Kunder
Administrer din kundedatabase og dine kontaktoplysninger
Overblik over kundeadministration
Din kundedatabase er central for effektiv fakturering. Ved at vedligeholde nøjagtige kundeoplysninger kan du hurtigt oprette fakturaer med automatisk udfyldte informationer og følge dine forretningsforbindelser over tid.
Fordele ved kundeadministration: - Hurtig fakturaoprettelse med automatisk udfyldning med ét klik - Ensartede kundeoplysninger på tværs af alle dokumenter - Se den fulde fakturahistorik for hver kunde - Hold styr på kundernes kontaktoplysninger og forretningsinformationer - Dokumenter kan vises på kundens sprog, så hver klient læser fakturaer og tilbud på sit foretrukne sprog - Validering af EU-momsnummer (VIES) med automatisk udfyldning af firmanavn og adresse - Interne noter og filvedhæftninger gemt pr. kunde - Organiser kontakter med søgning og sortering
Alle de kundefunktioner, der er beskrevet her, er tilgængelige på alle abonnementer.
Central opbevaring af alle kundeoplysninger
Se alle fakturaer og tilbud for hver kunde
Vis hver klients fakturaer og tilbud på deres foretrukne sprog
Validér EU-momsnumre (VIES) og udfyld automatisk firmanavn og adresse
Tilføj kunder
Du kan tilføje kunder fra Kunder-siden eller direkte, mens du opretter en faktura eller et tilbud.
Felter med kundeoplysninger:
Påkrævet: - Navn (person- eller firmanavn) - E-mail (til afsendelse af fakturaer og tilbud)
Valgfrit: - Type (Kunde eller Lead — hold styr på potentielle kunder adskilt fra aktive klienter) - Kontaktnavn (konkret kontaktperson i en virksomhed) - Telefonnummer - Skattenummer (lokalt registreringsnummer) - Momsnummer (EU-moms — valideres mod VIES, mens du skriver) - Gadeadresse - By - Stat / region - Postnummer - Land
Momsvalidering og automatisk udfyldning: Når du indtaster et EU-momsnummer, validerer Invotify det i realtid mod Europa-Kommissionens VIES-database. Et gyldigt nummer bekræftes med et grønt flueben; et ugyldigt markeres, før du gemmer. Ved en vellykket opslag udfyldes det registrerede firmanavn og adressen automatisk i de felter, du har ladet stå tomme — så du kan oprette en fuldstændig B2B-kunde alene ud fra et momsnummer.
Tilføj fra Kunder-siden: 1. Gå til Kunder i sidemenuen 2. Klik på knappen "Tilføj kunde" 3. Udfyld kundeoplysningerne 4. Klik på Gem
Tilføj, mens du opretter en faktura: 1. I fakturaeditorens "Faktureres til"-afsnit skal du skifte til "Tilføj kunde" 2. Udfyld de minimumskrævede felter (navn og e-mail) 3. Gem — kunden gemmes på din kundeliste og vælges automatisk til fakturaen
- Angiv altid e-mailadresser til levering af fakturaer
- Tilføj skattenumre for B2B-kunder af hensyn til korrekt skattedokumentation
- Fuldstændige adresser får dine fakturaer til at se mere professionelle ud
- Brug ensartede navnekonventioner for nem søgning
- Tilføj kontaktnavne, når du fakturerer virksomheder, for at personliggøre kommunikationen
Administrer kunder
Kundelisten giver værktøjer til at søge, sortere og administrere din kundedatabase effektivt.
Listefunktioner: - Søg på tværs af navn, e-mail og telefonnummer - Sortér efter navn, e-mail, telefon eller placering (klik på kolonneoverskrifterne) - Filtrér efter type (Kunder eller Leads) - Sideinddeling (10 kunder pr. side) - Multivalg med massesletning (Shift-klik for at vælge et interval) - Hurtige handlinger for hver kunde
Kundehandlinger: - Vis - Åbn kundedetaljesiden med fuld profil og historik - Rediger - Ændr kundeoplysninger - Slet - Fjern kunde (med bekræftelsesdialog)
Kundedetaljeside: Hver kunde har en dedikeret side, der viser: - Fuldstændige kontaktoplysninger (navn, kontaktperson, e-mail, telefon, skattenummer, momsnummer) - Fuldstændig forretningsadresse - Omsætningsstatistik for kunden (i år, sidste år, gennemsnitlig faktura, forventet) - Alle fakturaer knyttet til kunden (nummer, dato, beløb, status) - Et aktivitetsområde til interne noter og filvedhæftninger, der gemmes på kunden - En generator til kundekontoudtog — vælg et datointerval for at lave en PDF med løbende saldo - Hurtige handlinger (rediger, slet, opret ny faktura for denne kunde)
Kundefiler: Filvedhæftninger ligger i kundens aktivitetsområde og tæller med i din kontos kvote for fillagring. Se afsnittet Filer for lagringsgrænser og understøttede filtyper.
Find kunder efter navn, e-mail eller telefonnummer
Sortér efter navn, e-mail, telefon eller placering; filtrér Kunder vs. Leads
Se fuldstændig kundeprofil og hele fakturahistorikken
Generér en PDF med løbende saldo for ethvert datointerval
Bedste praksis
Følg denne bedste praksis for at holde din kundedatabase ren og brugbar.
Datakvalitet: - Bekræft e-mailadresser, før du gemmer, for at sikre levering af fakturaer - Brug ensartet formatering af telefonnumre - Angiv fuldstændige adresser for alle erhvervskunder - Opdater oplysningerne, når kunder informerer dig om ændringer
Organisering: - Brug firmanavne for B2B-kunder - Brug fulde navne for privatkunder - Tilføj kontaktnavne for at skelne mellem personer i samme virksomhed - Hold skattenumre opdaterede af hensyn til compliance
Vedligeholdelse: - Gennemgå og opdater kundeoplysninger regelmæssigt - Fjern dubletter ved hjælp af søgefunktionen - Eksportér kundedata som CSV fra Kunder-siden (Eksportér CSV), eller som en del af det fulde JSON-arkiv via Indstillinger → Privatliv & data
- Send en test-e-mail for at bekræfte kundernes e-mailadresser, før du sender rigtige fakturaer
- For EU-B2B-klienter skal du indtaste momsnummeret først og lade VIES udfylde firmanavn og adresse automatisk
- Vælg dokumentsproget i faktura- eller tilbudseditoren, så hver klient læser det på sit eget sprog
- Brug søgefunktionen for at undgå at oprette dublerede kunder
- Fuldstændige adresser hjælper med skattecompliance og et professionelt udseende