Ayarlar

Ayarlar sayfası, Invotify'ı işletme ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek için yapılandırma merkezinizdir. Ayarlar sekmeler halinde düzenlenmiştir; sol kenar çubuğundan (mobilde açılır menü) gezinilebilir.

Ayarlar Sekmeleri: - İşletme Bilgileri — Şirket profili, logo, vergi/KDV numaraları, PEPPOL kimliği ve adres - Belge Ayarları — Fatura/teklif numaralandırma, varsayılan para birimi, ödeme ayrıntıları, ödeme koşulları, gecikme ücretleri, ödeme hatırlatıcıları, vergi ön ayarları ve varsayılan notlar ve şartlar - Özellikler — Platform özelliklerini etkinleştirin veya devre dışı bırakın (Teklifler, Ürünler, Takvim vb.) - Onaylar — Belgeler gönderilmeden önce imza gerektiren onay kuralları (Pro) - Güvenlik — Şifre, iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA), geçiş anahtarları ve aktif oturumlar - Faturalama — Abonelik yönetimi, plan yükseltmeleri ve ödeme yöntemi - Entegrasyonlar — Çevrim içi ödemeler için Stripe ve PayPal bağlayın, artı banka mutabakatı (Plaid) - Bildirimler — Hangi uyarıları ve hangi kanallardan aldığınızı seçin - Gizlilik ve Veri — Veri dışa aktarımı ve hesap silme

Önemli: Aboneliğiniz sona ermiş olsa bile Ayarlar sayfasına her zaman erişilebilir. Bu, faturalama ve hesabınızı her zaman yönetebilmenizi sağlar.

İşletme bilgileriniz tüm fatura ve tekliflerde görünür ve profesyonel görünümlü belgeler için çok önemlidir.

İşletme Logosu: - Şirket logonuzu yükleyin - PNG, JPG, GIF ve WebP formatlarını destekler (maksimum 5 MB) - Tutarlı görüntü için kare görüntüler en iyi sonucu verir - Logo, şablonlarınızdaki "Marka" bloğunda görünür - Mevcut logoyu kaldırmak için Sil düğmesi

İşletme Ayrıntıları: - İşletme Adı — Şirket veya ticaret adınız (tüm belgelerde görünür) - İşletme E-postası — Müşteri sorguları için iletişim e-postası - Telefon Numarası — İşletme iletişim numarası - Vergi Kimliği — Yerel vergi/kayıt numaranız - KDV Numarası — Vergi uyumu ve B2B faturalama için - PEPPOL Kimliği — E-fatura yönlendirmesi için elektronik adresiniz — yalnızca katılımcı numarasını girin (örn. 1234567890123; GLN şeması 0088 otomatik uygulanır). UBL/CII/Peppol e-faturaları dışa aktarılırken kullanılır — ayrıntılar için E-Faturalama ve Uyumluluk bölümüne bakın - Vergi Şeması — İşletmenizin kullandığı vergi sistemi (örn. KDV, GST, SST)

Adres Bilgileri: - Sokak Adresi - Şehir - Eyalet / İl - Posta Kodu - Ülke

Tüm bu bilgiler şurada kullanılır: - Fatura ve tekliflerdeki "Kimden" bloğu - Belgeler gönderilirken e-posta gönderen bilgisi - Profesyonel görünüm için PDF oluşturma

Not: Ödeme Ayrıntıları bloğunda kullanılan banka ayrıntıları (banka adı, IBAN, SWIFT/BIC) burada değil Belge Ayarları altında ayarlanır.

Belge ayarları, fatura ve tekliflerinizin nasıl numaralandırıldığını ve yeni belgelere hangi varsayılanların uygulandığını denetler. Faturalar ve teklifler bağımsız olarak numaralandırılır.

