Godkendelsesworkflows

Godkendelsesworkflows placerer et kontrolpunkt mellem "dokument oprettet" og "dokument sendt." Du definerer regler for, hvilke fakturaer og tilbud der kræver underskrift; når et dokument matcher, holder Invotify det automatisk tilbage og beder en udpeget godkender om at gennemgå det. Indtil de godkender, kan dokumentet ikke forlade din virksomhed.

Dette er for teams, der ønsker et ekstra sæt øjne på dokumenter med høj værdi, følsomme dokumenter eller førstegangsdokumenter — uden at sinke alt andet. En gentagelsesfaktura på €200 kan gå direkte ud, mens en faktura på €15,000 eller den allerførste faktura til en helt ny kunde venter på, at en ejer eller administrator ser den efter.

Flowet fra ende til anden:

1. Du opsætter en regel i Indstillinger → Godkendelser — for eksempel "Fakturaer over €1,000 kræver administratorgodkendelse."

1. Et matchende dokument holdes tilbage. Når nogen gemmer en faktura eller et tilbud, der matcher en regel, opretter Invotify automatisk en afventende godkendelsesanmodning. Intet andet ændrer sig — dokumentet gemmes som normalt — men det er nu markeret.

1. Berettigede godkendere får besked. Alle, der kan handle på anmodningen, får en notifikation i appen med et link direkte til dokumentet.

1. En godkender skriver under. En ejer eller administrator åbner dokumentet, gennemgår det og klikker på Godkend eller Afvis direkte fra banneret øverst.

1. Afsendelse låses op. Når det er godkendt, fungerer Send-handlingen normalt. Mens anmodningen stadig er afventende, afvises forsøg på at sende.

Plan: Godkendelsesworkflows er en Pro-funktion (også inkluderet med Lifetime). På Starter viser Godkendelses-indstillingerne en forhåndsvisning af, hvordan det fungerer, med en opgraderingsprompt — ingen regler kører.

En regel afgør, hvornår et dokument kræver godkendelse, og hvem der kan skrive under. Du kan have lige så mange regler, som du har brug for, hver afgrænset til én dokumenttype. Når et dokument gemmes, tjekker Invotify hver aktiv regel for den dokumenttype og stopper ved det første match.

Dokumenttype Hver regel gælder for enten Fakturaer eller Tilbud. Vælg typen, når du opretter reglen. (Fakturaer og tilbud er de dokumenttyper, du kan administrere i Godkendelses-indstillingerne i dag.)

Udløsere (betingelser) Hver regel har præcis én udløser, der afgør, om et givet dokument matcher:

• Sum over tærskel — Godkendelse kræves, når dokumentsummen er på eller over et beløb, du indstiller (for eksempel €1,000). Alt under tærsklen går ud uden underskrift.
• Første dokument til en ny kunde — Godkendelse kræves kun for det første ikke-kladdedokument, der sendes til en kunde uden tidligere fakturaer. Når den kunde har en historik, holder deres dokumenter op med at udløse denne regel.
• Hvert dokument — Hvert dokument af den type kræver godkendelse, ingen undtagelser. Brug dette, når intet bør gå ud ugennemgået.

Hvem får besked Vælg hvilken rolle der adviseres, når en anmodning oprettes: - Ejer — kontoejeren får besked. - Ejer eller administrator — teamets administratorer får besked. Dette er det typiske valg.

Uanset notifikationsindstillingen kan enhver ejer eller administrator gennemgå og godkende en afventende anmodning (medlemmer kan ikke).

Hurtigstart-skabeloner Første gang du åbner Godkendelser, tilbydes tre skabeloner med ét klik, så du ikke starter fra en tom formular: "Fakturaer over [beløb]," "Første faktura til en ny kunde" og "Hvert tilbud." Hver enkelt indsætter en færdiglavet regel, du kan justere — eller du kan tilføje en helt brugerdefineret regel i stedet.

Når et dokument matcher en regel, opretter Invotify en godkendelsesanmodning for det. Den anmodning bevæger sig gennem en enkel livscyklus, og selve dokumentet viser, hvor det står.

Afventende Anmodningen starter som afventende, i samme øjeblik en matchende faktura eller et matchende tilbud gemmes. Dokumentet er fuldt gemt og redigerbart — det kan bare ikke sendes endnu. En afventende anmodning oprettes automatisk og er idempotent: at gemme det samme dokument igen vil ikke hobe duplikerede anmodninger op.

Godkendt En ejer eller administrator gennemgår dokumentet og godkender det. Anmodningen stemples med hvem der gennemgik det og hvornår, plus enhver kommentar, de efterlod. Afsendelse er nu låst op.

