Hyväksyntätyönkulut

Hyväksyntätyönkulut asettavat tarkistuspisteen "asiakirja luotu" ja "asiakirja lähetetty" väliin. Määrität säännöt, mitkä laskut ja tarjoukset tarvitsevat hyväksynnän; kun asiakirja täyttää säännön ehdot, Invotify pidättää sen automaattisesti ja pyytää nimettyä hyväksyjää tarkistamaan sen. Ennen kuin hyväksyjä hyväksyy, asiakirja ei voi lähteä yrityksestäsi.

Tämä on tarkoitettu tiimeille, jotka haluavat toisen silmäparin korkea-arvoisten, arkaluonteisten tai ensimmäistä kertaa lähetettävien asiakirjojen kohdalla — hidastamatta kaikkea muuta. 200 euron toistuva lasku voi mennä suoraan ulos, kun taas 15 000 euron lasku tai aivan ensimmäinen lasku uudelle asiakkaalle odottaa, että omistaja tai järjestelmänvalvoja tarkistaa sen.

Työnkulku kokonaisuudessaan:

1. Luot säännön kohdassa Asetukset → Hyväksynnät — esimerkiksi "Laskut yli 1 000 € vaativat järjestelmänvalvojan hyväksynnän."

1. Säännön mukainen asiakirja pidätetään. Kun joku tallentaa laskun tai tarjouksen, joka täyttää säännön ehdot, Invotify luo odottavan hyväksyntäpyynnön automaattisesti. Mikään muu ei muutu — asiakirja tallennetaan normaalisti — mutta se on nyt merkitty.

1. Kelvollisille hyväksyjille ilmoitetaan. Jokainen henkilö, joka voi käsitellä pyyntöä, saa sovelluksen sisäisen ilmoituksen suoraan linkillä asiakirjaan.

1. Hyväksyjä allekirjoittaa. Omistaja tai järjestelmänvalvoja avaa asiakirjan, tarkistaa sen ja napsauttaa Hyväksy tai Hylkää suoraan yläpalkista.

1. Lähettäminen avautuu. Kun asiakirja on hyväksytty, Lähetä-toiminto toimii normaalisti. Kun pyyntö on vielä vireillä, lähetyspyynnöt hylätään.

Suunnitelma: Hyväksyntätyönkulut ovat Pro-ominaisuus (sisältyy myös Lifetime-tilaukseen). Starterissa Hyväksynnät-asetukset näyttävät esikatselun toiminnon toiminnasta päivityskehotuksella — sääntöjä ei suoriteta.

Sääntö päättää, milloin asiakirja tarvitsee hyväksynnän ja kuka voi allekirjoittaa. Voit asettaa niin monta sääntöä kuin tarvitset, kukin kohdistettuna yhteen asiakirjatyyppiin. Kun asiakirja tallennetaan, Invotify tarkistaa kaikki kyseisen asiakirjatyypin aktiiviset säännöt ja pysähtyy ensimmäiseen osumaan.

Asiakirjatyyppi Kukin sääntö koskee joko laskuja tai tarjouksia. Valitse tyyppi säännön luomisen yhteydessä.

Laukaisijat (ehdot) Jokaisella säännöllä on täsmälleen yksi laukaisija, joka päättää, täyttääkö kyseinen asiakirja sen ehdot:

• Kokonais summa ylittää rajan — Hyväksyntä vaaditaan, kun asiakirjan kokonaisarvo on vähintään asettamasi summa (esim. 1 000 €). Tämän alle menevät asiakirjat lähtevät ilman hyväksyntää.
• Ensimmäinen asiakirja uudelle asiakkaalle — Hyväksyntä vaaditaan vain ensimmäiselle ei-luonnosasiakirjalle, jonka lähetät asiakkaalle, jolla ei ole aiempaa laskuhistoriaa. Kun asiakkaalla on historiaa, hänen asiakirjansa eivät enää laukaise tätä sääntöä.
• Jokainen asiakirja — Jokainen kyseisen tyypin asiakirja vaatii hyväksynnän, ilman poikkeuksia. Käytä tätä, kun mikään ei saa mennä ulos ilman tarkistusta.

