Digitale underskrifter

Med Invotify underskriver du fakturaer og tilbud elektronisk — og dine kunder kan ligeledes underskrive, helt uden konto. Din egen underskrift vises via underskriftsblokken på dokumentet, forudfyldt fra din virksomhedsprofil; kunder tegner deres underskrift direkte på den offentlige delingsside, og enhver registreret underskriftspost indeholder underskriverens identitet samt et manipulationssikkert revisionsspor — helt uden at udskrive, scanne eller bruge en ekstern e-signatur-tjeneste.

Digitale underskrifter er inkluderet i alle planer (Starter, Pro og Lifetime) uden ekstra betaling.

Hvad der registreres med hver underskriftspost: - Underskriftsbilledet (gemt som Base64-billeddata) - Underskriverens navn - Underskriverens e-mailadresse (valgfrit) - IP-adressen, underskriften stammer fra - Browserens user-agent-streng - Det nøjagtige tidsstempel for underskriften

Sådan fungerer underskrivelse i dag: - Underskriv på dokumentet — underskriftsblokken viser dit underskrevernavn, titel, underskriftsbilledet og datoen på fakturaen eller tilbuddet, forudfyldt fra standardindstillingerne, så din virksomhed underskriver hvert dokument ensartet. - Kundeunderskrift på delingssiden — enhver, du deler en faktura med, kan åbne linket, angive sit navn, tegne sin underskrift på et underskriftsfeld og sende — helt uden Invotify-konto. - Underskriftsposter — registrerede kundeunderskrifter gemmes tilknyttet det pågældende dokument og listes på fakturaens detaljside, så du altid ved, hvem der underskrev hvornår.

Når du deler en faktura, indeholder den offentlige delingsside en sektion "Underskriv dette dokument" (Sign this document) — din kunde kan underskrive præcis der, hvor vedkommende ser fakturaen, uden konto og uden ekstra tjeneste.

Sådan underskriver en kunde: 1. Vedkommende åbner det delingslink, du har sendt. 2. Vedkommende angiver sit fulde navn (en e-mailadresse er valgfrit, men styrker revisionssporet). 3. Vedkommende tegner sin underskrift på underskriftsfeltet — det virker med mus, finger eller pen. 4. Vedkommende sender. Underskriften registreres øjeblikkeligt, og en bekræftelse vises.

Underskriftsposten — det tegnede underskriftsbillede plus underskriverens navn, valgfri e-mail, IP-adresse, browser og nøjagtigt tidsstempel — vises på fakturaens detaljside i dit dashboard.

Indbyggede sikkerhedsmekanismer: - Indsendelser er ratebegrænsede pr. IP (en håndfuld pr. time) for at forhindre misbrug. - Et dokument kan ikke underskives to gange med samme underskrivernavn — et duplikatforsøg afvises med en klar besked. - En underskrift accepteres kun til en gyldig, i øjeblikket delt faktura eller tilbud; et ugyldigt eller tilbagekaldt link afvises. - Det offentlige endepunkt kan kun oprette en underskrift — det kan aldrig læse eksisterende.

Underskrivelse af dine dokumenter som virksomhed sker via underskriftsblokken og din virksomhedsprofil.

Konfigurér én gang i indstillingerne: Gem dit standardunderskrivernavn, underskrevertitlen og dit underskriftsbillede under Indstillinger → Virksomhedsoplysninger (Settings → Business Information). Disse oplysninger bliver standarderne for ethvert dokument, der indeholder en underskriftsblok.

Underskriv ved oprettelse: Når du opretter eller redigerer en faktura eller et tilbud, hvis skabelon indeholder en underskriftsblok, udfylder blokken automatisk dit underskrevernavn, titel, underskriftsbilledet og dags dato på det virkelige dokument — tilbagevendende dokumenter underskrives ensartet, uden at du skal genindtaste oplysningerne hver gang.

Hvordan dine kunder underskriver et delt dokument, kan du læse ovenfor under "Kunder underskriver på delingssiden".

Enhver underskriftspost er mere end et billede — det er et bevis, der er designet til sporbarhed.

