ALV-laskutus pienyrityksille: kaikki mitä sinun on tiedettävä

Mikä on ALV-lasku ja milloin se tarvitaan?

ALV-lasku on tietyntyyppinen lasku, jonka ALV-rekisteröidyn yrityksen on annettava verotettavasta tavaroiden tai palveluiden luovutuksesta. Toisin kuin tavallinen kauppalasku, ALV-lasku sisältää lakisääteiset kentät, joiden avulla ostaja voi vähentää maksamansa ALV:n omassa ALV-ilmoituksessaan ostovähenteenä. Ilman näitä pakollisia kenttiä lasku on oikeudellisesti puutteellinen ja ostajan ALV-palautushakemus voidaan hylätä veroviranomaisen toimesta.

Sinun on annettava ALV-lasku aina, kun teet verotettavan luovutuksen toiselle yritykselle (B2B) ja olet rekisteröitynyt ALV-velvolliseksi — tai maissa, joissa toimituskynnys on ylitetty. B2C-myynneissä (rekisteröimättömille yksityishenkilöille) riittää yleensä yksinkertaistettu lasku tai kuitti, vaikka joissakin maissa vaaditaan täysi ALV-lasku pyynnöstä tai tietyn arvon ylittäessä.

Vaikka vuosittainen liikevaihtosi jäisi maasi ALV-rekisteröintikynnyksen alle, ALV-laskuvaatimusten ymmärtäminen on tärkeää heti, kun rekisteröidyt vapaaehtoisesti tai viet ALV-rekisteröityneille EU-asiakkaille, jotka odottavat vaatimustenmukaista laskua palautuksensa tueksi.

ALV-laskun pakolliset kentät

EU:n ALV-direktiivi (2006/112/EC) määrittää vähimmäistiedot, jotka ALV-laskun on sisällettävä rajat ylittävissä EU-liiketoimissa. Useimmat EU:n jäsenvaltiot laajentavat nämä vaatimukset myös kotimaisiin laskuihin. Pakolliset kentät ovat: toimittajan täydellinen nimi, osoite ja ALV-tunnistenumero; asiakkaan täydellinen nimi, osoite ja ALV-numero (B2B-rajat ylittävissä EU-liiketoimissa); yksilöllinen juokseva laskunumero; laskupäivä ja toimituspäivä (jos eri); kuvaus tavaroista tai palveluista määrineen ja yksikköhintoineen rivitasolla; sovellettava ALV-prosentti rivitasolla; nettobeloppe rivitasolla; kokonaisALV prosenteittain; bruttosumma sekä liiketoimintavaluutta.

Yksinkertaistetuissa laskuissa (yleensä sallittu alle 100–400 euron toimituksissa maasta riippuen) joitakin näistä kentistä voidaan jättää pois — mutta yksinkertaistettuja laskuja ei voida käyttää rajat ylittävissä EU:n B2B-toimituksissa. Anna aina täysi ALV-lasku missä tahansa B2B-liiketoimessa EU-asiakkaalle, joka on antanut ALV-numeronsa.

Invotifyn laskurakentaja sisältää kaikki pakolliset ALV-kentät oletuksena. Lähettäjä-lohko sisältää ALV-numerosi (syötetty kerran yritysasetuksissa). Laskutettava-lohko tallentaa asiakkaiden ALV-numerot myöhempää käyttöä varten. Laskurivit-lohko näyttää ALV-prosentin rivitasolla, nettobeloppen ja veroerittelyn yhteenvedon. Luotu PDF sisältää kaikki vaaditut kentät asettelussa, jonka useimmat EU:n veroviranomaiset tunnustavat vaatimustenmukaiseksi.

EU:n käänteisen arvonlisäveron ymmärtäminen

Käänteinen verovelvollisuus on yksi yleisimmin väärinymmärretyistä EU:n rajat ylittävän laskutuksen osa-alueista pienyrityksille. Kun myyt tavaroita tai palveluja ALV-rekisteröityneelle yritykselle toisessa EU:n jäsenvaltiossa, ET veloita ALV:a laskussa — sen sijaan ostaja tilittää ALV:n omassa maassaan paikallisella verokannalla. Tämä on käänteinen verovelvollisuus: ALV-velvollisuus "käännetään" myyjältä ostajalle.