Kenelle ilmoitetaan Valitse, mikä rooli saa ilmoituksen, kun pyyntö luodaan: - Omistaja — tilin omistajalle ilmoitetaan. - Omistaja tai järjestelmänvalvoja — tiimin järjestelmänvalvojille ilmoitetaan. Tämä on tyypillinen valinta.

Ilmoitusasetuksista riippumatta kuka tahansa omistaja tai järjestelmänvalvoja voi tarkistaa ja hyväksyä odottavan pyynnön (jäsenet eivät voi).

Pikakäynnistysmallipohjat Kun avaat Hyväksynnät ensimmäistä kertaa, kolme yhden napsautuksen mallipohjaa tarjotaan, jotta sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä lomakkeesta: "Laskut yli [summa]", "Ensimmäinen lasku uudelle asiakkaalle" ja "Jokainen tarjous". Kukin luo valmiin säännön, jota voit muokata — tai voit lisätä täysin mukautetun säännön sen sijaan.

Kun asiakirja täyttää säännön ehdot, Invotify luo sille hyväksyntäpyynnön. Pyyntö etenee yksinkertaisen elinkaaren läpi, ja asiakirja itse näyttää tilanteen.

Vireillä Pyyntö alkaa vireillä olevana heti, kun säännön täyttävä lasku tai tarjous tallennetaan. Asiakirja on täysin tallennettu ja muokattavissa — sitä ei vain voida lähettää vielä. Odottava pyyntö luodaan automaattisesti ja on idempotentti: saman asiakirjan uudelleentallentaminen ei kasaa päällekkäisiä pyyntöjä.

Hyväksytty Omistaja tai järjestelmänvalvoja tarkistaa asiakirjan ja hyväksyy sen. Pyyntöön merkitään, kuka tarkisti sen ja milloin, sekä mahdollinen kommentti. Lähettäminen on nyt avattu.

Hylätty Tarkastaja hylkää pyynnön sen sijaan, valinnaisesti kommentilla selittäen syyn. Hylkääminen poistaa pidätyksen — vain *vireillä oleva* pyyntö estää lähettämisen — joten odotettu jatkoaskel on korjata asiakirja ja tallentaa se uudelleen, jolloin luodaan uusi odottava pyyntö tarkistettavaksi. Pidä hylkääminen merkkinä "älä lähetä tätä sellaisenaan", ei pysyvänä lukituksena.

Palkki asiakirjassa Avaa mikä tahansa lasku tai tarjous, jolla on hyväksyntäpyyntö, ja näet palkin yläosassa: - Vireillä oleva pyyntö näyttää keltaisen palkin, joka nimeää sen laukaisseen säännön, ja Hyväksy- ja Hylkää-painikkeet tarkistajille. - Hyväksytty tai hylätty pyyntö kutistuu pieneksi vihreäksi tai punaiseksi merkiksi, jotta lopputulos pysyy näkyvissä sivua hallitsematta.

Lähetysto esto (409-esto) Tämä on se osa, joka antaa hyväksynnöille tehoa. Kun yrität lähettää sähköpostilla laskun tai tarjouksen, jolla on vireillä oleva pyyntö, palvelin hylkää pyynnön ja palauttaa 409-vastauksen vakiovirhekoodilla `APPROVAL_PENDING`. Käyttöliittymä näyttää tämän muodossa "Tämä asiakirja odottaa hyväksyntää eikä sitä voida lähettää vielä." Esto valvotaan palvelinpuolella sekä lasku- että tarjouslähetyspisteissä — et voi ohittaa sitä suoraan API:lla. Kun pyyntö on hyväksytty (tai vireillä olevaa pyyntöä ei enää ole), lähettäminen jatkuu normaalisti.

