E-Rechnung in Lettland: Fristen 2026 und die B2B-Pflicht ab 2028

Lettlands E-Rechnungs-Zeitplan: 2025, 2026 und 2028

Lettland führt die verpflichtende strukturierte E-Rechnung stufenweise ein, verankert in Änderungen des Rechnungslegungsgesetzes (Grāmatvedības likums). Die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und dem öffentlichen Sektor läuft bereits ausschließlich elektronisch, und die Pflichten weiten sich Schritt für Schritt aus — zunächst auf die Datenmeldung, ab 2028 auf sämtliche inländische Rechnungen zwischen Unternehmen.

Der aktuelle Zeitplan wurde mit den Gesetzesänderungen vom Juni 2025 festgelegt, die den ursprünglichen B2B-Termin 2026 verschoben haben. Prüfen Sie Ihren eigenen Starttermin stets beim Finanzministerium (fm.gov.lv) und beim Staatlichen Steuerdienst (VID), denn die Fristen wurden bereits einmal verschoben:

• Januar 2025 — Strukturierte E-Rechnungen wurden für B2G-Transaktionen verpflichtend (Rechnungen an staatliche Haushaltsinstitutionen).
• Januar 2026 — Lieferanten müssen strukturierte E-Rechnungsdaten für B2G- und G2G-Transaktionen zusätzlich an den Staatlichen Steuerdienst (VID) melden.
• März 2026 — Ab dem 30. März 2026 wird der freiwillige strukturierte B2B-Austausch unterstützt, sodass Unternehmen früher umstellen können.
• Januar 2028 — Strukturierte E-Rechnungen und die Datenmeldung werden für inländische B2B-Transaktionen verpflichtend.

Wer betroffen ist: Freiberufler, SIA und Buchhaltungsbüros

Bis Januar 2028 erreicht die Pflicht praktisch jedes in Lettland registrierte Unternehmen, das einem anderen lettischen Unternehmen Rechnungen stellt — vom Ein-Personen-Selbstständigen bis zur SIA mit eigener Buchhaltungsabteilung. Wer an den öffentlichen Sektor verkauft, ist schon heute erfasst; wer B2B verkauft, hat 2028 als harte Frist und ab März 2026 die Möglichkeit zum freiwilligen Austausch.

Buchhaltungsfirmen und Buchführungsbüros spüren die Umstellung vervielfacht: Die Ausgangs- und Eingangsrechnungen jedes Mandanten kommen künftig als strukturiertes XML statt als Papier oder PDF. Büros, die sich früh standardisieren — mit ihren Mandanten ein konformes Format und einen Zustellkanal vereinbaren —, verwandeln die Pflicht in eine Prozessverbesserung statt in einen Notfall zum Jahresende.

Beachten Sie: Die lettische Pflicht gilt für inländische Transaktionen. Wenn Sie Kunden in Deutschland, Frankreich oder anderen EU-Ländern Rechnungen stellen, gelten dort eigene Vorgaben mit eigenen Zeitplänen — die gemeinsame technische Grundlage überall sind der Standard EN 16931 und das Peppol-Netzwerk. Genau deshalb zählt ein standardsbasierter Export mehr als das Portal eines einzelnen Landes.

Was in Lettland als strukturierte E-Rechnung gilt

Ein per E-Mail versandtes PDF ist nach den lettischen Regeln keine E-Rechnung. Eine strukturierte E-Rechnung ist eine maschinenlesbare XML-Datei nach dem europäischen semantischen Standard EN 16931 — Software kann sie importieren, validieren und verbuchen, ohne dass jemand eine Zeile abtippt.

In der Praxis arbeitet Lettland mit Peppol BIS Billing 3.0 als Hauptformat; die zugrunde liegende Syntax UBL 2.1 wird ebenfalls akzeptiert. Die Zustellung läuft über das offizielle e-adrese-System (eAddress) oder über das Peppol-Netzwerk — je nach Gegenpartei.

Eine konforme Datei enthält den vollständigen Rechnungsdatensatz: Identifikation von Verkäufer und Käufer mit Registrierungs- und USt-IdNr., Positionen mit Mengen und Preisen, die Steueraufschlüsselung nach Sätzen, Zahlungsdetails und Fälligkeiten. Diese Stammdaten sauber zu pflegen ist der größte Teil der Compliance-Arbeit.

