Fakturaer

Opret, administrer og send professionelle fakturaer til dine kunder

Oversigt over fakturahåndtering

Fakturaer er kernen i Invotify. I fakturasektionen kan du oprette professionelle fakturaer, følge deres status, sende dem til kunder og styre hele dit faktureringsforløb.

Hvad du kan gøre med fakturaer: - Oprette nye fakturaer fra bunden eller ud fra skabeloner - Redigere eksisterende fakturaer - Se fakturadetaljer med fuld PDF-forhåndsvisning - Sende fakturaer via e-mail med PDF-vedhæftninger - Downloade fakturaer som PDF-filer - Duplikere fakturaer til lignende transaktioner - Følge betalingsstatus (kladde, sendt, delvist betalt, betalt, forfalden) - Filtrere og søge i din fakturahistorik - Opsætte tilbagevendende fakturaer efter et skema til regelmæssig fakturering - Generere betalingslinks til onlinebetalinger (Pro/Lifetime) - Registrere manuelle betalinger og delbetalinger med en løbende saldo

Oprettelse af fakturaer

At oprette en faktura i Invotify er ligetil takket være vores opdelte editor. Den venstre rude indeholder alle indtastningsfelter, mens den højre rude viser en forhåndsvisning af din faktura i A4-format i realtid.

Funktioner i fakturaeditoren:

Hovedsektion: - Fakturanummer (genereres automatisk ud fra dine nummereringsindstillinger i Indstillinger) - Udstedelsesdato (standard er dags dato) - Forfaldsdato (standard er 30 dage efter udstedelsesdatoen) - Skabelonvalg blandt dine gemte skabeloner

Kundesektion (Faktureres til): - Vælg en eksisterende kunde fra en søgbar rulleliste - Eller opret en ny kunde direkte i editoren uden at forlade den - Kundeoplysninger (navn, e-mail, adresse, momsnummer) udfyldes automatisk fra gemte data

Varelinjer: - Tilføj ubegrænset antal varelinjer på hver faktura - Hver linje har: beskrivelse, antal, enhedspris - Vælg linjer fra dit produktkatalog for hurtig indtastning (produktkatalog kræver Pro) - Op til to uafhængige momssatser pr. varelinje - Rabat pr. linje som procent eller fast beløb - Automatisk delsumsberegning pr. linje - Fjern linjer med ét klik

Totalsektion: - Delsum (summen af alle varelinjer før moms) - Momsbeløb (beregnet ud fra de enkelte varelinjers satser eller standardsatsen) - Rabat (valgfri, fast beløb eller procent) - Totalsum (beregnes automatisk)

Yderligere muligheder: - Notefelt til betalingsbetingelser, beskeder eller særlige instruktioner - Indkøbsordrenummer (PO Number) som reference til kundens indkøbsordre - Brugerdefinerede tekstblokke og andre elementer via de 22 skabelonbloktyper, der ligger bag hver faktura-PDF

Trin

  1. 1

    Klik på Ny faktura

    På fakturasiden klikker du på knappen "Ny faktura" øverst til højre

  2. 2

    Vælg skabelon

    Vælg en skabelon eller brug standardskabelonen. Skabeloner styrer det visuelle layout, og hvilke blokke der vises.

  3. 3

    Vælg kunde

    Vælg en kunde fra rullelisten, eller opret en ny direkte i editoren

  4. 4

    Angiv datoer

    Justér udstedelsesdato og forfaldsdato, hvis standardværdierne ikke passer

  5. 5

    Tilføj linjer

    Tilføj dine produkter eller ydelser med antal og priser. Brug produktvælgeren til gemte linjer.

  6. 6

    Gennemgå forhåndsvisningen

    Kontrollér A4-forhåndsvisningen i realtid i højre side af skærmen

  7. 7

    Gem fakturaen

    Klik på Gem for at oprette fakturaen. Den gemmes som en kladde, du kan redigere videre eller sende.

Tips
  • Brug produktkataloget til hurtigt at tilføje ofte fakturerede linjer med forudindstillede priser
  • Angiv standardmomssatser i Indstillinger for at spare tid på hver faktura
  • Forhåndsvisningen opdateres i realtid, mens du foretager ændringer
  • Du kan skifte skabelon, selv efter du har tilføjet indhold – dine data bevares

Håndtering af fakturaer

Fakturalistesiden tilbyder kraftfulde værktøjer til at håndtere alle dine fakturaer. Du kan søge, filtrere, sortere og udføre handlinger på enkelte fakturaer.

