Laskun maksuehdot selitettynä: 30 päivän netto, myöhästymismaksut ja nopeampi maksaminen

Mitä ovat laskun maksuehdot?

Maksuehdot ovat laskuun asettamasi ehdot, jotka kertovat asiakkaalle, milloin ja miten odotat maksua. Ne määrittävät eräpäivän (tai ajanjakson, jonka kuluessa maksu on suoritettava), hyväksytyt maksutavat, mahdolliset aikaisesta maksamisesta saatavat kannustimet ja myöhästymissanktioit. Selkeät, täsmälliset maksuehdot vähentävät maksujen viivästymistä, koska rahan eräpäivästä ei ole epäselvyyttä.

Maksuehdot tulisi esiintyä jokaisessa lähettämässäsi laskussa. Toistuvien asiakkaiden kohdalla voit myös sisällyttää ne palvelusopimukseen tai sopimukseen — lasku viittaa sitten sovittuihin ehtoihin. EU:n lainkäyttöalueilla myöhästyneiden maksujen direktiivi (2011/7/EU) antaa lakisääteiset myöhästyneiden maksujen oikeudet, jotka pätevät vaikka ehtoja ei olisi mainittu, mutta ehtojen kirjallinen ilmoittaminen antaa sinulle aina vahvemman aseman riitatilanteessa.

Invotifyssa maksuehdot asetetaan mallin Maksuehdot-lohkon kautta. Lohko hyväksyy vakioehdot (30 päivän netto, 14 päivän netto, maksu vastaanotettaessa, kuukauden lopun variantit) tai täysin mukautetun etiketin. Eräpäivä joko syötetään manuaalisesti tai lasketaan automaattisesti laskupäivän ja valittujen ehtojen perusteella.

Vakiomaksuehtojen tulkinta

"Netto"-terminologia on peräisin kirjanpidosta ja tarkoittaa "nettosumma on maksettava X päivän kuluessa" — eli koko summa ilman vähennyksiä, maksettava laskupäivästä laskettuna ilmoitetun ajan kuluessa.

Yleisesti käytettyjä ehtoja: 7 päivän netto (täysi maksu 7 päivässä; pienille tai matala-arvoisille töille), 14 päivän netto (14 päivässä; yleistä freelancereille ja pienille palveluntarjoajille), 30 päivän netto (30 päivässä; laajimmin käytetty standardi B2B-kaupassa Euroopassa ja Pohjois-Amerikassa), 60 päivän netto (60 päivässä; yleistä suuremmille projekteille tai yritysasiakkaille, joilla on pitkät sisäiset hyväksymissyklit), maksu vastaanotettaessa (maksu odotetaan laskun vastaanottamisen yhteydessä; käytetään käteismyynnissä tai talletuksissa), KL (maksettava kuukauden viimeisenä päivänä), 30 pv KL (maksettava 30 päivää laskukuukauden jälkeen; yleistä Iso-Britannian B2B-kaupassa) sekä 2/10 netto 30 (2 %:n alennusoikeus, jos maksetaan 10 päivässä; muussa tapauksessa koko summa 30 päivässä).

Oikeat ehdot yrityksellesi riippuvat kassavirtasi tarpeista, toimialasi normeista ja asiakassuhteesi luonteesta. Palveluyritykset, joilla on ennustettavat kuukausikustannukset (vuokra, palkat, tilaukset), tarvitsevat yleensä lyhyemmät ehdot (14 tai 30 päivän netto) kassavirran ylläpitämiseksi. Projektipohjaisia yritykset, jotka työskentelevät suurempien asiakkaiden kanssa, hyväksyvät usein pidemmät ehdot (30–60 päivän netto) suurempia sopimusarvoja vastaan.

Valitsitpa mitkä tahansa ehdot, ilmaise ne yksiselitteisesti: kirjoita "Maksu erääntyy 30 päivän kuluessa laskupäivästä" eikä "30 päivän netto", jos et ole varma, tunteeko asiakkaasi lyhennettä. Selkeys vähentää riitoja.

Eräpäivän laskeminen: kalenteripäivät vs. työpäivät

Useimmat maksuehdot ilmaistaan kalenteripäivinä, ei työpäivinä. 30 päivän netto tarkoittaa 30 kalenteripäivää laskupäivästä — viikonloput ja pyhäpäivät mukaan lukien — ellei sopimuksessasi tai ehdoissasi ole nimenomaisesti toisin mainittu. Tällä erottelulla on merkitystä: 1. marraskuuta päivätty lasku, jossa on 30 päivän netto -ehdot, erääntyy 1. joulukuuta riippumatta siitä, kuinka monta työpäivää kyseiselle ajalle osuu.

