Teklifler

Teklifler (tahminler veya öneriler olarak da adlandırılır), işi sonuçlandırmadan önce potansiyel müşterilere fiyatlandırma bilgisi göndermenize olanak tanır. Bir teklif kabul edildiğinde, tek tıklamayla kolayca bir faturaya dönüştürebilirsiniz.

Teklifler ile Faturalar Arasındaki Fark: - Tekliflerin vade tarihi yerine son geçerlilik tarihi vardır - Teklifler kabul edildiğinde faturaya dönüştürülebilir - Teklifler, dönüştürülene kadar gelir metriklerinizi etkilemez - Teklifler, faturalarla aynı şablon sistemini kullanır - Tekliflerin kendine özgü durumları vardır (Taslak, Gönderildi, Kabul Edildi, Reddedildi, Süresi Doldu, Dönüştürüldü)

Yaygın Kullanım Alanları: - İşe başlamadan önce müşterilere proje tahminleri sağlama - Yeni iş fırsatları için teklifler gönderme - Faturalamadan önce fiyatlandırma onayı alma - Son fatura oluşturmadan önce kararlaştırılan fiyatlandırmayı belgeleme

Not: Teklifler, Ayarlar → Özellikler'den etkinleştirilebilir veya devre dışı bırakılabilir. Devre dışı bırakıldığında, Teklifler bölümü kenar çubuğundan gizlenir.

Teklif oluşturmak, fatura oluşturmaya neredeyse aynıdır. Temel fark, son geçerlilik tarihi alanı ve kullanılabilir teklife özgü işlemlerdir.

Teklif Editörü: Teklif editörü, fatura editörüyle tüm özellikleri paylaşır: - Otomatik doldurmayla müşteri seçimi - Ürünler ve fiyatlandırmayla kalem satırları - Vergi ve indirim hesaplamaları - Şablon seçimi - Canlı A4 önizleme

Teklife Özgü Alanlar: - Geçerlilik Tarihi (Son Geçerlilik) — Teklifin ne zaman sona ereceği ve artık geçerli olmadığı tarih. Bu, faturanın vade tarihinin yerini alır ve varsayılan olarak düzenleme tarihinden 30 gün sonrasıdır.

Yinelenen Teklifler: Faturalar gibi, teklifler de editördeki aynı yineleme açma/kapama düğmesi kullanılarak yineleme takvimlerini destekler. Bu, müşterilere periyodik teklifler veya yenileme teklifleri göndermek için kullanışlıdır.

Bir teklif oluştururken: 1. Makul bir son geçerlilik süresi belirleyin (genellikle 14-30 gün) 2. Tüm maliyetleri ve olası seçenekleri ekleyin 3. Şartları ve koşulları açıklayan notlar ekleyin 4. Kaydetmeden önce önizlemeyi gözden geçirin

Teklifler liste sayfası, faturalarla aynı yönetim özelliklerini ve teklife özgü ek işlemleri sunar.

Kullanılabilir İşlemler: - Görüntüle — PDF önizlemeli teklif ayrıntı sayfasını açın - Düzenle — Teklif içeriğini değiştirin - Kopyala — Teklifin bir kopyasını oluşturun - PDF İndir — Teklifi profesyonel bir PDF olarak alın - E-posta Gönder — PDF eki ile müşteriye gönderin (teklifin durumunu "Gönderildi" olarak ayarlar) - Faturaya Dönüştür — Bu tekliften bir fatura oluşturun - Sil — Teklifi kaldırın

Teklif Durumları: - Taslak — Teklif oluşturuldu ancak henüz gönderilmedi - Gönderildi — Müşteriye iletildi, yanıt bekleniyor - Kabul Edildi — Müşteri teklifi kabul etti - Reddedildi — Müşteri teklifi reddetti - Süresi Doldu — Yanıt olmadan son geçerlilik tarihi geçti - Dönüştürüldü — Faturaya dönüştürüldü

Bir müşteri teklifinizi kabul ettiğinde, tek tıklamayla faturaya dönüştürebilirsiniz. Bu zaman kazandırır ve tüm ayrıntıları devralarak doğruluğu sağlar. Taslak, Gönderildi veya Kabul Edildi durumundaki bir teklifi dönüştürebilirsiniz; zaten dönüştürülmüş bir teklif tekrar dönüştürülemez.