Belge Numaralandırma: Numaralandırma biçiminizi değiştirilebilir parçalardan oluşturun; bir sonraki sayının canlı önizlemesiyle: - Önek — Sayıdan önceki harfler (örn. "FAT", "TKL") — en fazla 6 karakter - Yıl / Ay — Yıl ve/veya ayın sayıda görünüp görünmeyeceğini değiştirin - Kısa yıl — Tam yıl yerine 2 haneli yıl kullanın (örn. 24) - Ayırıcı — Bölümler arasındaki karakter (örn. -, /, . veya yok) - Basamaklar — Sıranın kaç basamağa doldurulacağı (örn. 4 → 0001) - Sıra sıfırlama — Sayaç her yıl sıfırlanabilir, dolayısıyla her yıl taze başlar

Canlı önizleme, bir sonraki belge numarasının tam olarak nasıl görüneceğini gösterir (örn. FAT-2026-0042).

Varsayılan Para Birimi: En sık kullandığınız para birimini ayarlayın. Invotify dünya genelinde 102 para birimini destekler. Varsayılan para birimi, yeni fatura ve teklifler oluştururken önceden seçilidir (yine de müşteri veya belge başına geçersiz kılabilirsiniz).

Ödeme Ayrıntıları: Belgelerdeki Ödeme Ayrıntıları bloğunda görünmesi için banka ayrıntılarınızı ayarlayın: - Banka Adı - SWIFT / BIC - IBAN

Varsayılan Ödeme Koşulları: Yeni belgelere uygulanan varsayılan koşulları seçin: Alındığında ödeme, Net 7, Net 15, Net 30, Net 60 veya Net 90 gün. Vade tarihi bu koşullardan otomatik hesaplanır.

Gecikme Ücretleri: Vadesi geçmiş faturalar için otomatik gecikme ücretleri yapılandırın — tolerans süresi, yüzde veya sabit tutar, isteğe bağlı maksimum tavan ve ücretin tekrarlanıp tekrarlanmayacağı.

Ödeme Hatırlatıcıları: Vade tarihinden belirli gün sayısı önce ve/veya sonra gönderilen otomatik hatırlatma e-postalarını etkinleştirin.

Vergi Ön Ayarları: Yeniden kullanılabilir vergi yapılandırmalarını kaydedin (aşağıdaki Vergi Ön Ayarları bölümüne bakın).

İmza: Belgelerdeki İmza bloğunda görünebilecek varsayılan imzacı adı ve unvanı ayarlayın.

Varsayılan Notlar ve Şartlar: Yeni fatura ve teklifleri önceden dolduran varsayılan notlar ve şartlar ve koşullar metni sağlayın.

Vergi ön ayarları, yaygın vergi oranlarını bir kez kaydetmenize ve her seferinde yüzdeleri yeniden yazmak yerine fatura ve teklifler genelinde yeniden kullanmanıza olanak tanır. Tüm planlarda mevcutturlar.

Bir ön ayarın sakladıkları: - Ad — Oran için bir etiket (örn. "Standart KDV", "İndirimli oran", "Sıfır oranlı") - Oran — Vergi yüzdesi (0–100%) - Açıklama — Ne zaman kullanılacağını açıklayan isteğe bağlı not - Varsayılan — Yeni kalem satırlarına uygulanan varsayılan olarak isteğe bağlı olarak bir ön ayarı işaretleyin

Ön ayarları yönetme: 1. Ayarlar → Belge Ayarları'na gidin ve Vergi Ön Ayarları bölümünü bulun 2. Bir ön ayar oluşturmak için Ekle'ye tıklayın veya mevcut birini düzenleyin/silin 3. Yıldız geçişiyle bir ön ayarı varsayılan olarak işaretleyin, dolayısıyla yeni belgelerde önceden seçilir

Ön ayarlar nasıl kullanılır: Bir kalem satırına veya belgeye vergi eklerken, oranı anında doldurmak için kayıtlı bir ön ayar seçebilirsiniz. Kalem satırı başına oranı hâlâ geçersiz kılabilirsiniz — ön ayarlar bir kolaylıktır, kilit değil.

Otomatik ülke tabanlı varsayılan: Hiçbir ön ayarı varsayılan olarak işaretlemediyseniz, yeni kalem satırları ülkenizin standart KDV oranıyla (Ayarlar'daki şirket ülkesinden alınır — örn. Almanya → %19%) önceden doldurulur. Bir varsayılan ön ayar belirlemek bunu her zaman geçersiz kılar; KDV uygulamayan işletmeler için açık %0 ön ayarı dahil. ABD gibi tek bir ulusal oranı olmayan ülkeler için hiçbir oran varsayılan değildir ve yeni kalemler %0'dan başlar.

