Kunder
Administrér din kundedatabase og kontaktoplysninger
Oversigt over kundeadministration
Din kundedatabase er central for effektiv fakturering. Ved at vedligeholde præcise kundeoplysninger kan du hurtigt oprette fakturaer med automatisk udfyldte oplysninger og følge dine forretningsrelationer over tid.
Fordele ved kundeadministration: - Hurtig fakturaoprettelse med automatisk udfyldning med ét klik - Ensartede kundeoplysninger på tværs af alle dokumenter - Se kundens fulde fakturahistorik - Hold styr på kundens kontaktoplysninger og virksomhedsoplysninger - Dokumenter kan vises på kundens sprog, så hver kunde læser fakturaer og tilbud på det foretrukne sprog - Validering af EU-moms (VIES) med automatisk udfyldning af virksomhedsnavn og adresse - Interne noter og filvedhæftninger gemmes pr. kunde - Organisér kontakter med søgning og sortering
Alle de kundefunktioner, der beskrives her, er tilgængelige på alle abonnementer.
Centraliseret lagring af alle kundeoplysninger
Se alle fakturaer og tilbud for hver kunde
Vis hver kundes fakturaer og tilbud på det foretrukne sprog
Validér EU-momsnumre (VIES) og udfyld automatisk virksomhedsnavn og adresse
Tilføj kunder
Du kan tilføje kunder fra kundesiden eller direkte, mens du opretter en faktura eller et tilbud.
Felter med kundeoplysninger:
Påkrævet: - Navn (privatperson eller virksomhedsnavn) - E-mail (til afsendelse af fakturaer og tilbud)
Valgfrit: - Type (Kunde eller Emne — hold styr på potentielle kunder adskilt fra aktive kunder) - Kontaktnavn (enkelt kontaktperson i en virksomhed) - Telefonnummer - Skatte-id (lokalt registreringsnummer) - Momsnummer (EU-moms — valideres mod VIES, mens du skriver) - Gadeadresse - By - Region / Provins - Postnummer - Land
Momsvalidering og automatisk udfyldning: Når du indtaster et EU-momsnummer, validerer Invotify det mod Europa-Kommissionens VIES-database i realtid. Et gyldigt nummer bekræftes med et grønt flueben; et ugyldigt markeres, før du gemmer. Ved et vellykket opslag udfyldes det registrerede virksomhedsnavn og adressen automatisk i de felter, du har ladet stå tomme — så du kan oprette en komplet B2B-kunde alene ud fra et momsnummer.
Tilføj fra kundesiden: 1. Gå til Kunder i sidemenuen 2. Klik på knappen "Tilføj kunde" 3. Udfyld kundeoplysningerne 4. Klik på Gem
Tilføj, mens du opretter en faktura: 1. I afsnittet Faktureres til i fakturaeditoren skal du skifte til "Tilføj kunde" 2. Udfyld de mindst påkrævede felter (navn og e-mail) 3. Gem — kunden gemmes på din kundeliste og vælges automatisk til fakturaen
- Inkludér altid e-mailadresser til fakturalevering
- Tilføj skatte-id for B2B-kunder for korrekt skattedokumentation
- Komplette adresser får dine fakturaer til at se mere professionelle ud
- Brug ensartede navngivningskonventioner for nem søgning
- Tilføj kontaktnavne ved fakturering af virksomheder for at personliggøre kommunikationen
Administrér kunder
Kundelisten indeholder værktøjer til at søge, sortere og administrere din kundedatabase effektivt.
Listefunktioner: - Søg på tværs af navn, e-mail og telefonnummer - Sortér efter navn, e-mail, telefon eller placering (klik på kolonneoverskrifterne) - Filtrér efter type (Kunder eller Emner) - Sideinddeling (10 kunder pr. side) - Multivalg med massesletning (Shift-klik for at vælge et interval) - Hurtige handlinger for hver kunde
Kundehandlinger: - Vis - Åbn kundens detaljeside med fuld profil og historik - Redigér - Ændr kundeoplysninger - Slet - Fjern kunde (med bekræftelsesdialog)
Kundens detaljeside: Hver kunde har en dedikeret side, der viser: - Fulde kontaktoplysninger (navn, kontaktperson, e-mail, telefon, skatte-id, momsnummer) - Komplet virksomhedsadresse - Omsætningsstatistik for kunden (i år, sidste år, gennemsnitlig faktura, forventet) - Alle fakturaer tilknyttet kunden (nummer, dato, beløb, status) - Et aktivitetsområde til interne noter og filvedhæftninger, der gemmes på kunden - En generator til kontoudtog — vælg et datointerval for at oprette en PDF med løbende saldo - Hurtige handlinger (redigér, slet, opret ny faktura for denne kunde)
Kundefiler: Filvedhæftninger findes i kundens aktivitetsområde og tæller med i din kontos fillagringskvote. Se afsnittet Filer for lagringsgrænser og understøttede filtyper.
Find kunder efter navn, e-mail eller telefonnummer
Sortér efter navn, e-mail, telefon eller placering; filtrér Kunder mod Emner
Se den komplette kundeprofil og hele fakturahistorikken
Opret en PDF med løbende saldo for et vilkårligt datointerval
Bedste praksis
Følg disse bedste praksisser for at holde en ren og brugbar kundedatabase.
Datakvalitet: - Verificér e-mailadresser, før du gemmer, for at sikre fakturalevering - Brug ensartet formatering af telefonnumre - Inkludér fulde adresser for alle erhvervskunder - Opdatér oplysninger, når kunder informerer dig om ændringer
Organisering: - Brug virksomhedsnavne for B2B-kunder - Brug fulde navne for privatkunder - Tilføj kontaktnavne for at skelne mellem personer i samme virksomhed - Hold skatte-id'er ajour af hensyn til overholdelse
Vedligeholdelse: - Gennemgå og opdatér kundeoplysninger regelmæssigt - Fjern dubletter ved hjælp af søgefunktionen - Eksportér kundedata som CSV fra kundesiden (Eksportér CSV), eller som en del af det fulde JSON-arkiv via Indstillinger → Privatliv & data
- Send en test-e-mail for at verificere kundernes e-mailadresser, før du sender rigtige fakturaer
- For EU-B2B-kunder skal du indtaste momsnummeret først og lade VIES udfylde virksomhedsnavn og adresse automatisk
- Vælg dokumentsproget i faktura- eller tilbudseditoren, så hver kunde læser det på sit sprog
- Brug søgefunktionen for at undgå at oprette dubletkunder
- Komplette adresser hjælper med skatteoverholdelse og et professionelt udseende