Indstillinger

Siden Indstillinger er dit konfigurationsknudepunkt til at tilpasse Invotify til din virksomheds behov. Indstillinger er organiseret i faner, der kan navigeres fra venstre sidepanel (en rullemenu på mobil).

Indstillingsfaner: - Virksomhedsoplysninger - Virksomhedsprofil, logo, skatte-/momsnumre, PEPPOL-id og adresse - Dokumentindstillinger - Faktura-/tilbudsnummerering, standardvaluta, betalingsoplysninger, betalingsbetingelser, rykkergebyrer, betalingspåmindelser, skatteforudindstillinger samt standardnoter og -betingelser - Funktioner - Aktivér eller deaktivér platformfunktioner (Tilbud, Produkter, Kalender osv.) - Godkendelser - Godkendelsesregler, der kræver godkendelse, før dokumenter sendes (Pro) - Sikkerhed - Adgangskode, tofaktorgodkendelse (2FA), adgangsnøgler og aktive sessioner - Fakturering - Abonnementsadministration, planopgraderinger og betalingsmetode - Integrationer - Tilslut Stripe og PayPal til onlinebetalinger samt bankafstemning (Plaid) - Notifikationer - Vælg, hvilke advarsler du modtager, og på hvilke kanaler - Privatliv og data - Dataeksport og kontosletning

Vigtigt: Siden Indstillinger er altid tilgængelig, selv hvis dit abonnement er udløbet. Det sikrer, at du altid kan administrere din fakturering og konto.

Dine virksomhedsoplysninger vises på alle fakturaer og tilbud, hvilket gør dem afgørende for professionelt udseende dokumenter.

Virksomhedslogo: - Upload dit virksomhedslogo - Understøtter formaterne PNG, JPG, GIF og WebP (maksimalt 5 MB) - Kvadratiske billeder fungerer bedst til ensartet visning - Logoet vises i blokken "Brand" på dine skabeloner - Sletteknap til rådighed for at fjerne det aktuelle logo

Virksomhedsdetaljer: - Virksomhedsnavn - Dit virksomheds- eller handelsnavn (vises på alle dokumenter) - Virksomhedsmail - Kontaktmail til kundehenvendelser - Telefonnummer - Virksomhedens kontaktnummer - Skatte-id - Dit lokale skatte-/registreringsnummer - Momsnummer - Til overholdelse af skatteregler og B2B-fakturering - PEPPOL-id - Din elektroniske adresse til routing af e-fakturering — angiv kun deltagernummeret (f.eks. 1234567890123; GLN-skemaet 0088 anvendes automatisk). Bruges ved eksport af UBL/CII/Peppol-e-fakturaer — se afsnittet E-fakturering og overholdelse for detaljer - Skatteordning - Det skattesystem, din virksomhed bruger (f.eks. moms, GST, SST)

Adresseoplysninger: - Gadeadresse - By - Stat/region - Postnummer - Land

Alle disse oplysninger bruges i: - Blokken "Fra" på fakturaer og tilbud - Afsenderoplysninger i e-mails, når dokumenter sendes - PDF-generering for et professionelt udseende

Bemærk: Bankoplysninger (banknavn, IBAN, SWIFT/BIC), der bruges i blokken Betalingsoplysninger, angives under Dokumentindstillinger, ikke her.

Dokumentindstillinger styrer, hvordan dine fakturaer og tilbud nummereres, og hvilke standarder der anvendes på nye dokumenter. Fakturaer og tilbud nummereres uafhængigt af hinanden.

Dokumentnummerering: Opbyg dit nummereringsformat af udskiftelige dele, med en forhåndsvisning i realtid af det næste nummer: - Præfiks - Bogstaver før nummeret (f.eks. "INV", "QT") — op til 6 tegn - År/måned - Slå til eller fra, om året og/eller måneden vises i nummeret - Kort år - Brug et 2-cifret år (f.eks. 24) i stedet for det fulde år - Separator - Tegnet mellem segmenter (f.eks. -, /, . eller ingen) - Cifre - Hvor mange cifre sekvensen udfyldes til (f.eks. 4 → 0001) - Nulstilling af sekvens - Tælleren kan nulstilles årligt, så hvert år starter forfra

En forhåndsvisning i realtid viser præcis, hvordan det næste dokumentnummer kommer til at se ud (f.eks. INV-2026-0042).