İlgili vergi özellikleri: - Kalem satırı başına çift vergi (tüm planlar) — satır başına iki bağımsız vergi oranı uygulayın - Müşteri başına vergi kurulumu (tüm planlar) — müşteri başına varsayılan bir vergi kimliği ve oranlar saklayın - Ürün başına vergi kategorileri (Pro) — ürün başına birincil ve ikincil vergi varsayılanları ayarlayın

Invotify hesabınızı korumak için birden fazla güvenlik seçeneği sunar.

Şifre Yönetimi: Güvenlik sekmesinden şifrenizi değiştirin: 1. Mevcut şifrenizi girin 2. Yeni şifrenizi girin 3. Yeni şifreyi onaylayın 4. Güncellemek için "Şifreyi Değiştir"e tıklayın

İki Faktörlü Kimlik Doğrulama (2FA): E-posta tabanlı iki faktörlü kimlik doğrulamayla ekstra bir güvenlik katmanı ekleyin: - Etkinleştirildiğinde, her girişte e-postanıza tek seferlik bir doğrulama kodu gönderilir - Oturum açmayı tamamlamak için 6 haneli kodu girin - Kodlar güvenlik için zaman sınırlıdır

2FA'yı etkinleştirme: 1. Ayarlar → Güvenlik'e gidin 2. "İki Faktörlü Kimlik Doğrulama" bölümünde "E-posta Kodu"nu açın 3. 2FA hemen aktif olur — bir sonraki oturum açmanızdan itibaren oturum açmayı tamamlamak için size 6 haneli bir kod e-posta ile gönderilir

Geçiş Anahtarları (WebAuthn): Geçiş anahtarlarıyla modern şifresiz kimlik doğrulama kullanın: - Parmak izi, yüz tanıma veya cihaz PIN'i kullanarak oturum açın - Şifrelerden daha güvenli - kimlik avı saldırılarına karşı dirençli - Donanım güvenlik anahtarlarını destekler (YubiKey vb.) - Hesap başına birden fazla geçiş anahtarı kaydedilebilir

Geçiş anahtarları nasıl kurulur: 1. Ayarlar → Güvenlik'e gidin 2. "Geçiş Anahtarı Ekle"ye tıklayın 3. Cihazınızın yönlendirmelerini takip edin (parmak izi, yüz veya PIN) 4. Geçiş anahtarı kaydedildi ve gelecekteki oturum açmalar için kullanılabilir 5. Farklı cihazlar için birden fazla geçiş anahtarı kaydedebilirsiniz

Geçiş anahtarlarını yönetme: - Kayıtlı tüm geçiş anahtarlarını Güvenlik sekmesinde görüntüleyin - Artık kullanmadığınız geçiş anahtarlarını silin - Ek cihazlar için yeni geçiş anahtarları ekleyin

Aktif Oturumlar: Güvenlik sekmesi ayrıca hesabınızda şu anda oturum açmış olan her cihazı listeler. Mevcut cihazınız "Bu cihaz" olarak işaretlendi. Yetkisiz erişimden şüpheleniyorsanız tek bir oturumu kapatabilir veya aynı anda diğer tüm oturumları kapatabilirsiniz.

Tüm kimlik doğrulama yöntemlerinin (Google ve Apple ile oturum açma ve şifre kurtarma dahil) tam ayrıntıları için Güvenlik ve Kimlik Doğrulama bölümüne bakın.

Invotify, çalışma alanınızı basitleştirmek için belirli platform özelliklerini etkinleştirmenize veya devre dışı bırakmanıza olanak tanır. Devre dışı bırakılan özellikler kenar çubuğundan ve arayüzden gizlenir ve tüm verileri yeniden etkinleştirdiğinizde korunur.

