Indstillinger

Indstillingssiden er dit konfigurationscenter til at tilpasse Invotify til din virksomheds behov. Indstillingerne er organiseret i faner, du når via den venstre sidebjælke (på mobilenheder via en valgmenu).

Indstillingers faner: - Virksomhedsoplysninger (Business Information) - Firmaprofil, logo, skatte-/momsnumre, PEPPOL-id og adresse - Dokumentindstillinger (Document Settings) - Nummerering af fakturaer/tilbud, standardvaluta, betalingsdetaljer, betalingsbetingelser, morarenter, betalingspåmindelser, momsskabeloner samt standard-noter og -betingelser - Funktioner (Features) - Aktivér eller deaktivér platformsfunktioner (tilbud, produkter, kalender osv.) - Godkendelser (Approvals) - Godkendelsesregler, der kræver godkendelse inden afsendelse af dokumenter (Pro) - Sikkerhed (Security) - Adgangskode, to-faktor-godkendelse (2FA), Passkeys og aktive sessioner - Fakturering (Billing) - Abonnementsstyring, plan-opgraderinger og betalingsmetode - Integrationer (Integrations) - Forbind Stripe og PayPal til onlinebetalinger, plus bankafstemning (Plaid) - Notifikationer (Notifications) - Vælg hvilke advarsler du modtager og via hvilke kanaler - Privatliv og data (Privacy & Data) - Dataeksport og kontosletning

Vigtigt: Indstillingssiden er altid tilgængelig, selv hvis dit abonnement er udløbet. Så kan du altid administrere din fakturering og konto.

Dine virksomhedsoplysninger vises på alle fakturaer og tilbud — de er derfor uundværlige for professionelt udseende dokumenter.

Virksomhedslogo: - Upload dit firmalogo - Understøtter formaterne PNG, JPG, GIF og WebP (maks. 5 MB) - Kvadratiske billeder egner sig bedst for ensartet præsentation - Logoet vises i "Brand"-blokken i dine skabeloner - Sletteknappen fjerner det aktuelle logo

Virksomhedsoplysninger: - Virksomhedsnavn (Business Name) - Dit firma- eller handelsnavn (vises på alle dokumenter) - Forretnings-e-mail (Business Email) - Kontakt-e-mail til kundehenvendelser - Telefonnummer (Phone Number) - Forretningskontaktnummer - Skattenummer (Tax ID) - Dit lokale skatte-/registreringsnummer - Momsnummer (VAT Number) - Til skatteoverholdelse og B2B-fakturering - PEPPOL-id - Din elektroniske adresse til routing af e-fakturaer — angiv kun deltager-id'et (f.eks. 1234567890123; GLN-skemaet 0088 tilføjes automatisk). Bruges ved eksport af UBL-/CII-/Peppol-e-fakturaer — se afsnittet E-fakturering og overholdelse (E-Invoicing & Compliance)

Adresseoplysninger: - Gade og husnummer - By - Region / amt - Postnummer - Land

Alle disse oplysninger bruges i: - "Fra"-blokken (From) på fakturaer og tilbud - Afsenderoplysningerne ved afsendelse af dokumenter via e-mail - PDF-generering for et professionelt udseende

Bemærk: Bankoplysninger (banknavn, IBAN, SWIFT/BIC) til betalingsdetaljeblokken angiver du under Dokumentindstillinger (Document Settings), ikke her.

Dokumentindstillingerne styrer, hvordan dine fakturaer og tilbud nummereres, og hvilke standarder der anvendes på nye dokumenter. Fakturaer og tilbud nummereres uafhængigt af hinanden.

Dokumentnummerering: Sammensæt dit nummerformat af udskiftelige byggeklodser — med live-forhåndsvisning af det næste nummer: - Præfiks (Prefix) - Bogstaver foran nummeret (f.eks. "INV", "QT") — op til 6 tegn - År / Måned (Year / Month) - Angiv om år og/eller måned skal vises i nummeret - Kort år (Short year) - Tocifret år (f.eks. 24) i stedet for det fulde årstal - Separator - Tegnet mellem segmenterne (f.eks. -, /, . eller intet) - Cifre (Digits) - Hvor mange cifre det løbende nummer udfyldes til (f.eks. 4 → 0001) - Nulstilling af sekvens (Sequence reset) - Tælleren kan nulstilles årligt, så hvert år starter forfra

En live-forhåndsvisning viser præcis, hvordan det næste dokumentnummer vil se ud (f.eks. INV-2026-0042).

