Digitale signaturer

Invotify lader dig underskrive fakturaer og tilbud elektronisk — og lader dine kunder underskrive dem også, uden en konto. Din egen signatur vises på dokumentet via Signaturblokken, forudfyldt fra din virksomhedsprofil; kunder tegner deres signatur direkte på den offentlige delingsside, og hver registreret signaturpost bærer underskriverens identitet og et manipulationssikret revisionsspor — ingen udskrivning, scanning eller tredjeparts e-signaturtjeneste påkrævet.

Digitale signaturer er tilgængelige på alle abonnementer (Starter, Pro og Lifetime) uden ekstra omkostning.

Hvad der registreres med hver signaturpost: - Signaturbilledet (gemt som base64-billeddata) - Underskriverens navn - Underskriverens e-mailadresse (valgfrit) - IP-adressen, som signaturen kom fra - Browserens user-agent-streng - Det nøjagtige tidsstempel for underskrivelse

Sådan fungerer underskrivelse i dag: - Underskrivelse på dokumentet — Signaturblokken viser dit underskrivernavn, titel, signaturbillede og dato på fakturaen eller tilbuddet, forudfyldt fra standardværdierne i Indstillinger, så din virksomhed underskriver hvert dokument ensartet. - Kundeunderskrivelse på delingssiden — enhver, du deler en faktura med, kan åbne linket, indtaste sit navn, tegne sin signatur på en underskrivelsespude og indsende — ingen Invotify-konto nødvendig. - Signaturposter — registrerede kundesignaturer gemmes mod det nøjagtige dokument og vises på fakturaens detaljeside, så du altid ved, hvem der underskrev, og hvornår.

Når du deler en faktura, indeholder den offentlige delingsside et afsnit "Underskriv dette dokument" — din kunde kan underskrive lige der, hvor de ser fakturaen, uden konto og uden ekstra tjeneste.

Sådan underskriver en kunde: 1. Åbn det delingslink, du sendte dem. 2. Indtast deres fulde navn (en e-mailadresse er valgfri, men styrker revisionssporet). 3. Tegn deres signatur på underskrivelsespuden — det fungerer med mus, finger eller stylus. 4. Indsend. Signaturen registreres straks, og en bekræftelse vises.

Den underskrevne post — det tegnede signaturbillede plus underskriverens navn, valgfrie e-mail, IP-adresse, browser og nøjagtige tidsstempel — vises på fakturaens detaljeside i dit dashboard.

Indbyggede sikkerhedsforanstaltninger: - Indsendelser er hastighedsbegrænset pr. IP (en håndfuld i timen) for at forhindre misbrug. - Et dokument kan ikke underskrives to gange under det samme underskrivernavn — et dubletforsøg afvises med en tydelig besked. - En signatur accepteres kun mod en gyldig, aktuelt delt faktura eller tilbud; et ugyldigt eller tilbagekaldt link afvises. - Det offentlige slutpunkt kan kun oprette en signatur — det kan aldrig læse eksisterende.

Underskrivelse af dine dokumenter som virksomheden sker gennem Signaturblokken og din virksomhedsprofil.

Indstil én gang i Indstillinger: Gem dit standardunderskrivernavn, underskrivertitel og signaturbillede i Indstillinger → Virksomhedsoplysninger. Disse bliver standardværdierne for hvert dokument, der indeholder en Signaturblok.

Underskriv, mens du opretter: Når du opretter eller redigerer en faktura eller et tilbud, hvis skabelon indeholder en Signaturblok, udfylder blokken automatisk dit underskrivernavn, titel, signaturbillede og dagens dato på det rigtige dokument — tilbagevendende dokumenter underskrives ensartet uden at genindtaste oplysninger hver gang.

For hvordan dine kunder underskriver et delt dokument, se "Kunder underskriver på delingssiden" ovenfor.

Hver signaturpost er mere end et billede — det er en post bygget til ansvarlighed.

