Fakturaer

Opret, administrer og send professionelle fakturaer til dine klienter

Overblik over fakturaadministration

Fakturaer er kernen i Invotify. Faktura-afsnittet giver dig mulighed for at oprette professionelle fakturaer, følge deres status, sende dem til kunder og administrere hele dit faktureringsworkflow.

Hvad du kan gøre med fakturaer: - Oprette nye fakturaer fra bunden eller fra skabeloner - Redigere eksisterende fakturaer - Se fakturadetaljer med fuld PDF-forhåndsvisning - Sende fakturaer via e-mail med PDF-vedhæftninger - Downloade fakturaer som PDF-filer - Duplikere fakturaer til lignende transaktioner - Følge betalingsstatus (kladde, sendt, delvis, betalt, forfalden) - Filtrere og søge i din fakturahistorik - Opsætte tilbagevendende fakturaer på en tidsplan til regelmæssig fakturering - Generere betalingslinks til onlinebetalinger (Pro/Lifetime) - Registrere manuelle og delvise betalinger med en løbende saldo

Opret fakturaer

At oprette en faktura i Invotify er ligetil med vores delte editor. Det venstre panel indeholder alle inputfelter, mens det højre panel viser en A4-forhåndsvisning af din faktura i realtid.

Funktioner i fakturaeditoren:

Hovedafsnit: - Fakturanummer (genereres automatisk ud fra dine nummereringspræferencer i Indstillinger) - Udstedelsesdato (standardindstillet til i dag) - Forfaldsdato (standardindstillet til 30 dage efter udstedelsesdatoen) - Skabelonvalg fra dine gemte skabeloner

Kundeafsnit (Faktureres til): - Vælg en eksisterende kunde fra en søgbar rullemenu - Eller opret en ny kunde inline uden at forlade editoren - Kundeoplysninger (navn, e-mail, adresse, skattenummer) udfyldes automatisk fra gemte data

Linjeposter: - Tilføj ubegrænset antal linjeposter til hver faktura - Hver post har: beskrivelse, antal, enhedspris - Vælg poster fra dit produktkatalog for hurtig indtastning (produktkatalog kræver Pro) - Op til to uafhængige skattesatser pr. linjepost - Rabat pr. linje som en procentdel eller et fast beløb - Automatisk beregning af subtotal pr. linje - Fjern poster med ét klik

Totalafsnit: - Subtotal (sum af alle linjeposter før skat) - Skattebeløb (beregnet ud fra de enkelte linjeposters satser eller standardsatsen) - Rabat (valgfri, fast beløb eller procentdel) - Samlet total (beregnes automatisk)

Yderligere muligheder: - Notefelt til betalingsbetingelser, beskeder eller særlige instruktioner - PO-nummer til kundens indkøbsordrereference - Brugerdefinerede tekstblokke og andre elementer via de 22 skabelonbloktyper, der driver hver enkelt faktura-PDF

Trin

  1. 1

    Klik på Ny faktura

    På Fakturaer-siden skal du klikke på knappen "Ny faktura" øverst til højre

  2. 2

    Vælg skabelon

    Vælg en skabelon, eller brug standarden. Skabeloner styrer det visuelle layout, og hvilke blokke der vises.

  3. 3

    Vælg kunde

    Vælg en kunde fra rullemenuen, eller opret en ny inline

  4. 4

    Angiv datoer

    Justér udstedelsesdato og forfaldsdato, hvis standardværdierne ikke passer

  5. 5

    Tilføj poster

    Tilføj dine produkter eller ydelser med antal og priser. Brug produktvælgeren til gemte poster.

  6. 6

    Gennemse forhåndsvisning

    Tjek den live A4-forhåndsvisning i højre side af skærmen

  7. 7

    Gem faktura

    Klik på Gem for at oprette fakturaen. Den gemmes som en kladde, du kan redigere yderligere eller sende.

Tips og råd
  • Brug produktkataloget til hurtigt at tilføje ofte fakturerede poster med forudindstillede priser
  • Angiv standardskattesatser i Indstillinger for at spare tid på hver faktura
  • Forhåndsvisningen opdateres i realtid, efterhånden som du foretager ændringer
  • Du kan skifte skabelon, selv efter du har tilføjet indhold - dine data bevares

Administrer fakturaer

Fakturalistens side giver effektive værktøjer til at administrere alle dine fakturaer. Du kan søge, filtrere, sortere og foretage handlinger på individuelle fakturaer.