Standardvaluta: Angiv den valuta, du oftest bruger. Invotify understøtter 102 valutaer verden over. Standardvalutaen er forhåndsvalgt, når du opretter nye fakturaer og tilbud (du kan stadig tilsidesætte den pr. kunde eller pr. dokument).

Betalingsoplysninger: Angiv dine bankoplysninger, så de vises i blokken Betalingsoplysninger på dokumenter: - Banknavn - SWIFT/BIC - IBAN

Standardbetalingsbetingelser: Vælg de standardbetingelser, der anvendes på nye dokumenter: Forfald ved modtagelse, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 eller Netto 90 dage. Forfaldsdatoen beregnes automatisk ud fra disse betingelser.

Rykkergebyrer: Konfigurér automatiske rykkergebyrer for forfaldne fakturaer — henstandsperiode, et procentbeløb eller fast beløb, et valgfrit maksimumloft og om gebyret gentages.

Betalingspåmindelser: Aktivér automatiske påmindelsesmails, der sendes et bestemt antal dage før og/eller efter forfaldsdatoen.

Skatteforudindstillinger: Gem genanvendelige skattekonfigurationer (se afsnittet Skatteforudindstillinger nedenfor).

Underskrift: Angiv et standardnavn og en standardtitel for underskriveren, der kan vises i blokken Underskrift på dokumenter.

Standardnoter og -betingelser: Angiv standardnoter og standardtekst for vilkår og betingelser, der udfyldes på forhånd på nye fakturaer og tilbud.

Skatteforudindstillinger lader dig gemme almindelige skattesatser én gang og genbruge dem på tværs af fakturaer og tilbud i stedet for at skrive procenter ind hver gang. De er tilgængelige på alle planer.

Hvad en forudindstilling gemmer: - Navn - En etiket for satsen (f.eks. "Standardmoms", "Reduceret sats", "Nulsats") - Sats - Skatteprocenten (0-100 %) - Beskrivelse - Valgfri note, der forklarer, hvornår den skal bruges - Standard - Markér valgfrit én forudindstilling som standard, der anvendes på nye linjer

Administration af forudindstillinger: 1. Gå til Indstillinger → Dokumentindstillinger, og find afsnittet Skatteforudindstillinger 2. Klik på Tilføj for at oprette en forudindstilling, eller redigér/slet en eksisterende 3. Markér en forudindstilling som standard med stjernekontakten, så den er forhåndsvalgt på nye dokumenter

Sådan bruges forudindstillinger: Når du tilføjer skat til en linje eller et dokument, kan du vælge en gemt forudindstilling for at udfylde satsen med det samme. Du kan stadig tilsidesætte satsen pr. linje — forudindstillinger er en bekvemmelighed, ikke en låsning.

Automatisk landebaseret standard: Hvis du ikke har markeret nogen forudindstilling som standard, udfyldes nye linjer på forhånd med dit lands standardmomssats (taget fra virksomhedslandet i Indstillinger — f.eks. Letland → 21 %). Indstilling af en standardforudindstilling tilsidesætter altid dette, herunder en eksplicit 0 %-forudindstilling for virksomheder, der ikke opkræver moms. For lande uden én enkelt national sats (som USA) antages ingen sats, og nye linjer starter på 0 %.

Relaterede skattefunktioner: - Dobbelt skat pr. linje (alle planer) — anvend to uafhængige skattesatser pr. række - Skatteopsætning pr. kunde (alle planer) — gem et standardskatte-id og -satser pr. kunde - Skattekategorier pr. produkt (Pro) — angiv primære og sekundære skattestandarder pr. produkt

Invotify tilbyder flere sikkerhedsmuligheder til at beskytte din konto.

Administration af adgangskode: Skift din adgangskode fra fanen Sikkerhed: 1. Angiv din nuværende adgangskode 2. Angiv din nye adgangskode 3. Bekræft den nye adgangskode 4. Klik på "Skift adgangskode" for at opdatere

Tofaktorgodkendelse (2FA): Tilføj et ekstra lag af sikkerhed med e-mailbaseret tofaktorgodkendelse: - Når den er aktiveret, sendes en engangsbekræftelseskode til din e-mail ved hvert login - Angiv den 6-cifrede kode for at gennemføre login - Koderne er tidsbegrænsede af sikkerhedshensyn

Sådan aktiverer du 2FA: 1. Gå til Indstillinger → Sikkerhed 2. I afsnittet "Tofaktorgodkendelse" slår du "E-mailkode" til 3. 2FA er aktiv med det samme — fra dit næste login mailes en 6-cifret kode til dig for at gennemføre login