Standardvaluta: Angiv din hyppigst brugte valuta. Invotify understøtter 102 valutaer globalt. Standardvalutaen er forudvalgt ved oprettelse af nye fakturaer og tilbud (du kan stadig tilsidesætte den pr. kunde eller pr. dokument).

Betalingsdetaljer: Angiv dine bankoplysninger, så de vises i betalingsdetaljeblokken på dokumenter: - Banknavn - SWIFT / BIC - IBAN

Standard betalingsbetingelser: Vælg standardbetingelserne for nye dokumenter: Betales ved modtagelse, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 eller Netto 90 dage. Forfaldsdatoen beregnes automatisk ud fra disse betingelser.

Morarenter: Konfigurér automatiske morarenter for forfaldne fakturaer — karensdage, procent eller fast beløb, valgfrit loft og om gebyret er tilbagevendende.

Betalingspåmindelser: Aktivér automatiske rykker-e-mails, der sendes et fastsat antal dage før og/eller efter forfaldsdatoen.

Momsskabeloner: Gem genbrugelige momskonfigurationer (se afsnittet Momsskabeloner nedenfor).

Underskrift: Angiv et standardnavn og -titel på underskriveren, der kan vises i underskriftsblokken på dokumenter.

Standard-noter og -betingelser: Angiv standardtekster for noter samt almindelige forretningsbetingelser, der forudfyldes på nye fakturaer og tilbud.

Med momsskabeloner gemmer du gængse momssatser én gang og genbruger dem på fakturaer og tilbud igen og igen, i stedet for at taste procenterne hver gang. De er tilgængelige i alle planer.

Hvad en skabelon gemmer: - Navn - En betegnelse for satsen (f.eks. "Standardsats", "Nedsat sats", "Momsfri") - Sats (Rate) - Momssatsen i procent (0–100 %) - Beskrivelse (Description) - Valgfri note om, hvornår satsen bruges - Standard (Default) - Markér eventuelt én skabelon som standard, der anvendes på nye poster

Administrér skabeloner: 1. Gå til Indstillinger → Dokumentindstillinger (Settings → Document Settings) og åbn afsnittet Momsskabeloner 2. Klik på Tilføj (Add) for at oprette en skabelon, eller redigér/slet en eksisterende 3. Markér en skabelon som standard via stjerne-kontakten, så den er forudvalgt på nye dokumenter

Sådan bruges skabeloner: Når du tilføjer moms til en post eller et dokument, kan du vælge en gemt skabelon og anvende satsen øjeblikkeligt. Du kan stadig tilsidesætte satsen pr. post — skabeloner er en bekvemmelighed, ikke en begrænsning.

Automatisk landets standard: Har du ikke markeret en skabelon som standard, forudfyldes nye poster med den normale momssats for dit land (udledt af firmalandet i indstillingerne — f.eks. Danmark → 25 %). En skabelon markeret som standard har altid forrang, inkl. en eksplicit 0 %-skabelon til virksomheder, der ikke opkræver moms. For lande uden én entydig national sats (som USA) antages ingen sats, og nye poster starter ved 0 %.

Relaterede momsfunktioner: - To momssatser pr. post (Dual tax per line item) (alle planer) — anvend to uafhængige momssatser pr. linje - Momsopsætning pr. kunde (Per-customer tax setup) (alle planer) — angiv pr. kunde et standard-momsnummer og standardsatser - Momskategorier pr. produkt (Per-product tax categories) (Pro) — angiv primære og sekundære momsstandarder pr. produkt

Invotify tilbyder flere sikkerhedsmuligheder til at beskytte din konto.

Adgangskodeadministration: Skift din adgangskode via sikkerhedsfanen: 1. Angiv din aktuelle adgangskode 2. Angiv din nye adgangskode 3. Bekræft den nye adgangskode 4. Klik på "Skift adgangskode" (Change Password) for at anvende ændringen

To-faktor-godkendelse (2FA): Tilføj et ekstra sikkerhedslag med e-mailbaseret to-faktor-godkendelse: - Med 2FA aktiveret sendes en engangs-bekræftelseskode til dig via e-mail ved hvert login - Angiv den 6-cifrede kode for at fuldføre login - Koderne er tidsbegrænsede af sikkerhedshensyn

Sådan aktiverer du 2FA: 1. Gå til Indstillinger → Sikkerhed (Settings → Security) 2. Aktiver kontakten "E-mailkode" (Email Code) i afsnittet "To-faktor-godkendelse" 3. 2FA er straks aktiv — fra dit næste login modtager du en 6-cifret kode via e-mail for at fuldføre login

