Обов'язкові електронні рахунки ЄС: посібник по країнах на 2026–2028 роки

Чому обов'язкові електронні рахунки ЄС актуальні вже зараз

По всьому Європейському Союзу податкові органи переходять від добровільних рекомендацій щодо електронних рахунків до юридично обов'язкових вимог. Мета подвійна: скоротити шахрайство з ПДВ (за оцінками, €93 млрд щорічно по всьому ЄС) і спростити транскордонну B2B-торгівлю шляхом стандартизації машиночитаних форматів рахунків. Для підприємств, що продають до Німеччини, Франції, Польщі, Італії або Іспанії, дотримання вимог вже не є добровільним — це юридична вимога з визначеними поетапними строками.

Ініціатива ЄС ViDA (VAT in the Digital Age — ПДВ в епоху цифровізації) лежить в основі багатьох національних вимог. Хоча кожна країна впроваджує власні правила та графіки, всі вони мають спільну технічну основу: семантична модель даних EN 16931, що визначає, які дані повинен містити електронний рахунок. Допустимі синтаксичні формати — UBL 2.1 та CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) — обидва є виразами EN 16931. Peppol BIS 3.0 — це специфікація бізнес-взаємодії, побудована на UBL 2.1, яка широко використовується як канал обміну.

Плани Invotify Pro та Lifetime включають структурований експорт електронних рахунків у форматах UBL 2.1, CII (що охоплює XRechnung та Factur-X) та Peppol BIS 3.0. Ці три формати сукупно задовольняють вимоги електронної доставки в кожній з описаних нижче країн. Завжди перевіряйте актуальні строки безпосередньо у відповідного національного органу, оскільки терміни впровадження неодноразово змінювалися у всіх п'яти країнах.

Німеччина (E-Rechnung): поетапне впровадження 2025–2028

Обов'язкові електронні рахунки в Німеччині засновані на Законі про можливості зростання (Wachstumschancengesetz), прийнятому в березні 2024 року. Впровадження є поетапним залежно від розміру компанії для внутрішніх B2B-операцій.

• Січень 2025 — всі німецькі B2B-одержувачі повинні мати МОЖЛИВІСТЬ ОТРИМУВАТИ структуровані електронні рахунки (без порогу).
• Січень 2027 — всі компанії з річним оборотом понад €800 000 повинні НАДСИЛАТИ структуровані електронні рахунки.
• Січень 2028 — всі німецькі B2B-компанії незалежно від розміру повинні надсилати структуровані електронні рахунки.

Які формати приймає Німеччина?

Німеччина приймає XRechnung (чистий XML-формат, що є німецьким CIUS EN 16931), ZUGFeRD/Factur-X (гібридний формат PDF+XML з синтаксисом CII) та Peppol BIS 3.0. Експорт Invotify у форматі CII охоплює вміст, сумісний з XRechnung, та ZUGFeRD/Factur-X; експорт Peppol BIS 3.0 надає третій сумісний варіант.

Чи є в Німеччині обов'язкова платформа для подання?

Ні. На відміну від Франції та Польщі, Німеччина не вимагає єдиної центральної платформи для подання B2B-рахунків. Компанії можуть доставляти електронні рахунки безпосередньо електронною поштою (з доданим структурованим XML), через постачальника послуг або через мережу Peppol. Рахунки B2G (бізнес-уряд) використовують портали ZRE або OZG-RE.

Франція (Facture électronique): великі компанії з вересня 2026 року

Реформа B2B електронних рахунків у Франції, яку координує податковий орган DGFiP, проводиться поетапно до 2027 року та охоплює всі французькі компанії, зареєстровані як платники ПДВ.

Вересень 2026: всі компанії повинні мати МОЖЛИВІСТЬ ОТРИМУВАТИ електронні рахунки. Великі компанії (понад 5 000 співробітників або понад €1,5 млрд обороту) та середні компанії (понад 250 співробітників або понад €50 млн обороту) також повинні НАДСИЛАТИ електронні рахунки. Вересень 2027: всі інші компанії (МСП та мікропідприємства) повинні НАДСИЛАТИ електронні рахунки.

Франція використовує модель двох платформ. Chorus Pro залишається порталом B2G (вже є обов'язковим для всіх рахунків державного сектора з 2020 року). Для B2B компанії повинні маршрутизувати рахунки через акредитовану Платформу партнерської демателізації (PDP). Invotify експортує Factur-X (CII), UBL 2.1 та Peppol BIS 3.0 — всі три формати прийняті у французькій системі. Однак фактична передача до французької B2B-мережі вимагає зареєстрованого PDP; Invotify генерує сумісний файл, який ви потім подаєте через обраного постачальника PDP.

Оскільки французька система використовує модель акредитованої платформи, а не пряму пірингову доставку, робочий процес такий: створіть та надішліть рахунок у Invotify → завантажте або передайте його через ваш PDP. Багато постачальників програмного забезпечення для бухгалтерії та EDI-провайдерів отримали або намагаються отримати акредитацію PDP. Актуальний список підтверджуйте з DGFiP або вашим постачальником PDP.

Польща (KSeF / e-Faktura): обов'язково з 2026 року для великих платників

Національна система електронних рахунків Польщі (KSeF — Krajowy System e-Faktur) тепер є обов'язковою для великих платників податків (річний оборот понад 200 млн злотих) з лютого 2026 року, а обов'язок поширюється на всі інші компанії з квітня 2026 року та на малих платників і звільнених від ПДВ — з січня 2027 року. Перевіряйте ці дати на порталі Ministerstwo Finansów / KAS, оскільки польські строки впровадження неодноразово переглядалися.

