Filer & lagring
Upload, organisér og administrér kundefiler inden for din abonnementslagringskvote
Oversigt over filer & lagring
Fillagring lader dig vedhæfte kvitteringer, kontrakter, underskrevne tilbud og fotos til dine kunder, så du bevarer et komplet papirspor for hver forretningsrelation. Filer gemmes sikkert og tæller med i dit abonnements lagringskvote.
Hver fil, du uploader, er knyttet til en kunde. Du kan vedhæfte filer til en kundenote (for eksempel et underskrevet tilbud sammen med en kommentar) eller uploade dem alene som selvstændige filer. Begge vises sammen på kundens aktivitetstidslinje, og alle filer på tværs af din virksomhed er samlet ét sted på Filer-siden.
Hvad du kan gøre med filer: - Vedhæfte dokumenter og billeder til kundenoter - Uploade selvstændige filer direkte til en kunde - Gennemse alle filer i din virksomhed fra en enkelt Filer-side - Søge efter filer på navn, downloade dem og slette dem, du ikke længere har brug for - Følge med i, hvor meget af din lagringskvote du har brugt
Træk og slip eller vælg filer for at vedhæfte til en kunde
Hver fil er knyttet til en kunde for et tydeligt papirspor
Find enhver fil på tværs af din virksomhed på navn på Filer-siden
En bjælke for brugt / samlet lagring viser, hvor meget plads der er tilbage
- Brug filer til at holde underskrevne tilbud, kvitteringer og kontrakter sammen med den kunde, de hører til
- Slet filer, du ikke længere har brug for, for at frigøre plads i din abonnementskvote
Upload & administrér filer
Filer uploades fra en kundes detaljeside i afsnittet Aktivitet. Du kan enten vedhæfte filer til en note eller uploade dem som selvstændige filer på kundens tidslinje.
Vedhæft filer til en note: 1. Åbn en kunde og find afsnittet Aktivitet 2. Klik på "Tilføj note" 3. Skriv din note (valgfrit) og klik på "Vedhæft" for at vælge filer, eller træk filer ind på området 4. Klik på "Tilføj note" for at gemme noten sammen med dens vedhæftninger
Upload selvstændige filer: 1. Åbn en kundes afsnit Aktivitet 2. Træk filer direkte ind på tidslinjen (uden at åbne noteformularen) 3. Filerne uploades og vises som deres egne tidslinjeposter
Tilladte filtyper: - PDF-dokumenter - Billeder (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-dokumenter (.doc, .docx) - Excel-regneark (.xls, .xlsx) - CSV- og almindelige tekstfiler
Filer-siden (åbn den via linket "Vis alle filer" i lagringsafsnittet under Indstillinger → Fakturering) viser alle filer på tværs af din virksomhed, nyeste først. Herfra kan du: - Søge efter filer på navn - Downloade en fil (åbner et sikkert, tidsbegrænset link) - Slette en fil (med en bekræftelsesdialog) - Se hvilken kunde hver fil tilhører, eller om det er en selvstændig fil
Sletning af en fil fjerner den fra både lagring og fillisten og frigør straks den plads i din kvote.
Trin
- 1
Åbn en kunde
Gå til Kunder og åbn den kunde, du vil vedhæfte filer til.
- 2
Tilføj filer
I afsnittet Aktivitet skal du klikke på "Tilføj note" og derefter "Vedhæft", eller trække filer direkte ind på tidslinjen.
- 3
Gem
Gem noten med dens vedhæftninger, eller lad selvstændige filer uploade ved slip.
- 4
Administrér senere
Brug Filer-siden til at søge, downloade eller slette enhver fil på tværs af din virksomhed.
- Hver enkelt fil kan være op til 20 MB
- Træk og slip flere filer på én gang — de uploades alle sammen
- Filer, der er vedhæftet en note, slettes automatisk, hvis du sletter den note
- Downloads åbnes gennem et sikkert, tidsbegrænset link i stedet for en permanent offentlig URL
- Sletning af en fil er permanent og kan ikke fortrydes
- Filer større end 20 MB eller af en ikke-understøttet type afvises før upload
Lagringskvote & grænser
Hvert abonnement inkluderer en fast mængde fillagring. Den samlede størrelse af alle dine uploadede filer tæller med i denne kvote.