Açılıp Kapanabilen Özellikler: - Teklifler — Teklifler bölümü. Devre dışı bırakıldığında, Teklifler kenar çubuğundan kaldırılır ve yalnızca faturalarla çalışırsınız. - Ürünler — Ürün kataloğu. Devre dışı bırakıldığında, Ürünler kenar çubuğundan kaldırılır. - Stok Takibi — Ürünler için envanter takibi. Bu, Ürünlerin bir alt özelliğidir ve yalnızca Ürünler etkinleştirilmişken kullanılabilir — Ürünleri kapatmak Stok Takibini de kapatır. - Takvim — Zamanlanmış ve yinelenen belgelerin Takvim görünümü. - Kredi Notları — Faturalara karşı iadeleri ve kredi notlarını düzenleme. - Raporlar — Raporlar alanı (gelir, yaşlandırma, vergi, kâr ve zarar ve daha fazlası). - Etkinlik — Çalışma alanınız genelindeki değişikliklerin canlı denetim günlüğü. - Ekip — Üyeleri davet etme ve rolleri ve izinleri yönetme.

Özellikler nasıl açılıp kapatılır: 1. Ayarlar → Özellikler'e gidin 2. Herhangi bir özelliğin yanındaki anahtarı etkinleştirmek veya devre dışı bırakmak için çevirin 3. Değişiklikler hemen etkili olur

Neden özellikleri devre dışı bırakırsınız? - Kullanmadığınız özellikleri gizleyerek çalışma alanınızı basitleştirin - Daha temiz bir arayüz için kenar çubuğu karmaşasını azaltın - İş akışınız için önemli araçlara odaklanın - Özellikler, tüm veriler korunarak istediğiniz zaman yeniden etkinleştirilebilir

Ayarlar'daki Faturalama bölümünden Invotify aboneliğinizi yönetin.

Mevcut Plan Görüntüsü: - Simgeli plan adınız (Starter, Pro veya Lifetime) - Abonelik durumu (Aktif, İptal Edildi vb.) - Faturalama dönemi veya tek seferlik alışverişler için "Ömür Boyu Erişim" - Mevcut fiyat ve yenileme bilgileri - "Aboneliği Yönet" düğmesi (Stripe Müşteri Portalı'nı açar) - Karşılaştırmak ve yükseltmek için "Planı Değiştir" düğmesi

Yükseltme Süreci: 1. Mevcut tüm planları görmek için "Planı Değiştir"e tıklayın 2. Starter, Pro ve Lifetime arasındaki özellikleri karşılaştırın 3. Seçtiğiniz plandaki yükseltme düğmesine tıklayın 4. Stripe Checkout üzerinden güvenli bir şekilde ödemeyi tamamlayın 5. Planınız hemen yükseltilir ve yeni özellikler hemen kullanılabilir

Aboneliği Yönet: "Aboneliği Yönet" düğmesi, şunları yapabileceğiniz Stripe Müşteri Portalı'nı açar: - Kredi veya banka kartınızı güncelleyin - Tam faturalama geçmişinizi görüntüleyin - Ödeme makbuzlarını ve faturaları indirin - Aboneliğinizi iptal edin - Aylıktan yıllık faturalamaya geçin

Entegrasyonlar sekmesi harici hizmetleri bağlamanıza olanak tanır. Ödeme ve banka eşitleme entegrasyonları Pro ve Lifetime planlarında mevcuttur.

Çevrim İçi Ödemeleri Kabul Edin: Müşterilerin faturalarınızı çevrim içi ödemesi için Stripe ve/veya PayPal bağlayın. Her ikisi de güvenli bir OAuth bağlantısı kullanır — mevcut Stripe veya PayPal hesabınızdan Invotify'ı yetkilendirirsiniz; Invotify asla girişinizi görmez.

Bir Ödeme Sağlayıcısı Kurma: 1. Ayarlar → Entegrasyonlar'a gidin 2. "Çevrim içi ödemeleri kabul et" altında Stripe veya PayPal'ın yanındaki Bağlan'a tıklayın 3. Bağlantıyı yetkilendirmek için sağlayıcıya yönlendirilirsiniz 4. Katılımı tamamlayın (veya mevcut hesabınıza oturum açın) 5. Bağlandıktan sonra durum ve hesap ayrıntıları Ayarlar'da görünür