KSeF використовує власну польську XML-схему (FA(2)), засновану на EN 16931. Це специфічний для країни формат, що НЕ є UBL 2.1 або CII. Експорт Invotify у форматі UBL 2.1 є найближчим стандартом, вирівняним з EN 16931, для транскордонних польських операцій, але внутрішні польські B2B-рахунки, що подаються до KSeF, потребують конвертації у формат FA(2) — як правило, через спеціальний сервіс подання KSeF або облікову інтеграцію. Invotify слід розглядати як генератор стандартизованого вихідного файлу, який зареєстрований постачальник підготовки KSeF може конвертувати та подати від вашого імені.

Італія (Fattura elettronica через SDI): вже обов'язково

Італія стала першою великою економікою ЄС, що запровадила масштабні обов'язкові B2B електронні рахунки. З січня 2024 року електронний документообіг через SDI (Sistema di Interscambio) є обов'язковим для всіх внутрішніх B2B та B2C операцій без жодного порогу обороту. SDI виступає центральним вузлом обміну: кожен італійський рахунок повинен пройти через нього, щоб вважатися юридично доставленим.

Рідний формат Італії — FatturaPA — власна італійська XML-схема. Експорт Invotify у форматах UBL 2.1 та CII відповідає моделі даних EN 16931, з якою також узгоджена FatturaPA, що робить їх придатними для транскордонного виставлення рахунків всередині ЄС за участю італійських контрагентів. Однак суто внутрішні B2B-рахунки Італії, що подаються через SDI, повинні бути у форматі FatturaPA XML, що вимагає або спеціальної акредитації SDI, або зареєстрованого посередника. Використовуйте структурований експорт Invotify як вихідні дані, а потім передайте їх через акредитованого посередника SDI для внутрішнього подання в Італії.

Іспанія (Factura electrónica): готовність до отримання з жовтня 2026 року

Обов'язкові електронні рахунки Іспанії відповідно до закону Crea y Crece та Королівського указу 238/2026 передбачають поетапний B2B-графік.

Жовтень 2026: всі компанії повинні мати МОЖЛИВІСТЬ ОТРИМУВАТИ електронні рахунки. Приблизно у жовтні 2027: компанії з оборотом понад €8 млн повинні НАДСИЛАТИ електронні рахунки. Приблизно у жовтні 2028: всі інші компанії повинні надсилати електронні рахунки.

Іспанія приймає UBL 2.1, CII та Peppol BIS 3.0 відповідно до своїх вимог — всі три формати, які Invotify експортує нативно. Портал B2G (FACe) функціонує вже кілька років; мережа B2B-платформ (еквівалент PDP за Crea y Crece) ще формується станом на червень 2026 року. Іспанія також має окреме зобов'язання щодо звітності програм проти шахрайства Verifactu/TicketBAI у певних регіонах — це окремий потік відповідності, відмінний від обов'язкового B2B електронного рахунку, і він не охоплюється форматами експорту рахунків.

Підтверджуйте точні дати впровадження та вимоги до платформ у AEAT (Agencia Tributaria) до вашого відповідного строку, оскільки специфікації B2B-платформи ще публікувалися на момент написання цього посібника.

Як експортувати структуровані електронні рахунки з Invotify

Експорт електронних рахунків доступний у планах Invotify Pro та Lifetime. Відкрийте будь-який надісланий або оплачений рахунок на панелі керування, натисніть меню «Дії» та оберіть «Експортувати електронний рахунок». Оберіть формат — UBL 2.1, CII або Peppol BIS 3.0 — і завантажте структурований XML-файл. Експортований файл містить усі обов'язкові поля EN 16931: ідентифікацію постачальника та покупця, ПДВ-номери, дані позицій, розбивку податків за ставкою та платіжні реквізити.

Для підтверджених VIES транскордонних B2B-операцій Invotify автоматично включає підтверджений ПДВ-номер клієнта ЄС у структурований файл, якщо він є в записах. Це важливо для нульової ставки при зворотному нарахуванні — ПДВ-номер в електронному рахунку є документальним підтвердженням, що обґрунтовує нульову ставку.

Якщо ваші обов'язкові вимоги передбачають подання через національну платформу або акредитованого посередника (Франція, Польща, Італія, Іспанія для внутрішніх рахунків), ваш робочий процес такий: створіть та надішліть рахунок як зазвичай в Invotify → експортуйте XML електронного рахунку → завантажте на вашу національну платформу або постачальнику подання. Invotify генерує сумісний файл; крок подання до специфічної для країни платформи виконується цією платформою або зареєстрованим постачальником послуг у вашій країні.

Чи подає Invotify електронні рахунки безпосередньо до KSeF, SDI або Chorus Pro?

Наразі ні. Invotify генерує стандартизовані файли електронних рахунків (UBL 2.1, CII, Peppol BIS 3.0), які ви завантажуєте та подаєте через відповідну національну платформу або акредитований сервіс подання. Пряма API-інтеграція з національними платформами є специфічною для кожної країни і варіюється залежно від неї.

Як щодо стандарту EN 16931 — чи відповідає Invotify йому?

Так. Експорти Invotify у форматах UBL 2.1 та CII є синтаксичними прив'язками семантичної моделі даних EN 16931 — європейського стандарту, що лежить в основі всіх основних національних обов'язкових вимог до електронних рахунків. Peppol BIS 3.0 — це бізнес-специфікація, побудована на UBL 2.1 з додатковими правилами Peppol. Всі три прийнято в рамках ViDA та в кожній країні, охопленій у цьому посібнику.