Afvist Gennemgangsansvarlig afviser anmodningen i stedet, eventuelt med en kommentar, der forklarer hvorfor. Afvisning fjerner tilbageholdelsen — kun en *afventende* anmodning blokerer afsendelse — så den forventede opfølgning er at rette dokumentet og gemme det igen, hvilket opretter en ny afventende anmodning til gennemgang. Behandl en afvisning som "send ikke denne som den er," ikke en permanent lås.

Banneret på dokumentet Åbn enhver faktura eller ethvert tilbud med en godkendelsesanmodning, og du vil se et banner øverst: - En afventende anmodning viser et ravgult banner, der navngiver den regel, der udløste det, med Godkend- og Afvis-knapper for gennemgangsansvarlige. - En godkendt eller afvist anmodning falder sammen til et lille grønt eller rødt mærke, så udfaldet forbliver synligt uden at overtage siden.

Afsendelsesbeskyttelse (409-blokeringen) Dette er den del, der giver godkendelser tænder. Når du forsøger at sende en faktura eller et tilbud på e-mail, der har en afventende anmodning, afviser serveren anmodningen og returnerer et 409-svar med den stabile fejlkode `APPROVAL_PENDING`. Brugerfladen viser dette som "Dette dokument afventer godkendelse og kan ikke sendes endnu." Blokeringen håndhæves på serveren for både faktura- og tilbudsafsendelsesslutpunkter — du kan ikke omgå den ved at ramme API'et direkte. Når anmodningen er godkendt (eller der ikke længere er en afventende anmodning), fortsætter afsendelsen normalt.

Godkendelser virker kun, hvis de rette personer ved, at der er noget at gennemgå. Hver gang en afventende anmodning oprettes, affyrer Invotify en notifikation i appen til hver berettiget godkender — så intet ligger stille i en kø.

Hvem får besked: - Hvis reglen ruter til Ejer, får ejeren besked. - Hvis reglen ruter til Ejer eller administrator, får ejeren og hver administrator besked.

Hvem er udelukket: Den person, der oprettede dokumentet, modtager aldrig godkendelsesnotifikationen for det — de kan alligevel ikke godkende deres egen anmodning, så at give dem besked ville bare være støj.

Hvad notifikationen siger: Hver godkender får en notifikation i appen med titlen "Godkendelse anmodet," der bemærker, at en faktura eller et tilbud kræver deres godkendelse, og navngiver den regel, der udløste det. Den linker direkte til dokumentets detaljeside, hvor godkendelsesbanneret med Godkend- og Afvis-knapperne venter.

Hvor notifikationer vises: Godkendelsesnotifikationer dukker op i notifikationscenteret i appen (klokken i dashboardet) sammen med dine andre advarsler. At klikke på en fører godkenderen direkte til dokumentet, så de kan handle med et par klik.

Alle godkendelsesregler findes i Indstillinger → Godkendelser. Det er her, ejere og administratorer opsætter, redigerer og fjerner de regler, der styrer hele virksomheden.

Godkendelses-siden: - En kort "sådan fungerer det"-introduktion øverst, så enhver, der lander her, forstår funktionen. - Regel-listen, der viser hver regel med dens dokumenttype, dens udløser (og tærskel, hvis nogen) og den godkenderrolle, den ruter til. - Hurtigstart-skabeloner, når du endnu ikke har nogen regler, så du kan stable en fornuftig regel på benene med ét klik.

Sådan opretter du en regel: Klik på Tilføj regel (eller vælg en hurtigstart-skabelon). Udfyld et navn, dokumenttypen, udløseren, tærsklen (for beløbsregler) og hvem der kan godkende. Gem, og reglen er live med det samme — det næste matchende dokument vil blive holdt tilbage.

Sådan redigerer du en regel: Klik på rediger-ikonet (blyant) på enhver regel for at ændre dens navn, dokumenttype, udløser, tærskel eller godkenderrolle. Ændringer gælder for dokumenter, der gemmes fra da af.

Sådan sletter du en regel: Klik på slet-ikonet (papirkurv) for at fjerne en regel. Bemærk, at sletning af en regel også rydder de godkendelsesanmodninger, der refererede til den.

Hvem kan administrere regler: Oprettelse, redigering og sletning af regler er begrænset til ejere og administratorer. Medlemmer kan stadig blive påvirket af godkendelser — deres dokumenter bliver holdt tilbage — men de kan ikke selv ændre reglerne, og de kan ikke godkende anmodninger.