Passkeys (WebAuthn): Brug moderne adgangskodeløs godkendelse med Passkeys: - Log ind via fingeraftryk, ansigtsgenkendelse eller enheds-PIN - Mere sikker end adgangskoder — resistent mod phishing-angreb - Understøtter hardware-sikkerhedsnøgler (YubiKey m.fl.) - Flere Passkeys kan registreres pr. konto

Sådan konfigurerer du Passkeys: 1. Gå til Indstillinger → Sikkerhed (Settings → Security) 2. Klik på "Tilføj Passkey" (Add Passkey) 3. Følg din enheds anvisninger (fingeraftryk, ansigt eller PIN) 4. Passkey'en registreres og kan bruges til fremtidige logins 5. Du kan registrere flere Passkeys til forskellige enheder

Administrér Passkeys: - Du kan se alle registrerede Passkeys i sikkerhedsfanen - Slet Passkeys, du ikke længere bruger - Tilføj nye Passkeys til yderligere enheder

Aktive sessioner: Sikkerhedsfanen lister desuden enhver enhed, der i øjeblikket er logget ind på din konto. Din aktuelle enhed er markeret som "Denne enhed" (This device). Du kan afmelde individuelle sessioner eller afslutte alle andre sessioner på én gang, hvis du mistænker uautoriseret adgang.

Alle detaljer om alle godkendelsesmetoder (inkl. Google- og Apple-login samt adgangskodegendannelse) finder du i afsnittet Sikkerhed og godkendelse (Security & Authentication).

Med Invotify kan du aktivere eller deaktivere bestemte platformsfunktioner for at forenkle dit arbejdsområde. Deaktiverede funktioner skjules fra sidebjælken og grænsefladen; alle tilknyttede data bevares, indtil du aktiverer dem igen.

Kontakter til funktioner: - Tilbud (Quotes) - Tilbudsområdet. Ved deaktivering forsvinder tilbud fra sidebjælken, og du arbejder kun med fakturaer. - Produkter (Products) - Produktkataloget. Ved deaktivering forsvinder produkter fra sidebjælken. - Lagersporing (Stock Tracking) - Lagerstyring af produkter. Dette er en underfunktion af Produkter og kun tilgængeligt, mens Produkter er aktiveret — slukker du Produkter, deaktiveres Lagersporing også. - Kalender (Calendar) - Kalendervisningen af planlagte og tilbagevendende dokumenter. - Kreditnotaer (Credit Notes) - Udstedelse af refusioner og kreditnotaer til fakturaer. - Rapporter (Reports) - Rapportområdet (Omsætning, Aldersfordeling, Moms, Avance og tab m.m.). - Aktivitet (Activity) - Liveauditloggen over alle ændringer i dit arbejdsområde. - Team - Invitér medlemmer og administrér roller og tilladelser.

Sådan kontrollerer du funktioner: 1. Gå til Indstillinger → Funktioner (Settings → Features) 2. Sæt kontakten ud for en funktion for at aktivere eller deaktivere den 3. Ændringer træder i kraft straks

Hvorfor deaktivere funktioner? - Forenkl dit arbejdsområde ved at skjule ubrugte funktioner - Aflast sidebjælken for en renere grænseflade - Fokusér på de værktøjer, der er vigtige for din arbejdsgang - Funktioner kan til enhver tid aktiveres igen — alle data bevares

Administrér dit Invotify-abonnement i faktureringssektionen af indstillingerne.

Visning af aktuel plan: - Dit plannavn med ikon (Starter, Pro eller Lifetime) - Abonnementsstatus (Aktiv, Annulleret osv.) - Faktureringsperiode eller "Livstidsadgang" (Lifetime Access) ved engangskøb - Aktuel pris og fornyelsesoplysninger - Knappen "Administrér abonnement" (Manage Subscription) (åbner Stripes kundeportal) - Knappen "Skift plan" (Change Plan) til sammenligning og opgradering

Opgraderingsproces: 1. Klik på "Skift plan" (Change Plan) for at se alle tilgængelige planer 2. Sammenlign funktioner i Starter, Pro og Lifetime 3. Klik på opgraderingsknappen ved den ønskede plan 4. Gennemfør betalingen sikkert via Stripe Checkout 5. Din plan opgraderes straks, og de nye funktioner er tilgængelige med det samme

Administrér abonnement: Knappen "Administrér abonnement" (Manage Subscription) åbner Stripes kundeportal, hvor du kan: - Opdatere dit kredit- eller debetkort - Se din komplette faktureringshistorik - Downloade kvitteringer og fakturaer - Annullere dit abonnement - Skifte fra månedlig til årlig fakturering

Via integrationer-fanen forbinder du eksterne tjenester. Betalings- og bankafstemningsintegrationer er tilgængelige i planerne Pro og Lifetime.