Funktioner i listevisningen: - Sorterbare kolonner: Nummer, Kunde, Dato, Forfaldsdato, Beløb, Status - Søg på fakturanummer eller kundenavn - Filtrér på status (Kladde, Sendt, Betalt, Afventer, Forfalden) - Filtrér på kunde og på datointerval - Sideinddeling til store fakturalister

Tilgængelige handlinger: Hver faktura har en handlingsmenu (knappen med tre prikker) med følgende muligheder:

Vis

Åbn fakturaens detaljeside med fuld PDF-forhåndsvisning og alle dokumentoplysninger

Redigér

Ændr fakturaindhold (for sendte eller betalte fakturaer bør du overveje en kreditnota for at bevare revisionssporet)

Duplikér

Opret en nøjagtig kopi af fakturaen med et nyt fakturanummer og dags dato

Download PDF

Generér og download fakturaen som en professionel PDF-fil i A4-format

Send e-mail

Send faktura-PDF’en til kunden via e-mail med en valgfri besked

Slet

Fjern fakturaen permanent (kræver bekræftelse)

Tips
  • Brug søgefeltet til hurtigt at finde fakturaer på nummer eller kundenavn
  • Klik på kolonneoverskrifterne for at sortere listen stigende eller faldende
  • Duplikér fakturaer, når du opretter lignende fakturaer til den samme kunde
  • Filtrér på "Forfalden" for at se, hvilke fakturaer der kræver opfølgning

Fakturastatusser

Fakturaer i Invotify har forskellige statusser, der hjælper dig med at følge, hvor hver faktura befinder sig i dit faktureringsforløb. At forstå disse statusser hjælper dig med at styre dine tilgodehavender effektivt.

Kladde

Fakturaen er oprettet, men endnu ikke sendt til kunden. Du kan stadig redigere den frit.

Sendt

Fakturaen er sendt til kunden (og afventer betaling). Når du sender via e-mail, sættes denne status automatisk.

Delvist betalt

En delbetaling er registreret. Fakturaen forbliver åben for det resterende beløb, som følges som et løbende skyldigt beløb.

Betalt

Fakturaen er betalt fuldt ud (skyldigt beløb når nul). Ingen yderligere handling er nødvendig. Der genereres en notifikation, når en betaling registreres.

Forfalden

Forfaldsdatoen er overskredet, og fakturaen er endnu ikke fuldt betalt. Angiv denne status fra handlingsmenuen – du modtager en notifikation med høj prioritet, når en faktura bliver forfalden.

Tips
  • Forfaldne fakturaer udløser notifikationer med høj prioritet og markeres på dashboardet – opdatér deres status til "Forfalden" fra handlingsmenuen
  • At registrere en betaling, der er mindre end det skyldige beløb, flytter fakturaen til "Delvist betalt" og holder den åben for resten
  • Markér fakturaer som "Betalt", når du modtager betaling, for at opdatere dine dashboardmål
  • Forfaldne fakturaer udløser notifikationer med høj prioritet, så du aldrig misser en opfølgning

PDF og e-mail

Invotify genererer professionelle PDF-dokumenter og tilbyder en indbygget e-mailfunktion til at sende fakturaer direkte til dine kunder.

PDF-generering: - Professionelle PDF-dokumenter i A4-format, der matcher editoren pixel for pixel - Indeholder alle fakturadetaljer og din virksomheds branding (logo, navn, adresse) - Følger nøjagtigt layoutet i din valgte skabelon - Automatisk formatering og sideskift til lange linjelister - Download direkte fra enhver fakturadetaljeside - Optimeret til udskrivning på almindeligt papir

Bemærkning om vandmærker: På Starter-planen bærer leverede PDF’er et lille "Invoice created with Invotify"-vandmærke. Planerne Pro og Lifetime producerer rene dokumenter uden vandmærke.