Funktioner i listevisningen: - Sorterbare kolonner: Nummer, Kunde, Dato, Forfaldsdato, Beløb, Status - Søg efter fakturanummer eller kundenavn - Filtrér efter status (Kladde, Sendt, Betalt, Afventer, Forfalden) - Filtrér efter kunde og efter datointerval - Sideinddeling til store fakturalister

Tilgængelige handlinger: Hver faktura har en handlingsmenu (knappen med de tre prikker) med følgende muligheder:

Vis

Åbn fakturaens detaljeside med fuld PDF-forhåndsvisning og alle dokumentoplysninger

Rediger

Ændr fakturaindhold (for sendte eller betalte fakturaer bør du overveje en kreditnota for at bevare revisionssporet)

Duplikér

Opret en nøjagtig kopi af fakturaen med et nyt fakturanummer og dags dato

Download PDF

Generér og download fakturaen som en professionel A4-PDF-fil

Send e-mail

Send faktura-PDF'en til kunden via e-mail med en valgfri besked

Slet

Fjern fakturaen permanent (kræver bekræftelse)

Tips og råd
  • Brug søgefeltet til hurtigt at finde fakturaer efter nummer eller kundenavn
  • Klik på kolonneoverskrifterne for at sortere listen stigende eller faldende
  • Duplikér fakturaer, når du opretter lignende til den samme kunde
  • Filtrér efter "Forfalden" for at se, hvilke fakturaer der kræver opfølgning

Fakturastatusser

Fakturaer i Invotify har forskellige statusser, der hjælper dig med at følge, hvor hver faktura befinder sig i dit faktureringsworkflow. At forstå disse statusser hjælper dig med at administrere dine tilgodehavender effektivt.

Kladde

Fakturaen er oprettet, men endnu ikke sendt til kunden. Du kan stadig redigere frit.

Sendt

Fakturaen er sendt til kunden (og afventer betaling). Afsendelse via e-mail sætter denne status automatisk.

Delvis

En delvis betaling er registreret. Fakturaen forbliver åben for restbeløbet, der følges som et løbende skyldigt beløb.

Betalt

Fakturaen er betalt fuldt ud (det skyldige beløb når nul). Ingen yderligere handling nødvendig. Der genereres en notifikation, når en betaling registreres.

Forfalden

Forfaldsdatoen er overskredet, og fakturaen er endnu ikke fuldt betalt. Sæt denne status fra handlingsmenuen — du modtager en notifikation med høj prioritet, når en faktura bliver forfalden.

Tips og råd
  • Forfaldne fakturaer udløser notifikationer med høj prioritet og markeres på dashboardet — opdater deres status til "Forfalden" fra handlingsmenuen
  • Registrering af en betaling for mindre end det skyldige beløb flytter fakturaen til "Delvis" og holder den åben for resten
  • Markér fakturaer som "Betalt", når du modtager betaling, for at opdatere dine dashboardmålinger
  • Forfaldne fakturaer udløser notifikationer med høj prioritet, så du aldrig misser en opfølgning

PDF & e-mail

Invotify genererer professionelle PDF-dokumenter og indeholder indbygget e-mailfunktionalitet til at sende fakturaer direkte til dine kunder.

PDF-generering: - Professionelle PDF-dokumenter i A4-størrelse, der matcher byggeren pixel for pixel - Inkluderer alle fakturadetaljer og dit virksomhedsbrand (logo, navn, adresse) - Følger dit valgte skabelonlayout nøjagtigt - Automatisk formatering og sideskift til lange postlister - Download øjeblikkeligt fra enhver fakturadetaljeside - Optimeret til udskrivning på almindeligt papir

Bemærkning om vandmærker: På Starter-abonnementet bærer leverede PDF'er et lille "Invoice created with Invotify"-vandmærke. Pro- og Lifetime-abonnementer producerer rene dokumenter uden vandmærke.

