Team og samarbejde
Invitér teammedlemmer, tildel roller og styr adgangstilladelser
Oversigt over team
Invotify understøtter samarbejde i teams, så du kan invitere kolleger til at arbejde i dit arbejdsområde. Teammedlemmer kan tilgå fakturaer, kunder, produkter og andre funktioner afhængigt af deres tildelte rolle.
Vigtige egenskaber: - Én konto pr. bruger — ingen delte logins - Tilladelsesbaseret adgangskontrol - To roller: Admin (administrator) og Member (Medarbejder) - Ejeren (Owner) — kontoindehaveren — har altid alle rettigheder - Afventende invitationer kan til enhver tid trækkes tilbage - Teamfunktionen kan aktiveres eller deaktiveres under Indstillinger → Funktioner
Planer: - Pro: op til 10 teammedlemmer - Starter / Lifetime: 1 bruger (kun enbruger)
Send e-mailinvitationer til at onboarde kolleger i dit arbejdsområde
Tildel Admin- eller Medarbejder-roller med tilpassede tilladelser
Kontrollér, hvad hvert teammedlem kan se og gøre
Se, hvem der lavede hvad via arbejdsområdets aktivitetslog
Pro inkluderer op til 10 teammedlemmer; Starter og Lifetime er enbruger (1 plads). Opgrader til Pro for at tilføje teammedlemmer.
Teamroller
Invotify har tre niveauer af brugerprivilegier i et arbejdsområde:
Ejer (Owner): - Den bruger, der oprettede virksomhedskontoen - Har alle rettigheder — uindskrænket adgang til alle funktioner og indstillinger - Den eneste, der kan slette virksomhedskontoen eller administrere abonnementet - Kan kun eksistere som ét enkelt Ejer-roller pr. arbejdsområde
Admin: - Fuldt adgang til alle arbejdsområdefunktioner — kan oprette, redigere og slette fakturaer, kunder, produkter, skabeloner osv. - Kan invitere og fjerne teammedlemmer samt ændre andres roller - Kan konfigurere indstillinger (undtagen abonnement og kontosletning) - Kan tilgå alle rapporter og finansielle data - Kan godkende dokumenter og administrere godkendelsesflows
Member (Medarbejder): - Standardrollen for nye inviterede - Adgang som en Admin, medmindre specifikke tilladelser er deaktiveret - Tilladelserne kan tilpasses pr. medarbejder (f.eks. fjern retten til at slette fakturaer) - Kan se alle dokumenter og kunder (medmindre specifik synlighed er begrænset)
Ændring af roller: En Ejer eller Admin kan ændre et teammedlems rolle fra Admin til Medarbejder og omvendt ved at gå til Indstillinger → Team og vælge en ny rolle i rullemenuen ud for det pågældende teammedlem.
Fuld kontrol inkl. abonnement og kontoadministration. Ét pr. arbejdsområde.
Fuld adgang til alle arbejdsområdefunktioner, herunder indstillinger og teamadministration.
Standard-daglig adgang med tilpasselige tilladelser.
- Start alle som Medarbejder med minimale tilladelser og giv mere, efterhånden som de beviser sig
- Forfrem kun til Admin folk, du ville stole på at handle på dine vegne — Admin inkluderer altid faktureringsadgang
- Ejer-rollen er knyttet til faktureringsforholdet — kontakt support, hvis du nogensinde skal overføre den
Tilladelser
Ud over roller kan du finjustere, hvad individuelle Medarbejdere kan gøre med granulære tilladelseskontakter.
Tilgængelige tilladelser pr. teammedlem:
Disse tilladelser kan slås til eller fra for individuelle Medarbejdere (Admins har altid alle tilladelser):
- Fakturaadministration (Manage invoices) — opret, rediger og slet fakturaer
- Tilbudsadministration (Manage quotes) — opret, rediger og slet tilbud
- Kreditnotaadministration (Manage credit notes) — opret og administrér kreditnotaer
- Kundeadministration (Manage customers) — opret, rediger og slet kundedata
- Produktadministration (Manage products) — opret, rediger og slet produkter og lagerposter
- Skabelonadministration (Manage templates) — opret og rediger fakturadesign
- Rapporter (Reports) — tilgå finansielle rapporter (kun Pro)
- Teamadministration (Manage team) — invitér og administrér teammedlemmer
- Indstillinger (Settings) — adgang til og redigering af virksomhedsindstillinger
Konfigurér tilladelser: 1. Gå til Indstillinger → Team (Settings → Team) 2. Find teammedlemmet og klik på dets navn eller tilladelsesikon 3. Slå de ønskede tilladelseskontakter til eller fra 4. Gem ændringerne — de træder i kraft øjeblikkeligt
Opret, rediger, send og slet fakturaer. Registrer betalinger.