So bereiten Sie sich vor der Pflicht 2028 vor

Sie müssen nicht bis 2028 warten. Der freiwillige B2B-Austausch öffnet am 30. März 2026, und eine frühe Vorbereitung verteilt die Arbeit auf ruhige Monate statt auf einen Endspurt zur Frist. Eine praktische Checkliste:

• Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungstool EN 16931-konformes XML exportiert (Peppol BIS 3.0 oder UBL 2.1) — nicht nur PDF.
• Registrieren und aktivieren Sie die e-adrese Ihres Unternehmens, um offizielle elektronische Dokumente empfangen und zustellen zu können.
• Bereinigen Sie die Stammdaten: exakte Firmennamen, Registrierungsnummern und USt-IdNrn. für Ihr Unternehmen und alle Stammkunden.
• Vereinbaren Sie mit Ihren regelmäßigen B2B-Kunden, wann Sie auf strukturierte E-Rechnungen umstellen — freiwilliger Austausch ist ab dem 30. März 2026 möglich.
• Führt ein Buchhaltungsbüro Ihre Bücher, klären Sie, wie es die E-Rechnungsdateien erhalten möchte, damit seine Software sie ohne Abtippen importiert.

Lettland-konforme E-Rechnungen mit Invotify erstellen

Die Pro- und Lifetime-Pläne von Invotify exportieren jede Rechnung als standardsbasierte strukturierte Datei — UBL 2.1, CII (deckt XRechnung und Factur-X ab) und Peppol BIS 3.0 —, alle auf dem semantischen Modell EN 16931 aufgebaut, das Lettland verlangt. Sie gestalten und versenden die Rechnung einmal und erzeugen das konforme XML anschließend über das Aktionsmenü der Rechnung.

Der Ablauf bleibt einfach: Rechnung wie gewohnt erstellen und versenden, die E-Rechnungsdatei exportieren und über Ihre e-adrese oder Ihren Peppol-Zugangspunkt zustellen. Wurde die EU-USt-IdNr. eines Kunden in Invotify per VIES validiert, wird sie in die strukturierte Datei übernommen — der dokumentarische Nachweis für das Reverse-Charge-Verfahren bei grenzüberschreitenden Rechnungen.

Invotify wird in der EU entwickelt, mit vollständiger lettischer Oberfläche, EUR neben mehr als 30 Währungen und länderspezifischen USt-Voreinstellungen — ein Freiberufler in Rīga und sein Buchhaltungsbüro sehen dieselben Zahlen im selben Format. Wenn die Meldepflicht 2026 und die B2B-Frist 2028 näher rücken, liegen Ihre Dokumente bereits in der richtigen strukturierten Form vor — ohne manuelles XML.

Sind E-Rechnungen in Lettland 2026 verpflichtend?

Für den öffentlichen Sektor ja: B2G-E-Rechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, und ab dem 1. Januar 2026 müssen strukturierte E-Rechnungsdaten für B2G- und G2G-Transaktionen zusätzlich an den Staatlichen Steuerdienst (VID) gemeldet werden. Die allgemeine inländische B2B-E-Rechnung ist 2026 noch nicht verpflichtend — sie wird am 1. Januar 2028 Pflicht, mit freiwilligem Austausch ab dem 30. März 2026.

Welches E-Rechnungsformat sollte ein lettisches Unternehmen verwenden?

Peppol BIS Billing 3.0 ist das Hauptformat im lettischen Rahmen, aufgebaut auf der Syntax UBL 2.1, die ebenfalls akzeptiert wird. Beide sind Ausprägungen des europäischen Standards EN 16931. Invotify exportiert Peppol BIS 3.0, UBL 2.1 und CII — Sie sind also abgedeckt, egal was Ihre Gegenpartei oder Plattform erwartet.

Übermittelt Invotify Rechnungen automatisch in die e-adrese?

Invotify erzeugt die konforme strukturierte XML-Datei, die Sie herunterladen und über Ihre e-adrese oder Ihren Peppol-Zugangspunkt zustellen. Die Übertragung in diese Kanäle übernimmt der jeweilige Kanal selbst — dasselbe Muster wie bei den nationalen Plattformen in der EU. Sie behalten stets eine konforme Datei, die Sie archivieren, erneut senden oder Ihrem Buchhalter übergeben können.