Adgangsnøgler (WebAuthn): Brug moderne adgangskodeløs godkendelse med adgangsnøgler: - Log ind med fingeraftryk, ansigtsgenkendelse eller enheds-pinkode - Mere sikker end adgangskoder - modstandsdygtig over for phishing-angreb - Understøtter hardwaresikkerhedsnøgler (YubiKey osv.) - Flere adgangsnøgler kan registreres pr. konto

Sådan opsætter du adgangsnøgler: 1. Gå til Indstillinger → Sikkerhed 2. Klik på "Tilføj adgangsnøgle" 3. Følg din enheds anvisninger (fingeraftryk, ansigt eller pinkode) 4. Adgangsnøglen registreres og kan bruges til fremtidige logins 5. Du kan registrere flere adgangsnøgler til forskellige enheder

Administration af adgangsnøgler: - Se alle registrerede adgangsnøgler i fanen Sikkerhed - Slet adgangsnøgler, du ikke længere bruger - Tilføj nye adgangsnøgler til flere enheder

Aktive sessioner: Fanen Sikkerhed viser også alle enheder, der i øjeblikket er logget ind på din konto. Din nuværende enhed er markeret med "Denne enhed". Du kan logge en enkelt session ud eller logge alle andre sessioner ud på én gang, hvis du har mistanke om uautoriseret adgang.

For fulde detaljer om alle godkendelsesmetoder (herunder Google- og Apple-login samt gendannelse af adgangskode), se afsnittet Sikkerhed og godkendelse.

Invotify lader dig aktivere eller deaktivere bestemte platformfunktioner for at forenkle dit arbejdsområde. Deaktiverede funktioner skjules fra sidepanelet og grænsefladen, og alle deres data bevares, til du aktiverer dem igen.

Funktioner, der kan slås til/fra: - Tilbud - Afsnittet Tilbud. Når det er deaktiveret, fjernes Tilbud fra sidepanelet, og du arbejder kun med fakturaer. - Produkter - Produktkataloget. Når det er deaktiveret, fjernes Produkter fra sidepanelet. - Lagerstyring - Lagerstyring for produkter. Dette er en underfunktion af Produkter og er kun tilgængelig, mens Produkter er aktiveret — slår du Produkter fra, slås Lagerstyring også fra. - Kalender - Kalendervisningen af planlagte og tilbagevendende dokumenter. - Kreditnotaer - Udstedelse af refusioner og kreditnotaer mod fakturaer. - Rapporter - Rapportområdet (omsætning, aldersfordeling, skat, resultatopgørelse og mere). - Aktivitet - Live-revisionsloggen over ændringer i dit arbejdsområde. - Team - Invitation af medlemmer og administration af roller og tilladelser.

Sådan slår du funktioner til/fra: 1. Gå til Indstillinger → Funktioner 2. Vip kontakten ved siden af en funktion for at aktivere eller deaktivere den 3. Ændringerne træder i kraft med det samme

Hvorfor deaktivere funktioner? - Forenkl dit arbejdsområde ved at skjule funktioner, du ikke bruger - Reducér rod i sidepanelet for en renere grænseflade - Fokusér på de værktøjer, der betyder noget for dit arbejdsflow - Funktioner kan aktiveres igen når som helst med alle data bevaret

Administrér dit Invotify-abonnement fra afsnittet Fakturering i Indstillinger.

Visning af nuværende plan: - Dit plannavn med et ikon (Starter, Pro eller Lifetime) - Abonnementsstatus (Aktiv, Annulleret osv.) - Faktureringsperiode eller "Lifetime-adgang" for engangskøb - Aktuel pris og fornyelsesoplysninger - Knappen "Administrér abonnement" (åbner Stripe Customer Portal) - Knappen "Skift plan" til at sammenligne og opgradere

Opgraderingsproces: 1. Klik på "Skift plan" for at se alle tilgængelige planer 2. Sammenlign funktioner på tværs af Starter, Pro og Lifetime 3. Klik på opgraderingsknappen på din valgte plan 4. Gennemfør betalingen sikkert via Stripe Checkout 5. Din plan opgraderes med det samme, og nye funktioner er tilgængelige med det samme

Administrér abonnement: Knappen "Administrér abonnement" åbner Stripe Customer Portal, hvor du kan: - Opdatere dit kredit- eller debetkort - Se din komplette faktureringshistorik - Downloade betalingskvitteringer og fakturaer - Annullere dit abonnement - Skifte fra månedlig til årlig fakturering

Fanen Integrationer lader dig tilslutte eksterne tjenester. Betalings- og banksynkroniseringsintegrationer er tilgængelige på Pro- og Lifetime-planer.

