E-fakturering og compliance

Invotify hjælper dig med at opfylde to moderne krav på én gang: maskinlæsbare strukturerede e-fakturaer til B2B- og myndighedsfakturering samt fuld kontrol over dine egne data i henhold til GDPR.

Strukturerede e-fakturaer (Pro): Ud over det sædvanlige PDF kan Invotify generere en standardkonform XML-version af enhver faktura. Du downloader XML-filen og sender eller indberetter den, hvor din køber eller skattemyndighed kræver det. Tre formater understøttes: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) og Peppol BIS 3.0.

Data og privatliv (alle abonnementer): Enhver konto kan eksportere sine data — som direkt brugbare CSV-filer til din revisor eller som et komplet JSON-arkiv — og permanent slette kontoen, hvis den ikke længere er nødvendig.

E-fakturaeksport er en Pro-funktion (også inkluderet i Lifetime). Dataeksport og kontosletning er tilgængelige i alle abonnementer — og det komplette JSON-arkiv samt kontosletning virker selv, hvis dit abonnement er udløbet.

Invotify genererer tre strukturerede e-fakturaformater. Alle tre oprettes fra de samme fakturaoplysninger, så du kan vælge det format, din modtager eller jurisdiktion kræver.

UBL 2.1: OASIS-standarden Universal Business Language. Bredt accepteret i EU og det mest gængse udgangspunkt for strukturerede e-fakturaer.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, tilpasset EN 16931. Dette er formatet bag XRechnung (Tyskland) og Factur-X (Frankrig) — vælg CII, når du fakturerer tyske eller franske offentlige ordregivere og mange B2B-modtagere.

Peppol BIS 3.0: En profil af UBL 2.1 med Peppol-specifikke metadata — CustomizationID og ProfileID samt obligatoriske EndpointID-identifikatorer for både leverandør og køber. Brug dette format, når din modtager eksplicit kræver en Peppol-faktura.

Vigtigt — Invotify genererer filen men transmitterer den ikke. Peppol-eksport genererer et gyldigt Peppol BIS 3.0 XML-dokument. For faktisk levering via Peppol-netværket skal du bruge en Peppol Access Point-udbyder (f.eks. Pagero, Basware eller Storecove). Invotify leverer XML'en til dig; afsendelse eller upload er dit sidste trin.

Du eksporterer en e-faktura fra en enkelt faktura. Eksporten downloader en .xml-fil navngivet efter fakturanummer og format (f.eks. INV-001-ubl.xml).

Dette er en Pro-funktion og er udelukkende tilgængelig for fakturaer — tilbud kan ikke eksporteres som e-fakturaer.

Peppol-fakturaer identificerer hver part via en Peppol-deltagridentifikator kaldet EndpointID. På leverandørsiden stammer denne identifikator fra din virksomheds PEPPOL ID, som du angiver én gang i indstillingerne.

Angiv kun nummeret på din registrerede deltagridentifikator — f.eks. 1234567890123 — og Invotify anvender automatisk GLN-skemaet (0088), når det skriver leverandørens EndpointID på hver Peppol BIS 3.0-eksport. Foranstil ikke skemakoden selv. Lades feltet tomt, falder Invotify tilbage på din virksomheds-e-mail som endepunkt, hvilket de fleste Peppol-modtagere ikke accepterer.

Dit PEPPOL ID er en del af din virksomhedsprofil og deles dermed på tværs af virksomheden og genbruges på hver Peppol-eksport — du angiver det ikke pr. faktura.

Invotify giver dig fuld adgang til dine egne data — i overensstemmelse med GDPR's ret til dataportabilitet (artikel 20). Der er to komplementære måder at eksportere dine data på, tilgængelige i alle abonnementer.

CSV-eksporter (til din revisor): Download fokuserede tabeller, som du kan åbne i Excel, Numbers eller ethvert regnskabsværktøj. De befinder sig, hvor dataene bor, og kræver et aktivt abonnement: - Kunder — eksporteres fra kundesiden ("Eksporter CSV" (Export CSV)): navn, e-mail, telefon, CVR-nummer, fuld adresse og oprettelsesdato. - Fakturaer — eksporteres fra fakturalisten: fakturanummer, status, datoer, kunde, valuta, subtotal, skat, rabat, totaler, betalt beløb, betalingsudbyder/-status og noter. Du kan filtrere efter datointerval og status.

Komplet JSON-arkiv (fuldt backup): En enkelt struktureret JSON-fil med alt, du har adgang til — din konto og virksomhedsprofil, kunder, alle dokumenter (fakturaer, tilbud, kreditnotaer, udgifter), skabeloner, tilbagevendende planer, betalinger og skatteskabeloner, bankforbindelser, produkter og lagerbevægelser, kundefiler og -noter samt en revisionslog. Feltnavne er benævnt, så arkivet er læsbart og ikke afslører interne databasedetaljer. Arkivet downloades under "Indstillinger → Privatliv og data" (Settings → Privacy & Data) og virker selv, hvis dit abonnement er udløbet.

Når du ikke længere har brug for Invotify, kan du slette din konto permanent — i overensstemmelse med GDPR's ret til sletning (artikel 17). Dette er tilgængeligt i alle abonnementer.

Sletning er uigenkaldelig. For at forhindre fejltagelser skal du skrive præcis sætningen DELETE MY ACCOUNT for at bekræfte. Efter bekræftelse vil Invotify: 1. Opsige eventuelle aktive abonnementer (efter bedste evne). 2. Slette dine virksomhedsdata og virksomhedsoptegnelsen (hvis du er ejer). 3. Slette dine personlige data, profil og login. 4. Fjerne dine uploadede filer fra lageret. 5. Logge dig ud.

Er du medlem af en virksomhed, du ikke ejer, fjerner kontosletning dit medlemskab men lader virksomheden og dens data forblive intakte for det resterende team.