Kreditnotaer

En kreditnota er et dokument, du udsteder til en kunde for at reducere eller annullere et beløb, kunden skylder fra en tidligere faktura. Brug kreditnotaer, når:

• En kunde returnerer et produkt
• Du skal rette en overfakturering på en betalt eller ubetalt faktura
• Du vil afskrive en udestående saldo helt eller delvist
• Du har aftalt en rabat efter den oprindelige faktura blev udstedt
• Du skal dokumentere en refusion, der er behandlet uden for Invotify

Hvorfor kreditnotaer er vigtige: Kreditnotaer er den bogholderimæssigt anerkendte måde at justere en faktura på efter udstedelse. De omskriver ikke fortiden — den oprindelige faktura forbliver præcis som den er — men dokumenterer rettelsen som et separat bilag med sit eget nummer og dato. Dette holder dine bøger revisionsklar og din kundes kontooversigt letforståelig.

Kreditnotaer vs. at redigere fakturaer: Mens en faktura stadig er i kladde, kan du redigere den direkte. Når en faktura er sendt eller markeret som betalt, er den del af dine finansielle optegnelser — du bør udstede en kreditnota frem for at ændre den. Invotify tillader begge dele, men for sendte eller betalte fakturaer er kreditnotaer den anbefalede tilgang.

Kreditnotaer oprettes i Invotify ud fra en eksisterende faktura — så hver kreditnota er knyttet til det dokument, den retter. Du starter på kreditnotasiden, vælger fakturaen, og resten udfyldes automatisk.

Opret en kreditnota: 1. Gå til kreditnotasiden 2. Klik på "Ny kreditnota" (New credit note) 3. Vælg den faktura, du vil kreditere 4. Dine linjer indlæses med den mængde, der stadig kan krediteres pr. linje 5. Hak de ønskede linjer af — alle for en fuld kredit eller individuelle for en delvis kredit 6. Juster den krediterede mængde pr. linje, hvis du kun vil kreditere en del af en linje 7. Angiv en grund og eventuelle noter (stærkt anbefalet til revisionssporet) 8. Gem som kladde og udsted kreditnotaen, når du er klar

Kunde, valuta og skatteoplysninger overføres automatisk fra fakturaen. Du kan ikke kreditere mere pr. linje, end der endnu ikke er krediteret — Invotify blokerer overkreditering.

Kreditnota-PDF'en: Hver kreditnota genererer et rent standard-PDF tydeligt mærket "CREDIT NOTE", så der ikke er risiko for forveksling med en faktura. Den lister de krediterede linjer, den samlede kredit og dine virksomhedsoplysninger og inkluderer den grund, du har angivet.

Kreditnotaer gennemgår fire statusser fra oprettelse til afvikling. At forstå dem giver dig et øjeblikkeligt overblik over, hvilke kreditnotaer der er virksomme, og hvilke der blot er kladder.

Da kreditnotaer oprettes til en faktura, sker anvendelsen stort set automatisk.

Anvendt på den tilknyttede faktura ved udstedelse Når du udsteder en kreditnota knyttet til en faktura, reducerer Invotify straks den pågældende fakturas udestående saldo med kreditnotabeløbet. Lød fakturaen på €1.000 og kreditnotaen på €400, viser fakturaen nu €600 som skyldig. Når kreditnotaen når eller overstiger det udestående beløb, markeres fakturaen som betalt. Et separat "Anvend"-trin er ikke nødvendigt — udstedelse er anvendelse.

Status "Anvendt" er en manuel markering At markere en kreditnota som Anvendt (fra status Udstedt) er en bogholderimæssig note, der registrerer, at kreditnotaen er fuldt håndteret — f.eks. efter en refusion er behandlet. Den ændrer ikke i sig selv en fakturas saldo; saldobesparelsen skete allerede ved udstedelse.

Refusioner sker uden for Invotify En kreditnota er et dokument, ikke en pengeoverførsel. Hvis du skal tilbagebetale kunden, behandles refusionen via din sædvanlige kanal — Stripe, en bankoverførsel eller kontant — og kreditnotaen markeres som Anvendt, når refusionen er behandlet. Invotify igangsætter ikke refusioner hos en betalingsudbyder på dine vegne.

Annullering fortryder saldobesparelsen Hvis du annullerer en kreditnota, der er knyttet til en faktura, gendanner Invotify den pågældende fakturas udestående saldo med det krediterede beløb — fakturaen viser igen, hvad der reelt skyldes.