Myyjän näkökulmasta laskun tulee: (1) näyttää nettohinta ilman ALV-riviä; (2) ilmoittaa 0 %:n veroprosentti tai jättää verokenttä tyhjäksi; (3) sisältää ostajan EU:n ALV-numero; sekä (4) sisältää viittaus käänteiseen verovelvollisuuteen — tyypillinen muotoilu on "Käänteinen verovelvollisuus — vastaanottaja tilittää ALV:n" tai vastaava paikallinen ilmaisu. Joissakin laskupohjissa mainitaan myös ALV-direktiivin tietty artikla (artikla 194 tai 196 tilanteen mukaan).

Käytännön riski pienyrityksille on kaksitahoinen: jos veloitat ALV:n rajat ylittävässä B2B-toimituksessa, kun pitäisi soveltaa käänteistä verovelvollisuutta, ostaja ei voi vähentää sitä (koska heidän on tilitettävä se itse), ja veroviranomainen voi vaatia laskutetun ALV:n joka tapauksessa. Vastaavasti jos jätät asiakkaan ALV-numeron huomioimatta etkä sovella käänteistä verovelvollisuutta, saatat joutua korjaamaan laskun.

Kuinka voin tarkistaa EU-asiakkaani ALV-numeron?

VIES (VAT Information Exchange System) on virallinen EU:n tietokanta EU:n ALV-numeroiden validointiin. Invotify sisältää sisäänrakennetun VIES-validoinnin — kun syötät asiakkaan ALV-numeron Laskutettava-osioon, Invotify kyselee VIES:stä ja vahvistaa, onko numero voimassa ja rekisteröity yritykselle kyseisessä EU:n jäsenvaltiossa. Tämä validointi on saatavilla kaikissa Invotify-suunnitelmissa (sekä Starter että Pro) ja tarjoaa asiakirjatodisteet, joita tarvitset nollaverokannan käänteisen verovelvollisuuden perustelemiseksi.

Entä jos asiakas antaa minulle virheellisen ALV-numeron?

Jos VIES palauttaa "virheellinen" tai "ei löydy" asiakkaan ilmoittamalle ALV-numerolle, älä sovella nollaveroprosenttista käänteistä verovelvollisuutta — veloita ALV sovellettavalla verokannalla. Säilytä kirjanmerkki VIES-kyselytuloksestasi siltä varalta, että veroviranomainen pyytää todisteen asianmukaisesta huolellisuudesta. Voit validoida numeron uudelleen myöhemmin, jos asiakas korjaa sen.

Kaksoisverotus (kaksi verokantaa yhdellä laskulla)

Jotkin laskut kattavat tavaroita tai palveluja, joihin sovelletaan eri ALV-kantoja. Yleinen esimerkki on pitopalveluyritys, joka laskuttaa sekä normaaliverokannan ravintolalain palveluista että nollaverokannan elintarvikkeista, tai ohjelmistoyritys, joka niputtaa lisenssin (normaaliveroprosentti) ja painetut käyttöoppaat (mahdollisesti nollaverokanta joissain lainkäyttöalueissa). Näissä tapauksissa tarvitaan kaksoisverolasku — lasku, joka näyttää kaksi erillistä verokantariviä vastaavine nettobeloppe ja ALV-summoineen sekä molempien yhteenlasketun ALV:n.

Invotify tukee kaksois- (ja monivero) verotusta natiivisti. Jokaisella laskurivillä on oma verokantansa. Laskun alaosassa oleva veroerittely ryhmittelee ja laskee yhteen verot verokannan mukaan — joten 21 %:n verokantaerittely ja 0 %:n verokantaerittely näkyvät erillisinä riveinä, antaen asiakkaasi kirjanpitäjälle ALV-ilmoitukseen tarvittavan erittelyn. Voit sekoittaa mitä tahansa verokantoja yhdessä laskussa ilman konfigurointimuutoksia — aseta vain veroprosentti rivitasolla.

Kaksoisverotusominaisuus on saatavilla kaikissa Invotify-suunnitelmissa. Se on erityisen hyödyllinen yrityksille, jotka toimivat eri tuotekategorioissa, joilla on eri ALV-kohtelu — ravitsemisala, kustannusala, sekamyyntikonsultaatiot tai mikä tahansa ala, jossa verotusluokitus vaihtelee tuotteittain.

Monivaluuttainen ALV-laskutus

Jos laskutat kansainvälisiä asiakkaita heidän paikallisessa valuutassaan, ALV-vaatimustenmukaisuus lisää monimutkaisuustason: ALV-ilmoituksesi on yleensä kotimaassasi käytetyssä valuutassa, mutta lasku on ulkomaisessa valuutassa. Useimmat veroviranomaiset edellyttävät, että muunnat ulkomaan valuuttamäärät kotimaiseen valuuttaan hyväksytyllä kurssilla (yleensä Euroopan keskuspankin kurssi laskupäivänä tai veroviranomaisen julkaisema kurssi kyseiselle kaudelle).

