Betalinger og tilgodehavendehåndtering

Invotify omdanner fakturaer til resultater — betalte fakturaer. Betalingssystemet dækker det hele: fra den første Betal-knap på fakturaen til den endelige afstemning med banktransaktionen. Når det er sat op én gang, kører det meste af sig selv.

Sådan fungerer betalinger fra start til slut:

1. Betal-knap på fakturaen. Alle fakturaer på Pro- og Lifetime-abonnementer har et betalingslink. Dine kunder klikker på det og betaler på få sekunder med de betalingsmetoder, du har aktiveret.

1. Automatisk statusopdatering. Når en betaling lykkes, modtager Invotify bekræftelsen fra betalingsudbyderen og sætter fakturaen automatisk til "Betalt" (Paid). Ingen konstant tjek, intet manuelt trin.

1. Rykkere ved forfaldne fakturaer. Når en faktura forfalder, sender Invotify kunden høflige rykker-e-mails efter en plan, du selv fastlægger — eller giver dig besked, så du selv beslutter, om du vil følge op.

1. Bankafstemning. Har du koblet din bank til, overvåger Invotify indgående transaktioner og afstemmer dem automatisk med åbne fakturaer. Alt, der ikke sikkert kan afrundes, venter på manuel afstemning med et enkelt klik.

1. Morarenter, kreditnotaer, delbetalinger, manuel registrering. Enhver særsituation i det virkelige faktureringsliv er dækket.

Hvad alle abonnementer indeholder: Manuel betalingsregistrering, delbetalinger med løbende saldo, rykkere ved forfaldne fakturaer og morarenter er tilgængelige i alle abonnementer — Starter, Pro og Lifetime. Betalinger, der er modtaget uden for Invotify (kontant, check, bankoverførsel), kan du altid registrere, og du kan altid rykke for forfaldne fakturaer.

Hvad Pro og Lifetime tilbyder ekstra: Onlinebetalinger via Stripe og PayPal, betalingslinks pr. faktura med automatisk statusopdatering, banksynkronisering med automatisk afstemning (Plaid) samt gemte betalingsmetoder med automatisk debitering for tilbagevendende fakturaer.

Forbind Stripe, PayPal eller begge — derefter indeholder enhver faktura, du sender, et betalingslink, og betalte fakturaer opdaterer sig selv. Onlinebetalinger er en funktion i Pro og Lifetime.

Forbind Stripe: 1. Gå til Indstillinger → Integrationer (Settings → Integrations) 2. Klik på "Forbind" (Connect) ud for Stripe 3. Du videresendes til Stripe for at autorisere forbindelsen eller oprette en ny konto 4. Gennemfør Stripe-onboarding (typisk få minutter — grundlæggende virksomhedsdata anmodes) 5. Tilbage i Invotify viser forbindelsesstatus "Forbundet" (Connected) med dit kontonavn

Forbind PayPal: 1. Klik på "Forbind" (Connect) ud for PayPal i de samme integrationsindstillinger 2. Autoriser Invotify via PayPals OAuth-flow 3. Efter forbindelsen kan fakturaer betales med PayPal — udover Stripe eller i stedet for

Understøttede betalingsmetoder via Stripe: - Kredit- og debetkort - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-debet (Europa)

Hvilke metoder der er tilgængelige, afhænger af din Stripe-region. PayPal-betalinger håndteres via PayPals Orders API.

Sikkerhed: Invotify ser eller gemmer aldrig dine kunders kort- eller bankoplysninger. Betalingsoplysninger opsamles direkte af Stripe eller PayPal i deres egne sikre formularer. Kortdata er som standard PCI-DSS-niveau-1-kompatible, da betalingsudbyderen ejer compliance-omfanget.

Hvad sker der, når en kunde betaler: 1. Kunden klikker på betalingslinket i fakturaen (e-mail eller PDF) 2. Kunden gennemfører betalingen på den side, Stripe eller PayPal hoster 3. Betalingsudbyderen bekræfter betalingen i realtid via webhook til Invotify 4. Fakturastatussen skifter til "Betalt" (Paid) 5. Du modtager en notifikation

Delbetalinger: Hvis en kunde kun betaler en del af en faktura (f.eks. et depositum), registrerer Invotify delbetalingen og lader fakturaen stå åben for restbeløbet. Du ser både det allerede betalte beløb og det resterende åbne beløb.

