avaa suojatun, aikarajoitetun linkin) - Poistaa tiedoston (vahvistusikkunalla) - Nähdä, mihin asiakkaaseen kukin tiedosto kuuluu tai onko se itsenäinen tiedosto
Tiedoston poistaminen poistaa sen sekä tallennustilasta että tiedostoluettelosta ja vapauttaa tilan välittömästi kiintiöstäsi.
Vaiheet
- 1
Avaa asiakas
Siirry Asiakkaat-osioon ja avaa asiakas, jolle haluat liittää tiedostoja.
- 2
Lisää tiedostoja
Toiminta-osiossa napsauta "Lisää muistiinpano" ja sitten "Liitä", tai vedä tiedostot suoraan aikajanalle.
- 3
Tallenna
Tallenna muistiinpano liitteineen tai anna itsenäisten tiedostojen latautua pudottamalla.
- 4
Hallinnoi myöhemmin
Käytä Tiedostot-sivua hakemiseen, lataamiseen tai minkä tahansa yrityksesi tiedoston poistamiseen.
- Yksittäinen tiedosto voi olla enintään 20 Mt
- Vedä ja pudota useita tiedostoja kerralla — ne kaikki ladataan yhdessä
- Muistiinpanoon liitetyt tiedostot poistetaan automaattisesti, jos kyseinen muistiinpano poistetaan
- Lataukset avautuvat suojatun, aikarajoitetun linkin kautta pysyvän julkisen URL-osoitteen sijaan
- Tiedoston poistaminen on pysyvää eikä sitä voi kumota
- Yli 20 Mt:n tai ei-tuetun tyypin tiedostot hylätään ennen lataamista
Tallennuskiintiö ja rajoitukset
Jokaiseen pakettiin sisältyy kiinteä määrä tallennustilaa tiedostoille. Kaikkien ladattujen tiedostojesi yhteiskoko lasketaan tähän kiintiöön.
Tallennus paketeittain:
Starter: 100 Mt tallennustilaa yhteensä Pro: 5 Gt tallennustilaa yhteensä Lifetime: 10 Gt tallennustilaa yhteensä
Tiedostot-sivulla näkyy käyttöpalkki, joka ilmoittaa kuinka paljon tallennustilaa olet käyttänyt kokonaismäärästä. Ilmaisin muuttuu keltaiseksi, kun olet käyttänyt 75 %, ja punaiseksi 90 %:ssa, joten saat selkeän varoituksen ennen kuin tila loppuu.
Tiedostokohtainen raja: Paketista riippumatta yksittäinen tiedosto voi olla enintään 20 Mt. Yllä oleva kiintiö on kaikkien tiedostojesi yhteiskoko.
Tilan vapauttaminen: Poista tiedostoja, joita et enää tarvitse, Tiedostot-sivulta tai asiakkaan aikajanalta. Tila vapautuu välittömästi, joten voit jatkaa lataamista ilman paketin vaihtamista.
Näe käytetty vs. kokonaistallennus yhdellä silmäyksellä Tiedostot-sivulla
Palkki muuttuu keltaiseksi 75 %:ssa ja punaiseksi 90 %:ssa käytetystä
Tiedostojen poistaminen vapauttaa kiintiön välittömästi
Päivitä pakettisi suurempaan tallennuskiintiöön
Starter
€19
/kk
- 100 Mt tallennustilaa
- Enintään 20 Mt tiedostoa kohti
- Liitä tiedostoja asiakkaisiin ja muistiinpanoihin
Pro
€49
/kk
- 5 Gt tallennustilaa
- Enintään 20 Mt tiedostoa kohti
- Liitä tiedostoja asiakkaisiin ja muistiinpanoihin
Lifetime
€499
kertamaksu
- 10 Gt tallennustilaa
- Enintään 20 Mt tiedostoa kohti
- Liitä tiedostoja asiakkaisiin ja muistiinpanoihin
Mitä tapahtuu, kun saavutan tallennusrajani?
Lataukset, jotka ylittäisivät kiintiösi, estetään. Sovellus varoittaa sinua ennen lataamista, ja raja on myös suoraan tietokannan tasolla pakotettuna, joten kiintiön ylittäviä tiedostoja ei koskaan tallenneta. Poista tiedostoja vapauttaaksesi tilaa tai päivitä pakettiin, jossa on suurempi kiintiö.
Vapautuuko tila heti tiedoston poistamisen jälkeen?
Kyllä. Tiedoston poistaminen Tiedostot-sivulta tai asiakkaan aikajanalta vapauttaa tilan kiintiöstäsi välittömästi, joten voit ladata uudelleen viiveettä.
Onko yksittäisen tiedoston koolle rajoitus?
Yksittäinen tiedosto voi olla enintään 20 Mt. Pakettisi kiintiö (100 Mt, 5 Gt tai 10 Gt) on kaikkien tiedostojesi yhteiskoko.
- Kun tallennustilasi on täynnä, uudet lataukset estetään, kunnes poistat tiedostoja tai päivität pakettisi
- Kiintiön ylittäminen estetään tietokantatasolla, joten sitä ei voi kiertää — edes sovelluksen tarkistuksen ohittava lataus hylätään ja perutaan
Tiedostojen liittäminen asiakkaisiin
Invotifyssa tiedostot on aina linkitetty asiakkaaseen — laskuihin tai tarjouksiin ei voi liittää tiedostoja suoraan. Sen sijaan pidät asiakkaan tukiasiakirjat (allekirjoitetut tarjoukset, sopimukset, kuitit, valokuvat) kyseisen asiakkaan tietueessa, jossa ne säilyvät yhdessä siihen liittyvien muistiinpanojen ja historian kanssa.
Kaksi tapaa liittää tiedostoja asiakkaaseen:
Liitetty muistiinpanoon: Kun lisäät muistiinpanon asiakkaan Toiminta-osiossa, voit liittää siihen yhden tai useamman tiedoston. Tiedostot näkyvät siruina muistiinpanotekstin alla, joten asiakirja ja sen asiayhteys ovat yhdessä.
Itsenäiset tiedostot: Voit myös pudottaa tiedostoja suoraan asiakkaan aikajanalle kirjoittamatta muistiinpanoa. Nämä näkyvät omina kirjauksina, päivättyinä kuten mikä tahansa muu toiminta.
Mistä löydät asiakkaan tiedostot: - Asiakkaan tietosivulta Toiminta-aikajanalta (muistiinpanot liitteineen ja itsenäiset tiedostot) - Tiedostot-sivulta, jossa asiakkaan nimi näkyy kunkin tiedoston vieressä
Käyttöoikeudet: Kuka tahansa tiimissäsi, jolla on oikeus hallita asiakkaita, voi poistaa tiedostoja. Tämä pitää asiakasasiakirjat saman käyttöoikeushallinnan alaisina kuin muutkin asiakastietueen osat.
- Liitä allekirjoitettu tarjous tai sopimus muistiinpanoon, jotta asiakirja ja keskustelu pysyvät yhdessä
- Käytä Tiedostot-sivun asiakasnimi-saraketta nähdäksesi nopeasti, mihin asiakkaaseen tiedosto kuuluu
- Itsenäiset lataukset sopivat erinomaisesti nopeisiin tiputuksiin, kuten skannattu kuitti ilman kommenttia
- Tiedostoja ei voi liittää suoraan laskuun tai tarjoukseen — liitä ne sen sijaan kyseiseen asiakkaaseen
- Muistiinpanon poistaminen poistaa myös kaikki siihen liitetyt tiedostot