Sähköinen laskutus ja vaatimustenmukaisuus

Invotify auttaa sinua täyttämään kaksi nykyaikaista vaatimusta samanaikaisesti: koneluettavat jäsennellyt sähköiset laskut B2B- ja julkishallinnon laskutukseen sekä täysi hallinta omien tietojesi suhteen GDPR:n mukaisesti.

Jäsennelty sähköinen laskutus (Pro): Tavallisen PDF:n ohella Invotify voi luoda standardeja noudattavan XML-version mistä tahansa laskusta. Lataat XML-tiedoston ja lähetät tai lataat sen sinne, mihin ostajasi tai veroviranomainen tarvitsee. Tuetut formaatit ovat UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) ja Peppol BIS 3.0.

Tiedot ja yksityisyys (kaikki paketit): Jokainen tili voi viedä tietonsa — kirjanpitäjällesi valmiina avattavina CSV-tiedostoina tai yhtenä täydellisenä JSON-arkistona — ja voi poistaa tilin pysyvästi, kun sitä ei enää tarvita.

Sähköisten laskujen vienti on Pro-ominaisuus (sisältyy myös Lifetime-tilaukseen). Tietojen vienti ja tilin poistaminen ovat saatavilla kaikissa paketeissa — ja täydellinen JSON-arkisto sekä tilin poistaminen toimivat myös, vaikka tilauksesi olisi vanhentunut.

Invotify tuottaa kolme jäsenneltyä sähköistä laskuformaattia. Kaikki kolme luodaan samasta laskudatasta, joten voit valita sen formaatin, jota vastaanottajasi tai lainkäyttöalueesi edellyttää.

UBL 2.1: OASIS Universal Business Language -standardi. Laajasti hyväksytty koko EU:ssa ja yleisin lähtökohta jäsenneltyyn sähköiseen laskutukseen.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, yhteensopiva EN 16931 -standardin kanssa. Tämä on XRechnungin (Saksa) ja Factur-X:n (Ranska) taustalla oleva formaatti, joten valitse CII, kun laskutat saksalaisia tai ranskalaisia julkisen sektorin ja monien B2B-vastaanottajien tarpeisiin.

Peppol BIS 3.0: UBL 2.1:n profiili Peppol-kohtaisilla metatiedoilla — CustomizationID ja ProfileID sekä pakolliset EndpointID-tunnisteet sekä toimittajalle että ostajalle. Käytä tätä, kun vastaanottajasi pyytää Peppol-laskua.

Tärkeää — Invotify tuottaa tiedoston, mutta ei lähetä sitä. Peppol-vienti tuottaa kelvollisen Peppol BIS 3.0 -XML-asiakirjan. Sen toimittaminen Peppol-verkoston kautta edellyttää Peppol Access Point -palveluntarjoajaa (esimerkiksi Pagero, Basware tai Storecove). Invotify antaa sinulle XML:n; lähettäminen tai lataaminen on viimeinen vaiheesi.

Viet sähköisen laskun yksittäiseltä laskulta. Vienti lataa .xml-tiedoston, joka on nimetty laskun numeron ja formaatin mukaan (esimerkiksi INV-001-ubl.xml).

Tämä on Pro-ominaisuus ja se on saatavilla vain laskuille — tarjouksia ei voi viedä sähköisinä laskuina.

Peppol-laskut tunnistavat jokaisen osapuolen Peppol-osallistujatunnisteella, jota kutsutaan EndpointID:ksi. Toimittajan puolella tämä tunniste tulee yrityksesi PEPPOL ID:stä, jonka asetat kerran Asetuksissa.

Syötä rekisteröity osallistujanumerosi — esimerkiksi 1234567890123 — ja Invotify soveltaa GLN-järjestelmää (0088) automaattisesti, kun se kirjoittaa toimittajan EndpointID:n jokaiseen Peppol BIS 3.0 -vientiin. Älä lisää järjestelmäkoodia itse. Jos jätät kentän tyhjäksi, Invotify käyttää varmuuskeinona yrityssähköpostiasi päätepisteenä, jota useimmat Peppol-vastaanottajat eivät hyväksy.

PEPPOL ID on osa yritysprofiiliasi, joten se on jaettu koko yrityksesi kesken ja sitä käytetään uudelleen jokaisessa Peppol-viennissä — sitä ei tarvitse syöttää uudelleen laskukohtaisesti.

Invotify antaa sinulle täyden pääsyn omiin tietoihisi GDPR:n tietojen siirrettävyysoikeuden (17 artikla) tukemiseksi. Tietojesi viemiseen on kaksi toisiaan täydentävää tapaa, jotka ovat saatavilla kaikissa paketeissa.

CSV-vienti (kirjanpitäjällesi): Lataa kohdennetut taulukkolaskelmat, jotka voit avata Excelissä, Numbersissa tai missä tahansa kirjanpitotyökalussa. Nämä sijaitsevat siellä, missä tieto sijaitsee, ja edellyttävät aktiivista tilausta: - Asiakkaat — viedään Asiakkaat-sivulta (Vie CSV): nimi, sähköposti, puhelin, verotunnus, täydellinen osoite ja luontipäivä. - Laskut — viedään laskujen listalta: laskun numero, tila, päivämäärät, asiakas, valuutta, välisumma, vero, alennus, kokonaisarvot, maksettu summa, maksuntarjoaja/-tila ja muistiinpanot. Voit suodattaa päivämäärävälin ja tilan mukaan.

Täydellinen JSON-arkisto (täydellinen varmuuskopio): Yksi jäsennelty JSON-tiedosto, joka sisältää kaiken, mihin sinulla on näkyvyys — tilisi ja yritysprofiilisi, asiakkaat, kaikki asiakirjat (laskut, tarjoukset, hyvityslaskut, kulut), mallipohjat, toistuvat aikataulut, maksut ja veroetuudet, pankkiyhteydet, tuotteet ja varastoliikkeet, asiakastiedostot ja -muistiinpanot sekä tarkastusjälki. Kenttien nimet on aliasioitu niin, että arkisto on luettava eikä paljasta sisäisiä tietokantayksityiskohtia. Arkisto ladataan Asetukset → Tietosuoja ja tiedot -kohdasta ja toimii myös, jos tilauksesi on vanhentunut.

Kun et enää tarvitse Invotifyta, voit poistaa tilisi pysyvästi GDPR:n oikeuden tulla unohdetuksi (17 artikla) tukemiseksi. Tämä on saatavilla kaikissa paketeissa.

Poistaminen on peruuttamatonta. Onnettomuuksien estämiseksi sinun on kirjoitettava tarkka lause DELETE MY ACCOUNT vahvistukseksi. Vahvistuksen jälkeen Invotify: 1. Peruuttaa mahdollisen aktiivisen tilauksen (parhaansa mukaan). 2. Poistaa yritysdatasi ja yritystietueen (jos olet omistaja). 3. Poistaa henkilökohtaiset tietosi, profiilin ja kirjautumisen. 4. Tyhjentää ladatut tiedostosi tallennustilasta. 5. Kirjaa sinut ulos.

Jos olet yrityksen jäsen, jota et omista, tilisi poistaminen poistaa jäsenyytesi, mutta jättää yrityksen ja sen tiedot ehjiksi jäljellä olevalle tiimille.