Opret, rediger, send og slet tilbud. Konvertér til fakturaer.
Tilføj, rediger og fjern kunder. Se kundehistorik.
Administrer produktkatalog og lagersporing.
Design og gem fakturaskabeloner.
Administrer tilbagevendende fakturaplaner.
Adgang til analyser, omsætning, aldersfordeling og skatterapporter.
Invitér medlemmer, skift roller og juster tilladelser.
Se og administrer Invotify-abonnementet.
Invitér teammedlemmer
At invitere en ny person til dit Invotify-arbejdsområde sker med få trin.
Forudsætninger: - Du er Ejer eller Admin (eller Medarbejder med tilladelsen "Teamadministration") - Du er i et Pro-abonnement (team-samarbejde er tilgængeligt i Pro) - Du har ikke nået dit plans maks. antal teammedlemmer (Pro: 10)
Invitationsproces: Invitationen sendes til den e-mailadresse, du angiver. Modtageren modtager en e-mail med et link til at acceptere invitationen, oprette en konto og gå direkte til dit arbejdsområde.
Trin
- 1
Åbn Team-siden
Fra sidebjælken, naviger til Team.
- 2
Klik på Invitér medlem
Åbner invitationsdialogen.
- 3
Angiv en e-mail
E-mailen som invitationen sendes til — kun denne adresse kan acceptere den.
- 4
Vælg en rolle
Admin (altid alle tilladelser, inkl. fakturering) eller Medarbejder (tilpasset).
- 5
Tilpas tilladelser
Hvis Medarbejder, slå de 9 tilladelser til eller fra alt efter hvad personen skal kunne.
- 6
Send invitationen
Modtageren modtager en e-mail med et acceptlink gyldigt i 7 dage.
- Brug beskrivende rolletildelinger — giv Medarbejdere kun det de har brug for
- Tilbagekald invitationer øjeblikkeligt hvis du har sendt én til den forkerte e-mail
- Fjern medlemmer der ikke længere behøver adgang i stedet for at lade dem ligge inaktive
- Invitationslinks udløber efter 7 dage — gensend hvis dit udløber
- En invitation kan kun accepteres af den e-mailadresse den blev sendt til — men tilbagekald den hvis den gik til den forkerte adresse
- Pladser er begrænset af plan: Pro tillader op til 10 medlemmer; Starter og Lifetime er enbruger. Afventende invitationer tæller med i grænsen
Teamaktivitetslog
Aktivitetsloggen (Activity Log) giver et komplet revisionsspor over alle handlinger udført i dit arbejdsområde — hvem der lavede hvad, og hvornår.
Hvad der logges: - Oprettelse, opdatering og sletning af fakturaer og tilbud - Kundeoprettelse og -opdateringer - Produktændringer - Dokumentstatusændr inger (sendt, betalt, annulleret osv.) - Teamadministrationshændelser (invitationer, fjernelse, rolleændringer) - Indstillingsændringer - Godkendelseshændelser
Tilgå aktivitetsloggen: Aktivitetsfunktionen skal være aktiveret under Indstillinger → Funktioner (Settings → Features). Når den er slået til, finder du aktivitetsloggen i sidebjælken som Aktivitet (Activity).
Hvem kan se aktivitetsloggen: Alle teammedlemmer med adgang til Aktivitetsfunktionen kan se aktivitetsloggen. Den er virksomhedsomfattende — ikke begrænset til individuelle brugeres egne handlinger.
Anvendelsesscenarier: - Revisionsoverholdelse: bevis hvem der oprettede, godkendte eller sendte et dokument - Fejlfinding: spor uventede ændringer i fakturaer eller kundedata - Teamsynlighed: hold styr på, hvad der sker på tværs af arbejdsområdet
- Tjek aktivitetsloggen først, når du fejlretter spørgsmål om "hvorfor ændrede dette sig?"
- Filtrer efter person under fratrædelse for at se, hvad et afgående teammedlem har arbejdet på for nylig
- Hvis Aktivitet mangler fra din sidebjælke, aktivér det under Indstillinger → Funktioner