Banksynkronisering og afstemning

Banksynkroniseringen forbinder din virksomheds bankkonto med Invotify via Plaid, henter dine transaktioner ind og matcher indgående betalinger med åbne fakturaer — så allerede betalte fakturaer markerer sig selv som betalt. Funktionen fjerner behovet for manuel afstemning.

Hvad banksynkroniseringen gør: - Forbinder din bank sikkert via Plaids hostede loginflow - Henter nye transaktioner automatisk én gang om dagen ind i Invotify - Vurderer hver indgående kredit op mod dine åbne fakturaer og bekræfter entydige matches automatisk - Præsenterer kandidater med lavere konfidens som forslag, som du kan bekræfte med ét klik - Lader dig ignorere eller arkivere transaktioner, der ikke er kundebetalinger

Hvor du finder funktionen: Du forbinder og afbryder banker under Indstillinger → Integrationer (Settings → Integrations); transaktionsfeeden befinder sig på Bank-siden (/dashboard/bank), opdelt i visningerne "Kræver opmærksomhed" (Needs Attention — forslag og transaktioner, der venter på en beslutning), "Matchet" (Matched) og "Ignoreret" (Ignored).

Abonnementsadgang: Banksynkronisering er en Pro-funktion (også inkluderet i Lifetime). I Starter viser Bank-siden en opgraderingsopfordring i stedet. Hvert bank-API-kald er sikret serversidigt — funktionen er altså virkelig låst og ikke bare skjult i grænsefladen.

At tilslutte en bank er et kort, guidet forløb, som Plaid håndterer. Invotify modtager udelukkende de data, Plaid returnerer — aldrig dit banklogin.

Hvor Plaid er tilgængeligt: Forbindelsen understøtter banker i USA, Det Forenede Kongerige og Canada og dækker tusindvis af institutter via Plaid, herunder store nationale banker, regionalbanker og kreditforeninger.

Sådan fungerer forbindelsen: 1. Invotify anmoder om et Plaid Link-token til din konto. 2. Plaids sikre pop-up åbner sig. Du vælger din bank og logger ind direkte hos Plaid — Invotify er aldrig mellemled for dine loginoplysninger. 3. Du vælger den konto, du vil tilknytte. 4. Plaid returnerer et midlertidigt offentligt token, som Invotify bytter til et langtidsholdbart adgangstoken og tilknytter din virksomhed. 5. Forbindelsen gemmes med dit instituts navn, kontonavn og et maskeret kontonummer og er klar til synkronisering.

Når en bank er forbundet og transaktioner er synkroniserede, vises de i Invotify — opdelt efter, hvor de befinder sig i matchingprocessen.

Sådan er feedet organiseret: - "Kræver opmærksomhed" (Needs Attention) — Foreslåede matches, som matchingen har fundet, men ikke var sikker nok til at bekræfte automatisk (vist med deres konfidensværdi og en ét-klik-bekræftelse), samt transaktioner uden hidtidig kandidat. Match hver til en faktura, eller ignorer den. - "Matchet" (Matched) — Transaktioner, der er bekræftet mod en faktura — enten automatisk ved matching eller manuelt af dig. - "Ignoreret" (Ignored) — Transaktioner, du har lagt til side, fordi de ikke er kundebetalinger (gebyrer, overførsler, leverandøraftræk og lignende).

Hvad hver transaktion viser: Hver transaktion bærer beløb, valuta, dato, beskrivelse, handelsnavn (hvis banken leverer et) og kategori samt sin aktuelle matchingstatus og den eventuelt matchede faktura. Foreslåede matches viser desuden matchingens konfidens. Indgående betalinger (kreditter) er de transaktioner, der er relevante for matching; udgående debiteringer befinder sig blot i feedet.

Læs feedet: Transaktioner listes med de nyeste først. Listen er pagineret, så store historikker indlæses i håndterbare sider frem for på én gang.

Invotifys matching sammenligner hver indgående betaling med dine åbne fakturaer og beregner en konfidensværdi. Denne værdi afgør, om matchet anvendes automatisk eller præsenteres for dig til bekræftelse.

Sådan beregnes værdien: For hver åben faktura, der matcher transaktionens valuta og beløb (inden for en lille afrundingstolerance), lægger Invotify tre signaler sammen:

Beløb — den største andel af værdien. En transaktion er kun kandidat, hvis dens beløb ligger inden for tolerancen af en fakturatotal.

Datumsnærhed — en betaling, der modtages tæt på fakturans forfaldsdato, scorer højere end én, der er uger væk. Jo tættere datoerne er, jo mere tæller det; betalinger langt fra enhver forfaldsdato bidrager ikke til dette signal.