Jos sinä ja asiakkaasi sopit työpäiväehdoista (mitä jotkut toimialat suosivat), mainitse se nimenomaisesti: "30 työpäivää laskupäivästä." Huomioi, että tämä pidentää tosiasiallista maksuaikaa merkittävästi — 30 työpäivää on noin 6 kalenteriviikkoa.

Invotify laskee eräpäivät automaattisesti, kun asetat laskupäivän ja valitset maksuehdon. Laskettu päivä näkyy laskun Päivämäärä-lohkossa. Voit aina ohittaa lasketun päivän manuaalisesti laskuille, joihin liittyy epätyypillinen järjestely.

Alkaako maksuaika laskupäivästä vai vastaanottopäivästä?

Oletuksena maksuehdot kuluvat laskupäivästä. Jotkut asiakkaat (erityisesti suuret yritykset) kuitenkin väittävät, että ehdot alkavat siitä, kun HE vastaanottavat laskun, eikä sen antamispäivästä. Tämän epäselvyyden välttämiseksi sisällytä ehtoihisi kielellinen ilmaisu kuten "Maksu erääntyy 30 päivän kuluessa yllä mainitusta laskupäivästä" eikä "30 päivän kuluessa vastaanottamisesta". Laskujen lähettäminen nopeasti (heti työn toimituksen jälkeen) vähentää myös antamispäivän ja vastaanottopäivän välistä aikaeroa.

Myöhästymismaksut: lakisääteiset oikeutesi ja niiden ilmaiseminen

Useimmissa EU:n lainkäyttöalueilla sinulla on lakisääteinen oikeus veloittaa korkoa myöhästyneistä B2B-maksuista myöhästyneiden maksujen direktiivin (2011/7/EU) nojalla. Lakisääteinen korko on Euroopan keskuspankin perusrahoitusoperaatiokorko lisättynä 8 prosenttiyksiköllä (tällä hetkellä noin 9–10 % vuodessa EKP:n korosta riippuen). Tämä oikeus pätee automaattisesti, vaikka et olisi maininnut sitä laskussa — sinun on kuitenkin annettava vaatimus sen täytäntöönpanemiseksi.

Lakisääteisen koron lisäksi monet yritykset lisäävät sopimusperusteisen myöhästymislausekkeen ehtoihinsa: kiinteä päivä- tai kuukausimaksu (esim. "1,5 % kuukaudessa erääntyneiden saldojen osalta") tai kiinteä hallinnointimaksu. Sopimusperusteiset korot voivat olla lakisääteistä korkoa korkeampia, mutta niiden on oltava suhteellisia ja etukäteen ilmoitettuja — et voi ottaa käyttöön sakkoa takautuvasti asiakkaan suhteen, joka ei ole koskaan hyväksynyt sitä.

Tehokkain lähestymistapa on ilmaista myöhästymispalkkiopolitiikkasi selkeästi jokaisessa laskussa ja palvelusopimuksessasi: korko tai maksu, ajanjakso, jonka jälkeen se soveltuu (yleensä "eräpäivän jälkeen") ja korontarjoamisväli. Tämä toimii sekä pelotteena että sopimusperusteena täytäntöönpanolle, jos sinun tarvitsee viedä asia asiakasta vastaan oikeuteen tai perintäpalveluun.

Voinko periä myöhästymismaksuja laskusta, jossa niitä ei alun perin mainittu?

EU:n lainkäyttöalueilla lakisääteinen myöhästymiskorko pätee B2B-laskuihin riippumatta siitä, mainittiinko se laskussa — se on lakisääteinen oikeus, ei sopimusperusteinen. Kuitenkin sopimusperusteinen myöhästymismaksuprosentti, joka on korkeampi kuin lakisääteinen korko, edellyttää, että olet ilmoittanut sen etukäteen (laskussa tai aiemmassa sopimuksessa). Jos haluat periä enemmän kuin lakisääteisen koron, sen on oltava ilmoitetuissa ehdoissasi.

Miten lisään myöhästymislausekkeen laskuihini?

Käytä Invotifyn Huomiot/Ehdot-lohkoa lisätäksesi myöhästymislausekkeesi laskumalliisi. Esimerkkisanasto: "Eräpäivän jälkeen maksamattomat laskut ovat myöhästymismaksun alaisia [prosentin] kuukausittain erääntyneen saldon osalta, kaupallisten velkojen myöhästyneen maksun asetusten mukaisesti." Tallenna tämä mallissasi, jotta se näkyy automaattisesti jokaisessa laskussa.

