Tilbud

Tilbud (også kaldet overslag eller forslag) lader dig sende prisoplysninger til potentielle kunder, før arbejdet færdiggøres. Når et tilbud er accepteret, kan du nemt konvertere det til en faktura med ét klik.

Tilbud vs. fakturaer: - Tilbud har en udløbsdato i stedet for en forfaldsdato - Tilbud kan konverteres til fakturaer, når de accepteres - Tilbud påvirker ikke dine omsætningsmål, før de konverteres - Tilbud følger det samme skabelonsystem som fakturaer - Tilbud har deres eget sæt af statusser (Kladde, Sendt, Accepteret, Afvist, Udløbet, Konverteret)

Almindelige anvendelser: - At give kunder projektoverslag, før arbejdet påbegyndes - At sende forslag til nye forretningsmuligheder - At få godkendelse af priser før fakturering - At dokumentere aftalte priser, før der oprettes en endelig faktura

Bemærk: Tilbud kan aktiveres eller deaktiveres under Indstillinger → Funktioner. Hvis de er deaktiveret, skjules tilbudssektionen fra sidepanelet.

At oprette et tilbud er næsten identisk med at oprette en faktura. Den vigtigste forskel er feltet til udløbsdato og de tilbudsspecifikke handlinger, der er tilgængelige.

Tilbudseditoren: Tilbudseditoren deler alle funktioner med fakturaeditoren: - Kundevalg med automatisk udfyldning - Varelinjer med produkter og priser - Moms- og rabatberegninger - Skabelonvalg - A4-forhåndsvisning i realtid

Tilbudsspecifikke felter: - Gyldig til (udløbsdato) - Hvornår tilbuddet udløber og ikke længere er gyldigt. Dette erstatter fakturaens forfaldsdato og er som standard 30 dage efter udstedelsesdatoen.

Tilbagevendende tilbud: Ligesom fakturaer understøtter tilbud også tilbagevendende skemaer ved hjælp af den samme tilbagevendende-kontakt i editoren. Dette er nyttigt til at sende periodiske forslag eller fornyelsestilbud til kunder.

Når du opretter et tilbud: 1. Angiv en rimelig udløbsperiode (typisk 14-30 dage) 2. Inkludér alle omkostninger og mulige valgmuligheder 3. Tilføj noter, der forklarer vilkår og betingelser 4. Gennemgå forhåndsvisningen, før du gemmer

Tilbudslistesiden tilbyder de samme håndteringsfunktioner som fakturaer, med yderligere tilbudsspecifikke handlinger.

Tilgængelige handlinger: - Vis - Åbn tilbuddets detaljeside med PDF-forhåndsvisning - Redigér - Ændr tilbudsindhold - Duplikér - Opret en kopi af tilbuddet - Download PDF - Hent tilbuddet som en professionel PDF - Send e-mail - Send til kunden med PDF-vedhæftning (sætter tilbuddet til "Sendt") - Konvertér til faktura - Opret en faktura ud fra dette tilbud - Slet - Fjern tilbuddet

Tilbudsstatusser: - Kladde - Tilbud oprettet, men endnu ikke sendt - Sendt - Leveret til kunden, afventer svar - Accepteret - Kunden har accepteret tilbuddet - Afvist - Kunden har afvist tilbuddet - Udløbet - Forbi udløbsdatoen uden svar - Konverteret - Er blevet konverteret til en faktura

Når en kunde accepterer dit tilbud, kan du konvertere det til en faktura med ét enkelt klik. Dette sparer tid og sikrer nøjagtighed ved at overføre alle detaljer. Du kan konvertere et tilbud, der har status Kladde, Sendt eller Accepteret; et tilbud, der allerede er konverteret, kan ikke konverteres igen.

Konverteringsprocessen: 1. Åbn tilbuddet 2. Klik på "Konvertér til faktura" 3. Gennemgå den genererede faktura 4. Justér datoerne om nødvendigt 5. Gem og send fakturaen

Hvad bliver kopieret: - Alle varelinjer med beskrivelser, antal og priser - Kundeoplysninger - Noter - Skabelonvalg - Momssatser og rabatter

Hvad ændres: - Et nyt fakturanummer genereres automatisk - Udstedelsesdatoen sættes til dags dato - Forfaldsdatoen sættes 30 dage efter udstedelsesdatoen - Det oprindelige tilbuds status ændres til "Konverteret" - Et link mellem tilbuddet og fakturaen bevares

For større eller faseopdelte projekter behøver du ikke at fakturere et tilbud på én gang. Aconto-fakturering lader dig fakturere et accepteret tilbud i flere etaper og generere en separat faktura for hver fase, mens det oprindelige tilbud bevares som den eneste kilde til sandhed. Aconto-fakturering er tilgængelig på alle planer.

Sådan fungerer det: Hver aconto-faktura trækker en del af tilbuddets total ned. Du kan fakturere hver etape efter procent (f.eks. 30 % depositum, derefter 40 %, derefter 30 %) eller efter et fast beløb (en specifik milepælsværdi). Invotify holder styr på, hvor meget af tilbuddet der allerede er faktureret, og hvor meget der resterer.

Beskyttelse mod overfakturering: Du kan aldrig fakturere mere end tilbuddets total. Når det samlede beløb når 100 % af tilbuddet, kan der ikke oprettes flere aconto-fakturaer – systemet blokerer ethvert beløb, der ville overstige den resterende ufakturerede saldo.

Aktivering: Aconto-fakturering er valgfri pr. tilbud. Markér "Tillad aconto-fakturering" i tilbudseditoren (i tilbudsdetaljesektionen, når du opretter eller redigerer tilbuddet). Hvis et tilbud ikke tillader det, angiver dets aconto-visning dette og linker dig direkte til editoren for at slå det til.

Hvor du finder det: Åbn tilbuddets detaljeside, og brug dets aconto-faktureringsvisning til at tilføje milepæle, angive procenten eller det faste beløb og generere fakturaen for den etape. Hver genereret faktura opfører sig som enhver anden faktura (PDF, e-mail, betalingssporing).

Tilbuds udløbsdatoer spores i hele Invotify for at hjælpe dig med at følge op med kunderne rettidigt. Systemet overvåger aktivt dine tilbud og sender notifikationer, før de udløber.

Hvor udløbsdatoer vises: - Tilbuddets detaljeside - Kalendervisning som farvekodede hændelser - Notifikationssystem med advarsler af mellem prioritet

Notifikationsadvarsler: - Tilbud udløber snart - En forvarsel, når et sendt tilbud nærmer sig sin udløbsdato og stadig er ubesvaret - Tilbud udløbet - Udløses, når et tilbud passerer sin udløbsdato uden svar

Bedste praksis: - Tjek kalenderen ugentligt for udløbende tilbud - Send opfølgende e-mails før udløb - Overvej at forlænge udløbet for interesserede kundeemner - Luk udløbne tilbud, hvis der ikke er noget svar