Hvad der gemmes for hver underskriftspost: - Underskriverens navn: Det navn, underskriveren har angivet. Påkrævet for enhver underskrift. - Underskriverens e-mail: En valgfri e-mailadresse fra underskriveren. - Underskriftsbillede: Underskriften gemt som Base64-billeddata i dokumentets underskriftspost. - IP-adresse: Kilde-IP'en, læst fra anmodningen og automatisk registreret. - User-agent: User-agent-strengen fra underskriverens browser og enhed (gemmes; meget lange værdier trimmes). - Underskriftstidsstempel: Det nøjagtige øjeblik, underskriften blev registreret.

Hvor du ser underskrifter: På fakturaens detaljside lister en infobjelke hver underskrift — "Underskrevet af [navn] den [dato]" (Signed by [name] on [date]) — ved siden af dokumentets visningsstatistikker, så underskriftshistorikken er direkte tilknyttet dokumentets øvrige aktivitet.

Hvem kan se underskrifter: Underskriftsposter er begrænset til din virksomhed. Kun medlemmer af din virksomhed med relevante tilladelser kan liste og se et dokuments underskrifter; dataene er aldrig synlige for andre konti. Det offentlige endepunkt til underskriftsregistrering kan via et gyldigt delingstoken kun oprette en underskrift — det kan aldrig læse eksisterende.

I skabelonbyggeren styrer underskriftsblokken, hvordan et underskriftsområde vises på det trykte eller PDF-dokument. Det er en af standardskabelonblokkene — du kan placere, ændre størrelse og tilpasse den som enhver anden.

Hvad blokken viser: - En valgfri overskrift/etiket (standard "Underskrift" (Signature), justerbar eller skjulbar) - En valgfri underskriftslinje, hvor hånd- eller digitalt tegnede underskrifter placeres - Underskriverens navn, titel og underskriftsdato - Et valgfrit underskriftsbillede

Forudfyldning fra din virksomhedsprofil: På virkelige dokumenter (ikke i byggerforhåndsvisningen) udfylder blokken automatisk underskrevernavn, titel, underskriftsbillede og dags dato fra din virksomhedsprofils standardindstillinger — dine egne dokumenter oprettes altså underskrevet, uden at du skal genindtaste oplysningerne hver gang.

Konfigurér blokken (fanen "Felter" (Fields)): - Vis etiket (Show label) — slå overskriften til/fra og tilsidesæt dens tekst. - Vis underskriftslinje (Show signature line) — slå linjen til/fra, som underskriften placeres på.

Styling og PDF-paritet: Baggrund, kant, hjørneradius, indre afstand og skriftstil fra byggeren overføres til den genererede PDF, og blokken respekterer dokumentets globale tekstskala. I byggeren vises den med eksempel-underskriverdata, så du kan se layoutet; på et virkeligt dokument viser den den rigtige underskriver, titel, datoen og billedet.

Invotifys digitale underskrifter er designet til at give dig et klart, robust bevis for, hvem der underskrev et dokument hvornår. Det er vigtigt at forstå præcis, hvad dette bevis er — og hvad det ikke er.

Hvad Invotify leverer: - Et registreret underskriftsbillede - Underskriverens navn og en valgfri e-mail - IP-adressen, underskriften stammer fra - Underskriverens browser-user-agent - Et præcist tidsstempel for underskriften - Virksomhedsafgrænset lagring, så kun dit team kan se posten

Samlet udgør disse oplysninger et revisionsspor, der dokumenterer underskrivelsesprocessen.

Hvad Invotify ikke hævder: - Dette er ikke en kvalificeret elektronisk underskrift og er ikke eIDAS-certificeret. - Invotify tilbyder ingen identitetsverificering af underskriveren ud over de oplysninger, vedkommende selv har angivet, og de registrerede tekniske metadata. - Invotify garanterer ikke retlig håndhævelse i nogen bestemt jurisdiktion.

Om en elektronisk underskrift er juridisk bindende afhænger af lovgivningen i dit land, typen af dokument og de involverede parter. Er håndhævelighed afgørende for en bestemt kontrakt, bør du søge kvalificeret juridisk rådgivning eller bruge en dedikeret udbyder af kvalificerede e-underskrifter, hvor loven kræver det.