Hvad der gemmes for hver signaturpost: - Underskrivernavn: Det navn, underskriveren indtastede. Påkrævet for hver signatur. - Underskriver-e-mail: En valgfri e-mailadresse for underskriveren. - Signaturbillede: Signaturen, gemt som base64-billeddata på dokumentets signaturpost. - IP-adresse: Den oprindelige IP, læst fra forespørgslen, registreret automatisk. - User-agent: Underskriverens browser-/enheds-user-agent-streng (gemt, med meget lange værdier afkortet). - Tidsstempel for underskrivelse: Det nøjagtige øjeblik, signaturen blev registreret.

Hvor du ser signaturer: På fakturaens detaljeside viser en infobjælke hver signatur — "Underskrevet af [navn] den [dato]" — ved siden af dokumentets statistik for visningssporing, så underskrivelseshistorikken sidder sammen med resten af dokumentets aktivitet.

Hvem kan se signaturer: Signaturposter er afgrænset til din virksomhed. Kun medlemmer af din virksomhed med de rette tilladelser kan vise og se et dokuments signaturer; dataene er aldrig synlige for andre konti. Det offentlige slutpunkt til signaturregistrering kan kun oprette en signatur via et gyldigt delingstoken — det kan aldrig læse eksisterende.

I Skabelonbyggeren styrer Signaturblokken, hvordan et signaturområde vises på det printede/PDF-dokument. Det er en af de standardskabelonblokke, så du kan placere, dimensionere og style den som enhver anden.

Hvad blokken viser: - En valgfri overskrift/etiket (standard er "Signatur" og kan tilpasses eller skjules) - En valgfri signaturlinje, som hånd- eller tegnede signaturer kan sidde på - Underskriverens navn, titel og underskriftsdato - Et valgfrit signaturbillede

Forudfyldning fra din virksomhedsprofil: På rigtige dokumenter (ikke byggerens forhåndsvisning) udfylder blokken automatisk underskrivernavnet, underskrivertitlen, signaturbilledet og dagens dato fra din virksomhedsprofils standardværdier — så dine egne dokumenter kommer ud underskrevet uden at genindtaste oplysninger hver gang.

Konfigurér blokken (fanen Felter): - Vis etiket — slå overskriften til eller fra, og tilsidesæt dens tekst. - Vis signaturlinje — slå den understregning til eller fra, som signaturen sidder på.

Styling og PDF-paritet: Baggrund, kant, radius, padding og skrifttypestyling, der er angivet i byggeren, følger med til den genererede PDF, og blokken respekterer den dokumentdækkende tekstskala. I byggeren vises den med eksempel-underskriveroplysninger, så du kan se layoutet; på et live-dokument viser den den rigtige underskriver, titel, dato og billede.

Invotifys digitale signaturer er designet til at give dig en tydelig, forsvarlig registrering af, hvem der underskrev et dokument, og hvornår. Det er vigtigt at forstå præcis, hvad den registrering er — og hvad den ikke er.

Hvad Invotify leverer: - Et registreret signaturbillede - Underskriverens navn og valgfrie e-mail - IP-adressen, signaturen stammede fra - Underskriverens browser-user-agent - Et præcist tidsstempel for underskrivelse - Virksomhedsafgrænset lagring, så kun dit team kan se posten

Tilsammen danner disse et revisionsspor, der dokumenterer handlingen at underskrive.

Hvad Invotify ikke hævder: - Dette er ikke en kvalificeret elektronisk signatur og er ikke eIDAS-certificeret. - Invotify leverer ikke identitetsverifikation af underskriveren ud over de oplysninger, de indtaster, og de registrerede tekniske metadata. - Invotify giver ingen garanti for retlig håndhævelse i nogen bestemt jurisdiktion.

Hvorvidt en elektronisk signatur er juridisk bindende afhænger af dit lands love, dokumenttypen og de involverede parter. Hvis håndhævelse betyder noget for en bestemt kontrakt, så rådfør dig med en kvalificeret juridisk professionel eller brug en dedikeret kvalificeret e-signaturudbyder, hvor loven kræver det.