E-mailafsendelse: - Send fakturaer direkte til kundens e-mailadresse - PDF genereres automatisk og vedhæftes e-mailen - Tilpasselig e-mailbesked, lokaliseret til kundens sprog - Sætter automatisk status til "Sendt" på fakturaen - Et betal-online-link inkluderes, når du har en betalingsudbyder (Stripe eller PayPal) tilsluttet (Pro/Lifetime)

E-mailprocessen: 1. Åbn fakturaens detaljeside 2. Klik på knappen "Send" 3. Bekræft modtagerens e-mailadresse 4. Tilpas eventuelt beskeden 5. Klik på Send for at levere fakturaen med PDF-vedhæftning

PDF-download

Generér og download en professionel A4-PDF øjeblikkeligt

E-maillevering

Send faktura med PDF-vedhæftning direkte til kunden

Forhåndsvisning

Se PDF'en direkte i browseren, før du downloader eller sender

Klar til udskrift

PDF'er er optimeret til udskrivning på almindeligt A4-papir

Tips og råd
  • Bekræft altid kundens e-mailadresse, før du sender
  • Tilføj en personlig besked til dine e-mails for bedre klientrelationer
  • Download en kopi til dine egne optegnelser, før du sender
  • Status "Sendt" hjælper dig med at følge, hvilke fakturaer der er leveret

Tilbagevendende fakturaer

For klienter, du fakturerer regelmæssigt, understøtter Invotify tidsplaner for tilbagevendende fakturaer. Opsæt en tidsplan én gang, og Invotify genererer automatisk fakturaer med dit valgte interval. Tilbagevendende tidsplaner er tilgængelige på alle abonnementer.

Gentagelsesmønstre: Der er fire grundmønstre, hvert med et "hver N"-interval, så du kan opbygge enhver kadence: - Dagligt - Hver N. dag - Ugentligt - Hver N. uge, med valg af bestemte dage (f.eks. hver mandag og torsdag). Sæt intervallet til 2 for en hver-anden-uge-tidsplan. - Månedligt - Hver N. måned, på bestemte dag(e) i måneden (f.eks. den 1.) eller efter ugedagsmønster (f.eks. den 2. tirsdag). Brug interval 3 for kvartalsvis eller 6 for halvårligt. - Årligt - Hvert N. år, med valg af måned

Konfigurationsmuligheder: - Tidsplansnavn til nem identifikation - Startdato for tidsplanen - Slutbetingelse: aldrig, en bestemt slutdato eller et maksimalt antal forekomster - "Generér i forvejen"-vindue, så dokumenter oprettes et valgt antal dage før datoen - Auto-send-mulighed til automatisk at sende hver faktura (PDF vedhæftet) til kunden på dens fakturadato - Auto-opkrævning (Pro): opkræv en kundes gemte betalingsmetode, når hver faktura genereres

Sådan fungerer det: 1. Opret en faktura som din skabelon 2. Aktivér kontakten for den tilbagevendende tidsplan i fakturaeditoren 3. Konfigurér frekvens, mønster og timing 4. Gem fakturaen med tidsplanen vedhæftet 5. Invotify genererer fakturaer automatisk på den planlagte dato 6. Genererede fakturaer vises i din kalender og på din fakturaliste

Trin

  1. 1

    Opret faktura

    Opsæt fakturaen med alle detaljer, som du vil have dem til at fremgå hver cyklus

  2. 2

    Aktivér tilbagevendende

    Aktivér muligheden for tilbagevendende tidsplan i fakturaeditoren

  3. 3

    Angiv frekvens

    Vælg dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt, og angiv derefter "hver N"-intervallet (f.eks. ugentligt hver 2 = hver anden uge)

  4. 4

    Konfigurér mønster

    Angiv bestemte dage, datoer eller ugedagsmønstre afhængigt af frekvensen

  5. 5

    Angiv slutbetingelse

    Vælg, hvornår der skal stoppes: aldrig, på en bestemt dato eller efter N forekomster

  6. 6

    Valgfrit: Auto-send

    Aktivér auto-send for automatisk at sende hver faktura via e-mail på dens dato — kunden skal have en e-mailadresse registreret

  7. 7

    Gem tidsplan

    Gem fakturaen for at aktivere tidsplanen

Tips og råd
  • Brug månedlige tidsplaner til honorarklienter eller abonnementsydelser
  • Til fakturering hver anden uge, kvartalsvis eller halvårligt skal du sætte det matchende "hver N"-interval på det ugentlige/månedlige mønster
  • Tjek kalenderen for at se kommende planlagte fakturaer — klik på en begivenheds "Vis tidsplan" for at administrere dens tidsplan
  • Du kan sætte en tidsplan på pause, genoptage eller annullere den når som helst
  • Aktivér auto-send for at automatisere din tilbagevendende fakturering fuldt ud
DashboardTilbud