Gemte betalingsmetoder og automatisk debitering: I Pro og Lifetime kan kunder gemme en betalingsmetode, så tilbagevendende fakturaer automatisk debiteres, når den pågældende forekomst oprettes. Du konfigurerer dette pr. kunde; den gemte metode opbevares sikkert hos betalingsudbyderen — Invotify gemmer aldrig selve kortet.

Forbind din virksomheds bankkonto via Plaid, og Invotify afstemmer indgående transaktioner med åbne fakturaer — den manuelle afstemning bortfalder. Transaktioner synkroniseres, en afstemningsmotor evaluerer dem mod dine åbne fakturaer, high-confidence-match markerer automatisk fakturaen som betalt, og resten kan afstemmes eller ignoreres med et enkelt klik.

Banksynkronisering er en funktion i Pro og Lifetime og etableres sikkert via Plaid — Invotify ser kun transaktionsdata, aldrig dine bankoplysninger. Du kan til enhver tid tilbagekalde forbindelsen under Indstillinger → Integrationer (Settings → Integrations).

Se det selvstændige afsnit "Bank" for den komplette vejledning: hvordan afstemningen evalueres (beløb, datumsnærhed, beskrivelse), understøttede pengeinstitutter, manuel afstemning og detaljer om databeskyttelse.

Når en faktura overskrider sin forfaldsdato, kan Invotify automatisk sende kunden høflige rykker-e-mails — eller blot give dig besked, så du selv beslutter, om du vil følge op. Ingen aggressive kortopkrævninger, ingen rykkerserier. Bare et venligt "denne faktura er forfalden" med betalingslinket.

Sådan fungerer rykkere: 1. En faktura overskrider sin forfaldsdato 2. På den konfigurerede dag (f.eks. 7 dage efter forfald) sender Invotify kunden en høflig e-mail med dit branding, der viser fakturanummer, beløb og forfaldsdato 3. Har kunden stadig ikke betalt, kan der følge en ny rykker senere (f.eks. efter 14 eller 30 dage — du bestemmer planen) 4. Enhver rykker logges på fakturaen: hvornår den seneste blev sendt, og hvor mange der i alt er afsendt 5. Rykkere er frekvensafgrænset, så en faktura aldrig udløser mere end én rykker pr. dag

To tilstande: - Automatiske rykkere (Auto-remind) — kan aktiveres i Indstillinger (Settings). Invotify sender rykkere automatisk efter den plan, du har fastlagt. Du behøver ikke foretage dig noget. - Manuelle rykkere (Manual remind) — Invotify giver DIG besked, når en faktura forfalder. Du beslutter, om du sender en rykker eller løser sagen på anden måde.

Konfiguration: - Dage før forfald — send eventuelt en påmindelse, inden fakturaen forfalder (f.eks. 3 dage før) - Dage efter forfald — hvornår forfaldne rykkere sendes (1, 7, 14 eller 30 dage efter forfald) - Tone — rykkere før forfald er bløde; forfaldne rykkere er lidt mere bestemte

Hvad kunden ser: En e-mail med dit branding med fakturanummer, åbent beløb og forfaldsdato. Ingen formulering som "dit kort blev afvist" — blot en høflig påmindelse.

Konfigurer din morante-politik én gang på virksomhedsniveau, og anvend den derefter med et enkelt klik på forfaldne fakturaer. Morarenter giver dine kunder et reelt incitament til at betale til tiden — uden at du behøver sende ubehagelige e-mails om, at der er tilføjet et gebyr.

Konfiguration: Gå til Indstillinger → Dokumentindstillinger (Settings → Document Settings) — indstillingerne for morarenter befinder sig på kortet "Standard betalingsbetingelser" (Default Payment Terms): - Aktivér eller deaktivér morarenter for din virksomhed - Karensdage — antal dage efter forfaldsdatoen, inden gebyret træder i kraft (f.eks. 3 dage: en faktura 1–3 dage forfalden forbliver gebyrfri, fra dag 4 træder gebyret i kraft) - Gebyrtype — fast beløb (f.eks. fast €25) eller procent (f.eks. 2 % af det åbne saldo) - Loft — valgfrit maksimum på det samlede gebyr, så du aldrig opkræver for meget på en bestridt eller lille faktura - Tilbagevendende — som standard deaktiveret. Hvis aktiveret, kan gebyret reappliceres efter et fastsat interval (f.eks. hver 30. dag), så længe fakturaen er forfalden. De fleste virksomheder lader dette stå slukket — aktiver det kun, hvis du har et konkret behov.

