Betalinger og inddrivelse

Invotify forvandler fakturaer til resultater — betalte af slagsen. Betalingssystemet håndterer alt fra den første betalingsknap på en faktura til den endelige afstemning mod en banktransaktion. Det meste kører automatisk, når du først har sat det op.

Sådan fungerer betalinger fra ende til anden:

1. Betalingsknap på fakturaen. Hver faktura på Pro- og Lifetime-planerne leveres med et betalingslink. Kunderne klikker på det og gennemfører betalingen på få sekunder med de metoder, du har aktiveret.

1. Automatiske statusopdateringer. Når en betaling lykkes, modtager Invotify bekræftelsen fra betalingsudbyderen og skifter fakturaen til Betalt automatisk. Ingen kontrol, intet manuelt trin.

1. Påmindelser om forfaldne fakturaer. Hvis en faktura bliver forfalden, sender Invotify høflige påmindelses-e-mails til kunden efter et skema, du konfigurerer — eller giver dig besked, så du kan beslutte, om du vil puffe til dem.

1. Bankafstemning. Hvis du har forbundet din bank, holder Invotify øje med indgående transaktioner og matcher dem automatisk mod udestående fakturaer. Alt, der ikke kan matches med sikkerhed, forbliver tilgængeligt for manuel matchning med ét klik.

1. Rykkergebyrer, kreditnotaer, delbetalinger, manuel registrering. Hvert særtilfælde i fakturering i den virkelige verden er dækket.

Hvad hver plan får: Manuel betalingsregistrering, delbetalinger med en løbende saldo, påmindelser om forfaldne fakturaer og rykkergebyrer er tilgængelige på alle planer — Starter, Pro og Lifetime. Du kan altid registrere betalinger, du har modtaget uden for Invotify (kontant, check, bankoverførsel), og rykke for forfaldne fakturaer.

Hvad Pro og Lifetime tilføjer: Onlinebetalinger via Stripe og PayPal, betalingslinks pr. faktura med automatiske statusopdateringer, banksynkronisering med automatisk matchning (Plaid) samt gemte betalingsmetoder med automatisk træk for tilbagevendende fakturaer.

Forbind Stripe, PayPal eller begge — så inkluderer hver faktura, du sender, et betalingslink, og betalte fakturaer opdaterer sig selv. Onlinebetalinger er en funktion i Pro- og Lifetime-planerne.

Sådan forbinder du Stripe: 1. Gå til Indstillinger → Integrationer 2. Klik på "Forbind" ved siden af Stripe 3. Du omdirigeres til Stripe for at godkende forbindelsen eller oprette en ny konto 4. Gennemfør Stripes onboarding (normalt et par minutter — de beder om grundlæggende virksomhedsoplysninger) 5. Tilbage i Invotify viser forbindelsesstatussen "Forbundet" med dit kontonavn

Sådan forbinder du PayPal: 1. I de samme integrationsindstillinger klikker du på "Forbind" ved siden af PayPal 2. Godkend Invotify gennem PayPals OAuth-flow 3. Når forbindelsen er oprettet, kan fakturaer betales med PayPal ved siden af (eller i stedet for) Stripe

Betalingsmetoder, der understøttes via Stripe: - Kredit- og betalingskort - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-direkte debitering (Europa)

Tilgængelige metoder afhænger af din Stripe-region. PayPal-betalinger behandles via PayPals Orders API.

Sikkerhed: Invotify ser eller gemmer aldrig dine kunders kort- eller bankoplysninger. Betalingsoplysningerne indsamles direkte af Stripe eller PayPal via deres egne sikre formularer. Kortdata er PCI DSS Level 1-kompatible som standard, fordi betalingsudbyderen håndterer efterlevelsesomfanget.

Hvad der sker, når en kunde betaler: 1. Kunden klikker på betalingslinket på fakturaen (e-mail eller PDF) 2. De gennemfører betalingen på Stripes eller PayPals hostede side 3. Betalingsudbyderen bekræfter betalingen til Invotify i realtid via webhook 4. Fakturastatussen skifter til Betalt 5. Du modtager en notifikation

Delbetalinger: Hvis en kunde kun betaler en del af en faktura (f.eks. en udbetaling), registrerer Invotify delbetalingen og holder fakturaen åben for resten. Du ser både det betalte beløb og det beløb, der stadig mangler at blive betalt.