Hyväksynnät toimivat vain, jos oikeat henkilöt tietävät, että tarkistettavaa on. Aina kun vireillä oleva pyyntö luodaan, Invotify lähettää sovelluksen sisäisen ilmoituksen jokaiselle kelpoiselle hyväksyjälle — jotta mikään ei istuisi hiljaa jonossa.

Kuka saa ilmoituksen: - Jos sääntö reitittää Omistajalle, omistajalle ilmoitetaan. - Jos sääntö reitittää Omistajalle tai järjestelmänvalvojalle, omistajalle ja kaikille järjestelmänvalvojille ilmoitetaan.

Kuka on suljettu pois: Asiakirjan luonut henkilö ei koskaan saa sitä koskevaa hyväksyntäilmoitusta — hän ei voi hyväksyä omaa pyyntöään, joten ilmoittaminen olisi vain melua.

Mitä ilmoitus kertoo: Jokainen hyväksyjä saa sovelluksen sisäisen ilmoituksen otsikolla "Hyväksyntä pyydetty", jossa mainitaan, että lasku tai tarjous tarvitsee heidän hyväksyntänsä ja nimetään sen laukaissut sääntö. Se linkittää suoraan asiakirjan tietosivulle, jossa hyväksyntäpalkki Hyväksy- ja Hylkää-painikkeineen odottaa.

Missä ilmoitukset näkyvät: Hyväksyntäilmoitukset näkyvät sovelluksen sisäisessä ilmoituskeskuksessa (kello koontinäytössä) muiden hälytysten ohella. Napsauttamalla ilmoitusta hyväksyjä pääsee suoraan asiakirjaan, jolloin he voivat toimia parilla napsautuksella.

Kaikki hyväksyntäsäännöt sijaitsevat kohdassa Asetukset → Hyväksynnät. Täällä omistajat ja järjestelmänvalvojat luovat, muokkaavat ja poistavat koko yritystä koskevat säännöt.

Hyväksynnät-sivu: - Lyhyt "miten se toimii" -esittely ylhäällä, jotta kaikki sivulle saapuvat ymmärtävät ominaisuuden. - Säännöt-luettelo, joka näyttää jokaisen säännön asiakirjatyypin, laukaisijan (ja rajan, jos sellainen on) sekä sen reitittämän hyväksyjäroolin. - Pikakäynnistysmallipohjat, kun sinulla ei vielä ole sääntöjä, jotta voit ottaa järkevän säännön käyttöön yhdellä napsautuksella.

Säännön luominen: Napsauta Lisää sääntö (tai valitse pikakäynnistysmallipohja). Täytä nimi, asiakirjatyyppi, laukaisija, raja (summaan perustuvissa säännöissä) ja kuka voi hyväksyä. Tallenna, ja sääntö on heti voimassa — seuraava säännön täyttävä asiakirja pidätetään.

Säännön muokkaaminen: Napsauta muokkaa (kynä) -kuvaketta minkä tahansa säännön kohdalla muuttaaksesi sen nimeä, asiakirjatyyppiä, laukaisijaa, rajaa tai hyväksyjäroolia. Muutokset koskevat siitä eteenpäin tallennettuja asiakirjoja.

Säännön poistaminen: Napsauta poista (roskakori) -kuvaketta säännön poistamiseksi. Huomaa, että säännön poistaminen tyhjentää myös siihen liittyvät hyväksyntäpyynnöt.

Kuka voi hallita sääntöjä: Sääntöjen luominen, muokkaaminen ja poistaminen on rajoitettu omistajille ja järjestelmänvalvojille. Jäsenet voivat silti joutua hyväksyntöjen vaikutuksen alle — heidän asiakirjansa pidätetään — mutta he eivät voi muuttaa sääntöjä itse eivätkä hyväksyä pyyntöjä.