Acceptér onlinebetalinger: Forbind Stripe og/eller PayPal, så kunder kan betale dine fakturaer online. Begge bruger en sikker OAuth-forbindelse — du autoriserer Invotify fra din eksisterende Stripe- eller PayPal-konto; Invotify ser aldrig dine loginoplysninger.

Opsæt en betalingsudbyder: 1. Gå til Indstillinger → Integrationer (Settings → Integrations) 2. Klik på Forbind (Connect) ud for Stripe eller PayPal under "Acceptér onlinebetalinger" 3. Du videresendes til udbyderen for at autorisere forbindelsen 4. Gennemfør onboarding (eller log ind på din eksisterende konto) 5. Efter forbindelsen vises status og kontooplysninger i indstillingerne

Efter forbindelsen: - Betalingslinks kan genereres til individuelle fakturaer - Betalingslinks integreres automatisk i fakturaers e-mails - Kunder betaler direkte via linket med kort eller understøttet wallet - Betalinger krediteres din forbundne Stripe- eller PayPal-konto - Fakturastatussen opdateres automatisk ved betalingsmodtagelse via webhooks

Bankafstemning: Pro-/Lifetime-brugere kan desuden forbinde en bankkonto (via Plaid) for at importere transaktioner og afstemme dem med åbne fakturaer. Detaljer finder du i afsnittet Banksynkronisering (Bank Sync).

Administrér og afbryd: - Se forbindelsesstatus og kontooplysninger i indstillingerne - Klik til enhver tid på Afbryd (Disconnect) for at fjerne en integration - Efter afbrydelse fungerer nye betalingslinks ikke mere; din Stripe-/PayPal-konto påvirkes ikke

Når du opretter en kunde med et europæisk momsnummer, kan Invotify validere det mod den officielle EU-database VIES og automatisk udfylde firmaoplysningerne.

Sådan fungerer det: 1. Du opretter en ny kunde og angiver vedkommendes momsnummer (f.eks. DK12345678) 2. Invotify genkender, at det er et EU-momsnummer (det begynder med en 2-bogstav EU-landekode) 3. Nummeret sendes til Europa-Kommissionens VIES-database til validering 4. Gyldigt: firmanavn og registreret adresse fra den officielle database kopieres automatisk ind i kundeposten 5. Ugyldigt: du ser en advarsel inden gemning

Hvorfor det er vigtigt: - Til B2B-fakturering i Europa skal du kontrollere din kundes momsnummer for skatteoverholdelse (omvendt betalingspligt, momsundtagelser) - Automatisk kopiering af det officielt registrerede navn og adresse forhindrer tastefejl og sikrer, at dine fakturaer angiver den juridisk korrekte enhed - VIES er den autoritative kilde — den samme database, som skattemyndighederne bruger

Understøttede lande: Alle 27 EU-medlemsstater plus Nordirland (XI). Den komplette liste: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratis, uden API-nøgle: VIES drives af Europa-Kommissionen. Tjenesten er gratis, offentlig og kræver ingen registrering. Invotify kalder den direkte, når du validerer et momsnummer.

Bemærk: VIES er lejlighedsvis langsom eller utilgængelig, når individuelle EU-landes databaser er under vedligeholdelse. Invotify håndterer timeout-fejl sikkert — du kan altid gemme kunden og validere senere.

Fanen Privatliv og data giver dig GDPR-kompatibel kontrol over dine data: en komplet eksport og endelig kontosletning.

Dataeksport: Klik på "Download mine data" (Download My Data) for at generere en enkelt JSON-fil, der indeholder din profil, dine kunder, fakturaer, tilbud, produkter, skabeloner og tilknyttede poster. Downloaden starter øjeblikkeligt og er tilgængelig uanset dit abonnements status.

Kontosletning: Klik på "Slet min konto" (Delete My Account) og angiv derefter DELETE MY ACCOUNT som bekræftelse. Dette fjerner permanent din konto og alle tilknyttede data — det kan ikke fortrydes, så eksportér dine data først.

Leder du efter yderligere eksportmuligheder? Afsnittet E-fakturering og overholdelse (E-Invoicing & Compliance) gennemgår strukturerede CSV-/JSON-dataeksporter og elektroniske faktureringsformater (UBL, CII, Peppol) i detaljer.