Gemte betalingsmetoder og automatisk træk: På Pro og Lifetime kan kunder gemme en betalingsmetode, så tilbagevendende fakturaer trækkes automatisk, når hver forekomst genereres. Du opsætter dette pr. kunde, og den gemte metode opbevares sikkert hos betalingsudbyderen — Invotify gemmer aldrig selve kortet.

Forbind din virksomheds bankkonto via Plaid, så matcher Invotify indgående transaktioner mod udestående fakturaer — hvilket eliminerer manuel afstemning. Transaktioner synkroniseres ind, en matchningsmotor scorer dem mod dine åbne fakturaer, match med høj sikkerhed markerer fakturaen som betalt automatisk, og resten kan matches (eller ignoreres) med ét klik.

Banksynkronisering er en funktion i Pro og Lifetime og forbindes sikkert via Plaid — Invotify ser kun transaktionsdata, aldrig dine bankoplysninger. Du kan tilbagekalde forbindelsen når som helst fra Indstillinger → Integrationer.

Se det dedikerede afsnit Bank for den fulde vejledning: hvordan matchningen scores (beløb, datonærhed, beskrivelse), understøttede institutter, manuel matchning og detaljer om databeskyttelse.

Når en faktura passerer sin forfaldsdato, kan Invotify automatisk sende høflige påmindelses-e-mails til kunden — eller blot give dig besked, så du beslutter, om du vil puffe til dem. Ingen aggressive nye korttræk, ingen rykkerkæder. Bare et venligt "hej, denne her er forfalden" med betalingslinket.

Sådan fungerer påmindelser: 1. En faktura passerer sin forfaldsdato 2. På den konfigurerede dag (f.eks. 7 dage efter forfald) sender Invotify en høflig, brandet e-mail til kunden med fakturanummer, beløb og forfaldsdato 3. Hvis kunden stadig ikke har betalt, kan endnu en påmindelse gå ud senere (f.eks. 14 dage, 30 dage — du vælger skemaet) 4. Hver påmindelse spores på fakturaen: hvornår den seneste blev sendt, og hvor mange der er gået ud 5. Påmindelser er hastighedsbegrænsede, så en faktura aldrig udløser mere end én om dagen

To tilstande: - Automatisk påmindelse — Aktivér i Indstillinger. Invotify sender påmindelser automatisk efter det skema, du konfigurerer. Du behøver ikke gøre noget. - Manuel påmindelse — Invotify giver DIG besked, når en faktura er forfalden. Du beslutter, om du vil sende en påmindelse eller håndtere det selv.

Konfiguration: - Dage før forfald — send eventuelt en forhåndsadvarsel, før fakturaen forfalder (f.eks. 3 dage før) - Dage efter forfald — hvornår der skal sendes påmindelser om forfald (1, 7, 14 eller 30 dage efter) - Tone — kommende påmindelser er milde; påmindelser om forfald er mere bestemte

Hvad kunden ser: En brandet e-mail med fakturanummer, beløb at betale og forfaldsdato. Intet sprog i stil med "dit kort blev afvist" — bare et høfligt puf.

Konfigurér en rykkergebyrpolitik én gang på virksomhedsniveau, og anvend den derefter på forfaldne fakturaer med ét klik. Rykkergebyrer giver dine kunder et reelt incitament til at betale til tiden, uden at du behøver at sende akavede "vi har tilføjet et gebyr"-e-mails.

Konfiguration: Gå til Indstillinger → Dokumentindstillinger (mulighederne for rykkergebyrer findes i kortet Standardbetalingsbetingelser): - Aktivér eller deaktivér rykkergebyrer for din virksomhed - Respitperiode — Antallet af dage efter forfaldsdatoen, før gebyrer træder i kraft (f.eks. 3 dage: en faktura 1-3 dage forsinket er gebyrfri, 4+ dage kvalificerer til gebyret) - Gebyrtype — Fast beløb (f.eks. €25 fast) eller procent (f.eks. 2 % af udestående saldo) - Maksimumloft — Valgfrit loft over det samlede gebyr, så du aldrig overdebiterer en omtvistet eller lille faktura - Tilbagevendende — Slået fra som standard. Når den er aktiveret, kan gebyret anvendes igen efter et fast interval (f.eks. hver 30. dag), så længe fakturaen forbliver forfalden. De fleste virksomheder lader dette være slået fra — lad det være fra, medmindre du specifikt har brug for det.