Dönüştürme Süreci: 1. Teklifi açın 2. "Faturaya Dönüştür"e tıklayın 3. Oluşturulan faturayı gözden geçirin 4. Gerekirse tarihleri ayarlayın 5. Faturayı kaydedin ve gönderin

Kopyalananlar: - Açıklama, miktar ve fiyatlarla tüm kalem satırları - Müşteri bilgileri - Notlar - Şablon seçimi - Vergi oranları ve indirimler

Değişenler: - Yeni bir fatura numarası otomatik olarak oluşturulur - Düzenleme tarihi bugüne ayarlanır - Vade tarihi düzenleme tarihinden 30 gün sonrasına ayarlanır - Orijinal teklifin durumu "Dönüştürüldü" olarak değişir - Teklif ve fatura arasında bir bağlantı korunur

Daha büyük veya aşamalı projeler için teklifi tek seferde faturalandırmanız gerekmez. Süreçli faturalama, kabul edilen bir teklifi birden fazla aşamada faturalandırmanıza, her aşama için ayrı bir fatura oluştururken orijinal teklifi tek gerçek kaynak olarak tutmanıza olanak tanır. Süreçli faturalama tüm planlarda mevcuttur.

Nasıl çalışır: Her süreçli fatura, teklifin toplamından bir kısmını çeker. Her aşamayı yüzde (örn. %30 depozito, ardından %40, ardından %30) veya sabit tutar (belirli bir kilometre taşı değeri) olarak faturalandırabilirsiniz. Invotify, teklifin ne kadarının zaten faturalandırıldığını ve ne kadarının kaldığını takip eder.

Fazla faturalama koruması: Teklifin toplamından daha fazlasını asla faturalayamazsınız. Kümülatif tutar teklifin %100'üne ulaştığında daha fazla süreçli fatura oluşturulamaz — sistem kalan faturalanmamış bakiyeyi aşacak herhangi bir tutarı engeller.

Etkinleştirme: Süreçli faturalama, teklif başına isteğe bağlıdır. Teklif editöründe "Süreçli faturalamaya izin ver"i işaretleyin (teklif ayrıntıları bölümünde, oluşturulurken veya düzenlenirken). Bir teklif bunu izin vermiyorsa, süreç görünümü bunu belirtir ve açmak için doğrudan editöre bağlar.

Nerede bulunur: Teklifin ayrıntı sayfasını açın ve kilometre taşları eklemek, yüzde veya sabit tutarı ayarlamak ve bu aşama için fatura oluşturmak üzere süreçli faturalama görünümünü kullanın. Oluşturulan her fatura, diğer herhangi bir fatura gibi davranır (PDF, e-posta, ödeme takibi).

Teklif son geçerlilik tarihleri, müşterilerle zamanında takip etmenize yardımcı olmak için Invotify genelinde izlenir. Sistem tekliflerinizi aktif olarak izler ve süresi dolmadan önce bildirimler gönderir.

Son Geçerlilik Tarihlerinin Göründüğü Yerler: - Teklif ayrıntı sayfası - Renkle kodlanmış etkinlikler olarak Takvim görünümü - Orta öncelikli uyarılarla bildirim sistemi

Bildirim Uyarıları: - Teklif Yakında Sona Eriyor — Gönderilmiş ve hâlâ yanıtsız bir teklif son geçerlilik tarihine yaklaştığında önceden uyarır - Teklif Süresi Doldu — Yanıt olmadan teklif son geçerlilik tarihini geçtiğinde tetiklenir

En İyi Uygulamalar: - Süresi dolmak üzere olan teklifler için Takvimi haftalık olarak kontrol edin - Son geçerlilik tarihinden önce takip e-postaları gönderin - İlgili potansiyel müşteriler için son geçerlilik süresini uzatmayı düşünün - Yanıt yoksa süresi dolmuş teklifleri kapatın