Asiakkaat

Asiakastietokantasi on keskeinen tehokkaan laskutuksen kannalta. Pitämällä yllä tarkkoja asiakastietueita voit luoda laskuja nopeasti automaattisesti täytetyillä tiedoilla ja seurata liikesuhteitasi ajan myötä.

Asiakashallinnan edut: - Nopea laskun luonti yhden napsautuksen automaattitäytöllä - Yhdenmukaiset asiakastiedot kaikissa asiakirjoissa - Tarkastele asiakkaan koko laskuhistoriaa - Seuraa asiakkaan yhteystietoja ja yritystietoja - Asiakirjat voidaan luoda asiakkaan kielellä, joten jokainen asiakas lukee laskut ja tarjoukset haluamallaan kielellä - EU:n ALV (VIES) -validointi yrityksen nimen ja osoitteen automaattitäytöllä - Sisäiset muistiinpanot ja tiedostoliitteet pidetään asiakaskohtaisesti - Järjestä yhteystiedot haulla ja lajittelulla

Kaikki tässä kuvatut asiakasominaisuudet ovat saatavilla jokaisessa paketissa.

Voit lisätä asiakkaita asiakassivulta tai suoraan luodessasi laskua tai tarjousta.

Asiakastietokentät:

Pakolliset: - Nimi (henkilön tai yrityksen nimi) - Sähköposti (laskujen ja tarjousten lähettämistä varten)

Valinnaiset: - Tyyppi (Asiakas tai Liidi — seuraa potentiaalisia asiakkaita erillään aktiivisista asiakkaista) - Yhteyshenkilön nimi (yrityksen yksittäinen yhteyshenkilö) - Puhelinnumero - Y-tunnus (paikallinen rekisteröintinumero) - ALV-numero (EU:n ALV — validoidaan VIES-tietokantaa vastaan kirjoittaessasi) - Katuosoite - Kaupunki - Osavaltio / maakunta - Postinumero - Maa

ALV-validointi ja automaattitäyttö: Kun syötät EU:n ALV-numeron, Invotify validoi sen Euroopan komission VIES-tietokantaa vastaan reaaliajassa. Kelvollinen numero vahvistetaan vihreällä rastilla; virheellinen merkitään ennen tallennusta. Onnistuneessa haussa rekisteröity yrityksen nimi ja osoite täytetään automaattisesti kaikkiin tyhjäksi jättämiisi kenttiin — joten voit luoda täydellisen B2B-asiakkaan pelkästä ALV-numerosta.

Lisääminen asiakassivulta: 1. Siirry sivupalkissa kohtaan Asiakkaat 2. Napsauta "Lisää asiakas" -painiketta 3. Täytä asiakkaan tiedot 4. Napsauta Tallenna

Lisääminen laskua luodessa: 1. Laskueditorin Laskutettava-osiossa vaihda kohtaan "Lisää asiakas" 2. Täytä vähimmäisvaatimukset (nimi ja sähköposti) 3. Tallenna — asiakas tallennetaan asiakasluetteloosi ja valitaan automaattisesti laskulle

Asiakasluettelo tarjoaa työkaluja asiakastietokantasi tehokkaaseen hakuun, lajitteluun ja hallintaan.

Luettelon ominaisuudet: - Hae nimen, sähköpostin ja puhelinnumeron perusteella - Lajittele nimen, sähköpostin, puhelimen tai sijainnin mukaan (napsauta sarakeotsikoita) - Suodata tyypin mukaan (Asiakkaat tai Liidit) - Sivutus (10 asiakasta sivua kohden) - Monivalinta joukkopoistolla (Shift-napsauta valitaksesi alueen) - Pikatoiminnot jokaiselle asiakkaalle

Asiakastoiminnot: - Näytä - Avaa asiakkaan tietosivu täydellä profiililla ja historialla - Muokkaa - Muokkaa asiakkaan tietoja - Poista - Poista asiakas (vahvistusvalintaikkunalla)

Asiakkaan tietosivu: Jokaisella asiakkaalla on oma sivunsa, joka näyttää: - Täydelliset yhteystiedot (nimi, yhteyshenkilö, sähköposti, puhelin, Y-tunnus, ALV-numero) - Täydellisen yritysosoitteen - Asiakkaan liikevaihtotilastot (tänä vuonna, viime vuonna, laskun keskiarvo, ennustettu) - Kaikki asiakkaaseen liittyvät laskut (numero, päivämäärä, summa, tila) - Toiminta-alue sisäisille muistiinpanoille ja asiakkaalle pidetyille tiedostoliitteille - Asiakastiliotteen luonti — valitse päivämääräväli tuottaaksesi juoksevan saldon PDF-tiedoston - Pikatoiminnot (muokkaa, poista, luo uusi lasku tälle asiakkaalle)

Asiakastiedostot: Tiedostoliitteet sijaitsevat asiakkaan toiminta-alueella ja lasketaan tilisi tiedostotallennuskiintiöön. Katso Tiedostot-osiosta tallennusrajat ja tuetut tiedostotyypit.

Noudata näitä parhaita käytäntöjä pitääksesi asiakastietokantasi siistinä ja hyödyllisenä.

Tietojen laatu: - Vahvista sähköpostiosoitteet ennen tallennusta varmistaaksesi laskun toimituksen - Käytä yhdenmukaista muotoilua puhelinnumeroille - Sisällytä täydelliset osoitteet kaikille yritysasiakkaille - Päivitä tiedot, kun asiakkaat ilmoittavat sinulle muutoksista

Järjestäminen: - Käytä yritysten nimiä B2B-asiakkaille - Käytä koko nimiä yksittäisille asiakkaille - Lisää yhteyshenkilöiden nimet erottaaksesi saman yrityksen henkilöt - Pidä Y-tunnukset ajan tasalla vaatimustenmukaisuutta varten

Ylläpito: - Tarkista ja päivitä asiakastietoja säännöllisesti - Poista päällekkäiset merkinnät hakuominaisuuden avulla - Vie asiakastiedot CSV-muodossa asiakassivulta (Vie CSV) tai osana täyttä JSON-arkistoa kohdasta Asetukset → Yksityisyys ja tiedot