Kundenavn — indeholder transaktionsbeskrivelsen kundens eller virksomhedens navn fra fakturaen, øges værdien. Bankbeskrivelser er ofte ustrukturerede, så dette er ét af tre signaler og ikke et krav.

Automatisk bekræftelse vs. forslag: De tre signaler giver tilsammen en samlet konfidens. Overstiger den bedste kandidat en høj konfidenstærskel, bekræfter Invotify matchet automatisk, registrerer betalingen og opdaterer fakturaen. Under tærsklen gemmes kandidaten som et foreslået match — den vises under "Kræver opmærksomhed" (Needs Attention) med sin konfidensværdi, så du kan bekræfte den med ét klik (eller vælge en anden faktura eller ignorere den). Forslag genvurderes ved hver synkronisering: Bliver kandidatfakturaen betalt på anden vis, trækkes det forældede forslag tilbage, frem for at du presses til en dobbeltbekræftelse.

Hvad der sker ved et bekræftet match: Når et match bekræftes — af matchingen eller af dig — registrerer Invotify en betaling på fakturaen svarende til transaktionsbeløbet og genberegner den udestående saldo. Hvis saldoen er udlignet, skifter fakturaen til "Betalt" (Paid); dækker betalingen kun en del, markeres fakturaen "Delvist betalt" (Partial) og forbliver åben for resten. Manuelle matches logges i aktivitetsloggen.

Match manuelt: Du kan til enhver tid matche en transaktion til en faktura manuelt direkte fra transaktionen. Et manuelt match anses som fuldt sikkert og registrerer betalingen præcis som et automatisk.

Ikke alle linjer i dit bankfeed er kundebetalinger. Gebyrer, overførsler, leverandørtilbagebetalinger og dine egne udgående debiteringer vises også. Invotify giver dig en ren måde at holde disse ude af din afstemningsvisning.

Ignorer en transaktion: Markér en vilkårlig transaktion som ignoreret, og den flytter til "Ignoreret" (Ignored)-visningen og ud af vejen. Brug dette til alt, der ikke er en kundebetaling, så dit feed kun indeholder reelle beslutninger. At ignorere en transaktion påvirker ingen faktura — det handler udelukkende om at rydde op i feedet.

"Ignoreret"-visningen som arkiv: Ignorerede transaktioner slettes ikke; de er tilgængelige under "Ignoreret" (Ignored). På den måde har du en komplet oversigt over alt, der er passeret gennem din konto, mens du kan fokusere på de transaktioner, der har betydning for dine betalingsindgange.

Afbryd en bank: Du kan til enhver tid fjerne en bankforbindelse under Indstillinger → Integrationer (Settings → Integrations). Afbrydelse er en blød handling — forbindelsen markeres som afbrudt, synkronisering stopper, og handlingen logges i aktivitetsloggen. Allerede hentede transaktioner forbliver i dit feed.

Banksynkroniseringen kører af sig selv — dit feed holdes opdateret, og entydige matches afstemmes uden at du behøver gøre noget.

Daglig automatisk synkronisering: Hver forbundet bank synkroniseres automatisk én gang dagligt. Der er intet at starte eller planlægge — nye transaktioner vises blot i dit feed hver morgen, allerede kørt igennem matchingen.

Inkrementel, cursorbaseret synkronisering: Invotify anvender Plaids cursorbaserede synkronisering: Hvert dagligt kørsel henter kun det, der er nyt siden sidst, fremfor at downloade hele din historik igen. Nye transaktioner tilføjes, og cursoren gemmes, så næste kørsel præcis fortsætter, hvor den forrige slap. Det holder synkroniseringer hurtige og forhindrer dubletter — transaktioner identificeres via deres bank-ID.

Automatisk matching under synkronisering: Når nye transaktioner er hentet for en forbindelse, kører synkroniseringen matchingen over dine udestående betalingsindgange. Høj-konfidens-matches bekræftes, betalingen registreres på fakturaen og fakturastatus opdateres — helt uden din indgriben. Lavere-konfidens-kandidater lander som forslag under "Kræver opmærksomhed" (Needs Attention), og eksisterende forslag opdateres (et forslag, hvis faktura er betalt på anden vis, trækkes tilbage).

Robusthed pr. forbindelse: Hvis en bankforbindelse støder på problemer under synkronisering, markerer Invotify kun den pågældende forbindelse som fejlbehæftet og fortsætter med de øvrige — en banks hikke blokerer aldrig de andre. En fejlbehæftet forbindelse kan gensluttes under Indstillinger (Settings). Hver forbindelse registrerer, hvornår den sidst blev synkroniseret.