Godkendelsesworkflows

Godkendelsesworkflows placerer et kontrolpunkt mellem "dokument oprettet" og "dokument sendt". Du definerer regler for, hvilke fakturaer og tilbud der kræver godkendelse; når et dokument matcher, holder Invotify det automatisk tilbage og beder en bestemt godkender om at gennemgå det. Dokumentet kan ikke forlade din virksomhed, før det er godkendt.

Dette er beregnet til teams, der ønsker et ekstra sæt øjne på værdifulde, følsomme eller nye dokumenter — uden at bremse alt andet. En tilbagevendende faktura på €200 kan gå direkte ud, mens en faktura på €15.000 eller den allerførste faktura til en helt ny kunde venter på, at en ejer eller administrator gennemgår den.

Forløbet fra start til slut:

1. Du opretter en regel under Indstillinger → Godkendelser (Settings → Approvals) — for eksempel: "Fakturaer over €1.000 kræver godkendelse fra en administrator."

1. Et matchende dokument tilbageholdes. Når nogen gemmer en faktura eller et tilbud, der matcher en regel, opretter Invotify automatisk en afventende godkendelsesanmodning. Intet andet ændres — dokumentet gemmes som normalt — men det er nu markeret.

1. Berettigede godkendere notificeres. Alle, der kan træffe en beslutning om anmodningen, modtager en in-app-notifikation med et direkte link til dokumentet.

1. En godkender træffer en beslutning. En ejer eller administrator åbner dokumentet, gennemgår det og klikker Godkend (Approve) eller Afvis (Reject) direkte i banneret øverst.

1. Afsendelse låses op. Når dokumentet er godkendt, fungerer Send-handlingen normalt. Mens anmodningen stadig er afventende, afvises afsendelsesforsøg.

Abonnement: Godkendelsesworkflows er en Pro-funktion (også inkluderet i Lifetime). I Starter-abonnementet viser godkendelsesindstillingerne et eksempel på funktionens virkemåde med en opgraderingsopfordring — ingen regler kører.

En regel afgør, hvornår et dokument kræver godkendelse, og hvem der må godkende. Du kan oprette så mange regler, du ønsker — hver gælder for præcis én dokumenttype. Når et dokument gemmes, gennemgår Invotify hver aktiv regel for den pågældende dokumenttype og stopper ved det første match.

Dokumenttype Hver regel gælder enten for fakturaer eller tilbud. Du vælger typen, når du opretter reglen.

Udløsere (betingelser) Hver regel har præcis ét udløser, der afgør, om et bestemt dokument matcher:

• Beløb over tærskel — godkendelse kræves, når dokumentets total når eller overstiger et beløb, du selv angiver (f.eks. €1.000). Alt under tærsklen sendes uden godkendelse.
• Første dokument til en ny kunde — godkendelse kræves kun for det første ikke-kladde-dokument til en kunde uden tidligere fakturaer. Når kunden har en historik, udløser deres dokumenter ikke længere denne regel.
• Hvert dokument — hvert dokument af denne type kræver godkendelse, uden undtagelse. Brug dette, når intet må gå usét ud.

Hvem der notificeres Vælg, hvilken rolle der alarmeres, når en anmodning oprettes: - Ejer (Owner) — kontoejeren notificeres. - Ejer eller administrator (Owner or admin) — teamets administratorer notificeres. Dette er det sædvanlige valg.

Uanset notifikationsindstillingen kan enhver ejer eller administrator gennemgå og godkende en afventende anmodning (medlemmer kan ikke).

Hurtigstart-skabeloner Første gang du åbner Godkendelser, tilbydes du tre ét-klik-skabeloner, så du ikke starter med en tom formular: "Fakturaer over [beløb]", "Første faktura til en ny kunde" og "Hvert tilbud". Hver opretter en færdig regel, som du kan tilpasse — eller du kan tilføje en fuldt tilpasset regel i stedet.

Når et dokument matcher en regel, opretter Invotify en godkendelsesanmodning for det. Denne anmodning gennemgår en simpel livscyklus, og selve dokumentet viser, hvor det befinder sig.

Afventende Anmodningen starter som afventende, så snart en matchende faktura eller et tilbud gemmes. Dokumentet er fuldt gemt og kan redigeres — det kan bare ikke sendes endnu. En afventende anmodning oprettes automatisk og er idempotent: at gemme det samme dokument igen akkumulerer ikke dublerede anmodninger.

