Filer og lagring

Med fillagringen vedhæfter du kvitteringer, kontrakter, underskrevne tilbud og fotos til dine kunder og opbygger dermed fuld dokumentation for hvert forretningsforhold. Filer gemmes sikkert og tæller med i din abonnementskvote.

Hver uploadet fil er tilknyttet en kunde. Du kan vedhæfte filer til en kundenotat (f.eks. et underskrevet tilbud sammen med en kommentar) eller uploade dem som selvstændige filer. Begge vises samlet i kundens aktivitetstidslinje, og alle virksomhedens filer listes ét sted på Filer-siden.

Hvad du kan gøre med filer: - Vedhæfte dokumenter og billeder til kundenoter - Uploade selvstændige filer direkte hos en kunde - Gennemse alle virksomhedens filer via en central Filer-side - Søge efter filer ved navn, downloade dem og slette dem, når de ikke længere er nødvendige - Spore, hvor meget af din lagringskvote der er brugt

Filer uploades på en kundes detaljeside i Aktivitet-afsnittet. Du kan enten vedhæfte filer til en notat eller uploade dem som selvstændige filer i kundens tidslinje.

Vedhæft filer til en notat: 1. Åbn en kunde og find Aktivitet-afsnittet 2. Klik på "Tilføj notat" (Add note) 3. Skriv din notat (valgfrit) og klik på "Vedhæft" (Attach) for at vælge filer, eller træk filer til området 4. Klik på "Tilføj notat" (Add note) for at gemme notaten med dens vedhæftninger

Upload selvstændige filer: 1. Åbn en kundes Aktivitet-afsnit 2. Træk filer direkte til tidslinjen (uden at åbne notat-formularen) 3. Filerne uploades og vises som egne poster i tidslinjen

Tilladte filtyper: - PDF-dokumenter - Billeder (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-dokumenter (.doc, .docx) - Excel-regneark (.xls, .xlsx) - CSV- og ren tekstfiler

Filer-siden (tilgås via "Vis alle filer" (View all files)-linket i lagringsafsnittet under Indstillinger → Fakturering (Settings → Billing)) lister alle virksomhedens filer, nyeste først. Herfra kan du: - Søge efter filer ved navn - Downloade en fil (åbner et sikkert, tidsbegrænset link) - Slette en fil (med bekræftelsesdialog) - Se, hvilken kunde en fil tilhører, eller om det er en selvstændig fil

Sletning fjerner filen både fra lageret og fillisten, og den brugte plads frigives straks i din kvote.

Hvert abonnement inkluderer en fast mængde fillagring. Den samlede størrelse af alle uploadede filer tæller med i denne kvote.

Lagring pr. abonnement:

Starter: 100 MB fillagring i alt Pro: 5 GB fillagring i alt Lifetime: 10 GB fillagring i alt

Filer-siden viser en brugsindikator med den brugte andel af din samlede lagerkapacitet. Indikatoren bliver gul, når du overstiger 75 %, og rød fra 90 % — du advares tydeligt, inden pladen løber tør.

Grænse pr. fil: Uanset abonnement må hver enkelt fil fylde op til 20 MB. Kvoten ovenfor er den samlede grænse for alle dine filer.

Frigiv lagerplads: Slet unødvendige filer via Filer-siden eller en kundes tidslinje. Pladsen frigives straks, så du kan fortsætte med at uploade uden at skifte abonnement.

Filer er i Invotify altid tilknyttet en kunde — der er ingen separate filvedhæftninger til fakturaer eller tilbud. I stedet opbevarer du en kundes ledsagedokumenter (underskrevne tilbud, kontrakter, kvitteringer, fotos) i kundeakten, hvor de forbliver sammen med tilhørende noter og historik.

To måder, filer tilknyttes en kunde:

Vedhæftet en notat: Når du tilføjer en notat i en kundes Aktivitet-afsnit, kan du vedhæfte en eller flere filer til den. Filerne vises som chips under notatteksten, så dokumentet og dets kontekst hører sammen.

Selvstændige filer: Du kan også trække filer direkte til en kundes tidslinje uden at skrive en notat. De vises som egne poster, dateret som enhver anden aktivitet.

Hvor du finder en kundes filer: - På kundens detaljeside i aktivitetstidslinjen (noter med vedhæftninger + selvstændige filer) - På Filer-siden, hvor den tilknyttede kundes navn vises ved siden af hver fil

Tilladelser: Ethvert teammedlem med tilladelse til kundeadministration kan slette filer. Kundedokumenter er dermed underlagt samme adgangskontrol som resten af kundeakten.