Tilbud

Tilbud (også kaldet overslag eller forslag) giver dig mulighed for at sende prisinformationer til potentielle klienter, før arbejdet færdiggøres. Når et tilbud er accepteret, kan du nemt konvertere det til en faktura med ét klik.

Tilbud vs. fakturaer: - Tilbud har en udløbsdato i stedet for en forfaldsdato - Tilbud kan konverteres til fakturaer, når de accepteres - Tilbud påvirker ikke dine omsætningsmålinger, før de konverteres - Tilbud følger det samme skabelonsystem som fakturaer - Tilbud har deres eget sæt af statusser (Kladde, Sendt, Accepteret, Afvist, Udløbet, Konverteret)

Almindelige anvendelser: - At give projektoverslag til klienter, før arbejdet påbegyndes - At sende forslag til nye forretningsmuligheder - At få godkendelse af priser, før der faktureres - At dokumentere aftalte priser, før der oprettes en endelig faktura

Bemærk: Tilbud kan aktiveres eller deaktiveres under Indstillinger → Funktioner. Hvis de er deaktiveret, skjules Tilbud-afsnittet i sidemenuen.

At oprette et tilbud er næsten identisk med at oprette en faktura. Den væsentligste forskel er feltet med udløbsdato og de tilbudsspecifikke handlinger, der er tilgængelige.

Tilbudseditor: Tilbudseditoren deler alle funktioner med fakturaeditoren: - Kundevalg med automatisk udfyldning - Linjeposter med produkter og priser - Skat- og rabatberegninger - Skabelonvalg - Live A4-forhåndsvisning

Tilbudsspecifikke felter: - Gyldig indtil (udløbsdato) - Hvornår tilbuddet udløber og ikke længere er gyldigt. Dette erstatter fakturaens forfaldsdato og er som standard sat til 30 dage efter udstedelsesdatoen.

Tilbagevendende tilbud: Ligesom fakturaer understøtter tilbud også tilbagevendende tidsplaner ved hjælp af den samme tilbagevendende-kontakt i editoren. Det er nyttigt til at sende periodiske forslag eller fornyelsestilbud til klienter.

Når du opretter et tilbud: 1. Angiv en rimelig udløbsperiode (typisk 14-30 dage) 2. Inkludér alle omkostninger og mulige valgmuligheder 3. Tilføj noter, der forklarer vilkår og betingelser 4. Gennemse forhåndsvisningen, før du gemmer

Tilbudslistens side giver de samme administrationsfunktioner som fakturaer med yderligere tilbudsspecifikke handlinger.

Tilgængelige handlinger: - Vis - Åbn tilbuddets detaljeside med PDF-forhåndsvisning - Rediger - Ændr tilbuddets indhold - Duplikér - Opret en kopi af tilbuddet - Download PDF - Hent tilbuddet som en professionel PDF - Send e-mail - Send til kunden med PDF-vedhæftning (sætter tilbuddet til "Sendt") - Konvertér til faktura - Opret en faktura ud fra dette tilbud - Slet - Fjern tilbuddet

Tilbudsstatusser: - Kladde - Tilbud oprettet, men endnu ikke sendt - Sendt - Leveret til kunden, afventer svar - Accepteret - Kunden har accepteret tilbuddet - Afvist - Kunden har afvist tilbuddet - Udløbet - Forbi udløbsdatoen uden svar - Konverteret - Er blevet konverteret til en faktura

Når en klient accepterer dit tilbud, kan du konvertere det til en faktura med ét enkelt klik. Det sparer tid og sikrer nøjagtighed ved at overføre alle detaljer. Du kan konvertere et tilbud, der har status Kladde, Sendt eller Accepteret; et tilbud, der allerede er konverteret, kan ikke konverteres igen.

Konverteringsprocessen: 1. Åbn tilbuddet 2. Klik på "Konvertér til faktura" 3. Gennemse den genererede faktura 4. Justér datoer, hvis nødvendigt 5. Gem og send fakturaen

Hvad der kopieres: - Alle linjeposter med beskrivelser, antal og priser - Kundeoplysninger - Noter - Skabelonvalg - Skattesatser og rabatter

Hvad der ændres: - Et nyt fakturanummer genereres automatisk - Udstedelsesdatoen sættes til i dag - Forfaldsdatoen sættes til 30 dage efter udstedelsesdatoen - Det oprindelige tilbuds status ændres til "Konverteret" - Der opretholdes en forbindelse mellem tilbuddet og fakturaen

For større eller faseopdelte projekter behøver du ikke fakturere et tilbud på én gang. Etapevis fakturering lader dig fakturere et accepteret tilbud i flere etaper og generere en separat faktura for hver fase, mens det oprindelige tilbud bevares som den eneste kilde til sandheden. Etapevis fakturering er tilgængelig på alle abonnementer.

Sådan fungerer det: Hver etapefaktura trækker en del af tilbuddets total ned. Du kan fakturere hver etape efter procentdel (f.eks. 30 % depositum, derefter 40 %, derefter 30 %) eller efter et fast beløb (en bestemt milepælsværdi). Invotify holder styr på, hvor meget af tilbuddet der allerede er faktureret, og hvor meget der resterer.

Beskyttelse mod overfakturering: Du kan aldrig fakturere mere end tilbuddets total. Når det akkumulerede beløb når 100 % af tilbuddet, kan der ikke oprettes flere etapefakturaer — systemet blokerer ethvert beløb, der ville overstige den resterende ufakturerede saldo.

Sådan aktiverer du det: Etapevis fakturering aktiveres pr. tilbud. Sæt flueben i "Tillad etapevis fakturering" i tilbudseditoren (i tilbuddets detaljeafsnit, når du opretter eller redigerer tilbuddet). Hvis et tilbud ikke tillader det, oplyser dets etapevisning det og linker dig direkte til editoren for at slå det til.

Hvor du finder det: Åbn tilbuddets detaljeside, og brug dets etapevise faktureringsvisning til at tilføje milepæle, angive procentdelen eller det faste beløb og generere fakturaen for den etape. Hver genereret faktura opfører sig som enhver anden faktura (PDF, e-mail, betalingsopfølgning).

Tilbuds udløbsdatoer følges i hele Invotify for at hjælpe dig med at følge op med klienter rettidigt. Systemet overvåger aktivt dine tilbud og sender notifikationer, før de udløber.

Hvor udløbsdatoer vises: - Tilbuddets detaljeside - Kalendervisningen som farvekodede begivenheder - Notifikationssystemet med advarsler af mellem prioritet

Notifikationsadvarsler: - Tilbud udløber snart - En forvarsel, når et sendt tilbud er tæt på sin udløbsdato og stadig er ubesvaret - Tilbud udløbet - Udløses, når et tilbud passerer sin udløbsdato uden svar

Bedste praksis: - Tjek kalenderen ugentligt for udløbende tilbud - Send opfølgnings-e-mails før udløb - Overvej at forlænge udløbet for engagerede potentielle kunder - Luk udløbne tilbud, hvis der ikke kommer svar