Invotify tukee 102 valuuttaa. Voit antaa laskun missä tahansa näistä valuutoista; laskussa näkyvät ALV-summat ovat laskutetun valuutan mukaiset. Jos sinun on kirjattava kotimaisen valuutan vastaava summa ALV-ilmoitustasi varten, kirjanpitäjäsi käyttää yleensä EKP:n kurssia tai veroviranomaisen julkaisemaa kausikohtaista kurssia lukujen muuntamiseen. Jotkut yritykset lisäävät myös laskuun huomiomerkinnän, jossa näkyy sekä ulkomaan valuuttasumma että muunnettu kotimaan summa — tämä on hyvä käytäntö läpinäkyvyyden kannalta, ja sen voi lisätä Invotifyn Huomiot/Ehdot-lohkon kautta.

ALV digitaalisissa palveluissa rajat ylittäen (OSS)

Heinäkuusta 2021 lähtien EU-yritysten, jotka myyvät digitaalisia palveluja (ohjelmisto, SaaS, e-kirjat, verkkokurssit, suoratoisto) kuluttajille muissa EU:n jäsenvaltioissa, on veloitettava ALV asiakkaan maan veroprosentilla, ei myyjän maan prosentilla. One Stop Shop (OSS) -järjestelmä antaa sinulle mahdollisuuden rekisteröityä kerran (kotimaassasi) ja jättää yksi neljännesvuosittainen ilmoitus, joka kattaa kaikki EU:n kuluttajamyynnit, sen sijaan että rekisteröityisit jokaiseen jäsenvaltioon, jossa sinulla on asiakkaita.

Invotifyn rivitason ALV-prosenttimääritys antaa sinulle mahdollisuuden asettaa oikean prosentin kullekin EU-maalle yksittäisillä laskuriveillä. Jos käytät kirjanpito- tai veroilmoitustyökalua, joka integroituu laskutietoihisi, Invotifyn myynnittäin tallentamat ALV-summat syöttyvät suoraan OSS-neljännesvuosilaskelmiisi. Rakenteellinen verkkolaskuvienti (Pro/Lifetime) sisältää kaikki vaaditut ALV-tiedot koneluettavassa XML:ssä, jonka jotkut OSS-valmistelupalvelut voivat ottaa suoraan sisään.

Yleisimmät ALV-laskuvirheet ja kuinka ne vältetään

Virheet, jotka useimmiten viivästyttävät maksua tai aiheuttavat asiakkaan tilintarkastuskyselyn, ovat rakenteellisia, eivät laskennallisia. Asiakkaan ALV-numero puuttuu rajat ylittävältä B2B-laskulta, käänteistä verovelvollisuutta ei ole ilmoitettu kun se on sovellettavissa, juoksematon laskunumero tai veroerittely prosenteittain puuttuu — nämä kaikki ovat ongelmia, jotka saavat asiakkaan taloushallinnon palauttamaan laskut korjattavaksi — mikä viivästyttää maksua ja vahingoittaa uskottavuutta.

Voinko muuttaa ALV-laskua sen antamisen jälkeen?

Kyllä, hyvityslaskulla, jota seuraa korjattu lasku, tai joissakin maissa "korjauslaskulla". Et voi yksinkertaisesti antaa korvaavaa laskua samalla numerolla — alkuperäinen on peruutettava (yleensä antamalla hyvityslasku koko summasta) ja annettava uusi lasku uudella juoksevalla numerolla. Invotifyn hyvityslaskuominaisuus antaa sinulle mahdollisuuden luoda hyvityslaskunkin tahansa olemassa olevan laskun perusteella sekunneissa, kaikki alkuperäisen laskun kentät esitäytettyinä korjattavaksi.

Mikä on pro forma -lasku ja täyttääkö se ALV-vaatimukset?

Pro forma -lasku on alustava asiakirja, joka näyttää laskun kaltaiselta mutta EI OLE veroasiakirja — se ei luo ALV-velvollisuutta eikä oikeuta vastaanottajaa vähentämään ALV:a. Sitä käytetään toimituksen ehtojen vahvistamiseen ennen kuin toimitus on tehty (esim. tullitarkoituksiin tai talletuspyyntöihin). Vain asianmukainen ALV-lasku, joka annetaan toimituksen jälkeen, luo ALV-velvollisuuden. Invotifyssa voit käyttää tarjousta pro forma -asiakirjana; kun toimitus on vahvistettu, muunna se laskuksi.