E-mailudsendelse: - Send fakturaer direkte til kundens e-mailadresse - PDF genereres automatisk og vedhæftes e-mailen - Tilpasselig e-mailbesked, lokaliseret til kundens sprog - Følger automatisk statussen "Sendt" på fakturaen - Et link til onlinebetaling inkluderes, når du har en betalingsudbyder (Stripe eller PayPal) tilsluttet (Pro/Lifetime)

E-mailproces: 1. Åbn fakturaens detaljeside 2. Klik på knappen "Send" 3. Bekræft modtagerens e-mailadresse 4. Tilpas beskeden, hvis du vil 5. Klik på Send for at levere fakturaen med PDF-vedhæftning

PDF-download

Generér og download en professionel A4-PDF med det samme

E-maillevering

Send fakturaen med PDF-vedhæftning direkte til kunden

Forhåndsvisning

Se PDF’en direkte i browseren, før du downloader eller sender den

Klar til udskrift

PDF’er er optimeret til udskrivning på almindeligt A4-papir

Tips
  • Bekræft altid kundens e-mailadresse, før du sender
  • Tilføj en personlig besked i dine e-mails for bedre kunderelationer
  • Download en kopi til dine egne arkiver, før du sender
  • Statussen "Sendt" hjælper dig med at følge, hvilke fakturaer der er leveret

Tilbagevendende fakturaer

For kunder, du fakturerer regelmæssigt, understøtter Invotify skemaer for tilbagevendende fakturaer. Opsæt et skema én gang, og Invotify genererer automatisk fakturaer med det interval, du har valgt. Tilbagevendende skemaer er tilgængelige på alle planer.

Gentagelsesmønstre: Der er fire grundmønstre, hvert med et "hver N."-interval, så du kan bygge enhver kadence: - Dagligt - Hver N. dag - Ugentligt - Hver N. uge, med valg af specifikke dage (f.eks. hver mandag og torsdag). Sæt intervallet til 2 for et hver anden uge-skema. - Månedligt - Hver N. måned, på specifikke dage i måneden (f.eks. den 1.) eller efter ugedagsmønster (f.eks. den 2. tirsdag). Brug interval 3 for kvartalsvis eller 6 for halvårligt. - Årligt - Hvert N. år, med valg af måned

Konfigurationsmuligheder: - Skemanavn til nem identifikation - Startdato for skemaet - Slutbetingelse: aldrig, en specifik slutdato eller et maksimalt antal forekomster - Vinduet "Generér i forvejen", så dokumenter oprettes et valgt antal dage før datoen - Muligheden automatisk afsendelse for automatisk at e-maile hver faktura (PDF vedhæftet) til kunden på dens fakturadato - Automatisk debitering (Pro): træk på en kundes gemte betalingsmetode, når hver faktura genereres

Sådan fungerer det: 1. Opret en faktura som din skabelon 2. Aktivér kontakten for tilbagevendende skema i fakturaeditoren 3. Konfigurér frekvens, mønster og tidspunkt 4. Gem fakturaen med det tilknyttede skema 5. Invotify genererer automatisk fakturaer på den planlagte dato 6. Genererede fakturaer vises i din kalender og i din fakturaliste

Trin

  1. 1

    Opret faktura

    Opsæt fakturaen med alle detaljer, sådan som den skal se ud hver cyklus

  2. 2

    Aktivér tilbagevendende

    Slå muligheden for tilbagevendende skema til i fakturaeditoren

  3. 3

    Angiv frekvens

    Vælg dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt, og angiv derefter "hver N."-intervallet (f.eks. ugentligt hver 2. = hver anden uge)

  4. 4

    Konfigurér mønster

    Angiv specifikke dage, datoer eller ugedagsmønstre afhængigt af frekvensen

  5. 5

    Angiv slutbetingelse

    Vælg, hvornår det skal stoppe: aldrig, på en specifik dato eller efter N forekomster

  6. 6

    Valgfrit: automatisk afsendelse

    Aktivér automatisk afsendelse for at e-maile hver faktura automatisk på dens dato – kunden skal have en e-mailadresse registreret

  7. 7

    Gem skema

    Gem fakturaen for at aktivere skemaet

Tips
  • Brug månedlige skemaer til retainerkunder eller abonnementsydelser
  • For fakturering hver anden uge, kvartalsvis eller halvårligt angiver du det matchende "hver N."-interval i uge-/månedsmønsteret
  • Tjek kalenderen for at se kommende planlagte fakturaer – klik på "Vis skema" på enhver hændelse for at administrere dens skema
  • Du kan til enhver tid sætte et skema på pause, genoptage det eller annullere det
  • Aktivér automatisk afsendelse for at automatisere din tilbagevendende fakturering fuldt ud
DashboardTilbud