Modtag onlinebetalinger: Tilslut Stripe og/eller PayPal, så kunder kan betale dine fakturaer online. Begge bruger en sikker OAuth-forbindelse — du giver Invotify tilladelse fra din eksisterende Stripe- eller PayPal-konto; Invotify ser aldrig dit login.

Opsætning af en betalingsudbyder: 1. Gå til Indstillinger → Integrationer 2. Under "Modtag onlinebetalinger" klikker du på Tilslut ved siden af Stripe eller PayPal 3. Du omdirigeres til udbyderen for at godkende forbindelsen 4. Gennemfør introduktionen (eller log ind på din eksisterende konto) 5. Når den er tilsluttet, vises status og kontooplysninger i Indstillinger

Efter tilslutning: - Der kan genereres betalingslinks til enkelte fakturaer - Betalingslinks inkluderes automatisk i fakturamails - Kunder kan betale direkte fra linket med kort eller understøttet wallet - Betalinger indsættes på din tilsluttede Stripe- eller PayPal-konto - Fakturastatus opdateres automatisk via webhooks, når en kunde betaler

Bankafstemning: Pro-/Lifetime-brugere kan også tilslutte en bankkonto (via Plaid) for at hente transaktioner og matche dem mod udestående fakturaer. Se afsnittet Banksynkronisering for detaljer.

Administration og frakobling: - Se forbindelsesstatus og kontooplysninger i Indstillinger - Klik på Frakobl for at fjerne en integration når som helst - Frakobling stopper nye betalingslinks fra at fungere, men påvirker ikke din Stripe-/PayPal-konto i sig selv

Når du tilføjer en kunde med et europæisk momsnummer, kan Invotify validere det mod den officielle EU-VIES-database og automatisk udfylde virksomhedsoplysningerne.

Sådan fungerer det: 1. Du opretter en ny kunde og angiver deres momsnummer (f.eks. LV40203700105) 2. Invotify registrerer, at det er et EU-momsnummer (starter med en 2-bogstavs EU-landekode) 3. Det sender nummeret til Europa-Kommissionens VIES-database for validering 4. Hvis gyldigt: virksomhedsnavnet og den registrerede adresse fra den offentlige database udfyldes automatisk i kundeposten 5. Hvis ugyldigt: du ser en advarsel, før du gemmer

Hvorfor det betyder noget: - Til B2B-fakturering i Europa skal du verificere din kundes momsnummer af hensyn til skatteoverholdelse (omvendt betalingspligt, momsfritagelser) - Automatisk udfyldning af det officielle registrerede navn og adresse forhindrer tastefejl og sikrer, at dine fakturaer henviser til den juridisk korrekte enhed - VIES er den autoritative kilde — det er den samme database, som skattemyndighederne bruger

Understøttede lande: Alle 27 EU-medlemsstater plus Nordirland (XI). Hele listen: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratis, ingen API-nøgle: VIES drives af Europa-Kommissionen. Det er gratis, offentligt og kræver ingen registrering. Invotify kalder det direkte, når du validerer et momsnummer.

Bemærk: VIES er lejlighedsvis langsom eller utilgængelig, når EU-medlemsstaternes databaser er under vedligeholdelse. Invotify håndterer timeouts elegant — du kan altid gemme kunden og validere senere.

Fanen Privatliv og data giver dig GDPR-kompatibel kontrol over dine data: en fuld eksport og permanent kontosletning.

Dataeksport: Klik på Download mine data for at generere en enkelt JSON-fil, der indeholder din profil, kunder, fakturaer, tilbud, produkter, skabeloner og relaterede poster. Den downloades med det samme og er tilgængelig uanset din abonnementsstatus.

Kontosletning: Klik på Slet min konto, og skriv derefter DELETE MY ACCOUNT for at bekræfte. Dette fjerner permanent din konto og alle tilknyttede data — det kan ikke fortrydes, så eksportér dine data først.

Leder du efter flere eksportmuligheder? Afsnittet E-fakturering og overholdelse dækker strukturerede CSV-/JSON-dataeksporter og elektroniske fakturaformater (UBL, CII, Peppol) i detaljer.