Godkendt En ejer eller administrator gennemgår dokumentet og godkender det. Anmodningen stemplet med reviewer og tidspunkt, inklusive eventuelle kommentarer. Afsendelse er nu låst op.

Afvist Revieweren afviser anmodningen i stedet for, eventuelt med en forklarende kommentar. Afvisningen ophæver blokeringen — kun en *afventende* anmodning blokerer afsendelse — så det forventede næste skridt er at rette dokumentet og gemme det igen, hvilket skaber en ny afventende anmodning til gennemgang. Tænk på en afvisning som "send det ikke sådan her", ikke som en permanent blokering.

Banneret på dokumentet Åbner du en faktura eller et tilbud med en godkendelsesanmodning, ser du et banner øverst: - En afventende anmodning viser et ravfarvet banner med den matchende regel samt Godkend (Approve)- og Afvis (Reject)-knapper for reviewere. - En godkendt eller afvist anmodning skrumper til et lille grønt eller rødt badge, så resultatet forbliver synligt uden at dominere siden.

Afsendelsesblokering (409-blokeringen) Det er den del, der giver godkendelser bid. Hvis du forsøger at sende en faktura eller et tilbud med en afventende anmodning pr. e-mail, afviser serveren anmodningen og returnerer et 409-svar med den stabile fejlkode `APPROVAL_PENDING`. Grænsefladen viser dette som "Dette dokument afventer godkendelse og kan endnu ikke sendes." Blokeringen håndhæves serversidigt på afsendelsesendpunkterne for fakturaer og tilbud — den kan ikke omgås selv ved direkte API-kald. Når anmodningen er godkendt (eller ingen afventende anmodning eksisterer), fortsætter afsendelsen normalt.

Godkendelser fungerer kun, hvis de rette personer ved, at noget skal gennemgås. Så snart en afventende anmodning oprettes, sender Invotify en in-app-notifikation til alle berettigede godkendere — så intet sidder stille i en kø.

Hvem der notificeres: - Dirigerer reglen til Ejer (Owner), notificeres ejeren. - Dirigerer reglen til Ejer eller administrator (Owner or admin), notificeres ejeren og alle administratorer.

Hvem der er undtaget: Den person, der oprettede dokumentet, modtager aldrig godkendelsesnotifikationen for det — de kan alligevel ikke godkende deres egen anmodning, så en notifikation ville bare være støj.

Hvad notifikationen indeholder: Hver godkender modtager en in-app-notifikation med titlen "Godkendelse anmodet" (Approval requested), der angiver, at en faktura eller et tilbud kræver deres godkendelse, og nævner den matchende regel. Den linker direkte til dokumentets detaljeside, hvor godkendelsesbanneret med Godkend (Approve)- og Afvis (Reject)-knapperne venter.

Hvor notifikationer vises: Godkendelsesnotifikationer vises i in-app-notifikationscentret (klokken i dashboardet), ved siden af dine øvrige advarsler. Klik på den for at bringe godkenderen direkte til dokumentet, så de kan handle med få klik.

Alle godkendelsesregler befinder sig under Indstillinger → Godkendelser (Settings → Approvals). Her opretter, redigerer og sletter ejere og administratorer de regler, der gælder for hele virksomheden.

Godkendelsessiden: - En kort "Sådan fungerer det"-introduktion øverst, så alle, der lander her, forstår funktionen. - Listen over regler med dokumenttype, udløser (og evt. tærskel) og godkenderrollen for hver regel. - Hurtigstart-skabeloner, så længe du endnu ikke har nogen regler, så du kan opsætte en fornuftig regel med ét klik.

Opret en regel: Klik på "Tilføj regel" (Add Rule) (eller vælg en hurtigstart-skabelon). Udfyld navn, dokumenttype, udløser, tærskel (for beløbsregler) og godkendelsesbeføjelse. Gem — reglen er straks aktiv, og det næste matchende dokument tilbageholdes.

Rediger en regel: Klik på redigeringsikonet (blyant) på en regel for at ændre navn, dokumenttype, udløser, tærskel eller godkenderrolle. Ændringer gælder for dokumenter, der gemmes fra det tidspunkt.

Slet en regel: Klik på sletningsikonet (papirkurv) for at fjerne en regel. Bemærk, at sletning af en regel også fjerner de godkendelsesanmodninger, der er knyttet til den.

Hvem der kan administrere regler: Oprettelse, redigering og sletning af regler er forbeholdt ejere og administratorer. Medlemmer kan stadig blive berørt af godkendelser — deres dokumenter tilbageholdes — men de kan ikke ændre selve reglerne eller godkende anmodninger.