Kreditnotaer

En kreditnota er et dokument, du udsteder til en kunde for at reducere eller tilbageføre et beløb, kunden skylder på en tidligere faktura. Brug kreditnotaer, når:

• En kunde returnerer et produkt
• Du skal rette en for høj opkrævning på en betalt eller ubetalt faktura
• Du vil afskrive en del af eller hele et udestående beløb
• Du har aftalt en rabat, efter den oprindelige faktura blev udstedt
• Du skal dokumentere en refusion, du har behandlet uden for Invotify

Hvorfor kreditnotaer er vigtige: Kreditnotaer er den revisorgodkendte måde at justere en faktura på, efter den er udstedt. De omskriver ikke historikken – den oprindelige faktura forbliver nøjagtigt, som den var – de dokumenterer blot rettelsen på sit eget bilag med sit eget nummer og sin egen dato. Dette holder dit regnskab revisionsklart og din kundes kontoudtog tydeligt.

Kreditnotaer vs. redigering af fakturaer: Hvis en faktura stadig er en kladde, kan du redigere den direkte. Når en faktura er sendt eller markeret som betalt, er den en del af dit regnskabsmæssige bilag – du bør udstede en kreditnota i stedet for at ændre den. Invotify lader dig gøre begge dele, men kreditnotaer er den anbefalede vej for sendte eller betalte fakturaer.

Kreditnotaer i Invotify oprettes ud fra en eksisterende faktura – dette holder hver kredit knyttet til det dokument, den retter. Du starter på siden Kreditnotaer, vælger fakturaen, og resten udfyldes automatisk.

Oprettelse af en kreditnota: 1. Gå til siden Kreditnotaer 2. Klik på "Ny kreditnota" 3. Vælg den faktura, du vil kreditere 4. Dens varelinjer indlæses med den mængde, der stadig kan krediteres på hver linje 5. Markér de linjer, der skal inkluderes – alle for en fuld kredit eller specifikke for en delvis kredit 6. Justér den krediterede mængde pr. linje, hvis du kun krediterer en del af en vare 7. Tilføj en årsag og eventuelle noter (stærkt anbefalet for revisionsspor) 8. Gem som kladde, og udsted den så, når du er klar

Kunden, valutaen og momsdetaljerne kommer fra fakturaen automatisk. Du kan ikke kreditere mere, end hvad der resterer ukrediteret på hver linje – Invotify blokerer overkreditering.

Kreditnota-PDF’en: Hver kreditnota producerer en ren, standardiseret PDF tydeligt overskrevet "CREDIT NOTE", så der ikke er forveksling med en faktura. Den oplister de krediterede linjer, den samlede kredit og dine virksomhedsoplysninger og bærer den årsag, du har indtastet.

Kreditnotaer bevæger sig gennem fire statusser fra oprettelse til afregning. At forstå dem hjælper dig med at følge, hvilke krediter der er aktive, og hvilke der blot er kladder.

Fordi kreditnotaer oprettes mod en faktura, er det at anvende en for det meste automatisk.

Anvendt på den tilknyttede faktura ved udstedelse Når du udsteder en kreditnota, der er knyttet til en faktura, reducerer Invotify straks den fakturas udestående saldo med kreditbeløbet. Hvis fakturaen var på €1.000, og kreditnotaen er på €400, viser fakturaen nu €600 skyldigt. Hvis kreditten svarer til eller overstiger det udestående beløb, markeres fakturaen som betalt. Du tager ikke et separat "anvend"-trin – udstedelsen er det, der anvender den.

Statussen "Anvendt" er en manuel markering At markere en kreditnota som Anvendt (fra statussen Udstedt) er et bogføringsflag, du sætter for at registrere, at kreditten er fuldt afsluttet – for eksempel efter at en refusion er gået igennem. Det ændrer ikke i sig selv nogen fakturasaldo; saldoændringen skete allerede ved udstedelsen.

Refusioner håndteres uden for Invotify En kreditnota er et dokument, ikke en pengeoverførsel. Hvis du skylder kunden penge tilbage, skal du behandle refusionen via din sædvanlige kanal – Stripe, en bankoverførsel eller kontanter – og markere kreditnotaen som Anvendt, når den er gået igennem. Invotify sender ikke refusioner til en betalingsudbyder på dine vegne.

Annullering tilbagefører saldoændringen Hvis du annullerer en kreditnota, der var knyttet til en faktura, gendanner Invotify den fakturas udestående saldo med det krediterede beløb, så fakturaen går tilbage til at vise, hvad der reelt skyldes.