Bağlandıktan Sonra: - Bireysel faturalar için ödeme bağlantıları oluşturulabilir - Ödeme bağlantıları otomatik olarak fatura e-postalarına dahil edilir - Müşteriler bağlantıdan kart veya desteklenen cüzdanla doğrudan ödeme yapabilir - Ödemeler bağlı Stripe veya PayPal hesabınıza yatırılır - Müşteri ödeme yaptığında webhook'lar aracılığıyla fatura durumu otomatik güncellenir

Banka Mutabakatı: Pro/Lifetime kullanıcılar ayrıca bir banka hesabı bağlayabilir (Plaid aracılığıyla) ve işlemleri çekerek bekleyen faturalarla eşleştirebilir. Ayrıntılar için Banka Eşitleme bölümüne bakın.

Yönetme ve Bağlantıyı Kesme: - Ayarlar'da bağlantı durumunu ve hesap ayrıntılarını görüntüleyin - Herhangi bir entegrasyonu kaldırmak için istediğiniz zaman Bağlantıyı Kes'e tıklayın - Bağlantı kesmek yeni ödeme bağlantılarının çalışmasını durdurur ancak Stripe/PayPal hesabınızın kendisini etkilemez

Avrupa KDV numarasına sahip bir müşteri eklerken Invotify, onu resmi AB VIES veritabanına karşı doğrulayabilir ve şirket ayrıntılarını otomatik doldurabilir.

Nasıl çalışır: 1. Yeni bir müşteri oluşturur ve KDV numarasını girersiniz (örn. LV40203700105) 2. Invotify bunun bir AB KDV numarası olduğunu algılar (2 harfli AB ülke koduyla başlar) 3. Doğrulama için Avrupa Komisyonu'nun VIES veritabanına numarayı gönderir 4. Geçerliyse: devlet veritabanındaki şirket adı ve kayıtlı adres müşteri kaydına otomatik dolar 5. Geçersizse: kaydetmeden önce bir uyarı görürsünüz

Bu neden önemli: - Avrupa'da B2B faturalama için, vergi uyumu açısından müşterinizin KDV numarasını doğrulamanız gerekir (ters ücret, KDV muafiyetleri) - Resmi kayıtlı ad ve adresin otomatik doldurulması yazım hatalarını önler ve faturalarınızın yasal olarak doğru kuruluşa atıfta bulunmasını sağlar - VIES yetkili kaynaktır — vergi makamlarının kullandığı veritabanının aynısıdır

Desteklenen ülkeler: 27 AB üyesi ülkenin tamamı artı Kuzey İrlanda (XI). Tam liste: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Ücretsiz, API anahtarı yok: VIES, Avrupa Komisyonu tarafından işletilmektedir. Ücretsiz, kamuya açık ve kayıt gerektirmez. Invotify, bir KDV numarasını doğruladığınızda doğrudan çağırır.

Not: VIES, AB üyesi devlet veritabanları bakım geçirirken zaman zaman yavaş veya kullanılamaz durumda olabilir. Invotify zaman aşımlarını zarif bir şekilde ele alır — müşteriyi her zaman kaydedip daha sonra doğrulayabilirsiniz.

Gizlilik ve Veri sekmesi, verileriniz üzerinde GDPR uyumlu kontrol sağlar: tam dışa aktarım ve kalıcı hesap silme.

Veri Dışa Aktarımı: Profilinizi, müşterilerinizi, faturalarınızı, tekliflerinizi, ürünlerinizi, şablonlarınızı ve ilgili kayıtlarınızı içeren tek bir JSON dosyası oluşturmak için Verilerimi İndir'e tıklayın. Anında indirir ve abonelik durumunuzdan bağımsız olarak kullanılabilir.

Hesap Silme: Hesabımı Sil'e tıklayın, ardından onaylamak için HESABIMI SİL yazın. Bu, hesabınızı ve tüm ilgili verileri kalıcı olarak siler — geri alınamaz, dolayısıyla önce verilerinizi dışa aktarın.

Daha fazla dışa aktarma seçeneği mi arıyorsunuz? E-Faturalama ve Uyumluluk bölümü yapılandırılmış CSV/JSON veri dışa aktarımlarını ve elektronik fatura formatlarını (UBL, CII, Peppol) ayrıntılı olarak ele almaktadır.