Sådan anvendes gebyrer: Når en forfalden faktura har overskredet karensdagene, bruger du handlingen "Anvend morarente" (Apply late fee) på fakturaen. Gebyret beregnes i henhold til din politik og lægges oven i fakturaens samlede beløb — kunden ser det oprindelige beløb, gebyret og den nye totale sum. Alt er sporbart, og du beholder kontrollen: intet gebyr tilføjes uden dit klik.

Kommunikation med kunden: Din betalingsbetingelsesblok (Payment Terms) kan indeholde tekst, der forklarer din morante-politik (f.eks. "Fakturaer med mere end 3 dages forsinkelse pålægges en morarente på 2 %, maks. €50."). Invotify sender ikke automatiske e-mails af typen "Du skylder et gebyr" — det er rykker-e-mailene, der håndterer den kommunikation.

Aconto-fakturering betyder, at du fakturerer et enkelt tilbud i etaper i stedet for på én gang. Ideelt til langvarige projekter, milepælsbaseret arbejde og rammeaftaler med leverancer.

Hvorfor fakturere i etaper: Et hjemmesideprojekt til €18.000 behøver ikke at være én enkelt faktura. Fakturer 30 % ved projektstart, 30 % efter mellemevaluering og 40 % ved levering. Hver faktura refererer til det oprindelige tilbud, holder løbende total og forhindrer, at du nogensinde fakturerer for meget.

Opret en aconto-faktura: 1. Åbn tilbuddet — i tilbudsredaktøren skal "Allow progress invoicing" (Tillad aconto-fakturering) være markeret (aktiver det ved oprettelse eller redigering af tilbuddet) 2. Tilføj en etape i aconto-visningen 3. Vælg beløbet — enten en procent af den samlede sum (30 %) eller et konkret beløb (€5.400) 4. Invotify opretter en ny faktura, der refererer til tilbuddet og modregnes i den løbende total 5. Send og inkassér som normalt

Beskyttelse mod overfakturering: Invotify holder styr på den samlede sum af alle aconto-fakturaer for et tilbud. Forsøger du at oprette en aconto-faktura, der ville overskride tilbudssummen, blokerer Invotify handlingen. Du kan aldrig ved en fejl fakturere mere end tilbuddet lyder på.

Hold øje med restbeløbet: Tilbuddets fremgangsvisning viser den løbende saldo — tilbudssum, hidtil faktureret beløb og resterende beløb — så det samlede billede altid er klart.

Fakturer resten: For at fakturere hele restbeløbet opretter du en endelig aconto-faktura på alt, hvad der stadig er åbent (en etape "100 % af restbeløbet"). Når den kumulative sum når tilbudssummen, kan der ikke oprettes flere aconto-fakturaer.

Ikke alle betalinger modtages via Stripe eller banksynkronisering. Kontanter, checks, bankoverførsler, modregninger eller betalinger uden for systemet skal alle registreres et sted. Til dette har Invotify et flow til manuel betalingsregistrering.

Sådan registrerer du en manuel betaling: 1. Åbn fakturaen 2. Klik på "Registrér betaling" (Record payment) 3. Angiv: - Beløb (det åbne saldo for fuld betaling, et lavere beløb for delbetaling) - Noter (valgfrit — betalingstype, referencenummer, alt der er relevant) 4. Klik på Gem (Save)

Fakturaens saldo opdateres øjeblikkeligt. Betaler betalingen fakturaen fuldt ud, skifter status til "Betalt" (Paid). Er den delvis, forbliver fakturaen åben for restbeløbet, og delbetalingen registreres i betalingshistorikken.

Flere betalinger pr. faktura: En faktura kan modtage et ubegrænset antal delbetalinger over tid. Hver logføres med sin egen dato og sit eget beløb. Betalingshistorikken viser hele forløbet med ét blik.

Tilgængelig i alle abonnementer: Manuel betalingsregistrering er tilgængelig i Starter, Pro og Lifetime — selv uden en forbundet betalingsintegration. Det er grundstenen i betalingssystemet.