Lagring efter abonnement:
Starter: 100 MB samlet fillagring Pro: 5 GB samlet fillagring Lifetime: 10 GB samlet fillagring
Filer-siden viser en forbrugsbjælke med, hvor meget lagring du har brugt ud af dit samlede. Indikatoren bliver ravgul, når du passerer 75 %, og rød, når du passerer 90 %, så du får en tydelig advarsel, før du løber tør for plads.
Grænse pr. fil: Uanset abonnement kan hver enkelt fil være op til 20 MB. Kvoten ovenfor er den samlede sum på tværs af alle dine filer.
Frigør plads: Slet filer, du ikke længere har brug for, fra Filer-siden eller en kundes tidslinje. Plads genvindes straks, så du kan fortsætte med at uploade uden at skifte abonnement.
Se brugt vs. samlet lagring med et blik på Filer-siden
Bjælken bliver ravgul ved 75 % og rød ved 90 % brugt
Sletning af filer frigør kvote med det samme
Opgradér dit abonnement for en større lagringskvote
Starter
€19
/md.
- 100 MB fillagring
- Op til 20 MB pr. fil
- Vedhæft filer til kunder & noter
Pro
€49
/md.
- 5 GB fillagring
- Op til 20 MB pr. fil
- Vedhæft filer til kunder & noter
Lifetime
€499
engangsbetaling
- 10 GB fillagring
- Op til 20 MB pr. fil
- Vedhæft filer til kunder & noter
Hvad sker der, når jeg når min lagringsgrænse?
Uploads, der ville skubbe dig over din kvote, blokeres. Appen advarer dig før upload, og grænsen håndhæves også direkte i databasen som en hård blokering, så filer over kvoten aldrig gemmes. Slet filer for at frigøre plads, eller opgradér til et abonnement med en større kvote.
Frigør sletning af en fil plads med det samme?
Ja. Fjernelse af en fil fra Filer-siden eller en kundetidslinje genvinder straks den plads i din kvote, så du kan uploade igen uden forsinkelse.
Er der en grænse for størrelsen på en enkelt fil?
Hver enkelt fil kan være op til 20 MB. Din abonnementskvote (100 MB, 5 GB eller 10 GB) er den samlede sum på tværs af alle filer.
- Når din lagring er fuld, blokeres nye uploads, indtil du sletter filer eller opgraderer dit abonnement
- Blokeringen ved overskreden kvote håndhæves på databaseniveau, så den kan ikke omgås — selv en upload, der slipper forbi tjekket i appen, afvises og rulles tilbage
Vedhæft filer til kunder
Filer i Invotify er altid knyttet til en kunde — der er ingen separat filvedhæftning på fakturaer eller tilbud. I stedet holder du en kundes understøttende dokumenter (underskrevne tilbud, kontrakter, kvitteringer, fotos) på den kundes register, hvor de forbliver sammen med de relaterede noter og historik.
To måder, filer vedhæftes en kunde på:
Vedhæftet en note: Når du tilføjer en note i en kundes afsnit Aktivitet, kan du vedhæfte en eller flere filer til den. Filerne vises som chips under noteteksten, så dokumentet og dets kontekst lever sammen.
Selvstændige filer: Du kan også slippe filer direkte ind på en kundes tidslinje uden at skrive en note. Disse vises som deres egne poster, dateret ligesom enhver anden aktivitet.
Hvor du finder en kundes filer: - På kundens detaljeside, i aktivitetstidslinjen (noter med vedhæftninger + selvstændige filer) - På Filer-siden, hvor kundens navn vises ved siden af hver af deres filer
Tilladelser: Enhver i dit team med tilladelse til at administrere kunder kan slette filer. Dette holder kundedokumenter under samme adgangskontrol som resten af kundens register.
- Vedhæft et underskrevet tilbud eller en kontrakt til en note, så dokumentet og samtalen forbliver sammen
- Brug kolonnen med kundenavn på Filer-siden til hurtigt at se, hvilken kunde en fil tilhører
- Selvstændige uploads er gode til hurtige drop som en scannet kvittering, hvor ingen kommentar er nødvendig
- Filer kan ikke vedhæftes direkte til en faktura eller et tilbud — vedhæft dem til den relaterede kunde i stedet
- Sletning af en note sletter også alle filer, der er vedhæftet den note