Sådan anvendes gebyrer: Når en forfalden faktura har passeret respitperioden, bruger du handlingen Anvend rykkergebyr på fakturaen. Gebyret beregnes ud fra din politik og lægges til fakturasummen — kunden ser det oprindelige beløb, gebyrbeløbet og den nye sum. Alt kan revideres, og du bevarer kontrollen: intet gebyr tilføjes nogensinde uden dit klik.

Kundekommunikation: Din betalingsbetingelsesblok kan indeholde tekst, der forklarer din rykkergebyrpolitik (f.eks. "Et rykkergebyr på 2 % anvendes på fakturaer 3+ dage efter forfald, med et loft på €50."). Invotify sender ikke automatisk "du skylder et rykkergebyr"-e-mails — det er, hvad påmindelser om forfald er til for.

Delfakturering vil sige at fakturere et enkelt tilbud i flere etaper i stedet for det hele på én gang. Perfekt til langvarige projekter, milepælsbaseret arbejde og retainere med leverancer.

Hvorfor delfakturere: Et webstedsprojekt til €18,000 behøver ikke at være én faktura. Fakturer 30 % ved opstart, 30 % ved midtvejsgennemgang, 40 % ved levering. Hver faktura refererer til det oprindelige tilbud, sporer den løbende sum og forhindrer, at du nogensinde overfakturerer.

Sådan opretter du en delfaktura: 1. Åbn tilbuddet — det skal have "Tillad delfakturering" afkrydset i tilbudseditoren (aktivér det, når du opretter eller redigerer tilbuddet) 2. Brug delfaktureringsvisningen til at tilføje en etape 3. Vælg beløbet — enten en procent af summen (30 %) eller et specifikt beløb (€5,400) 4. Invotify opretter en ny faktura, der refererer til tilbuddet, og registrerer den mod den løbende sum 5. Send og inddriv som sædvanligt

Beskyttelse mod overfakturering: Invotify sporer den samlede sum, der er faktureret på tværs af alle delfakturaer for et tilbud. Hvis du forsøger at oprette en delfaktura, der ville overskride tilbudssummen, blokerer Invotify handlingen. Du kan aldrig ved et uheld fakturere mere end tilbuddet.

Spor restsaldo: Tilbuddets delfaktureringsvisning viser den løbende saldo — samlet tilbudt, samlet faktureret indtil videre og det resterende beløb — så det fulde billede altid er klart.

Fakturer resten: For at fakturere hele det resterende beløb opretter du en sidste delfaktura for det, der er tilbage (en etape på 100 % af resten). Når den kumulative sum når tilbudssummen, kan der ikke oprettes flere delfakturaer.

Ikke alle betalinger kommer via Stripe eller en banksynkronisering. Kontanter, checks, bankoverførsler, byttekreditter eller betalinger, der er foretaget uden for systemet, skal alle registreres et sted. Invotify har et flow til manuel betalingsregistrering til netop dette.

Sådan registrerer du en manuel betaling: 1. Åbn fakturaen 2. Klik på "Registrer betaling" 3. Indtast: - Beløb (indtast den udestående saldo for fuld indfrielse, eller mindre for en delbetaling) - Noter (valgfrit — metode, referencenummer, alt værd at huske) 4. Klik på Gem

Fakturasaldoen opdateres med det samme. Hvis betalingen indfrier fakturaen fuldt ud, skifter statussen til Betalt. Hvis den er delvis, forbliver fakturaen åben for restsaldoen og registrerer delbetalingen i betalingshistorikken.

Flere betalinger pr. faktura: En faktura kan modtage et vilkårligt antal delbetalinger over tid. Hver enkelt logges med sin egen dato og sit eget beløb. Betalingshistorikken viser hele tidslinjen med et blik.

Tilgængelig på alle planer: Manuel betalingsregistrering er tilgængelig på Starter, Pro og Lifetime — selv uden en forbundet betalingsintegration. Det er fundamentet i betalingssystemet.