Automaattiset erääntymismuistutukset: lopeta manuaalinen perinta

Tehokkain tapa vähentää myöhästyneitä maksuja ei ole odottaa laskun erääntymistä ennen toimenpiteisiin ryhtymistä — vaan lähettää jäsennelty muistutussarja ennen eräpäivää ja sen jälkeen automaattisesti. Yritykset, jotka lähettävät kohteliaan muistutuksen kaksi tai kolme päivää ennen eräpäivää, näkevät merkittävästi korkeammat ajoissa maksamisen prosentit kuin ne, jotka lähettävät ensimmäisen viestinnän vasta eräpäivän jälkeen.

Invotifyn maksumuistutusjärjestelmä antaa sinulle mahdollisuuden määrittää automaattisten muistutusten sarja laskukohtaisesti tai yritystasolla. Voit asettaa muistutukset aktivoitumaan eräpäivän suhteen: esimerkiksi kolme päivää ennen, eräpäivänä, seitsemän päivää jälkeen ja neljätoista päivää jälkeen. Jokainen muistutus lähettää asiakkaalle sähköpostiviestin, jossa on laskun tiedot, maksettava summa ja linkki asiakasportaaliin, jossa he voivat tarkastella laskua ja maksaa sen verkossa, jos olet yhdistänyt maksuntarjoajan.

Muistutuksia lähetetään vain asiakkaille, jotka eivät ole maksaneet — kun lasku on merkitty maksetuksi (manuaalisesti tai automaattisesti yhdistetyn Stripe-maksun kautta), muistutussarja pysähtyy. Voit myös poistaa muistutukset käytöstä yksittäisille asiakkaille tai laskuille, joissa manuaalinen käsittely on suositeltavaa.

Toistuvat laskut ja maksuehdot ajoitetuissa asiakirjoissa

Asiakkaille, joita laskutat säännöllisin väliajoin — kuukausittaiset toimeksiannot, palvelumaksut, vuotuiset lisenssit — toistuvat aikataulut Invotifyssa luovat automaattisesti uuden laskun määrittämälläsi taajuudella (päivittäin, viikoittain, kuukausittain, vuosittain tai mukautetuilla aikaväleillä). Jokainen luotu lasku perii toistuvan aikataulun malliin asetetut maksuehdot.

Voit määrittää ennakkoluonnin: ajoittaa Invotifyn luomaan lasku tietyn päivien verran ennen tapahtumahetkeä, antaen sinulle (tai asiakkaasi taloushallinnon tiimille) ennakkoilmoituksen. Toistuvat laskut voidaan myös lähettää automaattisesti tapahtumapäivänä — yhdistettynä maksumuistutusten kanssa tämä luo täysin automatisoidun laskutussyklin toimeksiantoasiakkaille, joka ei vaadi manuaalisia toimia aikataulun asettamisen jälkeen.

Myöhästymismaksut toistuvissa laskuissa toimivat samoin kuin kertalaskuissa. Jos asiakas maksaa jatkuvasti myöhässä toistuvalla aikataululla, harkitse, tarvitseeko maksuehtoja muuttaa — 30 päivän netosta 14 päivän nettoon tai kuukausimaksusta ennakkomaksuun — tai onko automaattiveloitus (saatavilla Pro-suunnitelmassa) asianmukainen asiakkaille, jotka ovat valtuuttaneet toistuvat korttiveloitukset.

Asiakasportaali: anna asiakkaille yksi paikka tarkastella ja maksaa

Jokainen Invotifyn kautta lähetetty lasku sisältää linkin asiakasportaaliin — istunnottomalle, brändätylle sivulle, jossa asiakas voi tarkastella avoimia laskujaan, ladata PDF-tiedostoja ja maksaa verkossa, jos olet yhdistänyt maksuntarjoajan. Portaali näyttää avoimet saldot, kaikki erääntyneet laskut (korostettuna) ja maksuhistorian.

Portaalilinkin antaminen asiakkaille vähentää maksamisen kitkaa: heidän ei tarvitse kirjautua sisään, he näkevät kaikki avoimet summat kerralla ja voivat maksaa yhdellä napsautuksella, jos maksunkeruu on käytössä. Tämä on erityisen tehokasta asiakkaille, joilla on useita avoimia laskuja — koko kuvan näyttäminen heille yksittäisten laskukohtaisten muistutusten sijaan johtaa usein yhteen suurempaan maksuun, joka kattaa kaikki rästit.

Asiakasportaali on saatavilla kaikissa Invotify-suunnitelmissa. Verkkomaksunkeruu (yhdistetyn Striper kautta — mahdollistaen asiakkaiden maksaa kortilla tai tilisiirrolla suoraan portaalista) on Pro- ja Lifetime-ominaisuus.