Team og tilladelser

Invotify er bygget til teams fra dag ét. Inviter din revisor, en virtuel assistent, en driftansvarlig eller din forretningspartner — og bestem præcis hvad hver person kan se og gøre. Vigtige handlinger logges, så du altid ved hvem der gjorde hvad.

Det får du med teams: - Tre roller — Owner, Admin, Member — der dækker hele rækken af beføjelser - Ni granulære tilladelser til finkornet styring per Member - E-mailinvitationer med udløb, bundet til den inviteredes e-mailadresse - En aktivitetslog over vigtige handlinger - Fuld dataisolering på virksomhedsniveau — dit team ser kun din virksomheds data

Virksomhedsbundet data: Hver faktura, tilbud, kunde, produkt, skabelon, plan og kreditnota tilhører en virksomhed. Dine teammedlemmer ser kun det, der tilhører din virksomhed — aldrig nogen andens. Dette håndhæves i hvert lag af systemet, ikke kun i brugerfladen.

Pladser efter plan: Hvor mange personer et team kan have afhænger af din plan. Pro inkluderer op til 10 teammedlemmer (ejeren tæller som én plads). Starter og Lifetime er enkeltbrugerplaner — de inkluderer kun 1 plads (ejeren). For at tilføje kolleger opgraderer du til Pro. Afventende invitationer reserverer en plads, så du kan ikke overskride din plans grænse.

Invotify bruger et rollehierarki i tre niveauer. Hver rolle har et klart formål og et klart loft.

Owner Owner er kontoindehaveren — som regel den person, der tilmeldte sig. Owner har fuld adgang til alt, inklusive fakturering, og kan ikke fjernes fra teamet. Hver konto har præcis én Owner. Hvis ejeren har brug for at overføre kontoen, så kontakt supporten — overførsel af ejerskab klares for dig.

Admin Admins har altid alle ni tilladelser — inklusive fakturering. De kan administrere fakturaer, tilbud, kunder, produkter, skabeloner, planer, rapporter, teammedlemmer og abonnementet. Admin-tilladelser kan ikke begrænses enkeltvis: hvis du vil have nogen til at have næsten-men-ikke-al adgang, så behold dem som Member og giv de specifikke tilladelser i stedet. Du kan have så mange Admins, som din plans pladser tillader.

Member Members er den fleksible rolle. En Member starter med præcis de tilladelser, du giver dem — ikke mere. Som standard kan nye Members administrere fakturaer, tilbud og kunder samt se rapporter, men kan ikke røre produkter, skabeloner, planer, teamindstillinger eller fakturering. Hver Members tilladelser kan tilpasses individuelt, så du kan have en Member, der kun håndterer kundesupport, og en anden, der administrerer planer for tilbagevendende fakturering.

Ni tilladelser dækker hele appens funktionsflade. Hver enkelt styrer adgangen til et bestemt område af data og handlinger. Tilladelser er eksplicitte, ikke implicitte — hvis en Member ikke har en tilladelse, kan de bogstaveligt talt hverken se eller røre det område, selv ikke ved at gætte URL'er.

Tilgængelige tilladelser:

Manage Invoices — Opret, rediger, send og slet fakturaer. Registrer betalinger. Generér PDF'er. Uden den har en Member slet ingen adgang til fakturaer (der er ingen skrivebeskyttet tilstand).

Manage Quotes — Opret, rediger, send og slet tilbud. Konvertér tilbud til fakturaer. Håndtér udløb af tilbud.

Manage Customers — Tilføj, rediger og fjern kunder. Se kundehistorik.

Manage Products — Tilføj, rediger og fjern produkter. Opdatér priser. Administrer lager (hvis aktiveret). Nyttigt for lager-/varepersonale.

Manage Templates — Design, gem og slet faktura-/tilbudsskabeloner. Sjældent nødvendigt — de fleste teams har én eller to personer, der ejer skabelondesignet.

Manage Schedules — Opret og ændr planer for tilbagevendende fakturaer. Sæt planer på pause og genoptag dem. Nyttigt for driftspersonale.

View Reports — Adgang til rapporter for omsætning, resultatopgørelse, aldersfordeling, DSO og moms. Adskilt fra fakturahåndtering, så du kan give rapportadgang uden skriveadgang.

Manage Team — Inviter nye medlemmer, skift roller, justér tilladelser, fjern medlemmer. Som regel kun Owner og betroede Admins.

Manage Billing — Se og administrer Invotify-abonnementet (opgradér, nedgradér, opsig, opdatér betalingsmetode).

Standardforudindstillinger: - Owner: Alle 9 tilladelser (kan ikke ændres) - Admin: Alle 9 tilladelser, altid (kan ikke justeres enkeltvis) - Member: Manage Invoices, Manage Quotes, Manage Customers og View Reports (kan tilpasses)

At tilføje en kollega tager under et minut.

Sådan inviterer du: 1. Åbn Team-siden fra sidepanelet 2. Klik på "Inviter medlem" 3. Indtast personens e-mailadresse 4. Vælg deres rolle — Admin eller Member 5. Hvis Member, tilpas hvilke af de 9 tilladelser de får (standardværdierne er forudfyldt) 6. Klik på Send invitation

Den inviterede modtager en brandet e-mail med et accept-link. Linket bærer et token med udløb, der er gyldigt i 7 dage og kun kan accepteres af en konto, der er logget ind med den inviterede e-mailadresse. Når de klikker på accept, guides de gennem oprettelsen af deres Invotify-konto (eller login, hvis de allerede har en) og lander direkte i din virksomheds arbejdsområde med den rolle og de tilladelser, du angav.

Håndtering af invitationer: Team-siden viser hver afventende invitation. Når en invitation accepteres, vises personen i medlemslisten i stedet; tilbagekaldte eller udløbne invitationer forsvinder ganske enkelt fra listen over afventende.

Du kan tilbagekalde en afventende invitation når som helst. Når den er tilbagekaldt, virker linket ikke længere. Du kan også gensende en invitation, hvis den oprindelige udløb eller forsvandt i en spammappe.

Ændring af et medlems rolle eller tilladelser: Efter at nogen er kommet med, åbner du deres profil fra Team-siden. Du kan ændre deres rolle (Member → Admin), justere enkelte tilladelser for Members eller fjerne dem fra teamet. Ændringer træder i kraft med det samme — der kræves ingen logout.

Vigtige handlinger, dit team udfører, registreres i en aktivitetslog. Dette er for ansvarlighed, fejlfinding og ro i sindet — især når noget går skævt, og du har brug for at finde ud af, hvad der ændrede sig, og hvem der ændrede det.

Hvad der logges: - Faktura oprettet, sendt og manuelt markeret som betalt - Produkt oprettet - Momsforudindstilling oprettet eller slettet - Teammedlem inviteret, rolle ændret, invitation gensendt - Bankkonto tilsluttet eller frakoblet, samt banktransaktioner matchet mod fakturaer

Hvad der gemmes med hver post: - Aktøren (hvem der gjorde det) — knyttet til deres teamprofil - Handlingen (hvad der skete) - Målet (hvad de handlede på — en faktura, en kunde osv.) - Et tidsstempel - En kort kontekstnote, hvor det er relevant

Visning af loggen: Åbn Aktivitet fra sidepanelet (aktivér det under Indstillinger → Funktioner, hvis det er skjult) for at se hele forløbet. Filtrér efter person, datointerval eller entitetstype for at indsnævre det.

Opbevaring: Poster i aktivitetsloggen bevares i hele din kontos levetid. De er en del af din dataeksport — når du downloader dine data fra Indstillinger → Privatliv og data, følger aktivitetsloggen med.